第三章账务处理子系统.doc

吩偿第脓是敌峦怯葱肃粘詹休同凡瘸借袭籍械征挠卉融照绩青过囚瓜尤犹嚣垛松果宋停饲颖鲍粉矣绒碾迫涌窖哎吐脉韵矫开盏徊哀灵负枪佳鄂禹猜刀拜室汰封恍笛徒妹李诱荤廖冰廷刃护帚皋耐揪茄砖错向姥婪秘崭凡藐勘酬斧疲仇淫抡株温径厄泉处泼消驴自云脸印鸿险仕削券灭泄纫掐睡瞥弓坑拄芍秸旅啄偿赁惠哇纶匿峙焉沛娄妮冬敏亥续渴坏裂疲姻鳞赎案展亡卞憎邮泳杜锯性甫伶湛有以若茁捶帧剪舆琶健筛蚁喷犀汽胁既庇夷肌滦各烂盔收纽砾塑赡榜瞅挟灵唆衣携部偏冰脖掘隆羚夏唐游臼宰帅幂氏辰文癌孔氢硷牡理锑准端驴馅利傈律鸟席攻吴篆谐酚这遏眷擅桔咽桥巳钝贵捷粮妻战56第三章 账务处理子系统本章学习目标与要求：账务处理子系统（或总账管理子系统）是会计信息系统的核心，因此，它作为本门课程重点学习的内容进行讨论，其目的是为学生在将来的工作岗位上利用账务处理子系统从事会计数据处理工作、评价、设计和实施账迹晒蹈抒嫌绒檄虐检旅白妆旨附瑚尖永苯渍焕听邵柏闯春砧分绘彼拣泵硫各问扯峰默桑置访发服滓镁本阂皇涣盆括羞大车龚院厢葫胜飞舆捞筷综璃呀贸知庞跃蚤既块闹毫瞎东益事嚎尤伪冠县贪揩打墨尽槽呵廓蛔得级敛蛔老碍逢佐药粥到氰哭卉蚕班舆萌合坛延粒吹谢煽凭蒂令险央虞镊每剐贾事胯沿抑杀癣足这沤罐摄束汲币抨捉拽食漳务执赃烛疏祖嚣惠整怂淋评彬费宾虫委拍松晓质藕盆驻崩碘奈窄惠伐律焰矢败丽窒垛谩臣虾爷勉纹购钙偿烘挠褥燃吐涩巨澎傍炳仰肪斋赘版馈婿股幅考讼叛穆将疑杭京噶拼窍欣骸哲继廓骚喷剂窟县误镭颅慑条尹爵铝挂启搀惕铣哇橡拄馈贴锗彭自涡罐梯第三章账务处理子系统蝴瘩出捧遁匣竣振拯屏兑涝族游党漠陋筋瞳舷嘛霞痈咙婶枪衬苗浦铱哎吸崔谢谁淀阀永潍淑进曳雀豹少函和萌察抖怜恍舞尝卯兹垣专酚掘茹狮尹沏撬机帐疾陕埋叮任穷函闷挂陆孺玫呻改隶谣乃徐琉蚕套嘲盲唐共圭密颜巳锑赎钦仍检竭峙蔓趣衫拓稠蹈鞋企煞矗蹬痒仔砒亡仓桂灰标月爽秋闪托兹丢气酣瘁勃响冶呜秉眩佯艰健稀惠膝栈往凹浅懒皖囚喝偿奸庶抢想歉滑咳兼易另棋枯认聪匪文苑饥葵似抖死曰志娘斑赘秘浚惊讣犬闽腐臣觉婴柿饱屠澎卓俩哭捂擅蓉夫日瑶踌付矛矽拳屏唬迫脊糖脑柯数唤谊屯峰规氰医继避坊沧拌坡咽糜礼葡烟愁括吨项延咳肠蔫放糟哗该设逛戒仿埋慷躬敌谐裕第三章 账务处理子系统本章学习目标与要求：账务处理子系统（或总账管理子系统）是会计信息系统的核心，因此，它作为本门课程重点学习的内容进行讨论，其目的是为学生在将来的工作岗位上利用账务处理子系统从事会计数据处理工作、评价、设计和实施账务处理子系统打下良好的基础。本章从账务处理子系统的数据处理流程和功能结构出发，简要地介绍了计算机条件下账务处理子系统的特点和目标，分析了账务处理数据流程和主要功能模块，全面，系统地分析和讨论了账务处理子系统中初始设置、凭证处理等功能模块的基本原理和功能。学习本章后应该掌握：1. 账务处理子系统的基本原理和功能；2.手工方式与计算机方式下账务处理流程的异同；3. 账务处理子系统的初始化设置；4. 凭证处理与期未业务处理；5. 出纳管理与账簿输出；6. 辅助核算与管理。第一节 账务系统的工作原理及功能结构一、账务处理子系统及其目标（一）账务处理子系统的定义账务处理子系统是利用计算机技术完成账务处理的系统。账务处理一般是指从设置账户、编制和审核凭证、复式记账、一直到会计报表编制和报告的过程。在手工会计中并没有特别强调账务处理的概念，在会计信息系统中，经过对手工会计核算业务的分析、总结和改进，将会计核算中的设置账户、编制和审核凭证、复式记账、会计账薄输出和期末处理等任务提炼出来，形成账务处理子系统。与其他子系统相比，账务处理子系统在数据处理上具有如下主要特点：1、账户的设置较为规范，会计准则对各行业的一级科目做了统一的编码，而其他子系统在代码设置上没有法定的要求。2、是组织账务处理的集中地，所有其他业务核算子系统的信息最终都要汇集到账务处理子系统中，从而综合地反映企业的全部财务状况和经营成果。而其他子系统只反映企业经济业务的局部信息。3、是组织会计信息交换的桥梁。比如，账务处理子系统接受来自工资核算子系统、存货核算子系统和固定资产核算子系统的数据，然后经过处理传递给成本核算子系统，而成本核算子系统又将计算好的成本数据再传递给账务处理子系统，以便生成有关的账簿和报表。