成都公司行政公文写作培训课件.ppt

成都基地行政公文写作,商务公文写作步骤,决定文章的正式程度,设定文章的总体风格,选择文章的层次结构,列出文章大纲,撰写初稿与综合校对修改,商务公文写作1写作步骤,制定正确的行动目标,步骤一、制定正确的行动目标,被动目标：领导交办的任务 发出人的意志主动目标：公文对象的实际行动正确的行文目的：将被动目标转化为主动目标,我希望对方读完这篇东西后做些什么？,【案例】在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求秘书确定时间和地点后发一个邮件告知所有的秘书。-分析主动目标与被动目标,步骤二、决定文章的正式程度,1、你本人很了解对方吗？2、目标读者地位比你低吗？3、是好消息吗？,正式程度的判断依据：正式指数,（特别了解10分，比较了解7、8分，不了解甚至很不了解13分）,（下属10分，平级5分，上级1分）,（好消息10分，坏消息1分）,三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。,正式程度的三种表现：形式、称谓、语气,步骤三、设定文章的总体风格,目标读者和你是否同一立场？你的读者认识你吗，喜欢你吗？你喜欢你的读者吗？,立场,资源,你要读者做的事在他们能力范围吗？他们本身面临资源约束吗？他们占有资源吗？,关于游说矩阵：,同一立场资源充足,立场不同资源充足,立场不同资源不足,立场一致资源不足,步骤四、选择文章的层次结构,三种主要的结构层次,按照事情发展经过和时间顺序。突出事情的发展脉络；浑然贯通，连成一体；程序安装说明，事故调查报告，工程报告。,（一）：连贯式,便于读者查找信息；天鹅下蛋式；报告、总结、建议书。层次之间是并列关系。,（二）：并列式,提出问题，分析问题，解决问题。结果（批复、指示、命令）；提出问题，分析问题（情况简报）；提出问题，解决问题（公告，通知）；完整结构（指导性通报，决议）。,（三）：分析问题式,步骤五、列出文章大纲,列出大纲的好处和目的,磨刀不误砍柴功“七分想，三分写”确定合理的思维秩序,利用大纲有序地组织撰写者思路，可以有以下两种方法：,列出大纲,提纲法围绕文章主旨按逻辑顺序时间顺序罗列,辐射法头脑风暴 随性联想穷尽所有想法,步骤六、撰写初稿与综合校对修改,撰写初稿的注意事项,抛砖引玉 一鼓作气，如“冲刺”冲出初稿后再修改 不要“十步九回头”增加亲和力 有效的反馈 行文简洁 认真校对,关于增加亲和力：增加对读者的关注程度。尽量少提及撰写者自身，而应该更多的提到目标读者。,关于有效的反馈：多进行正面反馈。要有意识地肯定对方，目标读者做得好的地方。,关于行文简洁：不要罗嗦冗长。“简洁不简单”。将大篇幅分成小段，增强可读性。将大篇幅的说明性内容改成附件。,关于校对：干净整洁没有差错的文稿，体现细致作风。认真审查校对，尽量不要出现格式和文字错误。,商务公文写作2写作技巧,商务公文写作技巧,努力做到“读者为尊”,保持积极正面的有效反馈,增加文章可信度,力求行文简洁,关于“情感指数”,增加商务文书的紧迫性,情感指数,涵义对读者的关注程度,计算文中提到目标读者的次数文中提到撰稿人自己的次数,技巧一、增加情感指数增加文书亲和力,“沟通是被读者理解的信息，而不是所发出的信息”，情感指数的高低可以真实地反映出商务文书的撰写者是否站在目标读者的立场上来从事这项工作。,正值：以读者为中心负值：以撰稿人自我意愿为中心，难以引起共鸣。,技巧一、提升情感指数提升文书亲和力,使人感觉亲切,03增加读者的姓名,02、增加第三人称专有名词,01、增加第二人称代词,增加情感指数的方法,在商务文书中增加“你”、“您”以及“你们”这样的第二人称代词，单数或者复数的都可以。,例如：“消费者”、“纳税人”以及“员工”等,祈使句的使用,04增加对读者的暗指,技巧二、努力做到“读者为尊”,“读者为尊”：就是强调商务文书撰写者应该要站在目标读者的角度和立场来看待分析问题。,一般的表述：“我很高兴的宣布，我们公司在2010圆满完成了39万辆的整车销售任务。”；“读者为尊”的表述：“非常感谢在座各位的努力，由于你们的努力，我们公司在2010年完成了我们39万辆的整车销售任务”。