《时间管理学习》PPT课件.ppt

时 间 管 理走在时间的前面,新疆大学经济与管理学院 王 艳,2,盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。华罗庚 放弃时间的人，时间也会放弃他。莎士比亚,名人名言,3,你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。富兰克林 时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。彼得杜拉克,名人名言,4,课程内容,职业人士必须学会时间管理对你的时间管理现状作出评估对时间进行计划分清任务的轻重缓急时间管理的技巧,5,小实验,道具：铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎 样的顺序把以上物品装进铁桶？,6,职业人士必须学会时间管理,时间是人生最大的资产三更灯火五更鸡，正是难而读书时，黑发不知勤学早，白发方悔读书迟。颜真卿 我们生活在有限的时间内，昼夜交替，运行有序。而我们在人生的各个阶段（少年、青年、中年、老年）都有个阶段应该去完成的任务，就像种庄稼一样，一旦错过了，就不能再弥补。时间是有限的。时间的价值在于很好的使用它。合理的安排我们的时间。,7,职业人士必须学会时间管理,时间的价值公式 英国沃维克大学的杨沃克教授推导出一个时间的价值公式为：V=W（100-t）/100/C 其中V是每小时的价值，W是每小时工资，t是税率，C代表当地生活开销。,8,职业人士必须学会时间管理,按照这个公式，就意味着一个英国男人一小时的工作收入是9美元，一个英国女人一小时的工作收入是7.2美元。该研究还发现，英国人自己准备晚餐的成本（包括时间价值和各种原料）如下：男人自己动手的成本是15.72美元，女人自己动手的成本是14.3美元。而通过外卖的方式获得晚餐的成本是：男人7.31美元，女人是7.24美元。通过这个公式，人们可以核算自己的每一项活动的价值以及机会成本。随着时间价值上升，人们更愿意通过购买的方式来满足自己的部分需求，并由此节约宝贵的时间。我们也可以理解，为什么越来越多的公司高管和白领选择聘请佣人或者钟点工来帮助他们收拾家务，照看小孩。,9,职业人士必须学会时间管理,什么是时间管理可以改变的才适合管理；时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；可以改变的是自己的思想、行为、习惯最有效的是改变思想。时间管理的定义：时间管理是在日常事务中执着并有目标的应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效的利用可以支配的时间。时间就是生命，时间就是金钱人们往往是重视生命，乐于理财，但忽略了时间管理善用时间，就是善用自己的生命,10,职业人士必须学会时间管理,时间管理的目的 就是将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能效果，是确定的期待结果效率，是用最小的代价或花费所获得的结果 把事情很快地做完,叫做效率效能，是用最小的代价或花费获得最佳的期待结果 把事情很快又很對地做完,叫做效能,11,职业人士必须学会时间管理,时间管理其实是：资源管理自我行为的管理提高时间资源的使用效率,12,职业人士必须学会时间管理,时间是怎样被浪费的？,13,职业人士必须学会时间管理,时间是怎样被浪费的？,14,职业人士必须学会时间管理,15,职业人士必须学会时间管理,对策,该扔则扔不要移师暗处不放无关物品，将物品放在固定地方。让秘书协助建立良好的文件管理系统让文件在面前只流通一次下班最后一件事-收拾办公桌,16,17,职业人士必须学会时间管理,学习时间管理的意义时间管理是职业成功的源泉适应快鱼吃慢鱼的社会提升自我面对变化的能力增加给自己“充电”的时间增加放松自己的时间,18,课程内容,职业人士必须学会时间管理对你的时间管理现状作出评估对时间进行计划分清任务的轻重缓急时间管理的技巧,19,对你的时间管理现状作出评估,小测试：你浪费时间的情况严重吗？,A：极表同意；B：略表同意；C：略表不同意；D：极表不同意,20,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,分析前的准备：1、接受“时间有价”的观念时间经济价值：收入时间，如年收入365天2、养成记录时间的习惯,21,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,个人评估时间管理的步骤：1、纪录,22,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,2、绘制时间效率曲线,时间：200年月日至200年月日,23,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,3、评估时间分配状况,案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）2002年对某分公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估。