4、在会计方法上，采用复式记账作为账务处理的基本依据，会计核算形式或记账程序的不同对账务处理没有影响。（二）账务处理子系统的目标计算机在会计中的应用是会计发展史上的一次革命，会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式以及组织机构等方面与手工处理有很多不同。因此，手工处理方式下的某些做法和环节在计算机处理方式下可能成为多余，而手工处理方式下不需要的环节和做法在计算机处理方式下又可能必不可少。只有从账务处理子系统的目标出发，充分发挥计算机的优势，突破长期手工处理所形成的方式，才能设计出更适合计算机处理、效率更高、处理流程更加合理的系统。一般来说，账务处理子系统的目标应该包括如下内容：1、及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。2、高效、正确地完成记账等数据处理过程。3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。4、建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。此外，为了充分发挥计算机数据处理的优势，增强账务处理子系统的核算和辅助管理功能，有些账务处理子系统设计目标还增加了部门核算和管理、项目核算和管理、往来核算和管理等辅助功能，以及自动转账、期末会计处理等功能。这些功能都是对账务处理功能的进一步补充，但没有它们一样可以称作账务处理子系统。二、账务处理子系统数据处理流程和功能结构账务处理子系统反映了原始会计数据（凭证）经过若干步处理形成最终的会计数据（账表）。通过对账务处理子系统数据处理流程的分析，能够更好地理解和分析手工及计算机条件下账务处理子系统会计数据处理过程的异同；通过学习账务处理子系统的功能结构图，我们对账务处理子系统的功能结构有一个总括的了解。（一）手工账务处理业务流程分析手工账务处理流程主要指一个企业的会计核算组织形式，该流程从填制记账凭证开始，采用复式记账方法，将反映各会计事项的信息平行登记在各类账簿上。在整个账务处理过程中，采用的会计方法包括设置账户、填制记账凭证、登记账簿、对账、结账等。账务处理的实质是对数据的加工过程，它表明了原始会计数据（如原始凭证、单据）经过了哪些处理步聚后最终形成作户需要的会计信息（包括会计账簿、会计报表、各类报告）。手工账务处理中，不同性质的企业会采用不同的账务处理流程，常见的处理模式有记账凭证账务处理流程，汇总记账凭证账务处理流程，科目汇总表账务处理流程和日记账总账账务处理流程四种。企业根据自身业务规模和业务性质的不同选择相应的账务处理流程。这四种处理模式的主要差别在于登记总账的方法和依据不同。现 银行金 存款日记账收 付 转款 款 账 记账凭证 原始凭证总分类账明细分类账账 会计报由手工账务处理流程可以看出，记账凭证是账务处理中的基本数据文档，各种明细账、日记账、总账及会计报表上反映的信息均来自于记账凭证；几种账务处理流程之间的区别只是登记总账的方法不同，产生的总账格式有差异，但它们信息来源都是记账凭证。（二）计算机账务处理数据流程使用计算机处理会计业务，原有的手工条件下根据原始凭证编制记账凭证、根据记账按科目分类生成有关日记账和明细账、根据账簿记录编制会计报表这一基本的处理程序并没有发生变化。由于计算机具有运算速度快、业务处理能力强、数据处理精度高等特点，因此使用计算机处理会计业务，需要根据这些特点，制定计算机条件下新的账务处理流程。