Excel基本功能与技巧培训.ppt

1、EXCEL基础2、工作表数据输入3、工作表日常操作4、数据格式化5、数据透视表,ECXEL基本功能与技巧培训,Excel与数据处理,第一章 EXCEL 基础,1.1 Excel操作基础,1、Excel界面,功能区,工作表区,1.1 Excel操作基础,功能区的主要控件Excel 2007用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格，包括按钮、库和对话框内容。,1.1 Excel操作基础,工作表区的主要对象,1.2.1 工作薄与工作表的关系,工作薄与工作表的关系,1.2.2 创建新工作薄,1、工作薄与模板模板模板即模型、样板，是一种已经建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中设计好了许多功能，如单元格中的字体、字型，工作表的样式和功能（如财务计算，学生成绩统计，会议安排等。工作薄创建 Excel总是根据模板创建工作薄，创建的工作薄具有与模板结构、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情况下，Excel会据默认模板建立工作薄，这种工作薄在默认情况下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表。,1.2.2 创建新工作薄,2、新建默认的空工作薄，三种方法启动Excel，Excel就会自动建立一个名为Boolk1.xlsx;在已启动Excel的情况下，按Ctrl+N；单击功能区左上角的Office 按钮，然后从弹出的文件菜单中选择“新建”；,1.2.2 创建新工作薄,3、根据旧工作薄建立工作薄（1）单击Office 按钮，从弹出的文件菜单中选择“新建”。Excel 将弹出“新建工作薄”对话框。（2）单击“根据已有内容新建”，然后在弹出的“根据现有工作薄新建”对话框找到并选择已有工作薄的名称，单击该对话框中的“新建”按钮。,1.2.2 创建新工作薄,4、根据模板建立工作薄Excel 2007模板类型已安装的模板：安装Excel时安装在本地计算机中的模板；我的模板：用户自已创建的模板；在线模板：微软公司网站上的在线工作薄模板，在用这类模板创建新工作薄时，Excel会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中，并用它创建新工作薄。当然，前提是用户计算机与Internet网络相连接（即Online，在线）。,1.2.2 创建新工作薄,5、在线模板的建立方法(1)确定计算机已连接上了Internet网络(2)单击“Office按钮”新建Microsoft Office Online.将连接到微软的在线模板网站。(3)从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板，就会从网站中将选择的模板下载到本机中，同时将应用。,1.3.1 文件格式与兼容性,1、Excel 2007的文件格式Microsoft Office 2007引入了一种基于XML的新文件格式：Microsoft Office Open XML Formats，适用于2007版的Word、Excel和PowerPoint。Office XML Formats有许多优点：其一，文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小 75%其二，Office XML Formats格式以模块形式组织文件结构，是如果文件中的某个组件（如图表）受到损坏，文件仍然能够打开其三，更强的安全性。Office XML Formats格式支持以保密方式共享文档，可避免用文档检查器工具获取信息。其四，更好的业务数据集成性和互操作性。在 Office 中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用，只需一个 ZIP 工具和 XML 编辑器就可打开和编辑 Office 文件。,1.3.2 文件格式与兼容性,2、Excel 2007的文件扩展名和文件兼容性,1.4 公式和单元格引用,、公式的概念Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开头，即在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。例如：=10+4*6/2+(2+1)*50 就是公式，可以在任何单元格中输入此公式Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中,1.4 公式,2、运算符在xcel公式中可以使用运算符。,1.4 公式,3、说明括号的运算级别最高，在Excel的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的表达式优先运算。同等级别的运算符从左到右依次进行。