他在这一天的工作任务是：制定一周工作计划进行质量控制工作会议电话接待供应商的拜访检查下属的工作状况处理员工纠纷,24,对你的时间管理现状作出评估,某分公司总经理周一的时间评估表,25,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,4、分析,分析提示之一：时间使用率是多少？你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行性、作业性工作占多大比例？你这一周可支配的自由时间有多长？在什么时候？你不可支配的时间有多长？在什么时候？你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？,26,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,4、分析,分析提示之二：何时工作时间效率最高？何地做何工作时间效率最高？领导性工作与管理性工作、管理性工作与事务性工作、工作与休息等时间比例各是多少？这种比例是否合理？,27,对你的时间管理现状作出评估,个人时间管理的分析与评估,5、改进,职业人士反省自己一天的时间浪费需要自问的10个问题：今天有哪些事是在不适当的时间内做的？今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？今天最具工作效率的是哪一段时间？今天最不具工作效率的是哪一段时间？今天工作过程中最大的干扰是什么？今天最严重的三个时间使用误区是什么？今天做了哪些不必要的事？今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事？今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？,28,对你的时间管理现状作出评估,自我管理：平衡的关键事实1：我们都平等的拥有全部时间 每个人每天都有24小时，准确地说，1440分钟。人人平等。时间都到哪去了？成就卓越的人能准确的计算出自己每一分钟的去向。查处自己浪费时间和效率低下的各项活动，对于我们在这个快节奏的社会要取得成功至关重要。,29,对你的时间管理现状作出评估,自我管理：平衡的关键事实2：你无法节约时间，你只能消耗或投资时间 沙漏能很好地说明时间的概念。你根本无法节约时间，但你可以明智的投资你的时间，以期将来获得生产上的收益合作决定的自由。你可以把时间投入到什么活动中去获得最大的回报（时间投资回报）,30,对你的时间管理现状作出评估,自我管理：平衡的关键 事实3：投入更多时间不是答案 你工作的时间越长，取得的成效越低而你也越有可能毁掉你已经做好的一切。大部分人理论上接受这一事实，但在实践中却常常不承认。比如往计算机里输入信息，你可能因为疲劳而将前一个小时成果全部删除。解决问题的答案在于高效、有力的利用好每天的1440分钟。把忙碌的状态变成高产的状态。而问题的关键就在于自我管理的技巧。,31,对你的时间管理现状作出评估,评价：自我管理的测试（用“是”或“否”回答，前提是绝对诚实）1、我先做喜欢做的事再做不喜欢的2、我做会做的事比做不会做的事要快3、我先做最简单的事再做难的4、我先解决小问题再对付大问题5、我做后备资源充分的项目6、我有时会先做计划外的事再做计划内的事7、我先回应别人的要求在回应自己的8、我先作紧急的事再作重要的事9、我随时准备处理危机和紧急情况,32,对你的时间管理现状作出评估,评价：自我管理的测试（用“是”或“否”回答，前提是绝对诚实）10、我先做有趣的事再做无趣的事11、我做那些有政治权宜的事12、我做那些带来最多结局的事13、我做事的依据是看谁要我做14、我依照事情出现的顺序去做15、我做事依照“吱吱叫车轮”原则（回叫的车能得到润滑）你给出的“是”越多，你就必须消除越多习惯来更有效的管理自己，管理时间，管理生产效率。,33,对你的时间管理现状作出评估,自我管理办法：明确的任务/目的。你没有清晰的目标意识，就不可能有效组织和管理轻重缓急的任务确立首要任务，并与人沟通。在列每日事项清单时，如果没有把各项事务的重要性确定下来，那么清单列的再好也是无勇、低效的。每日行动计划。对超负荷说“不”。