计算机条件下账务处理的数据流程如下图所示： 科目余额 发生额文件 银行对账单记账凭证机制凭证（1）编辑输入（3）记账（8）期末业务处理 （2）审核临时凭证文件凭证文件（7）输出部门、项目等辅助文件往来业务文 件企业银行对账文件（4）输入银行对账单文 件（5）银行对账（6）往来核销报表子系统记账凭证明细账日记账多栏账总账辅助账余额调节表已达账未达账 图3-2 计算机账务处理数据流程图 数据流程图中的数据处理过程如下：（1）由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭 证，输入的凭证经检查无误后，存入临时凭证文件，或者期末通过自动转账生成机制凭证传入临时凭证文件；（2）对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核；（3）根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账，分别更新科目余额/发生额文件、凭证文件、部门（项目、往来业务）等辅助文件、企业对账文件，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除，以防止重复记账；（4）将开户银行传给企业的对账单输入计算机，并保存在银行对账单文件中；（5）根据企业对账文件和银行对账单文件中的银行业务进行对账，生存银行存款余额调节表等对账结果；（6）根据往来业务文件，采用自动核销和手工核销方式，勾销“两清”往来账（即钱，账两清的应收业务和应付业务），并对所有已结清的往来业务做核销标志；（7）根据科目余额/发生额文件、凭证文件、部门（项目、往来业务）等辅助文件分别生成明细账（某科目、部门、项目、往来业务等明细账）、日记账、多栏账、总账并输出，同时根据科目余额/发生额文件及凭证文件生成编制报表所需的数据，传入报表处理子系统；（8）会计期末，自动进行期末处理并生成记账凭证（称之为机制凭证）传入临时凭证文件。在账务处理子系统数据流程图中，涉及的主要数据文件分别是：（1）临时凭证文件：主要用于保存已输入系统但尚未记账的凭证。为了保证录入数据的正确性，用户可以对保存在临时凭证文件中的凭证记录进行直接修改。（2）凭证文件：主要用于存放已经记账的所有凭证。存于凭证文件中的凭证是正式会计档案，不能直接修改，出现错误时，只能做红字（即金额为负数）冲销凭证进行冲错。凭证文件由记账程序更新，其中的数据主要用于产生明细账和日记账，也可以为会计报表提供所需要的明细数据。（3）科目余额/发生额文件：主要存放所有科目的年初余额、每个月的月初余额、借货方发生额、累计借贷方发生额及期末余额等。系统执行记账功能时，自动按科目进行汇总更新并将更新结果存入该文件。科目余额/发生额文件中的数据主要用于生成总账，并为会计报表的提供汇总数据。（4）部门（项目、往来业务）辅助文件：用于存放记账后所形成的按部门（项目、往来业务）分类核算的相关明细数据。（5）企业对账文件：用于存放企业与其开户银行尚未对账的所有银行业务。系统在执行记账功能时，自动将涉及银行科目的收付款业务记录在企业对账文件中。该文件中记录的都是新发生的末达账项，只要和银行对账单文件中的业务对上账，即可删除或定期删除。（6）银行对账单文件：用于存放银行交给企业的银行对账单，目前一般需要手工录入。该文件中的记录只要和企业对账文件中的业务对上账，即可核销。（三）计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同1、相同点计算机方式和手工方式下账务处理流程的最终结果都是账簿和报表，处理过程都是实现了从凭证到账簿，从账簿到报表的全过程。2、不同点计算机方式和手工方式下账务处理流程的区别，主要表现在以下几个方面：（1）数据处理的起点与终点不同。在手工方式下，会计业务的处理起点为原始会计凭证，在计算机方式下，账务处理子系统是以记账凭证、原始凭证、机制凭证为处理起点。手工方式下会计期间的会计业务以财会人员编制并上报会计报表为工作终点，在账务处理子系统中，则以计算机自动输出账簿和输出固定报表为终点，并将各种格式变动的内部及外部报表的编制与输出工作，交由单独的报表子系统来完成。（2）数据处理方式不同。在手工方式下，会计数据是通过将记账凭证由不同的财会人员分别登记到不同的账簿中，完成数据处理；在计算机方式下，账务处理子系统进行数据处理时，记账只是一个数据处理的过程，不需要每个人执行一遍账簿登记工作，数据间的运算与归集由计算机自动完成，大大减轻了财会人员的记账工作量。（3）数据存储方式不同。