加油站财务管理制度细则.docx

加油站财务管理制度细则第一节现金及银行存款管理1.1 日常备用金管理备用金的借入。加油站可存放一定数额的备用金（具体金额由各单位财务部门根据实际需要核定），加油站填写借款单，由经理签名，经地（市）公司主管领导及财务经理（或总会计师）签字后，到财务部门借款。该备用金由核算员保管，用于日常零星费用的开支。1.2 日常备用金的支付核算员必须认真审核原始单据，经相关人员（审批人和验收人）签批后，方可支付现金，对单位结算时，金额超过IOOO元以上的必须通过转账支票结算，报销人应在原始凭证上签名确认。预计备用金不足时，核算员应及时向主管公司财务部门报账，补足备用金。一次性支出数额较大时也可直接到主管公司财务部门报账。1.3 日常备用金的归还年末结账前或核算员岗位变动时，核算员应归还加油站全部备用金，财务部门应出具收款凭据。次年再根据需要，重新核定备用数额，办理相关手续。1.4 日常备用金的监管公司财务部门定期检查或不定期抽查备用金的使用情况，加强对备用金的监管。1.5 营业现金管理1 .找赎金（零钞）的管理（1）找赎金由加油站直接向财务部门借支建立，每台收银机的找赎金最高上限为人民币500元（具体金额由各单位根据实际情况而定，找赎金借入程序同备用金借入程序）。收银员及当班主管应在当班期间时常检查并保证有足够的零钞。（2）交接班前，收银员必须清点找赎金，并保证移交给下一班有足够的零钞。(3)核算员应负责找赎金的“银行找零”工作，以保证零钞流通顺畅。2 .当班过程的现金管理(1)设专职收银员的加油站，收银机内可存放的现金最高上限为人民币2500元(具体金额由各单位根据实际情况而定)；若由加油员直接收款，直接收款加油员包内存放的最多现金实行限额管理(白天800元，晚上300元)。(2)当收银机内(收银员手中)的金额达到上限时，必须按以下程序将款项及时投进保险柜:收银员清点投币金额,填写投币单,在投币单上填写投币日期、班次、时间、金额，并签字确认，投币单随同投币金额放入投币袋，将投币袋封口后投入保险柜，填写营业款交接记录。3 .交接班时的现金管理(1)收银员与当班主管(核算员或前庭主管)清点收银机里的现金，按规定程序将本班最后一批交易现金全部投入保险柜。如发现长款时,填写现金长款单,不允许把长款抽走,发现短款时,应尽快查明原因后处理，收银机里只留找赎金。(2)本班收银员足额地将找赎金移交下一班的收银员，双方清点核实。1.6 营业收入的现金管理1 .每天由加油站经理和核算员一起从收银台的保险柜中将营业收入款项取出进行清点核查。在清点核查过程中，必须由核算员点钱，经理监督，2人同时进行。2 .核算员在清点现金前，必须与加油站经理、当班主管核对投款数量与营业款交接记录是否一致，然后按班次分开清点，并按要求填写销售日报表。3 .如当天现金清点后不能立刻送入银行，必须将现金封存好，放回保险柜中。4 .现金收入按规定及时缴存银行。(1)现金送存必须由加油站经理(或加油站经理指定人员)和核算员完成。核算员在加油站经理监督下填写现金进账单，送存银行。(2)银行上门收款。签订了银行上门收款协议的，必须严格执行协议书的规定，现金和票据只能交给确认的银行职员，并且银行职员要达到规定的收款人数才能交出，并及时登记营业款交接记录双方进行签字确认。(3)银行进账单经加油站经理背书确认后，随同销售日报表上报公司财务部o5 .核算员应根据现金收支情况与销售收入核对，确保无误。6 .现金长短款处理(专指开柜清点营业现金时)：(1)假钞/短款的赔偿：点钱时发现，由责任人赔偿；送存时发现，由核算员赔偿。(2)长短款必须如实反映。假钞/长短款的报告和处理：凭现金盘点报告表。营业现金的清点、存放、交接必须在白天进行，确保现金的安全。1.7 月末现金盘点月末最后一日由核算员盘点现金，经理监督。盘点后必须立即填写现金盘点报表，报告表上必须有核算员和经理的签名。长短款应及时反映，做法如日常盘点。结账前必须把手工账与电脑明细账核对一致。1.8 保险柜管理1 .投币式保险柜：加油站必须设有投币式保险柜并镶嵌入墙；保险柜的密码由核算员掌握,密码应定期更换;钥匙由加油站经理保管；只允许存放营业款；除营业款清点、银行上门收款、自行送存银行或公司检查环节以外，不得打开投币式保险柜。2 .财务室保险柜：只允许保存票据、印章、备用金。