“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。例如，ABC&DEF的结果为“ABCDEF”，财务&经济的结果为“财务经济”。,1.4.1 引用,1、引用的概念引用即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的单元格位置。引用不同工作簿中的单元格称为链接。2、引用的类型A1引用R1C1引用,1.4.1 引用,3、相对引用相对引用也称为相对地址引用，是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容。,1.4.1 引用,4、绝对引用绝对引用总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。绝对引用的形式是在引用单元格的列号与行号前面加“$”符号。比如，$A$1就是对A1单元格的绝对引用。,1.4.1 引用,5、混合引用混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，$A1、$B1 案例,1.4.1 引用,6、三维引用4、三维引用对同一工作薄内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用称为三维引用。引用形式为：Sheet1:Sheetn!单元格（区域）例如，Sheet1:sheet8!C5和Sheet1:Sheet8!B2:D6都是三维引用，前者包括Sheet1sheet8这8个工作表中每个工作表的C5单元格，后者包括此8个工作表中每个工作表的B2:D6区域。,1.4.1 引用,6、内部引用与外部引用 1）引用相同工作表中的单元格，例：=G3+G5+G10*102）引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例=Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E273）引用已打开的不同工作簿中的单元格，例：=Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$74）引用未打开的不同工作薄中的单元格，例如：=C:dkBook1.xlsxSheet2!$B$4+C:dkBook1.xlsxSheet1!$C$65）同一公式中存在几中不同的引用，例：=Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F9,1.5 函数简介,1、函数的概念函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。2、Excel函数类型工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。,1.6.1 常用工作表函数,1、SUM和Average用法：sum(x1,x2,x3x255)Average(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：sum求所有参数x1,x2 x255的总和Average求所有参数x1,x2 x255的平均值,1.6.1 常用工作表函数,、max和min用法：max(x1,x2,x3x255)min(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：max求所有参数x1,x2 x255的最大值min求所有参数x1,x2 x255的最小值,1.6.1 常用工作表函数,、count用法：count(x1,x2,x3x255)其中，x1,x2 x255可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：统计x1,x2 x255中数字的个数4、countif 用法：COUNTIF(单元格区域,“条件”)其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如“90”，“=60”功能:统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数,1.6.1 常用工作表函数,、IF用法IF(条件,表达式1,表达式2)其中表达式可以是数字、函数、单元格或单元格区域。功能条件成立时，函数结果为表达式的值；条件不成立时，函数的结果为表达式的值,1.6 定制工作环境,1、选项对话框：单击 Office 按钮Excel选项，E弹出图示的Excel选项对话框。,通过“工具”|“自定义”菜单完成,通过此对话框可以定义Excel的工作环境：定制快整访问工具条；设置工作表中的字体、字形、色彩；设置受信任的工作目录；设置新工作薄中默认的工作表个数；设置工作薄文件的保存位置、自动保存时间,1.6 定制工作环境,2、定制快速访问工具栏快速访问工具栏相当于以前Excel版本中的工具栏，它会一直显示在那里，不会因为功能选项卡的切换而隐藏。