采购与应付子系统.ppt

第6讲 采购与应付子系统,一、采购与应付子系统概述二、采购与应付子系统的内部结构分析三、采购与应付子系统初始设置四、采购管理与采购入库处理五、采购发票、采购结算与应付款处理六、账表输出和统计分析,教学目的与要求掌握采购与应付子系统的特点和目标了解手工采购与付款业务流程掌握计算机环境下采购与付款数据处理流程了解采购与应付子系统主要数据文件和功能结构图掌握计算机环境下采购与应付子系统初始化、采购管理、发票、结算与付款处理、账表输出等,教学重点采购与应付子系统的特点和目标计算机环境下采购与付款数据处理流程计算机环境下采购与应付子系统初始化、采购管理、发票、结算与付款处理、账表输出等,一、采购与应付子系统概述,（一）采购与应付子系统定义及其范围的确定（二）采购与应付子系统的特点（三）采购与应付子系统的核算和管理目标,（一）采购与应付子系统定义及其范围的确定,采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等各种渠道，取得企业生产经营活动所需要的各种物资的经济活动。伴随采购业务的发生，买卖双方在采购活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生负债，即应付款也随之形成。因此，无论是工业企业还是商业企业，采购与应付款业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。,由此可见，采购与应付子系统是用于支持各种材料物资采购（原材料、外购半成品、修理用备件、包装物、燃料、低值易耗品）或商品的采购、付款有关业务处理、计划制定、会计核算、采购与付款控制等业务活动的子系统。,在通用的商品化软件中，有些将采购与应付子系统作为一个子系统，有些将其划分为两个子系统独立运行，即采购子系统和应付款子系统允许独立。采购子系统、存货子系统、销售子系统共同构成分销系统，应付账款子系统与总账、应收账款等子系统共同构成财务系统。无论系统任何划分，采购与应付子系统之间都保持密切的联系。,（二）采购与应付子系统的特点,采购与应付子系统有如下特点：与其他子系统联系广泛数据存储量大数据变化频繁管理要求高通用难度大,1.与其他子系统联系广泛采购与应付子系统一起使用可以追踪采购业务的付款情况，及时交款以取得合理折扣和商业信誉；与存货子系统联合使用可以追踪存货的出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压，并且可以将采购结算成本自动记录到存货成本账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本。,2.数据存储量大工业企业为了满足生产需求，采购大量的物资、材料，这些存货品种规格繁多;每一项采购业务都要进行详细全面的反映，此外每一个供应商信息、每一笔应付款业务等需要完整地保存。因此，采购与应付子系统中需要存储和处理大量数据。,3.数据变化频繁要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动；每收到一批存货都需要进行入库处理；货款到期要及时付款等。因此，采购与应付子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。,4.管理要求高采购与应付子系统要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票以及付款等经济活动;严格进行采购管理。因为过多的库存，会使企业产生一系列不良影响;如过多的库存会产生额外的库存管理费用;造成资本的僵化，使周转资金紧张;会因陈旧而变成废料或削价出售，导致收益的恶化。因此，采购与应付子系统应该提供丰富的管理信息和功能，杜绝因管理不善所导致的生产缺料或物料过剩问题。,5.通用难度大 企业采购业务流程相差较大，采购订单或订单管理差别较大，有些单位根本没有严格的采购管理制度。作为采购与应付子系统不仅要提供通用的采购计单或订单处理程序，而且还要提供较全面的采购与付款管理方法，并融入系统 因此，采购与应付子系统实现通用难度大。,（三）采购与应付子系统的核算和管理目标,采购与应付子系统的目标如下：,采购订货管理采购日常业务处理应付账款的核算与管理提供核算和管理信息充分应用网络技术实现无纸采购与应付系统,及时、准确地完成采购订货管理，反映和监督采购订单的制订审核和执行情况,及时、准确地完成采购入库、采购退货、发票处理等日常工作。