保险柜的钥匙和密码由核算员保管。3 .核算员请假期间，密码只能告知最近一个加油站的核算员；如果附近没有加油站，应告知上级财务部门所指定的人员。加油站经理请假时，钥匙只能交接给上级加油站管理部门指定人员。待核算员或加油站经理返回时，及时更改保险柜密码或交回保险柜钥匙，并做好相关记录。4 .如保险柜钥匙或密码遗失，加油站必须书面上报公司财务部门，由财务部门负责处理，加油站无权自行处理。1.9 银行存款管理1 .开设银行账户独立核算的加油站必须填写银行开户申请表，由主管公司财务部门按照股份公司规定的流程办理，经批准后开设银行账户。开户工作由核算员办理，开户行必须是公司认可的商业银行。报账制加油站在应用公司账户操作困难时，经公司财务部门批准可开收入辅助账户，只收不支，其存款每天全部划入主管公司中心结算账户。2 .银行支票的管理(1)需要购买支票时，由核算员填写好有关凭证，由财务主管批准后购买。购回支票，核算员应立即记录该本支票的起止号码。(2)核算员必须建立一个专用的支票登记本，记录支票的购买、使用和作废等情况。(3)支票使用应按号码顺序。作废支票，应划线、写“作废”字样并保留。(4)核算员有责任保管好所有支票(包括作废支票)。(5)有关银行印鉴的保管、使用和交接等应按内部控制制度要求规定作进一步细化。加油站的财务专用章由会计(核算员)保管，银行备案的印鉴(个人名字)由加油站经理保管。3 .收取银行支票的管理客户用银行支票购买商品时，加油站收到银行支票后不能直接付货，应首先填写进账单，送存银行，待确认货款到账后，及时登记支票登记簿并告知客户，立即通知加油员或便利店营业员付货。4 .信用卡收款的管理客户使用信用卡，收银员应确认客户身份是否为该卡的拥有人(验看身份证、核对卡上照片是否与持有人一致或密码是否正确、签名是否一致等)，确认后刷卡通知付货。5 .银行存款余额调节表(1)根据银行存款日记账，定期逐笔核对银行账单，按日编制银行存款余额调节表并调节相符。(2)未达账必须写清楚原因。(3)若未达账账龄超过1个月而不能自行解决时，必须及时向公司财务部门汇报。6 .银行存款的监管。公司财务部门应定期检查加油站的银行存款情况，核实加油站营业款交接记录、银行存款对账单、加油站油品销售日报表等是否一致。1.10 预收货款的管理1 .客户通过现金或银行存款的方式预付油品货款，分批分次提取油品，加油站应该为客户建立加油站固定客户加油明细账，跟踪管理。严禁用甲客户预收款抵乙客户赊欠油款，严禁用预收账款套取现金或赊销。2 .核算员按月核对预收货款余额，每半年协助上级财务部门与客户进行预收账款余额的签认对账工作。1.11 定期结算货款管理1 .核算员每月依据定期结算合同约定的结账时间，根据加油站固定客户加油明细账，清理客户累计加油数量、欠款金额，及时通知客户结算货款。2 .核算员按月核对应收货款余额，每半年协助上级财务部门与客户进行应收账款余额的签认对账工作。第二节固定资产管理2.1 固定资产验收流程1 .加油站经理按照片区（经营部）填写的物资验收单与实物进行检查。2 .根据物资验收单填写加油站设备及工具管理台账。2.2固定资产的保管1 .建立加油站设备及工具管理台账。加油站必须按固定资产名称、数量、存放地点、实物保管人等建立加油站设备及工具管理台账。2 .加油站经理是加油站资产保管的第一责任人；实物保管人是直接责任人,对其所保管的资产负有直接责任。第三节商品资金管理3.1 商品购进管理加油站根据加油站计量验收入库单V20升数登记加油站库存油品计量账，对购进油品原发数与实收数存在的差异，根据业务部门的处理结果和相关规定进行账务处理。3.2 商品销售管理销售油品时，加油站应出具正式销售发票。加油员根据加油机泵码数（Vt数）填写加油站交接班记录，交接班双方对交接班记录进行审核签字。加油站经理审核加油站销售日报表并签字，计量员根据加油站销售日报登记加油站库存油品计量账。3.3 商品储存管理1 .根据加油站计量验收入库单、加油站油品销售日报表登记力口油站库存油品计量账。2 .库存商品的盘点。加油站必须按规定时间盘点，盘点时间为每月月末。在盘点时，对实物盘点数按照V20修正系数进行修正。加油站每月依据储安部下发的体积交接差异调整表进行账务调整后，月盘点益损的账务处理经有关部门或主管人员审批后在本月进行，年度盘点益损的账务处理在决算中进行。