在默认情况下，快速访问工具栏显示在功能区的左上角，其中只有保存、撤销和恢复几个命令按钮。可定制其中的工具按钮，方法如下：（1）选择“Excel选项”“自定义”“从下列位置选择命令”“所有命令”；（2）从“所有命令”的列表中，选中需要添加到快速访问工具栏中的命令，然后单击对话框中的”添加”按钮。,1.6 定制工作环境,2、定制快速访问工具栏,定制后的快速访问工具栏,1.7 Excel帮助系统,1、关于EXCEL帮助系统Excel的帮助系统非常完善，其中不但有对Excel 2007的新增功能和新技术的介绍，而且涉及到了Excel的方方面面。包括工作表数据输入方法，工作表打印的各类疑难问题，各种Excel函数的功能介绍和应用举例，各种不同版本的文件格式和兼容性问题。一言概之，Excel的帮助系统详尽地介绍了Excel的每一个技术问题，小到标点符号的应用说明也能找到。帮助系统是微软公司提供给Excel用户的一个不可多得的宝贵资源，或许它比任何一本Excel著作都详尽和全面。2、访问帮助系统的方法按F1。,Excel与数据处理,第二章 工作表数据输入,学习目标,1、了解Excel的数据类型2、掌握不同类型数据的输入方法3、掌握复制公式输入数据的方法4、掌握大批量相同数据的输入方法5、掌握通过自定义格式简少数据输入的方法6、掌握用IF、Vlookup等函数查找输入数据的方法7、掌握用Rand和int函数产生大量模拟数据的方法。,2.1 Excel的数据类型,1、Excel的常见数据类型数字型、日期型、文本型、逻辑型数据数字型表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式,2.1 Excel的数据类型,2、Excel2007数值型数据的取值范围,2.2 基本数据的输入,1、数据输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格。（2）从键盘上输入数据。（3）按Enter键后 2、输入数值（1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3（2）负数的输入：-234，(234)，-12e2（3）分数的输入:2 2/3,0 3/4（4）货币数据的输入:￥123，$21,2.2 基本数据的输入,3、输入文本 字符文本应逐字输入数字文本以开头输入，或用=“数字”方式输入。输入文本32，可输入：=“32”或输入：32文本形式的公式，要通过“插入”选项卡“文本”组中的“对象”命令如,2.2 基本数据的输入,4、输入日期以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式输入通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入在“开始”选项卡“数字”组卡，单击其中的箭头，E弹出图示的“单元格格式”设置对话框,2.3 利用公式与函数进行查找输入,1、IF函数的应用IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。IF函数的调用形式如下：IF(条件式,条件正确时函数的取值,条件错误时函数的取值)比如，IF(32,“right”,“error”)”的结果是“right”，而IF(32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而32是错误的，所以。,2.3 利用公式与函数进行查找输入,IF函数可以嵌套使用，即在IF函数中还可以使用IF函数，最多可以嵌套7层。比如：IF(A289,“A”,IF(A279,“B”)，如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；如果A2等于80，则函数的结果是内层IF(A279,“B”)的结果，显然8079，所以结果为“B”；如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A279,B)不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为IF(A279,B)没有给出A279不成立时的取值，在这种情况下，Excel将返回一个空值（即什么结果都没有！）给该函数。,2.3 利用公式与函数进行查找输入,2、Vlookup函数查找Vlookup函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。VLOOKUP函数的用法如下：VLOOKUP（x,table,n,r）其中，x是要查找的值，table是一个单元格区域（即由工作表的1列或多列组成）。Excel将在table的第一列查找有无x这样的值（只在table的第1列查找有无x）n是table中待返回的匹配值的列序号。