第8章电子邮件的管理.ppt

第8章 电子邮件的管理,国家级精品课程电子文件管理,时间：月 日 第-节教室：,教学重点,本章关键内容电子邮件工作原理与特点电子邮件消息的构成与各组分的作用；电子邮件的安全性电子邮件的证据能力电子邮件的证明力保障电子邮件证据效力的管理措施保障电子邮件证据效力的安全措施电子邮件文件价值判断规则公务邮件的管理电子邮件文件的归档管理；电子邮件的捕获电子邮件文件的保存电子邮件系统的评价关键词电子邮件 电子邮件消息 电子邮件文件 电子邮件系统 安全性 病毒 垃圾邮件邮件炸弹 信息丢失 泄密 漏洞 证据效力 证据能力 保存功能 功能等同法法律法规 证明力 文件价值 价值鉴别 公务邮件 归档 备份,主要内容,认识电子邮件电子邮件的证据效力电子邮件的价值判断电子邮件文件管理电子邮件的归档管理电子邮件管理应用软件,电子邮件：电子邮件（Electronic Mail）简称E-mail或Email，是以计算机网络为基础的一种通信形式，通过电子通信系统对信件内容进行记录、发送和接收。电子邮件系统功能更加完善，已从最初的文本邮件逐渐丰富为包括图像邮件、声音邮件、影像邮件、多媒体邮件等多种形式，并更加注重实用性和个性化设计。电子邮件已从普通消息传递发展成电子政务与电子商务重要信息流转的枢纽。,第一节 认识电子邮件,相关概念：电子邮件：借助于电子计算机生成、处理等手段，通过电子邮件系统经由计算机网络传递的电子信息载体，它具有固定的格式和唯一的标识符。电子邮件消息：电子邮件中所包含的所有信息，包括邮件本身及其附件中所有的信息。电子邮件文件：在机构处理事务过程中生成，并因其查考利用价值而得以保存的电子邮件消息。电子邮件系统：一组提供发送邮件、接收邮件、阅读和处理邮件等基本功能的计算机软件的统称，它利用电子手段进行信息的存储和转发，实现非实时的人与人之间的通信。,第一节 认识电子邮件,电子邮件系统的工作原理：,第一节 认识电子邮件,电子邮件的优越性：（1）通信费用低廉；（2）操作手段简便；（3）用途广泛；（4）通信性能优越；（5）凭证性较强,第一节 认识电子邮件,企业电子邮件应用：企业内部事务处理和信息交流电子商务交易政府的电子邮件应用：办公自动化；政府公共服务；公众参政议政渠道；,第一节 认识电子邮件,电子邮件消息的组成：Internet的邮件地址 电子邮件地址最常见的是Internet的域名格式，例如。其中jack是用户名，whu是Internet的主机名，是域名，中间用（英文读音at）来分隔。当时选择“”符号作为用户名与地址之间的间隔，是考虑到这个符号比较生僻，不会与任何人名字相同，而且该符号的英文读音也有着“在”的含义。Linux系统中的邮件地址：在Linux系统中应用较多的邮件地址采用的是UUCP格式，例如bill!paul!jack!。每个有代表意义的符号都用感叹号“！”来分隔。bill!paul!jack!这个邮件地址，其表示的意义是，该邮件将经过bill，经过paul，然后经过，最后到达收件人jack手中。可见，该格式清楚地列出了从发件人到收件人的路径。,第一节 认识电子邮件,电子邮件信息的组成邮件头，也称标题（header），即电子邮件的“信封”，由两个部分组成，前一部分包含了发件人和收件人的地址信息，后一部分是处理邮件的有关信息，包括邮件主题、传送邮件的程序文件、抄送地址以及日期等。通常，邮件头中包含有发件人、收件人、主题、时间、MIME版本、邮件内容类型等重要信息。邮件体，即电子邮件的实际内容，也就是邮件正文，就像是装在信封里已经写好的信，它包括了邮件本身及其附件。结束标志，一般也被称为签名，即发件人写的加在每封信后面的一小段ASCII码数据，形式类似于写信时的签名，内容一般是发信人的情况介绍，或者发信人喜欢的一小段文字、一张图片、一段声音等等。,第一节 认识电子邮件,第一节 认识电子邮件,电子邮件信息示例,电子邮件面临的挑战挑战1：病毒与垃圾邮件邮件病毒垃圾邮件和邮件炸弹挑战2：信息丢失与变更可被非法修改与变更非法获取导致的信息丢失或泄密合法利用中的信息丢失与泄露挑战3：系统的安全漏洞邮件系统的漏洞网络服务漏洞挑战4：邮件系统不具备文件保存功能,第一节 认识电子邮件,第二节 电子邮件的证据效力,电子邮件的证据能力1996年12月16日联合国国际贸易委员会通过了电子商务示范法，创造性地提出用“功能等同法”（functional-equivalent approach）来解决数据电文的证据资格问题。1999年3月15日通过的中华人民共和国合同法第11条规定：“书面形式是指合同书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等有形地表现所载内容的形式。”2005年4月1日实施的中华人民共和国电子签名法第7条规定：“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。”,电子邮件的证明力证明力是指证据在证明案件事实时所具有的证明价值和证明力度。证据能力是证据所必须具有的形式要件，而证明力是证据所必须具有的内容和实质要件。只有在证据能力和证明力都具备的情况下，证据材料才具有完全的法律证据效力。电子邮件证明力的三个基本属性：客观性。客观性是指证据必须是在事务发生、发展过程中遗留下来的，可真实反映和客观、完整地记录事实情况的材料。关联性。是指证据必须是与案件的待证事实有内在联系的事实材料。合法性。是指证据必须采取法定形式，具有法定来源，由法定主体以合法手段取得。,第二节 电子邮件的证据效力,保障电子邮件证据效力的管理措施（1）确保电子邮件的来源是真实的（2）确保形成和管理电子邮件的系统是可靠的（3）保留足够的背景信息（4）申请权威机构的证据保全和认定,第二节 电子邮件的证据效力,保障电子邮件证据效力的安全措施安全需求：安全电子邮件就是运用各种安全机制来保障邮件在Internet传送过程中的安全性，它应实现以下基本功能：机密性、完整性、身份认证、不可否认性。安全保障措施：（1）抵御病毒和垃圾邮件（2）备份程序（3）密码保护（4）系统审计跟踪（5）消息的加密和数字签名,第二节 电子邮件的证据效力,第三节 电子邮件文件价值判断,电子邮件消息的分类：（1）纯粹私人性质的消息（2）资料信息（3）公务活动记录电子邮件消息的价值鉴别需要归档的电子邮件（22类）草稿或工作过程材料（5类）不具备文件价值的电子邮件消息（7类）,第四节 电子邮件文件管理,管理电子邮件的意义满足法规遵从的要求发挥邮件消息的信息价值 应对法律诉讼,第四节 电子邮件文件管理,电子邮件管理面临的挑战电子邮件信息的多样性和复杂性 电子邮件消息的文件价值鉴别 归档电子邮件消息面临的问题（1）电子邮件归档管理软件面临的问题（2）电子邮件归档面临的管理问题,第四节 电子邮件文件管理,公务电子邮件管理（1）公务邮箱使用的限制性（2）正确地编辑公务邮件（3）谨慎对待与使用附件（4）保护公务邮件的信息安全（5）根据公务邮件保存与处置期限表，处置公务电子邮件,第四节 电子邮件文件管理,1 范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。