文件和工作环境管理。不管你把紧要事情安排得多么明了，不管你的每日工作计划做得多么高效，杂乱的书桌、庞杂的文件或浪费你很多宝贵的时间。冷静处理危机。排除干扰。,34,对你的时间管理现状作出评估,自我管理办法：提高会议效率。消除拖延陋习。平衡生活，减少压力。高效的新习惯需要随着时间一点一滴、循序渐进的培养。其实，每个人都知道这一点，但很多人仍然一边说着需要做改变，一边又重复着自己旧的习惯。人们感觉到的压力大部分来自于他们没有按照自己的安排去做。他们答应变得有条理起来，但却没有做到。自我管理就是缩小说与做之间的差距。效率是和完成紧密相连的。这两者又都需要行动和坚持。开始并不重要，重要的是结果,35,对你的时间管理现状作出评估,自我管理小节：如果你想管理和组织好首要任务，就必须先学会管理你自己。承认并接受你无法掌控的领域；管住你可以掌控的领域，并采取行动。你无法节约时间，而只能消耗时间。把时间花在回报率最高的地方。工作时间太长，会降低甚至消除你的效率。如果能更巧妙的工作而不是一味蛮干，你可以获得更高的劳动成果，同时也更轻松。成功的自我管理来自于形成良好的个人习惯。形成新习惯或消除就习惯需要30天有意识、间隔的反复行动。找出你的弱点，并做出计划在这方面形成新习惯。新习惯都很脆弱，新习惯的形成需要毅力。,36,要管理好自己吗?,抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯 订立目标妥善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒,37,课程内容,职业人士必须学会时间管理对你的时间管理现状作出评估对时间进行计划分清任务的轻重缓急时间管理的技巧,38,对时间进行计划,有目标的计划 在开始每天计划之前，你必须看到大方向。如果不知道最终的目标是什么，那么你就不可能形成一个可行计划，也不能合理、准确地确立主次任务。大方向对于确立你的主次任务至关重要。,39,对时间进行计划,为什么需要目标？目标是行动的导航灯!成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩崔西语,40,对时间进行计划,为什么需要目标？哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标,41,对时间进行计划,为什么需要目标？25年后调查发现：27%的人没有目标 社会的最底层，抱怨整个世界 60目标模糊 社会的中下层面安稳地生活与工作10有清晰但较短期的目标 成为各行业的专业人士3有清晰且长期的目标 成为社会各界的顶尖人士,42,目标能唤起你最高尚的才能,自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的,对时间进行计划,43,对时间进行计划,有目标的计划检查你的目标导向：同意：3；不确定：2；不同意：11、我所在单位有其工作宗旨2、我知道自己所在单位的工作宗旨3、我同意那个工作宗旨4、我有个人宗旨来指导决策5、我对自己的工作有具体的书面目标6、我对自己的职业有具体的书面目标7、我对自己的私生活有具体的书面目标8、我的工作、职业和个人目标相互兼容9、如果今天遇到困难，我知道找谁帮忙,44,对时间进行计划,有目标的计划解释：22以上：你知道自己走向何方，并且你正在朝着目标前进 21-14：在加把劲就可以了。低于14：你需要找出对你来说什么是重要的，并且要学会设立目标。,45,对时间进行计划,有目标的计划宗旨 确定生活的意义、目的对于个人和公司的生存来说是非常必要的。他应该是每个人和每个单位都必须有的，因为它是我们存在的理由。宗旨要满足三个要求：与众不同：是你的，而不是其他人的 鼓舞人心：应该是能刺激你行动的 有动力：要能激发你的灵感，让你奋发向上,46,对时间进行计划,目标金字塔,47,对时间进行计划,目标金字塔,48,对时间进行计划,有目标的计划,长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己的!,短期的目标是现实的!,49,对时间进行计划,什么是正确的目标,Specific 明确具体的Measurable 可衡量评估的Attainable 可达成的Realistic 现实可行的Timed 有时间限制的,50,对时间进行计划,测评：目前作计划的习惯 同意：3；不确定：2；不同意：11、除周末外，我每天都会抽出一定时间来做计划2、我又一本亲自挑选出来的日历3、在处理一个项目之前，我会仔细的计划要完成的目标4、我通常能完成每日必做项目清单上的任务5、我再作决定时不会觉得很难6、我每天都会花时间在长远得益的事情上,51,对时间进行计划,测评：目前作计划的习惯7、我车子的汽缸目前至少还是半满的8、我精确的知道我每天工作最有效率的时段9、我知道我明天最重要的项目是什么10、我有一个目前首要项目清单结论：25分以上：有计划，并计划实施得很好15-24：有时候你活得很被动15一下：在目前的危机下，你如何支撑得住？