r可以取0或1，当r为0时，该函数将进行精确匹配查找；当r=1时，table的第一列应按升序排列，否则找到的结果可能不正确，r=1表示Excel实行的是近似值查找,2.4利用RAND和INT函数产生大批量的仿真数据,1、Rand 函数又称为随机函数，它产生一个介于01之间小数。对Rand函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：RAND()*100：可以产生0100之间的数据RAND()*50+50：可以产生50100之间的数据。2、Int函数又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。比如：INT(8.9)的结果是8INT(-8.9)的结果 是-9,Excel与数据处理,第三章 工作表日常操作,本章学习目标,掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、贴补、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作掌握为单元格添加批注的方法掌握查看工作表数据的不同方式设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和工作表打印,3.1 最小化功能区,1、Excel 2007功能区的利与弊好处是直接、功能按钮操作方便缺点是功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特定条件下才显示出来，易给初学者造成功能不及早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽。2、最小化功能区小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区，在熟悉功能区各控件的分布后，最小化后不影响EXCEL的任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面，选择相能的功能后，又会返回到最小化功能区状态。,3.2工作表操作,3.2.1 工作表常见操作1工作表的切换 2工作表选择3插入工作表4删除工作表5移动工作表6修改工作表标签的名字7复制工作表8 修改新工作簿的默认工作表个数,3.3 编辑工作表数据,3.3.1 使用快捷键,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,1、选择性粘贴单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行单项粘贴，这项功能非常实用，也常用到！,字型,字体,边框,色彩,公式,底纹,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,选择性粘贴以粘贴上屏C3:D13区域中的随机数公式为值的例，方法如下：（1）选择C3:D13区域，再单击“开始”“剪贴板”复制工具按钮；（2）单击“开始”“剪贴板”下面的三角形选择性粘贴。,应该注意，本对话框中的内容都是每个单元格具有的，可以将其中的任何一个单项复制粘贴到其它单元格或自身中！,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,2、粘贴运算,1、复制A2:I2,2、选中A4:I4,3、“选择性粘贴”运算中的“乘”运算后，A4：I4的结果,3.3.2 复制、剪切、移动、粘贴、撤消、恢复,3、粘贴链接链接即连接，它不是将源单元格或区域中的数据或公式复制到目标单元格或区域中，而是建立两者之间的链接，并通过链接在目标单元格或区域中显示源单元格或区域中的内容。当链接源单元格或区域中的数据发生变化时，目标单格或区域中的数据也会发生变化。在企业数据的分析过程中，可能会涉及到多个用户或部门的提交的不同工作簿，需要对这些工作薄中的数据进行汇总，并将相关的数据集成在一个汇总工作簿中，应用链接来实现这样的操作非常有效。因为通过链接形成的汇总报表，当源工作簿发生更改时，链接汇总工作簿中的数据会被Excel自动修改，使之与源工作薄中的数据同步。,3.3.3 编辑栏,编辑栏具可显示、编辑、修改和输入数据，实时显示活动单元格中的内容。当需要在单元格中输入长公式、修改字符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和直观。,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,1、自动更正,1、当在单元格中输入错误的符号、单词时，Excel将按此处列出内容进行更正。2、用户可将自定义更正方案添加到此对话框中。3、显示出此对话框的方法：单击Office按钮“Excel选项”“校对”“自动更正选项”,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,2、单词翻译(Page63)Excel2007可以实现多种不同语言的词汇翻译。