,完成从收到供应商的发票到处理付款为止的数据处理过程，反映和监督存货采购交易过程资金的支出和应付情况，跟踪应付账款的到期日，及时提供债务总额和现金需要量，加强对应付账款的核算和管理,系统应及时、准确地为企业各部门和管理者提供采购与应付账款的各种核算和管理信息，并通过网络将各种信息传递到其他子系统,随着网络技术的不断发展，特别是INTERNET、EDI电子数据交换、电子结算系统的发展和应用，采购与应付子系统应该充分利用先进技术，建立无纸采购与应付系统。,二、采购与应付子系统的内部结构分析,（一）采购与应付子系统数据处理流程（二）采购与应付子系统数据编码（三）数据文件（四）采购与应付子系统功能结构图,（一）采购与应付子系统数据处理流程,为了更好地理解计算机条件下采购与应付子系统，首先应了解、分析手工条件下采购与应付子系统的数据处理过程，然后根据计算机数据处理的特点、企业采购与应付子核算和管理的要求，在手工数据处理流程的基础上，去理解和掌握计算机采购与应付子系统数据处理流程。,1、手工采购与应付系统业务流程 由于行业不同，采购与应付处理流程也会不同，就同行业来说，不同企业其采购与应付核算和管理的不同，导致其数量处理流程也不尽相同。如图所示，给出手工条件下一个典型制造业企业的采购与应付业务的业务流程。,采购与应付子系统手工业务流程图,采购订货。当企业需要采购存货时，请购者编制购买存货的请购单，并送到采购部门；采购部门收到请购单，由专职人员负责这项采购，选择供应商，编制采购订单，并将采购订单提供到财会部门、验收部门以及供货商等。,对已付款而久未到货的情况发催货函查询。期末或随时编制已发订单数、已到货数、已付款数、应付账款等统计报表送有关部门领导存查。,手工采购业务处理流程采购订货验收发票处理付款催货查询及报表,处理采购发票。当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证：借：材料或材料采购等 应交税金应交增值税（进项税额）贷：应付账款或银行存款 登记账簿，更新应付账款、材料等账户。,验收。当存货送到验收部门（仓库）时，承办人首先在采购订单档案中找出采购订单，进行核对，编制验收报告后，办理入库手续，开具入库单，根据入库单登记库存账，并将验收报告送到财会部门,付款。在付款到期时，财会部门签发支票付款，并编制记账凭证：借：应付账款 贷：银行存款 某些供应商对于快速还款提供折扣。例如，210、N30。当企业决定要享受这种折扣，则以特殊的账户记录折扣的金额，并编制记账凭证：借：应付账款 贷：银行存款 购货折扣 登记账簿，更新应付账款等账户。,2、计算机采购与应付子系统处理流程,1处理请购单。当企业各部门需要采购存货时首先编制请购单。采购与付款子系统处理请购单的方法有多种：1）录入。请购者编制购买存货的请购单，通过录入模块将采购订单送入计算机，并保存在请购单文件中。2）存货子系统自动传入。存货子系统可以自动判断每项存货的再订点（最低储量），一旦存货数量低于或等于再订点，存货子系统就自动产生一份要求订货的记录存入请购单文件。3）生成控制系统。有些企业建立了计算机制造控制系统，生产计划和存货控制实现了自动化（如MRP、JIT系统），该系统根据产品生产计划表得知原料数量，然后自动产生一份要求采购所需原料的记录存入清购单文件。,2编制采购订单。采购部门由专职人员通过屏幕调出请购单进行审核，即将请购单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较，审核请购单是否合理。如果请购合理，则批准这项采购。随后采购管理人员根据请购单的请求，从供应商档案文件和存货价格文件中选择价格合理、信用好的供应商，编制采购订单，并存入采购订单文件。,3.入库处理。当供应商将货物发给企业，企业对其进行验收；并根据采购订单、发票和存货编制采购入库单；将结果存放在存货子系统文件的入库单文件中。也可以在存货子系统中编制采购入库单，并将结果存入入库单文件。,4.发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，将发票送入计算机，并保存在发票文件中。如果企业使用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在发票文件中。,5.采购结算。系统根据采购订单号自动从采购订单文件和存货子系统中的入库单文件中选出与正在录入的发票相关的数据进行核对，完成采购结算，并产生结算表。,6.付款处理。当付款期限已满，财会人员便进行付款处理。付款处理有两种方式：1）一种方式是企业财会人员通过应付账款子系统提供付款准备通知书签发支票付款，并通过账务处理子系统输入付款凭证：借：应付账款XX供应商 贷：银行存款 2）另一种方式是系统根据付款准备通知书自动开支票，并生成付款凭证转入账务处理子系统。