,“最先提及读者而非自己”的原则 与情感指数是计算在商务文书中谈到读者的次数多还是提及撰写者自己的次数多不同，这个原则主要是强调应该在表述的时候首先提到目标读者，而后再继续其它的内容。,【练习】张良的推荐信以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐信的部分内容：“我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队，其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开。”按照“最先提及读者而非自己”的原则，尝试对该文进行改写。,技巧三、进行有效反馈,在商务文书的写作中，一定要注意就目标读者的良好表现进行正面反馈，对其的缺点和不足予以修正性反馈或者负面反馈，但千万不能听之任之而没有反馈。,正面反馈,修正性反馈,所谓“正面反馈”，就是指对别人的一种认可。,在文书中撰写者应该有意识地多用一些正面的反馈去称赞目标读者做得好的地方，多给与对方一些关怀。,目标读者提出相应问题及其建议的同时，最大限度地给与目标读者体贴温暖的感觉。,技巧四、增加商务文书的时间紧迫性,增加时间紧迫性的作用：激发目标读者能够在最短的时间内采取我们所希望的行动。,增加紧迫性的方法：在文书中加入体现时间敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。,时间的规范性主要是指应该要避免使用昨天、今天、明天、今年等时间约束不明确的时间代词，时间的精确性其次，在会议记录或者电报等商务文书中则更加要把握时间的精确性，应该在其中注明几月、几日、几时、几分甚至还有几秒等精确的时间，并且越精确越好。时间的通用性最后，就是要特别注意时间使用的通用性，具体的要求范例包括：商务文书中一律要使用公元的全称，例如2003年不能缩写为03年，也不要称之为民国92年；在商务文书落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二六年”；尽量不要用农历；注意汉字和阿拉伯数字之间的搭配使用规则，不能出现“腊月15”以及“星期3”等错误情况。,技巧五、增加商务文书的可信度,所谓“可信度”，就是让自己的文书在目标读者那里看起来非常的值得相信；而要做到这一点，就必须在商务文书的撰写过程中做到言之有物，将撰写者自己实际经历的东西表达出来。,“我们在努力的爱护环境”,“我们通过回收塑料、玻璃、铝材和纸张的方式，尽最大努力地去爱护环境”。,【练习】：请对以下的内容进行修改以增加其可信度：“每个员工的绩效考评将根据每个人的全面成长来计算，公司将会用几个标准来进行综合评分，希望每个员工重视个人的全面发展”。,技巧六、力求行文简洁,在日常商务环境中，目标读者并一定总是有时间来阅读并分析商务文书；因此，商务文书的撰写在意思鲜明的基础上，一定要做到尽量简单，不要罗嗦冗长。,要做到行文简洁可以采用以下的方式：,1.采用电报文体就是在这种文体中一个字就有很多的意义，这就需要撰写者对文章中的每一个字都要进行斟酌，做到惜字如金。2.另加附件如果在商务文书中实在有太多需要说明的内容，那么为了达到行文简洁的目的，则可以将冗长的内容部分以附件的形式与正文分开。3.词句力求简单精炼尽量选用简单的词，避免采用比较晦涩的词。“一式一文主旨明确”，4.多用主动语式在中文的语言环境中，主动语式更加符合读者的阅读习惯。因此，商务文书写作也应该尽量采用主动语式。5.适当运用缩略语“三个代表”、“八荣八耻”等；在商务文书中适当地运用缩略语可以使整个文章显得简洁流畅。,商务公文写作3规范化写作,商务公文规范化写作,结构层次的规范化,计量单位的使用规范,词语的使用规范,数字使用的规范化,标点符号的使用规范,一、数字使用的规范化,【案例】商务公文中数字运用不规范的表现在以下列示的内容中，数字的使用都存在不规范的问题：1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加”2、“您的账款已经过期了”3、“本月氯化钾产量为300吨，增加了8%”4、“本公司大专文化程度的员工由过去的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上升到53%”。