,第四节 电子邮件文件管理,2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 188942002电子文件归档与管理规范GB/T 1767811999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T l767821999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构DA/T l-2000档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法,第四节 电子邮件文件管理,3 术语和定义DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1电子邮件 electronic mail由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。3.2公务电子邮件electronic mail document国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。3.3公务电子邮件系统electronic mail document system用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3.4电子文件管理系统electronic records management system为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。,第四节 电子邮件文件管理,4 总则4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。4.2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。4.4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。4.6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。,第四节 电子邮件文件管理,4.7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。4.8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。,第四节 电子邮件文件管理,5 公务电子邮件的撰写与传递51 公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。52 各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。53 涉密公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。54 在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。55 各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A1，A2)。公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。56 使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。57 公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。,第四节 电子邮件文件管理,公务电子邮件的鉴定与归档61 鉴定归档责任归属611 对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。612 内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。613 公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。,第四节 电子邮件文件管理,62 鉴定内容621 应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。622 公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。623 各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。,第四节 电子邮件文件管理,63 归档范围631 凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。632公务电子邮件归档时，应包括以下部分：a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；b)发送、接收邮件的时间；c)邮件密级；d)邮件的题名；e)邮件正文、附件；f)邮件收发日志；g)发送、接收邮件的软件名和版本号。,第四节 电子邮件文件管理,6-4归档要求641办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。642发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。643采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。644一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。645经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。,第四节 电子邮件文件管理,归档公务电子邮件的整理71归档公务电子邮件的整理按DAT222000规定的要求进行。72归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。73将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。