账务处理子系统记账后，自动将付款数据登记到账务处理数据库文件中，同时更新供应商发票文件。,7.账表输出。企业各部门管理者和业务人员可以定期或随时查询其所关心的各种信息，如采购执行情况、账龄分析、各种账表等信息，并通过打印机输出。,3、计算机与手工条件下采购与应付子系统的区别,数据的共享和及时传递数据一致性、工作高效性统计分析能力无纸采购、付款业务,在手工条件下，采购、仓库、财务等部门之间不能实现信息共享和传递，而在计算机条件下，采购、应付、存货、总账子系统之间保持密切的联系，子系统之间的数据能够及时传递，采购、财务、仓库等部门可以共享信息。,在手工条件下，由于采购、仓库、财务等部门之间不能实现信息共享和传递，采购部门常常因得不到准确的存货信息而盲目采购；财务、采购部门都重复处理采购发票，采购、仓库都重复处理入库单，因而造成数据不一致、效率低下。在计算机条件，采购、应付、存货、总账子系统之间实现数据共享和及时传递，采购、财务、仓库等部门可以共享信息，并实现数据一次录入、多处使用，保证了数据的一致性和高效性。,在手工条件下，由于数据不能共享、不能及时得到所需的数据，各种统计分析工作受到极大的影响。在计算机条件下，实现了数据共享，同时充分发挥计算机的高速处理能力，使得统计分析能力大大加强了，用户可以随时随地得到各种分析信息，如采购统计表、入库统计表、暂估统计表、在途统计表、采购资金分析表、采购货龄分析表、应付帐款帐龄分析表等等。,随着INTERNET和EDI的广泛使用，无纸采购系统将要或正在成为可能。与此同时，随着银行电子结算系统广泛使用，应付子系统与其相连接，每天计算机自动检查付款计划，把到期应付的款项通过网络通知银行划款，同时修改企业付款信息，使得无纸付款系统成为可能。,（二）采购与应付子系统数据编码,采购与应付子系统涉及的数据编码比较多，如存货编码、存货类别编码、仓库编码、供应商编码等等，因此数据编码设计也是非常重要的内容。下面以供应商编码的设计进行讨论。采购与应付子系统有关采购、应付账款的所有数据处理都是围绕供应商这个中心环节设计的。为了使计算机更好地对供应商进行管理，必须为每个供应商编码。供应商编码设计要求与应收账款子系统中的客户编码设计相似，通常采用群码方式。由于每个企业供应商的数量不同，地区分布各异，供应商编码的设计要根据具体情况而定。,例如，用12位代表供应商编码，其编码方案为：,第一、二位表示供应商所在的省或直辖市；第三到七位表示供应商所在的城市或地区的区号，可以采用国家统一规定的区号，如北京010，石家庄0311，常熟05221，太和05688；第八到十二位表示供应商序号，可以用电话号码的其中几位数表示，也可以用邮政编码的其中几位数表示，也可以使用顺序码等等。,（三）数据文件,采购与应付子系统涉及的数据文件也很多，这些文件中，有些是供各个处理模块查询参照用的“字典文件”（如供应商档案文件），有些是在处理过程中要频繁使用的主数据文件（如采购计单文件、发票文件），有些则是用过后立即删除其数据的暂存文件（如临时入库单文件）等。下面，对主要数据文件进行讨论。供应商档案文件采购订单文件采购发票文件,作用结构存储策略存储方式,1、供应商档案文件,供应商档案文件用于存储所有供应商的固定信息，文件中每个记录对应一个供应商，根据此文件可以查阅供应商的各种信息。该文件的建立主要是为企业的采购核算和管理、存货核算和管理、应付账款核算和管理服务，并保证在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供应单位统计时提供一致的供应商信息，提高数据处理速度，减少工作差错。,供应商档案文件作为查询用的目录文件，可以采用一年一个文件。,供应商档案文件按供应商编码建立索引文件,2、采购订单文件,作用数据结构存储策略存储方式,采购订单文件用来存储各种采购订单。,采购订单文件中一张采购计单只能和一个供应商签订采购业务，一张采购订单又可以同时包含数笔不同内容的采购业务。因此，既可将采购订单文件设计为一个文件，也可将采购订单文件分成两个相互联系的文件：即采购订单固定信息和采购订单变动信息文件，两个文件用一个关键字订单号连接。,可以采用一年一个文件。,可以采用一年一个文件。,3、采购发票数据文件,作用数据结构存储策略存储方式,采购发票文件用来存储采购发票上的详细信息，企业依据这些信息与供应商进行结算。,可以采用一年一个文件，要与采购到货和应付业务建立关联,（四）采购与应付子系统功能结构图,根据计算机采购与应付子系统的处理流图得出其功能结构图如下：,采购与应付子系统一般可以划分为：初始设置模块、采购管理、采购入库处理、发票管理、采购结算、应付款处理、期未结账、账表输出、统计分析、系统服务等功能模块。