商户费用催缴流程及管理规定.docx

商户费用催缴流程及管理制度编制风之大陆日期*-1-29审核 1-日期*-2-8批准日期*-2-8修订记录版本号日期修改内容修改人审核人批准人第一章总则第一条目的：明确费用催缴各部门的职责，规范应收账款催收流程，加强 应收账款催收机制的运作效率。第二条.适用范围：适用于*有限公司下属各分/子公司。第三条.权责1. 招商部：负责首期款和租赁/管理保证金的管理，依据合同约定时间完成 收缴。如因特殊原因，未缴清保证金需要交付商铺，须经项目总经理审批。2. 营运部：负责装修保证金的催缴；每月根据台账以及合同，负责与财务部 核对清楚所有商户当月费用收缴数据；负责后期所有营运期租户租金、经营管理 费、综合管理费、空调费、推广费、广告费/场地费、滞纳金、罚款等与租户经 营相关欠款的追踪，执行欠款催缴工作；依据流程进行留置资产处理。3. 企划部：负责部门对接的广告位/活动场地相关保证金及租金、能耗费的 收取管理，依据合同约定时间完成收缴。4. 财务部：负责对欠费风险预警管理，租户费用的收取，记录租户缴款进度， 对收缴款项及时处理并核销；负责与营运部核对清楚所有商户当月费用收缴数 据，在合同约定的缴款日期前10/15天生成【租费缴款通知单】，每日更新【收 费台账】，发放至营运部，如遇特殊情况或节假日需提前，每周组织欠款收缴协 调会。5. 工程物业部：负责配合职能部门采取相应限制措施。6. 法务部：配合职能部门审阅【欠费催缴函】等函件、提出法律意见根 据职能部门要求提起法律诉讼程序（视具体情况定是否需要外聘律师事务所）。第四条.定义1. *集团指*有限公司，简称“*集团”或“集团”或“*总部”或“总部”。2. 项目指*有限公司下属各分/子公司。第二章作业内容第五条.作业内容1. 在合同约定的缴款日期前10/15天，项目财务根据合同约定，编制下一期 需缴纳租户的【租费缴款通知单】，项目营运部根据约定的方式送达【租费缴款 通知单】并由租户代表签收，告知租户缴费金额及时间节点；非租户广告位/场 地费由相应责任部门负责送达催缴。2. 项目财务部缴费时间节点前核销应收实收款项，对超出约定时间、未到账 的应收款项，财务部编制【欠费明细表】，营运部编制【欠费追缴进度跟进表】， 展开催缴工作。3. 第一次（欠费周期1天-14天）：【欠费催缴函】欠费周期满1天至14天的，催缴人员编制【欠费催缴函】，送达至租户/ 其他法人主体且做好签收记录，并将催缴记录在【欠费追缴进度跟进表】中体现， 表中应体现催缴进度、责任人、账单周期、计划收口时间等（模板见附件二）， 在此期间根据合同条款可以对租户采取物业服务检修等措施，若要物业服务检 修，营运部填写【物业检修服务申请表】，交由营运负责人、工程物业负责人、 项目总经理审批同意后方可执行（同步将审批同意的申请表抄送项目招商负责人 及财务负责人），执行前请确保物业检修通知函已发放至店铺/租户公司签 收。4. 第二次（欠费周期15天-29天）：【严重违约函】欠费周期满15天-29天的，催缴人员编制【严重违约函】，送达至租户/其 他法人主体且做好签收记录，并将催缴记录填写在【欠费追缴进度跟进表】中， 若要采取限制措施同上。5. 第三次（欠费周期30天及以上）：【租赁合同解除通知书】对送达【严重违约函】后15个工作日内仍未缴清欠款的租户，或欠费30天 及以上且项目团队决定与其提前解约的租户，各项目营运编制【租赁合同解除通 知书】（需与项目总及项目招商负责人达成一致），并送达至租户且做好签收记 录；对送达【租赁合同解除通知书】后15个工作日内，租户缴交租金，愿意继 续经营，项目团队评估若同意，同租户签署履约补充协议继续经营；若不同意， 则继续按解约流程执行。6. 【欠费催缴及物品处置通知书】对送达【租赁合同解除通知书】后15个工作日内，项目团队需与租户洽谈 解约撤铺相关工作，若达成一致，按解约撤铺流程执行；（1）若未达成一致，租户逃铺，逃铺后3个工作日内由项目团队发送【欠 费催缴及留置资产处理通知书】，逃铺后15个工作日后发送【留置资产处理通 知书】（第二次），发第二次函后10日内在由项目各部门及政府职能部门（若 有）见证情况下收回房屋，收回过程请全程拍照、录影，并对留置资产清点记录 封存。留置物品/资产，项目团队在铺位未处理完成前不得处置。（2）若未能达成一致，租户占铺，占铺后3个工作日内发送【欠费催缴 及留置资产处理通知书】，收回通知函发送后5个工作日商户仍占铺的，由项 目团队启动诉讼程序，同时视情况停止物业服务，最终依据法院判决结果进行处 理。备注：所有书面函件发送至租户公司的请以邮政EMS形式，按照合同约定 的联系地址发送，且应在EMS回执单上写明送达文件的名称，被送达人签收/拒 收后应及时将签收记录截图存档。7. 诉讼程序（如需）若相关租户在以上处理后，仍有相关纠纷存在或项目需追究租户违约责任 的，由项目团队评估是否启动诉讼程序或在诉讼程序中增加相关诉讼请求。8. 处理留置物品：根据法院判决结果，由项目团队及时处理留置物品。第三章收缴率追踪第六条.收缴率追踪：集团综管部每月对各项目收缴率进行考核，如出现收 缴率过低或低于KPI指标时，给予通报批评；如3个月内没有明显改善，由项目 营运部负责人提交租金收缴率提升计划，如6个月内仍无明显改善，则项目总经 理、营运部负责人至集团汇报工作。第四章附则第七条.解释权：本制度由集团营运部制定、修订与解释，最终解释权归集 团营运部所有。第八条.执行日期：本制度自颁布日起实施，至新制度颁布日止。第九条.文件密级：本制度仅用于*有限公司内部，相关员工不得擅自泄漏 有关信息。第十条.相关文件附件一：租费缴款通知单附件二：欠费追缴进度跟进表附件三：欠费催缴函附件四：严重违约函附件五：租赁合同解除通知书附件六：物业检修服务申请表附件七：物业检修通知函附件八：欠费催缴及留置资产处理通知书（第一次）附件九：留置资产处理通知书（第二次）附件十：公函发放指引项目合同约定缴款日前10天合同约定缴款日欠费周期1 天-14天 欠费周期15 天-29天注：欠费催缴函、严重违约函、租赁合同解除通知书、停止物业服务通知、欠费催缴及同约定的通知送达地址、1份直接送达租户现场经营店铺并签收、1份由营运部存档，同时保存EMS快递寄，