,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,3、汉字简繁转换,3.3.5 斜线表头,1、调整单元格到合适大小,3、选择Excel2007“插入”形状”文本框，输入文本内容并旋转文本框。,4、结过前面操作之后，单元格的大小和直线长短位置常常还会重新调整。比较麻烦,3.3.6 单元格批注,批注是为单元格添加注释，以便说明单元格数据或公式的意义。,3.5 查看工作表数据,3.5.1 全屏幕观察工作表数据,选择“视图”选项卡中“工作薄视图”组中的”全屏显示”按钮,就会见到全屏幕视图,如图示,3.5 查看工作表数据,3.5.2 按比例查看工作表数据在Excel 2007中可以按任何比例查看工作表,3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据,在Excel 2007的“页面布局”视图中见到的工作表近似于在打印纸中显示工作表。同时，“页面布局”视图提供了水平和竖直方向上的标尺，使用标尺可以测量数据的宽度和高度，快速调整工作表内容在打印输出时的纸张边距；在页面布局视图中还可以方便地更改页面方向，添加或更改页眉和页脚，设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题；更改数据的布局和格式。,3.5.3 按打印的页面布局查看工作表数据,（1）单击“视图”“工作薄视图”组“页面布局”按钮。,3.4.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据,分页预览能够显示要打印的区域和分页符（在一个分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印纸上）位置。要打印的区域显示为白色，自动分页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符。还可以调整打印区域（打印区域：不需要打印整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容）的大小。选择“视图”选项卡中的“分页预览”命令，Excel就将以分页预览的方式显示工作表。,3.5.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据,选择“视图”|“分页预览”命令 打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。,3.5.6 在多窗口查看数据,1、单击“视图”“窗口”组中“新建窗口”按钮 2、单击“视图”“窗口”组中“并排查看”按钮若不满意“并排查看”，可以选择其它查看方式。,3.5.7 在拆分窗口中查看数据,1、单击要进行窗口分隔的单元格位置2、单击“视图”“窗口”组中“拆分”按钮若不满意“拆分”，可以拖动分隔线重新定位分隔位置。,3.4.7 冻结行列标题查看数据,单击要冻结行下边，要冻结列右边的交叉点单元格。单击“视图”“窗口”组“冻结窗格”，然后在弹出的菜单中选择“冻结拆分窗格”。,3.5 工作表打印,1、打印纸及页面设置 进行正式打印之前要确定的几件事情：打印纸的大小；打印的份数；是否需要页眉是打印指定工作表，还是整个工作簿，或某个工作表的单元格区域。这些问题可以通过页面设置解决。,3.5 工作表打印,2、Excel 2007 的打印设置相关功能,3.5 工作表打印,页面设置对话框的方法单击“页面设置”、“调整为合适大小”或“工作表选项”组右边的箭头,3.5 工作表打印,2、打印预览（1）打印预览的意义打印预览是打印稿的屏幕预显，其效果与最终的打印效果没有什么区别。在进行工作表的正式打印之前，有必要进行打印预览。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出无用的表格。（2）方法单击Office按钮，从弹出的“文件”菜单列表中选择“打印预览”菜单命令,3.5 工作表打印,打印预览,3.5 工作表打印,3、缩放打印比例以适应打印纸大小 比较糟糕的打印情况：只有一两行（列）的内容被打印到了另一页上！打印内容不足一页，整张打印纸内容较少，页面难看。,这些情况可通过打印缩放解决！,3.5 工作表打印,4、打印标题或页码 进入页面设置对话框单击“自定义页眉”可输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期 等,3.5 工作表打印,5、标题在工作表的首行 如果工作表的首行是标题，而且工作表内容较多，可能打印多页。可以通过页面设置，将首行指定为标题。,3.5 工作表打印,6、打印整个工作簿或指定工作表区域 如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个工作表的指定区域，单击Office按钮，选择“文件”“打印”菜单命令，弹出“打印内容”对话框。,Excel与数据处理,第四章 数据格式化,本章学习目标,通过格式化能够突出显示重要的数据，添加提示信息，增加工作表的整体结构和组织性，美化工作表，使工作表数据的含义更加清晰。