,三、采购与应付子系统初始设置,（一）应商档案设置（二）采购类型设置（三）结算方式设置（四）付款条件设置（五）期初余额,由于企业采购的存货、供应商档案、付款条件、结算方式等都是实实在在存在的，是千差万别的，因而，企业要实现用计算机完成采购与应付账款核算和管理，在使用采购与应付子系统前，要针对本企业的业务性质、会计核算和财务管理的具体要求进行具体设置。初始设置工作做得完善、正确和全面是保证系统有效和正确使用的前提。,为了使该子系统既可单独使用，又可与其他系统集成使用，一般来说提供比较全面的初始设置功能，主要包括：存货档案设置、供应商档案设置、采购类型设置、付款条件设置、结算方式设置、增值税税率设置、期初余额处理等功能模块。下面讨论主要设置内容。,（一）供应商档案设置,供应商档案设置模块功能是将用户输入的每个供应商信息（主要包括基本信息、联系信息、信用信息、其他信息）存入“供应商档案”文件，为编制采购订单、应付账款核算和管理等提供数据。供应商档案设置的基本内容如下：,1、基本信息设置 供应商档案基本信息设置如图所示：,1.供应商总公司：供应商总公司指当前供应商所隶属的最高一级的公司，该公司必须是已经通过供应商档案设置功能设定的另一个供应商。在销售开票结算处理时，具有同一个供应商总公司的不同供应商的发货业务，可以汇总在一张票中统一开票。,2.所属行业：输入供应商所归属的行业，可输入汉字。3.税号：输入供应商的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出。4.法人：输入供应商的企业法人代表的姓名。,5.开户银行：输入供应商的开户银行的名称，如果供应商的开户银行有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的开户银行。6.银行账号：输入供应商在其开户银行中的账号，银行账号应对应于开户银行栏目所填写的内容。如果供应商在某开户银行中银行账号有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的银行账号。,2、联系信息 供应商档案联系信息设置如图所示:,1.地址:可用于采购发票的供应商地址栏内容的屏幕显示和打印输出。如果供应商的地址有多个，在此处输入该企业同用户之间发生业务往来最常用的地址。2.到货地址:可用于采购到货单中到货地址栏的缺省取值，它可以与供应商地址相同，也可以不同。在很多情况下，到货地址是供应商主要仓库的地址。,3.发运方式:可用于采购到货单中发运方式栏的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成发运方式名称。4.到货仓库:可用于采购单据中仓库的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成仓库名称。,3、信用信息供应商档案信用信息设置如图所示:,1.应付余额:应付余额指供应商当前的应付账款的余额。期初的应付账款余 额可以在此处由用户手工输入，采购与应付子系统启用后，应付余额由系统自动维护，用户不能修改该栏目的内容。2.扣率:输入供应商在一般情况下给予的购货折扣率，可用于采购单据中折扣的缺省取值。,3.信用等级:按照用户自行设定的信用等级分级方法，依据在供应商应付款项方面的表现，输入在供应商处的信用等级。4.信用期限:可作为计算供应商超期应付款项的计算依据，其度量单位为“天。,5.付款条件:可用于采购单据中付款条件的缺省取值。6.最后交易日期:由系统自动显示供应商的最后一笔业务的交易日期，例如：该供应商的最后一笔业务（在各种业务中业务日期最大）是开具一张采购发票，那么最后交易日期即为这张发票的发票日期。用户不能手工修改最后交易日期。,7.最后交易金额:由系统自动显示供应商的最后一笔业务的交易金额，例如：该供应商的最后一笔业务（在各种业务中业务日期最大）是开具一张采购发票，那么最后交易金额即为这张发票的总价税合计金额。用户不能手工修改最后交易金额。,8.最后付款日期:由系统自动显示供应商的最后一笔付款业务的付款日期，例如：该供应商的最后一笔付款业务（在各种业务中业务日期最大）是开具一张采购发票，那么最后交易日期即为这张发票的发票日期。用户不能手工修改最后交易日期。,9.最后付款金额:由系统自动显示供应商的最后一笔付款业务的付款金额，例如：该供应商的最后一笔付款业务（在所有付款单中该付款单付款日期最大）的付款金额为“RMB￥1000.00”，那么最后付款金额为1000.00。金额单位为发生实际付款业务的币种。,4、其他信息 供应商档案其他信息设置如图所示。,1.分管部门。该供应商归属分管的采购部门。2.专营业务员。