对盘点出现的盘盈、盘亏，必须按品种、规格登记，并按公司有关规定处理。第四节费用管理4.1 费用报销程序1 .加油站根据主管公司分解的费用预算安排及核定的月度定额费用预算指标，安排日常的经营活动。加油站预算范围内定额费用支出由公司相关部门根据审批权限签字报销。大额支出、专项支出、非预算费用等必须先报公司财务部门，由公司领导根据实际情况，经研究同意后方可开支。2 .员工应如实填写费用报销单，票证应符合内控管理要求，并在经手人处签名。3 .费用报销单的审批按照审批程序执行。第五节内部往来管理5.1 加油站之间的往来管理1 .加油站之间的固定资产调拨，按照固定资产管理制度执行。加油站只对固定资产明细账(卡片)做相应的增减记录。财务部门与有关加油站核对固定资产明细账。2 .加油站油品原则上不得互相调拨。因特殊情况，作为公司直接发油至调入加油站，调出油品的加油站，非集中纳税与集中纳税加油站之间调拨，调入站应做购入，调出站做销售处理；合并纳税加油站之间调拨，账务上只冲减公司发油量，不得记为向调入加油站的油品销售。第六节发票的使用和管理6.1 发票的领购1 .合并纳税的加油站使用的各种发票由主管公司财务部门统一向国家税务机关申请购买或印制；独立核算的加油站从税务局购买。增值税专用发票在税务机关购买后，在税务部门规定期限内有效。普通发票可由公司向税务部门申请按年印刷。2 .加油站对普通发票实行验旧领新限量发放，核算员要登记加油站发票领用缴销登记表。空白发票必须专人保管，存入保险柜内。6.2 发票的使用1 .按规定开具发票(1)据实向付款单位(个人)开具发票。填写时应项目齐全，字迹清楚，按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联号一次性如实填写，不得跳号缺号。发票作废，必须在原发票上注明“作废”字样并在所有联上加盖“作废”章，一式数联应全部完整保存。(2)使用税控收款机的加油站每五天的最后一天由收款员按规定操作流程对已操作的专用发票明细报数器（U盘）上报综合管理员，由综合管理员每月申领发票时将专用发票明细报数器上报片区（经营部）发票管理员，片区（经营部）收集数据，审核后上报公司财务部门。由财务部门发票管理员在税控收款机后台系统进行数据收集，并进行审核。综合管理员对专用发票明细报数器在税控收款机上作状态回送操作。保管好用户卡、专用发票明细报数器、密码保管工作，防止遗失密码。（3）配置的增值税防伪税控系统，应按照税务部门的规定由专人负责使用和管理，保证增值税防伪税控系统的正常使用。不得将系统的密码告知他人，不得将专用防伪税控系统的计算机用做其他用途。（4）增值税专用发票不得随意开具或虚开、多开、代开红字发票。如发生销货退回、开票有误等情形但不符合作废条件,或因销货部分退回及发生销售折让,确需开具红字发票的，必须取得对方税务机关的“开具红字增值税专用发票通知单”后，方可开具红字发票。如果在开具专用发票当月发生销货退回、开票有误等情形，收回退回的发票联、抵扣联符合作废条件的，按作废处理，可重新开具正确的发票。（5）未经税务部门批准，不得拆本使用发票；不得自行扩大专业发票使用范围；不得转借、转让、代开发票；不得跨规定的使用区域携带、邮寄、运输空白发票。2 .按规定填报发票使用明细表。应由核算员按月填写“增值税（专用/普通）发票使用明细表,其中对增值税发票应按号码顺序填列，加油站普通发票可分月按本汇总填列，次月5日前交财务部门审核后申报缴纳增值税。6.3 发票的领用、发放、保存、缴销1 .发票应当按照税务机关的规定存放、保管。发票领用由核算员与收款员（或前庭主管）交接，当班与下班的交接，要在加油站发票领用缴销登记表、加油站交接班记录上登记，并明确各自的责任。2 .空白发票发生丢失，应于丢失当日书面报告主管税务机关、地（市）公司，并采取必要措施挽回损失。3 .购买商品（包括生产性低值易耗品、材料物资、消防器材等）必须从销售方取得增值税专用发票，并由财务部门按月填写“增值税（专用发票/收购凭证/运输发票）抵扣联明细表”，随抵扣联向税务机关申请抵扣增值税。4 .取得的增值税抵扣联必须妥善保管，不得污损、折叠、挤压或用大头针、曲别针扎结，以免影响税务机关对抵扣联的自动扫描识别。5 .