,【解答】1、分析：句子中提到了数量的增加，则应该加入确定的数值以明确相应的增幅，这个句子可以改为：“对于项目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。2、分析：仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的，应该在其中明确具体的过期时间，这个句子可以改为：“您的账款已经过期40天了”。3、分析：很明显这个句子中缺乏产量增加的比较基准期，可以改为：“本月氯化钾产量为300吨，相比去年同期增加了8%”。4、分析：该公司总人数的比例应该是100%，而两类文化程度不同的员工比重之和在增长之后却达到了131%（78%53%），这显然是不合逻辑的。这个句子应该改为：“本公司大专文化程度的员工由过去占总人数的54%上升到78%，大本文化程度的员工由过去占总人数的29%上升到53%”。,对商务文书写作规范性的要求首先表现在所应用的数字上。对于在商务文书中应用的数字，有以下的使用规范和要求：,一、数字使用的规范化,真实准确,各个分数之和与总数相等,统计口径一致,规范化原则,列举数字有可比性,注意倍数关系,汉字与数字的适用场合,年代与日期,百分数和小数,表示数值范围应分别表示数值单位,二、结构层次的规范化,结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”来表示；结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”来表示；结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字1、2、3、来表示；结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”来表示。,所谓的“部分结构层次叙述”，就是对商务文书中的几级嵌套的分层次编号。在这个方面，国家标准规范的具体要求为：,与此同时，国家标准规范还要求商务文书的结构层次最好不要多于四级，否则逻辑关系的复杂会给读者带来极大的不便；另外，还应该注意不要越级使用各个层次的编号。,三、计量单位的使用规范,四、标点符号的使用规范,【案例】1、常见的标点符号使用错误“一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”“经营项目有馄钝、饺子、面条等等”；“通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调查研究的重要性”。请对如上四个标点符号使用有误的句子进行修改。,四、标点符号的使用规范,标点符号的点放位置关于标点符号的点放位置，需要注意以下几点：点号可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的开头；换而言之，点号应该要紧跟前面意思的文字，而不要把它单独放到下一个行。标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后。,等”和“等等”这两个词的用法 表示列举未尽且后面再无其他词语的时候，“等”和“等等”都可以使用，而当后面有其他词语的时候则只能用“等”；无论是“等”还是“等等”，其前面所列举的名词或词组一般都不得少于两项，但其中有一个特例，即当前面这个词是一个专有名词或者人名时，可以只列举一个后面用“等”概括；表示列举未尽且细指人的名词和专有名词的时候，一般只能用“等”；“等”与其前面所列举的名词或词组之间不能出现停顿，而“等等”与前面的词语之间则可以用逗号隔开。,五、词语的使用规范,【练习】请判断以下的用法是否正确：（1）林区的职工、机关、学校企业等等单位，都要节约能源；（2）陈某某等竟然至党纪国法于不顾，公然收取贿赂；（3）长江黄河海河松花江等大江河的洪水灾害已得到初步的控制；（4）中小学校要充分利用多种形势经常向中小学生进行交通安全常识的教育，如广播、图片、展览、文艺，等。