会计报表管理子系统.ppt
第四章 会计报表管理子系统,【学习目标】掌握UFO会计报表管理子系统的相关基本概念、数据处理流程和基本操作过程；重点掌握UFO会计报表的格式设计和数据处理；能够利用报表模板生成会计报表；熟悉如何利用取得的报表数据生成图表并进行分析。【章节重点、难点】UFO会计报表格式设计；资产负债表和利润表的公式输入。【教学方法】多媒体教学；讲授法与演示法结合,本 章 结 构,第一节报表管理子系统概述,第二节报表管理子系统的业务处理流程和功能结构,第四节UFO报表的数据处理,第三节UFO报表的格式设计,第五节报表的维护处理,第六节图表功能,第一节 报表管理子系统概述一、会计报表的概念,会计报表是用来综合反映企业单位的某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的书面文件。,二、会计报表的分类（1）,个别会计报表,合并会计报表,反映企业本身的财务状况和经营成果。,以企业集团为会计主体，以母子公司的个别会计报表为基础，由母公司编制的综合性报表。,二、会计报表的分类（2）,按服务对象,对内会计报表,对外会计报表,对内会计报表主要是提供给单位经营管理者，为其进行有效的经营管理和制定正确的经济决策服务的。,对外会计报表主要是为了满足政府部门、财政税务部门、企业管理者、债权人、投资者等有关方面了解企业相关财务状况的报表。,二、会计报表的分类（3）,报表管理子系统,专用报表管理系统,通用报表管理系统,把会计报表的种类、格式和编制方法固定在计算机程序中的应用软件。,能够提供会计报表自定义功能，使得用户在不需要进行程序设计的情况下，根据自身对会计报表的具体需求，自主定义会计报表的格式和编制方法，并能从其他模块的数据库中自动提取会计数据，自动生成指定格式会计报表的报表管理系统。,三、报表管理子系统的概念和分类,概念：将计算机数据处理技术与会计报表的编制方法进行有机结合，设计出专门用于会计报表数据处理的应用软件，这就是报表管理子系统。,一、报表管理子系统业务处理流程,第二节 报表管理子系统的业务处理流程和功能结构,二、报表管理子系统的功能结构,三、报表管理子系统的基本操作过程,报表编制流程图,第三节 UFO报表的格式设计,一、UFO报表基本概念（一）格式状态和数据状态 1.格式状态：报表格式设计 定义公式:单元公式、表内公式 2.数据状态：输入数据 汇总、合并报表 增加或删除表页、做图形等,UFO的两大状态,（一）格式状态和数据状态,1.所做的的操作对所有表页都发生作用。2.不能进行数据的录入、计算。3.只能看到报表格式，数据被全部隐藏。,注意:,格式状态,数据状态,4.看到报表全部内容，包括格式和数据。5.不能修改报表的格式。,(二)单元和组合单元 1.单元：是组成报表的最小单位，名称 由行、列唯一标识。,例：第三行和第一列交叉处的单元,A3,行号:1-9999列号:A-U,(二)单元和组合单元2.组合单元：由相邻的两个或两个以上的单元组成，这些单元必须是同种类型的单元。,例：把B2和B3组合B2：B3 或B2、B3,组合单元视为一个单元,（三）区域：自起点单元至终点单元是一个完整的矩形。,例：把A3到C10划分为一个区域 A3：C10,最大的区域是：最小的区域是：,表页单元,（四）表页 是一叠具有相同格式的报表中的一页。,注意:,1、一个UFO立体报表中可容纳99999张表页，每一张表页由很多个单元组成。2、一个报表中所有的表页具有相同的格式，但其中数据不同。,（五）二维表和三维表1.二维表：通过行、列就能找到这个报表中任何位置的数据。2.三维表：通过行、列和表页号找到一叠报表中任何位置的数据。,例:第三张表页的A7单元A73,（六）关键字 游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页。包括：,注:关键字的位置在格式状态下设置；关键字的内容在数据状态下录入。