74公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。c)著录文件，存放有关文件的目录信息。d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。,第四节 电子邮件文件管理,75存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：a)载体编号；b)立档单位名称；c)类别(或主题)；d)邮件起止日期；e)转存日期；f)密级；g)文本(正本或备份)；h)操作环境(硬件或软件)；i)存储介质的生产日期；j)保管期限。,第四节 电子邮件文件管理,8 公务电子邮件的移交与接收81 各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。82 移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入公务电子邮件移交检验登记表(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。83 归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。涉密的公务电子邮件采用物理方式移交。84 无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。,第四节 电子邮件文件管理,9 公务电子邮件的保管91 案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。92 归档公务电子邮件的保管要求应符合GBT188942002中9-4的相关规定。93 档案部门应定期对公务电子邮件进行检查。公务电子邮件应当定期转移到适宜长期保存的介质上存储。公务电子邮件的删除和销毁应符合GBT188942002中98的相关规定。(注：本标准文本以国家档案局政策法规研究司法规标准化处编制的档案工作标准汇编6收录文本为准。附录略),第四节 电子邮件文件管理,课题讨论,阅读公务电子邮件归档与管理规则，思考以下问题：电子邮件文件管理与电子公文管理有何相同之处？有何不同之处？,第五节 电子邮件文件的归档管理,电子文件管理系统用于捕获、组织、控制和保管包括电子邮件文件在内的电子文件。以电子形式归档的电子邮件需要捕获到电子文件管理系统中，并且合理管理，以备在需要时随时能够被检索和利用。电子邮件的捕获：内部邮件机构内部员工之间相互发送的邮件，由发送者捕获。发往外部的邮件机构内部员工向外部人员发送的邮件，由发送者捕获。从外部接收的邮件外部人员向机构员工发送的邮件，接收该邮件的员工负责电子邮件消息的捕获。,第五节 电子邮件文件的归档管理,与其他电子文件相同，捕获完整的电子邮件文件应包括消息的内容信息、背景信息和结构信息。内容信息（Content Information）是指发信人想要表达的信息或观点，它可以包含在电子邮件正文或附件中。背景信息（Context Information）是指有关消息生成、传递、维护和利用的信息，例如能证明消息来源与发送地的信息以及通常在邮件头中可以找到的有关信息，如发件人、收件人、抄送人、主题、发送日期和时间等，必要时还需要捕获其他有关信息，如发件人的计算机标识、发件人的全名、邮件捕获时间等。结构信息（Structure Information）是指电子邮件的物理结构和逻辑结构、电子邮件各个部分的连接方式（例如，题名和正文之间，正文信息和附件之间）以及单独的邮件之间的连接方式（如邮件和回复件之间）。,第五节 电子邮件文件的归档管理,电子邮件的捕获方式：打印捕获 打印捕获是指将电子邮件的内容和背景、结构信息打印输出到硬拷贝（如纸张、缩微胶片）上。在机构还没有建立完善的电子捕获程序，或不具备电子捕获的软硬件环境时，可以使用打印捕获。电子方式捕获 电子方式捕获是指直接以电子方式保存电子邮件文件，而无需将电子邮件文件的内容、背景和结构信息打印输出到纸张上。特别要强调的是，对于重要的具有长期和永久保存价值的电子邮件文件仍建议制作纸质拷贝，连同电子版本一起双套归档。,第五节 电子邮件文件的归档管理,电子邮件文件价值的鉴别鉴别责任人：机构的文件管理部门和档案部门应负责指导消息的最初处理者（收件人或发件人）识别哪些消息具有文件价值应当归档保存。当最初鉴别者难以确定一份电子邮件消息是否具有文件价值时，应会同档案管理部门鉴定后确定，或将其视作文件/档案并合理归档。鉴别方法：（1）初步鉴别文件状况判断（2）进一步鉴定保存价值判断,第五节 电子邮件文件的归档管理,第五节 电子邮件文件的归档管理,电子邮件的归档说明文档的编写整理要求（坚持有机联系原则和简化原则）移交要求（内容要求、数量要求、移交后的要求）电子邮件的保存：（1）纸质文件保存系统（2）电子文件保存系统（3）具有文件保存功能的电子邮件系统,第五节 电子邮件文件的归档管理,第六节 电子邮件管理应用软件,电子邮件系统电子邮件系统的建立方式：（1）专用电子邮件系统（2）外包邮件系统（3）满足工作组邮件服务基本需求的群件产品（4）大容量电子邮件系统（5）免费电子邮件系统,电子邮件系统的评价指标：安全性可靠性易管理型扩展性系统容量系统效率附加功能价格费用,第六节 电子邮件管理应用软件,电子邮件归档系统,第六节 电子邮件管理应用软件,邮件归档系统的基本功能工作原理 电子邮件归档系统可以根据预先规定的时间期限，将用户需要归档的电子邮件消息通过手动或自动的方式从邮件服务器迁移到电子邮件归档服务器。采取系统自动移交的方式时，系统可依据电子邮件的某一特征或一组特征，例如发件人或收件人的身份、日期、或者主题行或消息文本中的关键词进行自动捕获。然后，归档服务器为电子邮件消息和相关案卷编制索引，以便将来搜索和检索。,第六节 电子邮件管理应用软件,第六节 电子邮件管理应用软件,邮件归档系统的基本功能：数据转移策略管理检索与召回邮件归档系统的作用：减轻邮件服务器负担和运行成本。更有效的电子邮件存储。增强电子化搜索能力。有助于备份和灾难恢复。,第六节 电子邮件管理应用软件,电子邮件归档系统的选择：（1）与现有系统和软件的兼容性（2）性能和扩展性（3）安全性（4）归档数据的完整性（5）附加功能,拓展讨论,拓展思考：针对公务活动的QQ聊天记录是否具有法律效力？如何进行QQ聊天记录的归档？其中可能存在哪些问题？,课后习题,仔细阅读教材第8章，并完成以下题目：（一）名词。电子邮件 电子邮件消息 电子邮件文件（二）简答。1.电子邮件系统的技术原理。2.简述电子邮件文件的价值判断规则。3.简述电子邮件文件的归档管理过程。（三）论述。如何保障电子邮件的证据效力？,Thank You!,