_,商务公文常用文体,通知、通告、通报,工作计划、工作总结,请示,函、会议纪要,商务公文写作7常用文体写作,一、概念:通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。,二、种类：1、印发、批转、转发性通知；2、指示性通知：上级对下级 3、事务性通知；上下级 平级 4、任免、聘用通知。5、会议通知,通知被誉为公文中的“老黄牛”。是各级党政机关、人民团体、企事业单位使用最多的公文。,一、通知、通告与通报通知,人事任免类通知,会议通知,正文一般包括会议名称、召开会议的原因与目的、会议议题、会议时间与地点、报到时间与地点、与会人员、与会者需准备的材料、差旅费报销办法、联系单位、联系人与联系方式等，有的通知还附上会议日程安排和与会的有关证件。,任免通知的写法比较简单，一般在写完任免决定的依据之后，写上任免人员的姓名及职务。,一、通知、通告与通报通知,一、通知、通告与通报通知,通知的写作特点,1使用范围的广泛性。通知不受发文单位级别、性质的限制。无论国家大事或是单位内部的具体事务，都可以通知的形式发布；无论是国家最高领导机关还是基层行政单位，都可使用通知。2行文方向为下行文。对受文对象一般会提出需要知晓、执行或办理的事项，具有指挥、指导作用。3明显的时效性。通知事项一般要求立即办理、执行或知晓，不容拖延。有的通知如会议通知等，只在特定的一段时间里有效。,一、通知、通告与通报通告,通告的特点 内容专业性 法定约束性 作者广泛性,通告是指在一定范围内向有关单位和群众公布应当遵守或者周知的事项的公文。,种类：政务性通告:事项性通告-约束力大 周知性通告-不具很大的权威性和约束力,紧 急 通 告 我市精神病院有一病人逃脱，敬请广大市民小心！该病人特征：喜爱拿一假手机看信息！口头禅：神经病！二00六年一月二日 通 告（大学宿舍墙壁上贴着）1、不要在宿舍楼下烧烤！2、不要往宿舍楼下泼水！3、如泼水，先看楼下有无烧烤！二00六年一月二日,一、通知、通告与通报通告,【格式内容】1、标题的写法有三种：通告关于XXX的通告。XXX关于XXX的通告。2、原由。3、通告事项。4、结语。用特此通告表达。,一、通知、通告与通报通报,表彰性通报写作示例 关于的通报一、介绍事迹二、宣布表彰决定三、号召学习 年月日批评性通报写作示例 关于的通报一、列举错误事实二、分析错误性质三、宣布处理决定四、提出希望和要求 年月日,情况通报写作示例 关于的通报一、通报的缘由二、通报的事项三、希望和要求 年月日,三种通报的基本结构,二、请示,概念：请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。,适用范围,向上级机关请求指示,向上级机关请求批准,分类,批准性请示,呈转性请示,二、请示,请示写作原则,请示事项明确、具体、可行,一文一事,不得多头请示,不得越级请示,不要多头请示不要越级请示不要事后请示不要事事请示不要向领导个人请示不要一文多事不要请示、报告混用,七不原则,请示 VS 报告区别行文时间：事前 VS 事后 事中 eg.事前请示，事后报告行文内容：一文一事 VS 一文一事或数事行文重心：说理为主 VS 叙事为主结尾方式：祈使语气 VS 平实语言行文目的：要求批复 VS 不必批复处理方式：批件 VS 阅件,二、请示,二、请示,练习,二、请示,关于下拨建造学生宿舍楼经费的请示报告 市人民政府、市教育局：我校今年由于住宿生急剧增加，现有的学生宿舍已经无法容纳，现在住校生基本上是一铺二人住宿，严重影响了学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。特此请示，请回复。市工业学校 二二年十月二十日（章）,指出如下请示所存在的问题并尝试进行修改（5分钟）,二、请示,一、在标题方面 请示与报告不能混用，当删去“报告”二字。二、在主送机关方面请示一般只写一个主送机关，应保留“市教育局”，删去“市人民政府”。三、在请示事项方面第一，“我校决定再建一栋学生宿舍楼”，应讲明楼高、建筑面积是多少，可容纳多少人。同时，用“决定”一词也不妥，可改为“准备”或“拟”第二，应补充说明建造学生宿舍楼所需的经费。