指该供应商由哪个业务员负责联系业务。3.发展日期。该供应商是何时建立供货关系的。4.停用日期。该供应商是何时停止供货关系的。5.使用频度。计算机自动计算。,（二）采购类型设置,采购类型设置模块的功能是根据用户管理的需要（如按采购类型进行统计）允许用户将采购类型信息息送入计算机并保存。当用户在使用采购与应付子系统填制采购入库单等单据时，输入相应的采购类型，为统计分析提供依据。,例如，某企业根据管理需要设置采购类型:,（三）结算方式,结算方式模块的功能是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式，为付款业务提供信息。典型的结算方式如下：,注意：在设置结算方式时应该与财务结算方式一致。,（四）付款条件,付款条件即现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还货款而允诺在一定期限内给予的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为5/10，2/20，n/30。付款条件模块的功能是为用户提供了定义付款条件的屏幕，并将结果保存在相应的文件中，为采购单据处理、销售单据处理、采购结算、销售结算等业务提供信息。,典型的付款条件设置屏幕如图所示。,1.付款条件编码:用以标识某付款条件。用户必须输入，且录入值惟一。付款条件编码可以用数字09或字符AZ表示。2.付款条件表示:由系统根据用户录入的优惠天数和优惠率自动表达出来。如5/10，2/20，n/30。3.信用天数:指最大的信用天数，如超过此天数，则不仅要按全额支付货款，还可能支付延期付款利息或违约金。4.优惠天数1:指享受折扣优待的第一个时间段的最大天数，它应小于信用天数。,5优惠率1:指在优惠天数1范围内付款而享受的优惠率，按照百分比计算，取值范围为 0 99。6.优惠天数2:指享受折扣优待的第二个时间段的最大天数，它应大于优惠天数1而小于信用天数。最大值为999。7.优惠率2:指在优惠天数1至优惠天数2范围内付款而享受的优惠率，按照百分比计算，取值范围为099。优惠率2应该小于优惠率1。,（五）期初余额,期初余额模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求，是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理转化的基础。录入的期初余额主要包括“采购初始业务”，即将手工采购业务送入计算机并保存在采购订单文件中；“应付账款初始业务”，即将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保存在发票文件中。,四、采购管理与采购入库处理,（一）采购价格管理（二）处理请购单（三）采购订单管理（四）采购入库管理,采购管理与采购入库处理是采购与付款子系统中的主要功能模块。为了做好采购管理又将采购管理模块进一步划分为：采购价格管理、请购单处理、采购订单处理、入库处理等。下面将详细分析。,（一）采购价格管理,采购价格管理模块的功能是帮助用户解决如何管理不同（相同）供应商在不同（相同）时期对不同（相同）产品的报价；如何随时提供给采购部门最新最完整的存货采购价格；如何处理存货的新老报价等问题。,1、提供采购价格管理屏幕 采购价格管理模块一般提供两种采购价格管理屏幕，一种是以供应商为关键字显示该供应商所有存货报价信息；另一种是以存货为关键字显示该存货不同供应商报价信息。采购价格管理屏幕,2、增加供应商采购价格信息 该模块一般提供两种方法增加供应商采购价格信息。方法一：用户将供应商提供的存货采购价格信息一一送入计算机，并将相应数据存入采购价格文件中。方法二：充分发挥计算机网络功能，用户通过选择系统提供的“获取”功能指挥计算机自动从网上获取供应商的存货采购价格信息，并将相应数据存入采购价格文件。,3、修改采购价格信息 该模块一般提供两种方法修改采购价格信息。方法一：按“供应商+存货编码”方式对各种存货进行采购价格的修订，即先选择供应商，然后对该供应商可提供的所有存货的报价进行修订。方法二：按“存货编码+供应商”方式对各种存货进行采购价格的修订，即先选择存货，然后对可提供存货的所有供应商的报价进行修订。,自动获取请购单模块的功能是根据用户的需要，系统自动从存货子系统、生成控制子系统等获取请购单，并保存在清购单文件中。,审核请购单模块的功能是通过屏幕对请购单进行审核，即将请购单与存货文件中的最高储量和最低储量进行比较，审核请购单是否合理。如果请求合理，则批准采购，形成采购计划。