本章主要掌握以下内容：1、了解Excel格式化的意义2、掌握套用表格式和自定义格式化方法3、掌握应用主题格式化工作表的方法4、掌握文本格式化的方法5、掌握数据格式化的方法6、了解自定义格式化数据的方法和意义7、掌握日期格式化方法8、掌握条件格式的应用和规则管理方法,4.1 工作表的格式化,4.1.1、自动套用表格式 表是Excel 2007中的一种特殊表格，Excel为表预定义了许多样式，这些样式布局美观，色彩搭配合理，具有不同类型的网格线设置，用户可在工作表中直接套用这些样式，多快好省地设计出精美的工作表。下图是一个刚建立的普通的工作表,该表存在以下问题:1、表名不醒目。2、表的标题不太醒目。3、当学生较多，科目成绩较多时，看数据较困难。4、整个成绩表不太美观。,4.1.1自动套用表格式,解决方法对工作表进行格式化套用的Excel内置某种表格式后的工作表,套用表格式后，设置标题居中，并加大了字号,2、套用表格式的过程（1）单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域。（2）单击“开始”“样式”组“套用表格格式”按钮，显示出表格式对话框。,4.1.1自动套用表格式,表格式选择对话框,这些都是表格式，可以选择其中的任何一种应用于当前的工作表中,4.1.1自动套用表格式,3、表工具当激活表中的任一单元格后（单击表中的任一单元格），Excel在就会在功能区中显示出“表工具|设计”选项卡（此选项卡平时处于隐藏不显状态）,表工具的设计选项卡中有许多格式化表的功能按钮,镶边行、列即将表的奇数据行列设置为一种色彩，偶数行列设置为另一色彩,删除重复行可轻松去掉表中的重复数据。转换为区域将表转换为普通工作表,4.1.2 应用主题格式化工作表,主题主题是Office 2007新采用的一套统一的设计元素和配色方案，是为文档提供的一套完整的格式集合。其中包括主题颜色（配色方案的集合）、主题文字（标题文字和正文文字的格式集合）和相关主题效果（如线条或填充效果的格式集合）。利用文档主题，可以非常容易地创建具有专业水准、设计精美、时尚的文档。,4.1.2 应用主题格式化工作表,【例4.2】有学生成绩表如图4.5所示，应用主题对该工作表进行格式化。,主题位于“页面布局”选项卡中,这些都是主题，将鼠标指向它，就会实时看见将它应用于当前表格的效果。,4.1.3应用单元格样式格式化工作表,1、关于单元格样式Excel 2007设计好了许多单元格样式，并将它们内置在Excel中，在进行工作表的格式化工作时，可以直接应用这些样式来格式化单元格或单元格区域。2、应用格式化单元格的步骤：（1）选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域；（2）单击“开始”“样式”组“单元格样式”按钮，弹出“单元格样式”选项板。（3）将鼠标指向“单元格样式”选项板中的各命令按钮，立即就会显示出选中单元格应用对应样式后的效果。,4.1.3应用单元格样式格式化工作表,”单元格样式“位于”开始“选项卡中,单元格样式就是应用色彩、字体、字型、背景和前景格式化单元格或区域,4.1.4设置工作表的边框和底纹,1、工作表的边框和底纹 Excel的默认边框是虚线、无底纹，所有的表格都表示为同一种样式。如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网格线（当然，可通过打印设置让它显示表格线），不便于特殊信息的突出显示。通过边框和底纹的设置，一方面可使表格美观，同时也可改变信息的显示方式，让人们尽快掌握表中的信息。,4.1.4 设置工作表的背景和水印,1、背景背景即置于工作表表格下面的图案，其作用是美化工作表。2、水印工作表背景不会被打印，也不会保留在单个工作表中或保留在另存为网页的项目中。在某些报表中，需要显示出背景图片（例如，在背景图中指明工作表属于机密信息），这类背景图片常称为水印。Excel 2007没有提供水印功能。如果需要在每张打印的报表中显示出水印图形，可以通过页眉或页脚来实现。在页眉或页脚中插入图形，该图形就会从每页的顶部或底部开始显示在文本背后，调整图形或缩放图形大小，让它填充整个页面就制作出了水印。,2、水印,（1）单击“视图”选项卡“工作薄视图”组中的“页面布局”按钮，切换到页面视图。,（2）单击中间部分的“页眉”，显示出“页眉页脚工具”|“设计”选项卡，,（3）单击“图片”，从弹出的图片对话框中指定水印的背景图文件,（4）单击“设置图片格式”，弹出“设置图片格式”对话框,（5）取消“锁定纵横比”和“相对原始图片大小”的勾选,（6）设置“高度”和“宽度”为实际的纸张大小,4.1.6 设置三维表格,通过对单元格的格式设置（自定义格式），可以创建上凸和下凹的立体效果，数据显示在这样的表格中，看起来更轻松。三维表格示例,4.1.6 设置三维表格,三维表格的设置方法。（1）取消工作表的网络线。