第三，应明确写明需要市教委下拨给学校的经费数目。第四，请示不能一文多事，故关于图书馆的内容应删去。五、在结束语方面 不能使用“请回复”，应改为“请批复。”,三、函,函属事务性平行文;函适用于：1.不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；2.向不相隶属的有关主管部门请示批准和答复审批事项。,特点,适用性广,事务性强,写作注意事项 1.行文规范。一定要按公文规范写函。2.要一函一事。切忌一函多事。3.直陈其事、言简意明。函不能像个人书信那样问候、寒暄，搞感情投资，而要开门见山，直陈其事，力戒套话、空话。4.用语得体。函是平行文，用语要表现对对方的尊重，如称对方为“贵”，与对方商洽事宜，要用商量口吻，语言要符合行文关系，亲切自然得体。,三、函,1.函根据功用，大致有六类：（1）商洽函，用于不相隶属机关之间商洽工作、讨论问题的函；（2）询问函，向受函者提出询问，并要求对方予以答复的函；（3）答复函，答复来函询问和被上级机关的公文办理部门用来 答复“请示”的函；（4）请批函，请求不相隶属的有关机关或主管部门批准事项的函；（5）审批函，机关或有关主管部门审批不相隶属单位有关请求批准事项的函；（6）知照函，告知受函者有关情况的函。2.根据行文程序，可分为致函和复函。致函，也叫去函或发函，主要指询问函、请批函、知照函；复函，有答复函、审批函；商洽函既可为去函，又可为复函。,五交公司关于商品运输被损索赔的函 市航运局：我公司向省彩电生产厂家购进一批彩电。厂家销售科将该批彩电交由贵局承运（承运号码10037号）。该批彩电于 3月15日 运出，3月20日 抵达市航运码头。在码头提货时，我们发现部分彩电的包装破损，即会同有关人员当场拆包检验，50台彩电被摔坏10台。经核实诚为贵局运输途中所致。为挽回损失，希贵局按有关规定赔偿该批商品的损失，计人民币元。特此函达，即请查照。附件：1 市航运码头管理处证明 2 彩电厂销售科发货记录单 3 市检验所检验报告二一年三月二十五日,主送单位,正文,日期,缘由,事项,结语,标题,三、函,四、会议纪要,1.了解会议纪要的使用、特点和类型 2.掌握会议纪要的写法和注意事项 3.能正确区分会议纪要与会议记录的区别 4.学会行政和专题两种会议纪要的写作,能力要求,吉利控股集团杨健总裁一行视察成都基地工作指导会会议纪要编号：3601Ad1105023时 间：2011.5.11 9:30-11:00地 点：第一会议室主 持：潘巨林副总裁参 会：杨 健、余 瑾、张才林、费少忠、周一平、王 斌、李仲民、戴 庆、黄 飞、谢菊建、高江川、罗嗣周、李顺应、赵刚、姚尚国、罗锦康、马景泉、张有武、罗甫兵、张立平记 录：谭 燕一、杨健总裁讲话精神（一）、关于NL-1产品现阶段生产准备情况：,会议纪要适用于：记载、传达会议情况和议定事项 它既可上呈，也可下发，还可平行，甚至被批转或转发，是一种具有告知性和指导性的会议公文。,会议纪要特点,概要性,纪实性,约束性,称谓特殊性,第三人称写法。以“会议”为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等。,四、会议纪要,专题会议纪要：各种交流会、座谈会、研讨会的纪要。,办公会议纪要，是指记载和传达机关、单位 行政办公会议的纪要。,分类,四、会议纪要,掌握会议全部情况,抓住要点突出主题,文字简洁明快,掌握会议精神和会议目的，作好记录并收集所有文件材料,围绕会议主题，抓住要点、突出重点，简明扼要地反映会议的主要情况和精神。,概述为主，尽可能简短、通俗，在结构层次安排上，条理清楚。,注意事项,四、会议纪要,联系：会议纪要与会议记录都属会议文书。区别：1）会议纪要的写作要以会议记录为基础和依据来表现会议的主要内容，它只表现会议概貌和重点。会议记录则是会议全过程的如实记录，它反映会议的原始面貌。2）会议记录只作为机关单位内部存查使用的文书，不对外公布。会议纪要则在一定范围内公布传达，作为法定行政公文使用。3）会议纪要报送上级时，会议主办单位还需另拟一份报送报告与会议纪要一并报上。,会议纪要与会议记录的联系与区别,Ending,Thank You,