,（1）单位名称（2）单位编号（3）年、月、日,二、报表格式设计,（一）打开UFO报表1.在桌面左下角点击“开始”“程序”“用友ERP-U8”图标，选择“企业应用平台”“账务会计”“UFO报表”，单击打开。如下图所示：,二、报表格式设计,2.选择相应的账套及操作员，单击【确定】进入。系统弹出“日积月累”对话框，单击【关闭】按钮。3.单击工具栏上的“新建”选项，新建一张空白表。如图：,二、报表格式设计,（二）报表格式设计 以教材p111表4-1为例编制利润表：1.设置表尺寸设置表尺寸是指确定报表的行数和列数，共26行、4列。方法：打开“格式”菜单，选择“表尺寸”命令，系统弹出“表尺寸”对话框，输入行数26和列数4，然后，单击【确认】按钮，如图所示。,二、报表格式设计,2.设置行高和列宽选择“格式”菜单中的“行高”、“列宽”命令来调整表格整体的行高或列宽。这种方法比较精确，便于对整个报表格式的统一。如图所示：,二、报表格式设计,3.画表格线方法：用鼠标左键拖动选定画线的区域，然后，选择“格式”菜单下的“区域画线”，再选择画线的类型、线条样式，最后单击【确认】按钮。如图所示，把表4-1利润表的表体画上表格网线。,二、报表格式设计,4.定义组合单元方法：先选定第一行标题行，单击“格式”菜单“组合单元”命令，打开“组合单元”对话框。单击【整体组合】按钮或【按行组合】按钮，如图所示，表4-1利润表的第一行被合并为一个组合单元。,5录入报表项目内容方法：双击选定单元，将光标定位在单元格中，直接在单元格中输入内容。,二、报表格式设计,6.定义关键字具体方法如下：（1）在“格式”状态下，先选中要输入关键字的A3单元，选择“数据”菜单中的“关键字”“设置”命令，打开“设置关键字”对话框。（2）选定“单位名称”单选框，单击【确定】按钮。同样方法把“年”、“月”也定义为关键字，如图所示：,二、报表格式设计,（3）执行“数据”菜单中的“关键字”“偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话框。（4）在“单位名称”、“年”、“月”等需要调整位置的关键字文本框中输入偏移值，单元偏移量的范围是-300，300，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移，然后单击【确定】按钮。如果位置不太合适，应反复测试。,二、报表格式设计,6.设置单元属性单元属性分为表样单元、数值单元和字符单元等三种类型。方法：先选定C5:C23区域，单击“格式”菜单中的“单元属性”命令。打开“单元属性”对话框，选定“数值”单元框，选定“逗号”复选框，再把小数位调整为2，最后单击【确认】按钮。,二、报表格式设计,7.设置单元风格 单元风格是指单元内的字体、颜色图案、对齐方式等的显示方式。方法：先选定利润表标题所在的组合单元，然后单击“格式”菜单中的“单元属性”命令，在打开的“单元格属性”对话框中分别在“字体图案”、“对齐”、和“边框”列表框中按要求进行设置，如图所示:最后单击【确认】按钮，报表就按照要求设置完毕了。,“格式”状态下输入的内容默认为“表样单元”，对所有表页均有效,（一）单元公式1.账务取数公式方法：（1）先选中C9单元，然后单击工“fx”图标,在弹出的“定义公式”对话框中单击“函数向导”，系统自动弹出“函数向导”对话框。（2）在函数分类对话框中选择“用友账务函数”，函数名选择“发生(FS),单击【下一步】按钮。（3）在弹出的“用友账务函数”对话框中单击【参照】按钮，选择“账套号”、“会计年度”、“科目”、“期间”、“方向”等，然后，单击【确定】按钮，系统自动将定义公式显示在“定义公式”对话框中，再单击【确定】按钮，系统将公式写入单元格中，如图所示。,三、报表公式设置,三、报表公式设置,三、报表公式设置,三、报表公式设置,三、报表公式设置,表达式为FS（“5101”,月,“贷”,“001”,2007,“y”）。