普通发票的领用、发放、保存、缴销（1）必须设专人负责，建立领用、发放、回收、上缴发票保管账，做到手续严密，登记准确，双方签字，防止丢失。（2）发票不得转借、转让、代开、虚开、买卖、撕毁和擅自销毁。（3）发票不得超越规定的范围和规定的区域使用，不得重用、挖补、涂改；不得拆本使用；不得携带填开。（4）所有开具的发票要填写购货单位全称，以备查验；支票名称和发票名称必须相符；用户使用现金时要有经办人签字并留身份证号码备查。（5）据实填写购货单位（个人）购买商品名称、数量、金额、填开日期、开票人、收款人,字迹工整，要求做到全组一次复写，大小写数字要封口，小写金额处划封线时必须由上至下封全，不准出现空白。（6）发票必须开具后再在每一联上加盖“发票专用章”，绝不允许空白发票加盖“发票专用章”；（7）每本发票封皮上的内容要求填写齐全，并且加盖带有发票审核人的发票审核戳记。（8）对于作废发票必须加盖“作废”戳记，整组保存并注明发票作废原因。（9）发票的收回。对于使用完的发票存根联必须按照领用批次，按本编号排序，并注明使用单位、数量，及时返回公司营销部。6.增值税发票领用、开具、保存、缴销（1）增值税发票开票点必须严格遵守税务部门关于发票管理的规定，存放于专门的保险柜中，由核算员负责领用、开具、保管。（2）增值税防伪税控系统防伪开票子系统只能用于开具增值税发票，不准装入其他软件，专机专用，并且必须由负责管理发票人员设置密码。金税卡和税控IC卡必须妥善保管，不得丢失。（3）要求开具增值税发票的单位必须提供税务登记证副本并留复印件备查。社会经营单位和社会加油站还需提供成品油经营许可证、工商营业执照。（4）对公司内部没有开票机的加油站到本站开具增值税发票的必须填写发票登记表后再开具发票，并签字备查。（5）开具增值税发票时，要将防伪税控开票子系统提示将要开具的发票代码和号码，与所要开具的纸质发票代码和号码认真核对，填开项目内容齐全核对相符后，再开具并打印纸质发票。（6）关于“销项负数”的规定。必须盖有税务部门“无法认证”戳记的发票，并且取得开具红字增值税专用发票通知单后，方可开具“销项负数”发票；在填开“销项负数”发票时，必须在备注栏注明原发票的开票日期、发票号码、发票代码及开具“销项负数”的原因；更换新发票时，要求在备注栏注明原发票的开票日期、发票号码、发票代码及更换发票的原因；要求更换后的新发票和“销项负数”发票及原发票一同传递到公司营销部审核后入账。（7）关于“作废发票”的规定。“作废发票”操作要把作废的发票各联次全部找齐，注意纸质发票和电子信息必须同时操作，而且只能在当月开具的发票中操作。税务部门要求发票差错率不准超过1%。（8）各分公司根据当地实际情况规定抄税日，在规定时间内把相关资料报到公司主管部门。要求携带税控IC卡、打印的增值税发票明细及汇总表。（9）增值税发票应及时上报主管会计审核。7.已经开具的发票存根联应当保存5年，不得擅自损毁；保存期满，报经主管税务机关审查后，方可销毁。详细步骤见附件二流程23加油站普通发票管理流程图和附件二流程24加油站增值税发票管理流程图。第七节非油品财务管理1商品采购1 .地区公司集中采购模式加油站根据商品的库存及销售状况填制商品采购订单，报地区公司主管部门;主管部门采购后配送给加油站。2.加油站直接对外采购模式加油站根据非油品的库存及销售状况制定采购订单，报地区公司主管部门审核后指定供应商处采购，由供应商负责配送。2商品入库商品配送到加油站后，由便利店主管验收入库，便利店主管必须核对采购订单，验收无误后，双方在商品配送单上签字确认。3商品销售每班营业结束后，营业员清点货款、存货、结算销售小票，制作销售班报，预留找零款，并将当班的营业款上交，及时入账。营业员每日根据原始凭证编制销售日报表，经加油站经理审核后上报财务部o如原始凭证有误，经加油站经理授权后才能进行修改，加油站经理须签字确认。4库存商品盘点非油品业务的库存商品在交接班和月末时进行盘点。商品盘盈、盘亏须经非油品业务主管部门和财务部门审核后方可作账务处理，盘盈、盘亏的账务处理须当月反映。5资金收入非油品业务的资金收入必须纳入加油站上门收款范围；设定现金收入限额,对达到限额的现金及时投送保险柜，对未按规定投送而造成资金安全事故的由责任人负责赔偿；每日交接班时需根据非油品业务销货日报表对其资金进行盘点。