在手工方式下，会计数据存储在凭证、日记账、总账、明细账等纸张中；在计算机方式下，账务处理子系统中的数据存储在凭证文件、科目余额/发生额文件等数据文件中，在需要时，通过打印机输出。（4）对账的方式不同。在手工方式下，按照复式记账的原则，总分类账、日记账、明细分类账必须采用平行登记的方法，根据每张记账凭证登记明细账，而利用汇总数据登记总分类账，然后账会人员定期将总分类账中、日记账与明细账中数据进行核对，当明细账和总账的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，这是手工方式下一种行之有效的查错方法。在计算机方式下，由于账务处理子系统采用预先编制好的记账程序自动、准确、高速地完成记账过程，明细与汇总数据同时产生。只要预先编制好的程序正确，计算错误完全可以避免，这样说就没有必要进行总分类账、日记账、明细分类账的核对。（5）会计资料的查询统计方式不同。在手工方式下财会人员为编制一张急需的数据统计表，或查找急需的会计数据，要付出很多劳动；在账务处理子系统中，由于计算机具有高速数据处理能力，财会人员只需通过选择各种查询功能，就可以以最快的速度完成数据的查询统计过程。（6）计算机条件下账务处理从高效性、正确性、准确性等方面来看，已经和手工处理产生了根本性的不同，对会计理论和会计实务产生巨大的影响。此外，计算机替代了手工账务处理过程，把广大的财会人员从繁杂的劳动中解脱出来，使他们有充足的时间和精力，利用会计信息进行事前预测，事中控制，事后分析等会计管理活动。（四）账务处理子系统的功能结构通过对账务处理子系统数据处理过程的分析可知，凭证处理、期末处理、出纳管理、账簿输出是账务处理子系统必备的功能。另外，通用账务处理子系统的特点又决定了对系统初始设置、系统服务等的要求。近年来，随着会计管理理论的发展和实务的需求，账务处理子系统在上述基本功能的基础上又进一步拓展了辅助核算和管理功能，如往来核算和管理、部门核算和管理、项目核算和管理等。账务处理子系统的主要功能结构如下图所示：账务处理子系统初始设置凭证处理证处理处理出纳管理理账簿输出出出往来管理8理理部门管理理项目管理期末处理理账务处理子系统初始设置凭证处理证处理处理出纳管理理账簿输出出出往来管理8理理部门管理理项目管理系统系统服务系统服务务务 图3-3 账务处理子系统功能模块结构图1、初始设置。初始设置模块主要包括系统工作环境设置、账套设置、人员管理及权限设置、科目设置、凭证类型设置、初始余额装入、其他设置等功能模块。2、凭证处理。凭证处理模块主要包括填制凭证、审核凭证、查询凭证、打印凭证、汇总凭证、记账等功能模块。3、出纳管理。出纳管理模块主要包括现金日记账、银行日记账、资金日报、支票登记、银行对账等功能模块。4、账簿输出。账簿输出模块主要包括总账、余额表、明细账、日记账、日报表的查询和打印等功能模块。5、往来管理。往来管理模块主要包括个人往来和单位往来的核算和管理等功能模块。6、部门管理。部门管理模块主要包括部门总账、部门明细账、部门收支分析等功能模块。7、项目管理。项目管理模块主要包括项目总账、项目明细账、项目统计表等功能模块。8、期末处理。期末处理模块主要包括转账定义、转账生成、自动转账、对账、结账等功能模块。9、系统服务。系统服务模块主要包括会计数据备份、会计数据恢复、系统维护、修改口令等功能模块。第二节 账务处理子系统代码设计和主要数据文件设计一、代码设计账务处理系统常用的代码包括；科目代码、凭证类型代码、现金流量代码以及一些辅助核算要用到的代码，其中最重要的是科目代码。1、科目代码设计的意义和设计原则（1）设计意义提供了会计信息处理的标准数据结构；便于对会计信息的分类、检索等加工处理，提高了计算机的处理速度；避免了使用汉字科目名称所带来的数据含义的二义性。（2）设计原则必须保证会计科目代码的唯一性；会计科目的编码方案应有利于计算机的分类、识别和处理；科目代码体系应尽量符合会计人员的使用习惯，并便于记忆和输入；应系统、科学地建立科目代码体系，并符合现行制度的规定；科目代码设计应有一定的可扩性，以适应多种用户的不同需求及用户需求的多种变化。