,（二）处理请购单,处理请购单模块的功能包括：录入请购单自动获取请购单审核请购单,请购者需要购买存货时，通过录入清购单模块将需申请采购的部门、采购的存货、采购时间、交货时间等信息送入计算机，并保存在请购单文件中。,（三）采购订单管理,采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议。主要包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。由于采购订单是经济活动中的重要组成部分，因此采购订单管理是企业采购管理尤为重要的内容。采购订单管理模块的功能主要包括编制采购订单、修订和审核采购订单、关闭采购订单等。编制采购订单的典型格式如图所示：,1、采购订单主要项目,1.订单号。必须输入，必须惟一。2.订单日期。自动取系统当前日期，可以修改。3.计划周期。输入采购计划周期。4.供货单位。输入或根据供应商档案选择供应商。5.到货地址。输入供应商编号后，系统自动从供应商档案文件中取出相应的到货地址，并显示在相应的位置。6.业务员。输入负责该订单的采购业务员。7.存货编号。输入采购货物的编号。采购货物的编号可以输入，也可以根据存货档案选择相应的存货。同一张采购订单上不可以输入编号相同的存货。,8.存货名称、规格型号、计量单位。当输入了存货编号后，系统自动从存货档案文件中提取相应的存货名称、规格型号、计量单位，并显示在相应的位置。9.数量。是订购数量，必须录入且大于0。10.单价。根据实际情况输入。11.金额：可以由数量X单价计算出，也可以直接输入。12.税率。根据实际情况输入，可输可不输。13.税额、价税合计。根据以下公式自动计算得出：税额=金额 X 税率，价税合计=金额+税额14.状态。分为3个状态：计划输入状态，没有确认之前订单都处于输入状态;审核执行状态，表示订单已经成为正式协议或合同，订单的货物正在到货入库过程中；关闭状态，订单货物全部到货或订单不能继续执行。,2、如何编制采购订单编制采购计单的方法有两种：1.录入采购计单 当企业与供货单位签订采购意向协议时，可以将采购协议输入计算机，并打印出来报采购主管审批或经由供货单位确认。2.根据请购单编制 当有企业通过请购的方式产生了请购单或采购计划、那么可以根据请购单或采购计划编制采购订单。在编制采购计单时，通过使用系统提供的调请购单”功能，系统自动从请购单文件中获取所需的请购单，并将有关数据填入采购订单。,3、修改和审核采购订单 待供货单位确认后，修改并审核订单。4、关闭采购订单 采购订单执行完毕，也就是说采购订单中的存货已经入库并且已经付款取得采购发票后，该采购订单就可以关闭了。对于确实不能执行的某些采购订单，经采购主管批准后，也可以关闭订单。,（四）采购入库处理,采购入库处理模块的功能是当采购的存货到达企业，用户在计算机上填制、修改、审核、打印和处理采购入库单，完成采购入库工作。,1、采购入库的类型 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。按单据按进出仓库划分为：入库单、退货单；按业务类型划分为：普通业务入库单、受托代销入库单（商业）等。,2、采购入库单录入方式 采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票自动生成。,用户可根据到货清单直接在计算机上填制采购入库单，或者先由人工制单后集中输入。用户采用哪种方式应根据本单位实际情况。,计算机自动根据订单号自动将采购发票文件中该张采购订单的数据复制到采购入库单中，然后由用户补齐其他数据。此时生成的入库单是暂估入库单（发票未到，货物先到）。,自动将发票文件中该张采购发票的数据复制到采购入库单中，然后有用户补齐其他数据。此时生成的入库单是实际入库单。,直接录入根据采购订单生成采购入库单根据采购发票生成的采购入库单,注意：后两种方式输入速度快捷，充分发挥了计算机的优势。,3、采购入库单的人口 在手工条件下，采购入库单既要在采购管理部门登记，也可在仓库管理部门登记。但在计算机条件下，很多企业采购与应付子系统、存货子系统既可独立使用，也可集成使用。为了满足独立使用和集成使用的需要，一般来说采购与付款子系统中设计采购入库模块，同时存货子系统中也设计采购入库模块。但是，当采购与付款子系统、存货子系统等集成使用时，为了保持数据的一致性，采购入库单入口采用以下原则：,如果采购入库单在采购与付款子系统中的采购入库模块录入，并将结果保存在入库文件中，那么在存货子系统只允许修改和审核入库单。如果采购入库单在存货子系统中录入，那么此时没有必要录入采购入库单。,五、采购发票、采购结算与应付款处理,（一）采购发票编制（二）采购结算（三）应付款管理,（一）采购发票编制,1、采购发票含义 采购发票编制模块的功能是支持用户在计算机上输入和审核采购发票，并将结果保存在发票文件中。