（2）把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（一般情况下是把整个工作表的底纹都设置为浅灰色。当然，其他色彩的浅色也可以，但浅灰色的立体视觉效果更佳）。,4.2 单元格常用格式化命令,4.3文本的格式设置,设置字体格式主是通过“设置单元格格式”对话框进行。单击“开始”选项卡中“对齐方式”的下箭头可显示出此对话框,4.3文本的格式设置,数据对齐方式在默认情况下，文本靠单元格的左边对齐，数值靠单元格的右边对齐。有时需要特殊的对齐方式，如斜线表头、旋转字体、垂直居中等 例如：,4.3文本的格式设置,通过跨列居中按扭合并单元格选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮取消单元格的合并 选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮通过菜单设置对齐也可以选择“格式”|“单元格”菜单，然后在对话框中进行设置。,4.3文本的格式设置,垂直对齐方式 文本、数字的旋转 同一单元格文本换行：单元格换行按钮同一单元格文本换行：Alter+Enter,4.3文本的格式设置,单元格的自动换成行格式自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行时很有用。下图第2行的标题就是通过单元格的自动换行格式设计而成的。,单击它可设置或取消当前选中单元格或区域的自动换行格式,4.4 格式化数据,1、Excel的自动数据格式 数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以数字形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出不同的形式。【例4.7】在图4.18中，第3行所有单元格均输入的是3.2，第2行对应单元格是对它采用的格式。由此可见，同一数字的表现形式何其多也！,4.4 格式化数据,2、使用系统提供的数据格式Excel提供了许多数据格式，包括数据的精确度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人民币，百分比等）。数据格式设置的常见内容有以下几种。数据的精确度以百分比方式显示数据数据的分节显示“开始”选项卡的“数字”组提供了数字格式化工具,4.4 格式化数据,4.4 格式化数据,4、自定义格式 意义自定义格式允许用户修改单元格的格式，对单元格中数据的显示形式、字体、字型以及单元格的边框、背景等内容进行设置。通过自定义格式不但可以将单元格数据显示为需要的样式，而且能够在输入数据的时候显示一些重要的提示信息，以减少输入数据的出错率。此外，通过自定义格式的设置，还能减少单元格内重复数据的输入。,4.4 格式化数据,5、自定义格式的形式格式组成 正数格式码；负数格式码；0的格式码；文本的格式码说明 格式代码中最多可以指定四个节。各节以分号分隔，它们顺序定义了单元格显示正数、负数、零和文本时的格式。如果只指定了两个节，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果只指定一个节，则所有数字都会使用该格式。如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。比如，若将单元格的格式设置为：#,#.00;“零”;则当在此单元格中输入负数时，输入的负数就不会被显示出来（被隐藏了）。,4.4 格式化数据,在格式码中指定的字符被用来作为占位符或格式指示符。0作为一个占位符，它在没有任何数字被显示的位置上显示一个0。符号“_)”跟在一个正数的格式后面，以保证这个正数右边会留下一个空格，空格的宽度与圆括号“）”的宽度一样宽。正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。,4.4 格式化数据,自定义格式码的例子,4.4 格式化数据,Excel常用格式码的含义,4.5 格式化日期,1、概述在Excel中，日期和时间实际上是以序列数字的形式存储，以日期形式显示的。所以当一个单元格的格式被设置为日期格式后，即使在其中输入纯粹的数字，该数字也会被显示为一个日期。,4.5 格式化日期,2、日期的格式码,4.6 条件格式,关于条件格式对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。例如，把学生成绩表中所有不及格成绩显示为红色，可以非常轻松地看出其中不及格的成绩情况；对于企业的销售表，把其中利润较小的或无利润的数据设置为黄色，而将利润最大的数据设置为绿色，可以使人在查看这些数据时一目了然。,4.6 条件格式,1、条件格式的意义对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。比如在一个学生成绩表中，把所有不及格的成绩显示为红色，就能够很容易找到有不及格科目的学生。