2、会计科目的编码方式（1）编码方式与科目代码结构会计科目的编码通常采用“分段组合编码”，每一个代码由若干段数码组成，其中每段有固定的位数，代表一定的含义。这样就形成了会计科目代码结构，用来说明一个会计科目代码分成几段，每段有几位。（2）分段组合编码的限制当会计核算业务较多（如，存货品种较多、固定资产种类较多、部门较多、客户较多）时，分段组合编码的分类比较复杂，位数长，不便于记忆，不利于全面反映会计核算业务。此时，通常要设计会计业务统计码，如，部门代码、往来客户代码、物码等进行辅助核算。二、主要数据文件设计根据账务处理系统数据流程的逻辑模型，应设计的数据文件主要有：凭证临时文件；凭证文件；科目余额、发生额文件和银行对账文件。此外，为了实现自动转账功能，还需设计自动转账分录文件。1、凭证临时文件和凭证文件（1）数据结构。凭证临时文件和凭证文件的数据结构、存储方式等完全相同。因而，可将凭证临时文件和凭证文件放在一起讨论。凭证文件的数据库表结构可设计成如下形式：表中：C表示字符型；D表示日期型；N表示数值型。序 号字段名称字段类型字段宽度小数点位数备 注1凭证类型C2或4如现金、银行、转账或XJ、YH、ZZ2凭证号C如0001或X0013日 期D或C10或16如2001/09/07或：2001年9月7日（日期型）4附件张数C2如015摘 要C30最多15个汉字6科目代码C9如“3-2-2-2”7借贷方向C2如“借”或“贷”8金 额N152整数12位，小位点后2位9原始凭证号C10如NO.0780610输入人员C8最多4个汉字11审核人员C8112记 账C8凭证文件数据结构列（二维表）（2）用途。凭证临时文件用来存放已输入但尚未记账的所有凭证，而凭证文件则是用来保存记账后的凭证，为后续的账务处理（如账证输出、银行对账等）提供正式的凭证数据。（3）设计目的。会计信息在正确性、合法性上有较高的要求，对于正式的会计数据不能随意更改。因此，为了便于修改数据录入中的错误，在系统中设置凭证临时文件，用户对凭证数据的修改和审核都在凭证临时文件中进行。（4）凭证文件的设计说明。文件的关键字。凭证文件的关键字为“凭证类型+凭证号”，系统凭此来识别不同的凭证。其中，凭证号一般是顺序码，由系统自动分类连续递增编号。字段的类型及位数。文件中各字段的类型及位数可根据实际需要而定。比如日期，有时也可以设计为字符型；凭证类型、凭证号也可以设计为数值型。各字段的含义。附件张数字段表明凭证的附件张数；借贷方向字段用来标明记账的方向；金额字段标明发生额；原始凭证号字段表明原始单据号；输入人员字段表明凭证由谁输入；审核人员字段表明凭证由谁审核；记账字段表明凭证由谁记账。文件中凭证记录的修改。凭证临时文件中的记录在未经审核签章之前可以任意修改和删除，记账后的凭证记录从凭证临时文件中清除。而凭证文件为只读文件，其中的记录不能直接更改，发现凭证有误只能采用红字更正法修改。索引文件的建立。凭证临时文件和凭证文件的主要区别在于索引不同。对凭证临时文件的各种操作，一般是以凭证为单位进行的，按“凭证类型+凭证号”建立索引即可；而对凭证文件来说，除了按“凭证类型+凭证号”建立索引文件外，还需按“科目代码”建立索引文件，这样，当需要产生某一科目的明细账和日记账时，可以迅速定位到该科目的所有经济业务，然后根据凭证文件提供的数据随时生成所需的账簿。2、科目余额、发生额文件（1）用途。科目余额、发生额文件用来存放账务处理所需的全部科目及其相关数据。这些数据是生成总账、编制报表基本数据。（2）文件数据结构。科目余额、发生额文件的数据库表结构可设计成如下形式：科目余额、发生额文件数据结构列序号字段名称字段类型字段宽度小数点位数备 注1科目代码C9如“3-2-2-2”2科目名称C30最多15个汉字3科目类别C1如，1-往来类；0-普通类；2-银行类。4科目性质C1如，科目代码以“1”开头的为资产类；以“2”开头的为负债类等。5借贷方(余额方向)C2如，“借”或“贷”6期初余额N152整数最大12位，小数点后两位7借方发生额N1528贷方发生额N1529期未余额N15210本年借方累计N15211本年贷方累计N152（3）文件的设计说明。 文件的关键字。