,52,对时间进行计划,怎样做好时间计划任务待办单法,1、任务待办单有效的时间计划方法,53,对时间进行计划,2、怎样填写任务待办单,首先列出计划中今天要完成的工作；其次，把这些事情按紧迫程度分成ABC三类；A类：必须要在两个小时内完成B类：必须在当天完成C类：三天之内要完成,怎样做好时间计划,54,对时间进行计划,3、填写任务待办单的注意事项,明确每天工作任务中的重点任务在高效率时间段安排高价值的活动注意平衡性和交替性注意连续出现的工作任务把任务待办单变成自己的习惯！,怎样做好时间计划,55,制定时间计划的基本步骤,对时间进行计划,56,课程内容,职业人士必须学会时间管理对你的时间管理现状作出评估对时间进行计划分清任务的轻重缓急时间管理的技巧,57,分清任务的轻重缓急,找出最重要的事,80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。-意大利经济学家兼社会学家维克多.帕累托,80/20法则,58,分清任务的轻重缓急,80/20 举 例 说 明,80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工,59,分清任务的轻重缓急,你可以通过实现20%的目标达到80%的成效,假如你的每日必做清单上有10项任务，那么你只要成功地完成其中最重要的两项就可能达到80%的成效了。要让自己的工作有成效，你就必须专注于最重要的项目，你就必须真正做到专注于首要项目。,60,分清任务的轻重缓急,区分事情重要与否的标准,能直接为实现目标服务能为实现目标创造条件能为预防危机服务,61,分清任务的轻重缓急,安排主次任务的计划,62,分清任务的轻重缓急,自测：你的时间投入 要决定现在是否是完成某项任务的合适时间，请填好以下表格,63,分清任务的轻重缓急,时间管理矩阵,重 要 性,急 迫 性,重 要不紧急,不重要不紧急,重 要紧 急,不重要紧 急,64,分清任务的轻重缓急,时间管理矩阵,时间管理矩阵告诉我们正确的做事顺序是：,第一优先：做“重要且紧迫”的事第二优先：做“重要但不紧迫”的事第三优先：做“不重要但紧迫”的事第四优先：做“不重要也不紧迫”的事,65,分清任务的轻重缓急,时间管理矩阵,重 要 性,急 迫 性,重 要不 紧 急（多做）,不 重 要不 紧 急（不做）,重 要紧 急（快做）,不 重 要紧 急（授权做）,66,分清任务的轻重缓急,举 例 说 明,67,分清任务的轻重缓急,总结：如 何 处 理 高 价 值 活 动,让高价值活动充实每一天，剩余的时间再用于做琐碎的小事。坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。设定最后期限，合理安排事情的进展。将大项目分解，逐步完成。高效运用自己的黄金时段奖励自己，始终保持积极进取的态度。,68,分清任务的轻重缓急,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。降低自己的标准，不要追求完美。学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。将它们汇总，集中时间处理。做正确的事比正确地做事更重要！,总结：如 何 处 理 低价 值 活 动,69,分清任务的轻重缓急,讨论 哲人见一位农夫在砍树，每一斧都只能砍下一小块树皮斧头太钝了。于是哲人问农夫：“你为什么不把斧头磨快了再砍？”农夫回答说：“我没有时间磨斧头！”这个寓言能给我们什么启示呢？,70,分清任务的轻重缓急,要点小节：1、实现自己目标的关键是要承诺做好这件事，而不是尽力去做。2、运用20-80法则，你可以通过只实现20%的目标达到80%的成功率。3、要高效工作，就按照主次顺序去做。4、完成任务首先意味着要投入到计划、组织和安排主次任务中去。5、通过对比你所设立的计划及自己的实际行动，你可以确定自己的精力投入的方向是否正确。6、记录并研究一段时间自己的活动，这样可以非常有效地证明自己的工作是否高效。7、按主次顺序安排好自己的活动可以让你一整天都更轻松的做各种决定，并且还可以让你在任意时刻决定如何最有效的利用时间。8、在安排自己清单上的主次活动时，不要忘了自己的顾客、同事和下属的需要。,71,分清任务的轻重缓急,一位专业时间管理人，必须面对三个方面：对他人他必须尊重每个人，关心每个人，因此，也尊重他们所拥有的时间。对事物他尊重每一件与他有关的事物，因此，也尊重执行事物的起始、终结、过程，涵盖时刻的掌握。