,2、采购发票格式 一般来说，发票管理模块提供一种发票格式，通过选择发票类型，实现满足各种发票处理的需求。典型发票格式如图所示：,3、主要项目说明,1.发票类型：用户根据需要选择各种类型发票，可供选择的发票类型包括：专用发票、普通发票、运输发票、废旧物资收购凭证、免税农产品收购凭证。其他收据。2.发票号：必须输入，发票号可以不惟一，但发票类型+发票号 应惟一，即每类发票号必须惟一。3.开票日期：必须录入，可以自动取系统日期，可以修改。,4.订单号：输入的订单号必须是已有采购订单编号。订单号将采购发票、入库单和采购订单联系在一起，如果在各单据上都输入了订单号，那么为统计分析提供信息。5.供货单位：录入或通过供应商对照表选择录入，录入的单位必须在供应商档案文件中存在。,6.代垫单位：代垫单位是指与之进行采购货款结算的单位。录入代垫单位的目的，一是为了对运输发票的处理，即由货物提供单位代垫运输费用，收到运输单位（供货单位）开具的运输发票；二是为了集团企业采购管理，即向货物提供单位采购（供货单位），而对该单位上级主管单位（代垫单位）结算的采购业务。,7.采购类型：录入采购类型的目的是为按采购类型进行统计分析提供依据。8.采购部门：录入采购部门的目的是为接采购部门进行统计分析提供依据。9.业务员：录入业务员的目的是为按业务员进行采购统计分析提供依据。,10.备注：可选项目。11.存货编码：必须录入，该编码必须是存货档案文件中存在的编码。,12.存货名称、规格型号、计量单位：当输入存货编码后，计算机自动从存货档案文件中提取存货名称、规格型号、计量单位，并显示在相应的位置。13.数量：必须录入，不能为零，可以为负数。,14.单价：对专用发票是不含税价，对普通发票是含税价，可输可不输，不能为负数。当有数量、金额时，计算机自动计算出单价,即:单价=金额/数量15.金额：对专用发票是不含税金额，对普通发票是含税金额，可输可不输，当有数量、单价时，计算机自动计算出金额即，金额=单价 X 数量；当没有单价，但有价税合计时，也会计算金额。,16.税率：税率为正整数，需要时输入。17.税额、价税合计：不必输入，计算机自动根据公式计算得出并在相应的位置显示。税额=金额 X 税率；价税合计=金额+税额,4、在录入发票时考虑的问题,采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单，在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再将发票输入计算机做采购结算（报账结算）处理。此外，可以先将发票输入计算机，以便及时掌握在途货物。,1.直接录入2.根据入库单产生发票,如果货到入库，那么可以根据入库单产生发票，加快发票的输入。此时执行“调入库单”命令或驱动相应的功能按钮，系统自动从存货子系统中的入库单文件选择与发票有关的入库记录显示在屏幕上，用户可以依据所看到的入库单记录进行选择，系统将用户选择的入库单信息自动填制到发票窗口。这样可以加速发票的录入速度，发挥计算机数据共享的优势。待其他数据输入完之后，将发票存入发票文件中。,（二）采购结算,采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。在计算机条件下，由于各子系统之间实现数据共享，因此系统提供“自动采购结算”和“人工辅助采购结算”两种功能来自动确认采购成本。,1、自动采购结算 自动采购结算模块的功能是系统根据采购计单号自动从采购计单文件、存货子系统中的入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对，即将发票中的单价与采购订单文件中订货单价和暂估入库单价相核对，发票中的数量与入库单文件中收货数量相核对。如果核对结果完全相符，生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志；如果不完全相符，提示采用手工辅助采购结算。,2、手工辅助采购结算 手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对。当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时，将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单、采购发票、以及采购计单数据显示在屏幕上，通过审核，如果发票单价超出订货单价和暂估入库单价，及时查明原因。