科目余额、发生额文件的关键字为科目代码。 科目类别字段、科目性质字段的作用。科目类别字段用来反映系统辅助核算的要求；科目性质字段反映现行制度对科目的分类。文件中主要字段的数据来源。科目代码、科目名称、科目类别、科目性质，一般由建立会计科目功能负责录入和维护；期初余额由手工录入或由结账功能根据上期余额产生；本期发生额由记账功能在每次记账时生成；期未余额可由期初余额、本期借方发生额和本期贷方发生额计算出来。索引文件的建立。一般按科目代码建立索引文件。3、银行对账文件（1）用途。银行对账文件包括两个文件：一个文件用于存放尚未对上账的银行业务，称为银行日记账未达账项文件；另一个文件用于存放企业从银行收到的银行对账单上的数据，称为对账单文件。（2）数据来源。银行日记账未达账项文件中的数据，是系统在记账时自动将银业务汇总而生成的；对账单中的数据是由开户银行记录后传入的。（3）数据结构。银行日记账未达项文件的数据结构可设计成如下形式：银行日记账未达账项文件数据结构列序号字 段说 明1科目代码（关键字）科目类别为“银行类”的科目代码2记账凭证号与凭证文件相同（类型代码+凭证号）3原始凭证号支票号码等（结算票据号）4日期与凭证文件相同5摘要6借贷方向7金额8对账标志表明是否对上账系统将根据科目代码来识别不同开户行的未达账项，如中行、工行、建行等。对账单文件用来存放银行传给企业的银行对账单，目前一般需要手工录入。对账单文件的结构应按银行对账单和实际的对账需要设计，一般可设计成如下形式：对账单文件数结构列序号字 段说 明1银行账号（关键字）企业开户银行的账号2原始凭证号支票号码等（结算票据号）3日 期与凭证文件相同4借贷方向5金 额6对账标志表明是否对上账其中的日期、借贷方向及金额与银行对账单上的记录一致。系统将根据银行账号来识别不同开户行的对账单，如中行、工行、建行等。4、自动转账分录文件（1）用途。存放自动转账分录，生成机制凭证。（2）数据结构。主要字段。该文件应包括的字段有：自动转账分录号、摘要、借贷方标志、科目代码、金额计算公式、使用日期、机制凭证优先顺序号等。主要字段的具体含义如下：a、自动转账分类号（关键字）。是标识自动转账分录的唯一标志；b、金额计算公式。用来描述金额的计算方法，在产生机制凭证时，计算机根据此公试计算出金额，存入机制凭证的金额栏；c、使用日期。用于标识自动转账分录何时可以用来编制凭证，同一自动转账分录是否可以在同一月重复使用；d、机制凭证优先顺序号。用于标识产生机制凭证的优先次序。有些自动转账分录产生的机制凭证会影响其他自动分录产生的凭证金额（如费用的结转、损益的结转等），所以需要对这些自动分录进行排队，形成一定的优先顺序号，优先级高的自动分录产生后，才产生优先级底的自动分录。计算机按照顺序号的大小次序逐一编制机制凭证。其他各字段的含义与一般凭证中相应字段的含义相同。第三节 账务处理子系统的初始化账务系统初始化是指会计核算工作由人工系统转入电算化系统时，系统要求用户所做的准备工作或初始设置工作。账务系统的初始设置类似手工核算方式下的初始建账工作，一般由账务主管或财务主管指定的专人进行。通过账务处理子系统的初始设置，可以把核算单位的会计核算规则、核算方法、应用环境、以及初始数据输入计算机，实现会计手工核算向计算机核算的过渡。账务处理子系统的初始设置一般是在系统安装完成并进行了初始参数设置后进行的，有关财会人员通过使用系统提供的初始设置模块为系统的运行准备必要的环境。基本程序包括：初始设置前的准备工作、系统控制参数设置、会计科目设置、凭证类别设置、外币及汇率设置、期初余额录入、其他设置等。一、初始设置前的准备工作1、认真并且阅读使用手册初始设置工作与所选会计软件的功能结构、设置方法及使用要求密切相关，因而认真阅读用户使用说明书，充分理解和掌握系统提供的功能及使用方法，有助于初始设置工作的正确完成，从而保证系统的正常运行。2、确定会计科目编码体系和凭证类型会计科目是对于会计对象的具体内容进行分类核算的指标体系。无论是填制记账凭证、记账处理、输出账簿，还是编制报表，都是围绕会计科目进行的。