对自我他非常尊重自我，肯定自我的价值，因此，自然尊重自我生命的片刻。,72,课程内容,职业人士必须学会时间管理对你的时间管理现状作出评估对时间进行计划分清任务的轻重缓急时间管理的技巧,73,时间管理的技巧,技能一：学会授权的技巧,授权是提高效率的秘诀之一。授权代表成长，不但是个人，也是团体的成长。里欧纳德查雪尔说：“授权，是一个事业的成功之途。它使每个人感到受重视、被信任，进而使他们有责任心、有参与感，这样整个团体同心合作，人人都能发挥所长，组织才有新鲜的活力，事业蒸蒸日上。无论在任何时代，一个杰出的领导者必定是一个高明的授权人。充分授权是领导群体的最佳手段。”,74,时间管理的技巧,技能一：学会授权的技巧,授权不是参与授权不是弃权授权不是授责授权不是代理职务授权不是工作分工,75,时间管理的技巧,尽量及时的授权。明确分配工作，必须了解下属的能力与才干，说明“做什么”，而非“怎样去做”。要授予权力，说明目标与期望。要评估、检查。注重成效。,授权的主要原则：,技能一：学会授权的技巧,76,时间管理的技巧,不能重复授权。由简至繁循序渐进向下授权。出现困难时，要帮助寻找解决困难的方法。良好的沟通。你仍然要承担责任。充分的信任和有效的控制,技能一：学会授权的技巧,授权的主要原则：,77,时间管理的技巧,技能二：怎样拒绝外界的干扰,用制度拒绝干扰拒绝之前要倾听对方拒绝之前不要使用挡箭牌拒绝时保持和颜悦色拒绝的态度要坚决拒绝中要争取主动拒绝时要避免争吵拒绝时对事不对人拒绝后提出建设性的意见可以安排专人拒绝外界的干扰,78,时间管理的技巧,技能三：会议时间的管理技巧,1、会前准备：,确定会议的必要性确定会议目标确定会议议题确定会议参加者选择会议地点准备必要的会议设备,79,时间管理的技巧,美国著名作家马克吐温在回答“演说词长的好还是短的好”时，幽默地说：“有个礼拜天，我到礼拜堂去，适逢一位传教士在那里用令人哀怜的语言讲述非洲传教士的苦难生活。当他说了分钟后，我马上决定对这种有意义的事情捐助元；当他接着讲了分钟后，我就决定把捐助的数目减至元；当他继续滔滔不绝地讲了半小时之后，我又从心里减到元；最后，当他又讲了小时，拿起钵子向听众哀求捐助并从我面前走过的时候，我却反而从钵子里偷走了两块钱。”马克吐温在这里不是倡导偷钱，而是阐明：同样的说话价值，是和时间成反比的。,80,时间管理的技巧,技能三：会议时间的管理技巧,2、共同打造高效的会议：,按时开始会议按时结束会议创建议程表提前把议程安排和大家的职责通知下去现讲议程上最重要的项目分配具体任务掌握好讨论环节只邀请那些需要参加的人,81,3、使用会议检查表：,82,时间管理的技巧,技能四：高效的文件管理技巧,敢于扔掉废旧文件分门别类管理文件不要积压文件不放无关物件，物品放在固定位置让文件在面前只流通一次下班前收拾办公室,83,时间管理的技巧,技能五：电话的时间管理技巧,快速拨号，电话录音派人接电话只做简短交流（长话以E-mail代替）考虑在重要时间内停接电话每一通电话都有明确的目的聆听仔细电话旁备存电话纪录养成集中使用电话的习惯,84,时间管理的技巧,技能六：沟通的时间管理技巧,清除、简洁、直接、完整的表达能力有效的聆听能力让别人认可你对事情的主次安排能力,85,时间管理的技巧,技能七：做正确的事比正确的做事更重要,预防危机，做到临危不乱立刻戒除拖延的恶习合理制造工作压力：最后期限积极的休息也是提高效率的关键,86,时间管理的技巧,提升时间价值的15种良好习惯1、目标清晰2、灵活安排3、一时一事4、失败是友5、放弃做无意义的事6、找回浪费的时间7、应用80-20法则,87,时间管理的技巧,提升时间价值的15种良好习惯8、捍卫自己的时间9、完全投入10、多线工作11、动手一试12、保持激情13、饮食和锻炼14、劳逸结合15、调整生活方式,88,时间管理的技巧,调整生活方式睡眠运动营养放松,89,结束语,朱自清先生在他那篇著名的散文匆匆里这样写道：“洗手的时候，日子从水盆里过去；吃饭的时候，日子从饭碗里过去；默默时，便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了，伸出手遮挽时，他又从遮挽着的手边过去；天黑时，我躺在床上，他便伶伶俐俐地从我身上跨过，从我的脚边飞去了。等我睁开眼和太阳再见，这又算溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来的日子的影儿，又开始在叹息里闪过了。”,90,花点时间,什么都不做,这是放松的开始花点时间,去思考,这是进步的开始花点时间,去阅读,这是智慧的开始花点时间,去运动,这是健康的开始花点时间,去旅行,这是增长见闻的开始花点时间,去关怀社会,这是服务的开始,91,树的方向,由风决定你的方向,自己决定,