如果认为原因合理，用户发出“审核通过”命令，系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单（单到回冲），并根据采购发票结算出存货成本，生成一张蓝字入库单，自动传入存货子系统；同时在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志，并生成采购结算表。,（三）应付款处理,应付款处理模块的功能是从发票文件中筛选出付款到期日未付款发票，根据企业情况选择将要付款的发票，系统自动生成准备付款通知书，供出纳使用。,1、准备付款通知书1.用户输入“付款到期日”区间，如 1552004至30/52004。2.系统自动从发票文件中筛选出满足用户输入的付款到期日的所有发票，并将其显示在屏幕上，如表所示，其中“应付金额”列的值是通过发票文件中“发票金额已付金额”计算所得。3.选择准备付款的发票，即用户通过鼠标或功能键一一确定将要付款的发票，此时选择状态为“T”。,4.系统自动计算出应付金额总计，即系统自动对用户所选发票的应付金额求和，并将结果显示在“应付金额总计”处。5.取消准备付款的发票，即如果选择应付金额总计超过企业可用现金余额，用户通过“取消”功能将选择的准备付款发票取消，此时选择状态为“F”。6.打印准备付款通知书，将准备付款通知书从打印机中输出，供出纳使用。,2、付款1.自动付款:应付处理模块根据付款准备通知书文件自动开支票，并生成付款凭证：借：应付账款XX供应商 贷：银行存款 传递到账务处理子系统，记账时自动更新发票文件的已付金额字段。2.一般付款:一般情况下，出纳接到准备付款通知书后，手工签发支票，编制付款凭证，再通过总账子系统的凭证录入模块将付款凭证送入计算机，记账时自动更新总账子系统中相应数据文件，同时更新发票文件中该张发票的已付金额。,六、账表输出和统计分析,（一）采购与应付子系统账表输出方法（二）采购与应付子系统主要报表及分析,采购与应付子系统的账表输出和统计分析模块的功能包括查询采购、入库、付款等业务的各种账表，并从打印机、屏幕输出。与此同时，还实现对采购与应付等业务进行统计分析。其主要功能包括：采购执行表、采购明细表、入库明细表、采购结算明细表、在途明细表、采购综合统计表等；进行存货价格分析、供应商价格分析、采购类别结构分析、采购资金比重,分析、采购货龄综合分析等；账表输出应付账款明细账、总账、供应商余额表、应付款账龄统计分析、付款综合分析等。,（一）采购与付款子系统账表输出方法,由于采购与应付子系统应企业的核算和管理需求的不同，其所需的各种报表的内容和格式不尽相同，这些报表与财务上的账簿不同，没有统一格式。在计算机条件下，为了满足企业的需要，允许用户根据企业核算和管理的需要定义报表的格式，输入查询条件，计算机方便地从存放各种账表数据的数据库中提取数据，进行加工，高效、准确地生成各种账表和统计分析资料，并显示输出。其具体方法是：,1.设计报表格式 根据用户选定要输出的报表，计算机自动将与该报表有关的项目显示在屏幕上供用户选择，从而由用户决定报表中由哪些项目组成。,2.输入查询条件 报表格式设计之后，每次使用报表时输入查询条件，如日期项目，即用户输入日期以选择某会计期间的数据；供应商项目，即用户输入供应商以选择与某供应商有关的数据；业务员项目，即用户输入某业务员以选择与某业务员有关的数据等等。如果对某项目不输任何条件，计算机默认为不对该项作为条件进行筛选。,3.查看明细表 计算机根据用户输入的查询条件，把满足一定条件的数据筛选出来显示输出。如图所示的采购明细表就是按用户的设计产生明细表。,4.查看对应的原始单价 如果要详细查询报表中某行数据的详细单价信息，只要双击该数据行，计算机就会将该行对应的单据显示出来，实现了自动由账表数据直接查询单据的追踪功能。,5.输出和保存报表 当需要查看各种报表时，不仅可以在屏幕上看到所需的报表，还可以通过执行打印命令，将各种报表从打印机上输出。此外，如果需要保存报表，通过执行保存命令，可以将当前的报表格式和过滤筛选出的数据保存在计算机中。,（二）采购与付款子系统主要报表及分析,1、采购订单执行表及分析（1）采购订单执行明细表和统计表选择明细表或统计表，输入查询条件：系统自动将满足条件的订单显示在屏幕上或打印输出。,（2）分析采购计单执行明细表提供所有订单的各种货物的执行情况详细信息，利用该列表可以查询某采购员订单的执行情况；采购订单执行统计表是提供所有订单的各种货物的执行情况汇总信息，利用该列表可以查询某采购员订单的汇总执行情况。通过两张表对采购员的业绩进行分析。,此外，利用执行情况表和汇总执行情况表对供应商进行执行的情况、在某会计期间所有订单的执行情况、某供应商订单的汇总执行情况、在某会计期间所有