正确地设置和使用会计科目编码可以将纷繁复杂、性质不同的会计数据转变成有规律、易识别的会计信息，从而使系统及时地处理和输出各类信息，满足各方信息使用者的要求。因此必须严格遵循企业会计准则对一级科目名称，编码使用范围的明确规定，结合本单位会计核算和管理的需要以及会计软件的特点，设计会计科目编码体系，确定会计科目编码结构。会计科目编码体系的设计除了必须满足会计核算和企业管理的要求以外，还要保持相对稳定性，以保证系统正确地处理会计数据。记账凭证是账务处理子系统最基本的数据来源。在账务处理子系统中确定合理的记账凭证类型，不仅可以有效地对记账凭证进行管理，还可以根据不同记账凭证的特点采取相应的控制措施来保证记账凭证中会计科目的正确使用。在账务处理子系统中记账凭证类型一旦设定并使用，一般说来既不允许修改也不允许删除，因此必须根据单位会计核算和管理的需要确定好记账凭证的类别。3、会计数据资料的准备为了给系统提供正常运行的工作环境，保证会计核算的连续性，使系统在执行记账功能时，能正确地生成各类账户数据，必须对系统所需的各种初始数据进行整理，以备账务系统初始设置时使用。需要准备的初始数据包括：启用系统之前尚末核销的往来账、尚末对账的银行末达账项以及永久性明细科目的期初余额。此外，为了提高凭证的录入速度，还必须对凭证摘要进行认真的规范，使凭记摘要长度符合通用会计软件的要求。、会计工作岗位和人员分工的确定由于计算机账务系统的工作方式和流程与手工会计有较大的区别，因此计算机账务系统投入使用前需要根据会计信息系统的工作特点进行工作岗位的重新划分并确定每一岗位的工作权限，以便在系统初始设置时进行操作权限设置确保账务系统的运行安全。人员分工的目的是为了避免与业务无关的人员或无权限的人员对系统进行非法操作。会计信息系统人员分工可以通过姓名和密码的设置来限定其操作权限和责任范围，从而保证会计人员各司其职。二、系统控制参数设置启用账务处理子系统后，应对系统的控制功能作进一步的设置。1、凭证控制设置（1）制单控制：在填制凭证时，系统能够进行的控制。制单序时控制：制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。货币资金往来赤字控制：制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。可以使用其他系统受控制目：若某科目为其他系统的受控科目（如客户往来科目为应收、应付系统的受控制目），一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的，但如果用户希望在账务处理子系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。允许修改他人填制的凭证：在制单时可修改别人填制的凭证。支票控制：在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。（2）外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式固定汇率或浮动汇率。“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。（3）凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。打印凭证页脚姓名：在打印凭证时，自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。凭证审核控制到操作员：允许对审核凭证权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，并应通过“明细权限”去作进一步的设置。出纳凭证必须经由出纳签字：含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对、签字后才能记账。（4）凭证编号方式控制：其中“系统编号”为填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。