说明“销售费用”的本期金额来自001号账套2007年当月“5101，销售费用”的借方发生额。,2.表页内部取数公式方法：选中“C15”单元，单击“fx”图标或按“=”键，系统弹出“定义公式”窗口，在栏内输入“C5-C6-C7-C8-C9-C10-11+C12+c13”单击【确认】按钮，如图所示。,三、报表公式设置,3.从本表其它表页取数公式方法：表4-2利润表D5单元中的“营业收入”项目“上期金额”可以通过设置SELECT()函数公式来取得。单元公式为：D5=SELECT(c5,年=年+1)。其中“年”表示当前年度，等号右边的“年”表示上一个年度，“SELECT(c5,年=年+1)”表示将上一个年度表中的c5单元的数取出来，取入表“年+1”中来,即为本年度报表中的“上期金额”。如图所示：,三、报表公式设置,D 5,C 5,D5=sele(d5,月=月+1)+C5 本月累计数=上月累计数+本月发生数,C 7,C 7=c 5c 6,4.报表之间取数公式在报表与报表之间取数时，要考虑到报表名、表页和区域等三个方面。其公式的基本表达式为：=“他表表名”。如：取“资产负债表”第2页的D14单元的值到当前表页C5单元，其公式表达式为：C5=“资产负债表”D142。,三、报表公式设置,（二）审核公式 在“数据”状态下运行审核公式的功能。审核公式的基本表达式为：MESSAGE“提示信息”如：表4-2利润表中，要求单元公式C15=C5-C6-C7-C8-C9-C10-C11+C12+C13，则相应的审核公式为：c15=c5-c6-c7-c8-c9-c10-c11+c12+c13MESSAGE“营业利润计算错误”（三）舍位平衡公式报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。,三、报表公式设置,三公式设置,1.从总账中直接取数2.基本格式：函数名（“科目编码”，会计期间，“方向”，“账套号”，“会计年度”，“编码1”）3.例：QC“1009”，全年，“借”，01”2003）,1.主要用于表内数据的计算2.基本格式：函数名（区域，条件）3.例：PTOTALA5:A7,A5:A70)PAVG（A5:A7,A5:A70),四、报表模板,利用报表模板编制利润表方法：1.新建一个空白表，在“格式”状态下，单击“格式”菜单下的“报表模板”命令，系统弹出“报表模板”对话框。选择行业类型、报表类型，然后，单击【确认】按钮。,四、报表模板,2.系统提示“模板格式将覆盖本表格式！是否继续？”，单击【确定】按钮，原来表页的内容将会全部丢失（此操作需慎重），报表格式被新的财务报表所覆盖。,第四节 UFO报表的数据处理,报表数据处理流程图,一、报表生成,（一）打开报表在UFO报表管理系统的主界面，单击“文件”菜单下的“打开”，选择本次使用的报表文件。如：利润表。（二）录入关键字的值1.单击【格式/数据】状态按钮，使系统转换为“数据”状态。2.单击“数据”菜单下的“关键字”“录入”命令，系统弹出“录入关键字”对话框，分别在文本框中输入相应的关键字。如表4-2利润表的关键字如图所示：3.单击【确认】按钮，系统弹出“是否重算第一页”提示框，单击是】按钮即可。,一、报表生成,第四节 UFO报表的数据处理,（三）录入相关数据系统以录入的关键字的值为条件，自动根据已设置的公式计算当前表页的数据。（四）审核报表数据（五）数据舍位平衡（六）录入表尾内容,【本章小结】,本章主要介绍了报表管理系统的基本概念，讲授了UFO会计报表的格式设计和数据处理；并且结合实践工作介绍了如何利用报表模板生成会计报表以及如何利用取得的报表数据生成图表并进行分析。此章讲授的知识是与前面总账部分密切联系，学生掌握报表管理子系统的相关操作后，能够熟练进行电算化报表的生成和保存，可以大大提高工作效率。,章节作业,1.以资产负债表为例，简述设计一个报表格式的步骤。2.以利润表为例，简述编辑报表公式的方法。3.简述格式状态与数据状态的区别。,