下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的数值大于200时，用黑色显示；当小于100时用红色显示；100200之间的数据用蓝色显示。此自定义条件的格式码如下：黑色=200#,#;红色=100#,#;蓝色#,#,4.6.1 Excel 2007条件格式概述,条件格式指基于某种条件更改单元格区域中数据的表现形式，如果条件成立就基于该条件设置单元格区域的格式（如设置单元格的背景、用图形符号表示数据），如果条件不成立就不设置单元格区域的格式。Excel 2007的条件格式Excel2007对条件格式进行了较大的改进，对条件格式的任务分得更细，涉及的内容更多，也更具实用性。Excel 2007的条件格式更容易达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。,4.6.1 Excel 2007条件格式概述,Excel 2007条件格式的内容,4.6.1 Excel 2007条件格式概述,Excel 2007条件格式中的几个概念（1）突出显示单元格规则对单元格区域设置一定的条件，将按指定的现则突出显示该区域中满足条件的单元格内容，默认的规则用某种色彩填充单元格背景。例如，如果单元格的值大于、小于或等于某个指定值，就将单元格的背景填充为绿色，突出显示该单元格中的值。（2）项目选取规则对选中单元格区域中小于或大于某个给定阈值的单元格实施条件格式。单击此规则中的“值最大的10项”、“值最大的10%项”、“高于平均值”等条件，Excel都会显示出一个条件设置对话框，可通过它设置单元格中的条件格式。,4.6.1 Excel 2007条件格式概述,Excel 2007条件格式中的几个概念（3）数据条数据条以彩色条型图直观地显示单元格数据。数据条的长度代表单元格中的数值。数据条越长，表示值越高，数据条越短，表示值越低。（4）色阶色阶用颜色的深浅表示数据的分布和变化，包括双色阶和三色阶。双色刻度使用两种颜色的深浅程度比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。（5）图标集使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为三到五个类别。每个图标代表一个值的范围，其形状或颜色表示的是当前单元格中的值相对于使用了条件格式的单元格区域中的值的比例。,4.6.2 条件格式规则,条件格式规则Excel 2007中的条件格式是根据一组规则来实施完成的，这组规则称为条件格式规则。条件格式规则类型基于各自值设置所有单元格的格式只为包含以下内容的单元格设置格式”仅对排名靠前或靠后的数值设置格式仅对高于或低于平均值的数值设置格式仅对唯一值或重复值设置格式使用公式确定要设置格式的单元格,单击“开始”选项卡中的“条件格式”按钮，从弹出的菜单中选择“新建规则”,4.6.3自定义条件格式,自定义条件格式默认的条件格式能够解决大多数问题，但有些时候并不如愿，例如默认的图标集用三种图标表示不同比例的数据：前33%、中33%和后33%各用一种图表表示，如果希望的比例为前15%、中45%后40%各用一种图标表示。就需要更改条件格式的规则，这可以通过自定义条件格式完成。,4.6.3自定义条件格式,自定义条件格式的建立过程,（1）选择要建立条件格式的区域，单击“开始”“样式”组“条件格式”“新建规则”命令。弹出图示“新建格式规则”对话框。,（2）在“格式样式”列表中选择条件格式类型,（3）在“类型（T）”的列表中选择“百分点值”，然后在“值”下面的文框中输入值的范围，如图所示。,4.6.4 条件格式规则的管理,1、条件格式的限制在 Excel 2007 中，条件格式最多可以包含六十四个条件。2、条件格式的优先级当对相同的单元格或区域设置了多重条件后，有可能引起条件规则的冲突。例如，一个规则将单元格字体颜色设置为红色，而另一个规则将单元格字体颜色设置为绿色。因为这两个规则冲突，所以只应用一个规则。但到底应用哪个规则呢，要根据各条件规则的优先级来确定3、条件格式规则管理条件规则的优先级可通过“条件格式规则管理器”对话框进行设置和管理，通过此对话框，还可以在工作簿中创建、编辑、删除和查看所有条件格式规则。,4.6.4 条件格式规则的管理,1、本题应用了图标集、色阶、数据条等多重条件,2、单击“开始”“样式”组“条件格式”旁边的箭头“管理规则”。Excel将弹出“条件格式规则管理器”对话框,3、选择“新建规则”或以建立新的规则；选择“编辑规则”可对条件格式进行修改,5、单击上、下箭头可以提高或降低当前稳定中条件格式规则的优先级,4、条件格式规则：这些规则都是应用于同一单元格或区域的，排在前面的优先级高；排在后面的优级低，可以通过“删除规则”右边的上下箭头移动规则，更改优先级,Excel与数据处理,第五章 数据透视表,作用：组织和汇总数据；通过以不同的视角显示数据来进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。,确定希望分析的数据，并确定如何组织它。单一的表格实际上不能满足您的要求，数据透视