职务说明书编写.ppt

北大纵横,1,职务说明书编写,北大纵横,2,职务说明书的作用,明确工作职责权限工作比较及薪酬设定：大多数薪酬系统都是基于工作权重体系的，而职务分析正是用于分析、表达这一权重体系的。有利于工作的稳定性工作绩效评价：职务分析所得到的职务说明书可以明确表达组织对其人员的绩效要求。通过职务说明书工作者能明确了解自己工作的职责、内容、目的、合格的标准等等信息，同时这些信息也是组织进行绩效考核的重要标准。工作设计和再设计,北大纵横,3,职务说明书的作用（续）,人员甄选录用：组织进行职务分析以获取有关职务的任职资格信息：所需知识技能、社会交往能力等等。这些信息是组织进行人员甄选录用所依据的基本标准。人力资源开发：工作者往往会注重自我工作能力的培养与发展，职务分析得到的有关信息正是组织中个人发展的目标及检验标准。作为制定培训计划的依据。进行组织内部分析。,北大纵横,4,职务说明书编写流程,北大纵横,5,组织结构分析,1、组织的特性：组织的历史、主要活动、组织结构、主要产品和市场、生产过程、组织的战略、组织的预算2、要列出组织结构图及组织各个部门的职责和任务，通过组织结构图职务分析人员可以了解如下信息：每一个管理工作的名称每一个单位或个人应对谁负责每一个单位由谁负责已经建立了何种部门或单位组织的“命令链”各工作的名称和在组织中的位置,北大纵横,6,组织结构图现状,北大纵横,7,部门职责分析,1、组织中各部门的目标，通过这部分内容，职务分析人员可以了解各部门存在的合理性，以及部门对整个组织经营活动的影响。2、各部门的组织结构，这部分内容包括各部门的职能、部门内的组织结构图及每一职能相应的工作人数。3、各部门所进行的活动及应达到的绩效 4、各部门的预算数字 5、其它特殊信息,北大纵横,8,（举例）人事处职责,1、本部门工作制度、计划制定与实施。2、人力资源规划的设计与实施。3、本院机构设置、岗位和编制管理。4、员工的招聘、任免、晋升和培训管理。5、员工薪酬、福利与再就业管理。6、员工的考核、奖惩与激励体系建立与实施。7、员工的关系及档案管理。,北大纵横,9,分析人员应当按以下原则考查组织现有职位的合理性：系统原则。职位与职位设置都是一个系统，而每个职位设置是否合理，就需把它放到组织机构系统中去进行考察，凡对组织的存在和发展有利的就是合理职位，否则，便应取消该职位。整体优化原则。根据结构-功能优化原理，职位设置时仅考虑单个职位的功效是不够的，还需重视群体职位结构的综合功效，以组织的整体发展战略为主线，进行总目标、子目标的层层分解。这样设置的职位才是比较合理的。最低职位数量原则。组织的职位数量应在实现优化配置的前提下，以有效完成任务为准绳，尽量压到最低水平。能级原则。这里指组织系统中职位的功能等级。一般来说，正常的职位功能等级是由所任职务的性质、任务大小、繁简难易、责任轻重所决定的。功能大的职位，能级就高；反之，则低。组织中的各个职位应能体现其所应具有的能级特性。,北大纵横,10,因人设岗与因岗配人,因人设岗：为已存在某一位或某一类人才而特地设立相应工作岗位；因岗配人：根据工作需要设立岗位，然后根据工作岗位的需要配置相应人员；,北大纵横,11,因人设岗 因岗配人优点：发挥特殊人才的作用 减少冗员、提高生产率 减少战略人才的离职 有利于人才流动 有利于多种经营 有利于发挥大多数人的积 极性 有利于人尽其才缺点：冗员越来越多 可能使一些人失去工作 影响其它员工的积极性 可能使某些战略人才离职 形成能上不能下的风气 有可能形成职能重叠,北大纵横,12,以因岗配人为主，辅以因人设岗,注意事项：1、鉴别出战略人才，以适当的方式区别对待。2、设立工作岗位时要有发展眼光。3、人才流动时要特别关心离去的人员，了解离职原因，加以改进。,北大纵横,13,内容说明（一）,一、所属层级：总院分三层：院领导：书记、院长、副院长、总工程师 部门负责人：副总工程师、党政部门负责人、职能部门负责人 部门员工：主管（部门助理）、普通职员二、工作性质：分为管理、技术、干事、作业、经营等。三、工作任务。逐项说明工作活动内容；说明各活动内容占工作时间的百分比；各活动内容的权限；各活动内容的执行依据；其他。四、岗位定员：一人多岗，一岗多人,北大纵横,14,内容说明（二）,四、工作职责。目的是通过对工作相对重要性的了解来配备相应权限，保证责任和权力对应。如有可能要用定量的方式确定责任和权力，如财务审批的权限和金额数、准假天数的权限等。五、工作关系分析。目的在于了解工作的协作关系,如：该工作制约哪些工作；受哪些工作制约；相关工作的协作关系；在哪些工作范围内升迁或调换。六、劳动强度分析。劳动强度可用本工作活动中劳动强度指数最高的几项操作来表示。如果劳动强度指数不易确定或代表性不强时，可用标准工作量来表示。如工作时间、劳动的定额。,北大纵横,15,内容说明（三）,七、工作环境。（1）工作的物理环境，即湿度、温度、照明度、噪音、震动、异味、粉尘、空间、油渍等以及工作人员每日和这些因素接触的时间。（2）工作安全环境。包括：工作的危险性；可能发生的事故；过去事故的发生率；事故的原因及对执行人员机体的哪些部分造成危害，危害程度如何；劳动安全卫生条件；易患的职业病、患病率及危害程度。（3）社会环境。包括：工作所在地的生活方便程度；工作环境的孤独程度；上级领导的工作作风；同事之间的关系。,北大纵横,16,内容说明（四）,八、工作执行人员必备条件分析。旨在确认工作执行人员履行工作职责时应具备的最低资格条件，它包括：1、必备知识分析，包括：学历最低要求；相关专业要求；对使用的机器设备、材料性能、工艺过程、操作规程及操作方法、工具的选择和使用、安全技术、企业管理知识等有关技术理论的最低要求；管理人员应具备的政策、法令、工作准则及有关规定或文件的通晓程度。2、必备经验分析。指各工作对执行人员为完成工作任务所必须的操作能力和实际经验的分析，包括：执行人员过去从事同类工作的工龄及成绩；应接受的专门训练及程度；应具备的有关工艺规程、操作规程、工作完成方法等活动所要求的实际能力。3、必备能力分析。规定从事该项工作所需的决策能力、创造能力、组织能力、适应性、注意力、判断力、智力以及操作熟练程度。4、必备的心理素质分析。,北大纵横,17,职务说明书编制的注意事项,1、职务说明书的内容可依据职务分析的目的加以调整，内容可简可繁。2、职务说明书可以用表格形式表示，也可以采用叙述型，但格式要统一。3、职务说明书中，如有需个人填写的部分，应运用规范用语，字迹要清晰。4、实用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可。,北大纵横,18,要 求,制作成WORD文档；部门负责人审核本部门的职务说明书后，交人事处审核，人事处审核后交项目组；最迟提交时间为：2003年1月17日下班之前谢 谢！,