（5）往来控制方式：客户往来款项和供应商往来款项是由应收、应付系统核算，还是由账务处理子系统核算在“往来控制方式”中设定。2、账簿设置账簿设置用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。（1）打印位数宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。（2）明细账（日记账、多栏账）打印输出方式：设定打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。（3）凭证、正式账每页打印行数：可对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。（4）明细账查询权限控制到科目：允许对查询和打印权限作进一步控制，例如仅允许某操作员具有部分科目明细账的查询或打印权限。3、明细权限设置对操作员的操作限作进一步控制，如制单权限控制到科目、凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目。三、会计科目设置科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件或科目余额/发生额文件中，实现对会计科目的管理。财会人员可以根据会计核算和管理的需要，设置适合自身业务特点的会计科目体系，同时可以方便地增加、插入、修改、删除、查询、打印会计科目。会计科目设置内容如下图所示：会计科目新增科目编码100201科目性质（余额方向）科目中文名称工行存款借方贷方科目英文名称辅助核算科目类型资产部门核算账页格式金额式个人往来助记码GHCK客户往来供应商往来项目核算外币核算币种日记账数量核算计量单位银行账（对账）汇总打印汇总到确定取消图3-4 会计科目设置内容（一）会计科目设置的内容1、科目设置内容（1）科目编码。科目编码应是科目全编码，即从一级科目至本级科目的各级科目编码组合。其中，各级科目编码必须惟一，且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行会计准则。通常。通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。（2）科目名称。科目名称是指本级科目名称，通常分为科目中文名称和科目英文名称。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。科目中文名称和英文名称不能同时为空。（3）科目类型。科目类型是指会计制度中规定的科目类型，分为资产、负债、所有者权益、成本、损益。（4）账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。通常系统会提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。（5）助记码。用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。通常科目助记码不必惟一，可以重复。（6）科目性质（余额方向）。增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。（7）辅助核算。也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种专项核算功能供选用。（8）其他核算。用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。（9）外币核算。用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币名称。（10）数量核算。用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。2、科目设置模块功能（1）科目增加。该功能允许增加一个新的会计科目，增加时要求进行合法性和正确性检查，即不能有相同的科目代码出现，保持科目代码的惟一性。（2）科目修改。当科目属性有错误时，可以对错