《秘书学概论》课件.ppt

学习目标,主要内容,本章小结,思考练习,第三章 秘书素养与悟性,准确把握秘书任职必须具备的素质要求和秘书任职必须具备的修养标准，在实践工作中不断优化秘书素养，准确领会秘书工作的悟性，在“辅助决策”和“提供服务”过程中既坚持原则又灵活有度，娴熟而又缜密地处理好方方面面的关系，公平并高效地办好各项事务。,第一节 秘书的知识和能力,第二节 秘书修养和职业道德,第四节 秘书的悟性,第三节 秘书的心理和性格,第一节 秘书的知识和能力,本节要点,一、秘书的知识结构,二、秘书的能力要求,秘书要胜任工作，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的能力，准确把握秘书必须具备的知识和能力要求，是学习本节的要点。,秘书知识要求具有博与专的兼容性，成“T”型展开。秘书应有的三层知识结构：,一、秘书的知识结构,一、秘书的能力要求,第二节 秘书的思想修养和职业道德,本节要点,一、秘书思想修养,二、秘书思想作风,三、秘书职业道德,秘书工作的特性，要求他必须具备相当的理论修养、良好的思想作风、工作作风和职业道德。,（一）政治修养：秘书工作是从属于一定的阶级和政治集团，因此，具有明显的政治倾向性：第一、必须忠诚于共产主义事业的崇高理想。第二、坚定的政治方向，四项基本有原则。第三、要有强烈的忧患意识，党和人民忧患。第四、要有较高的政策水平。第五、要具有较强的法制观念。第六、要正确地服从领导。,一、秘书思想修养,理论修养：是指人们从实践概括出来的关于自然界和人类社会的知识的有系统的结论。科学的理论是对客观世界本质及其规律的反映，其任务在于提示客观事物的发展规律，并用以指导人们的实践活动。秘书需要掌握的理论有三个方面：一是政治理论；二是经济理论；三是秘书专业理论。,（二）理论修养,二、秘书思想作风,4、谦虚谨慎,3、密切联系群众,7、敏捷高效,三、秘书职业道德,第三节 秘书的心理和性格,本节要点,一、秘书的心理与心理调适,二、秘书的性格与性格要求,秘书工作的特性，要求他必须要善于调节自己的心理,以平常心对待一切,保持心理平衡;同时还要了解并努 力培养自己完美的 气质与性格。,指在社会环境和社会实践中形成和发展的，主要是指人自身表现出来的稳定的、经常性的、本质的个性心理特征，包括人格、意志、情绪、思维、动机、兴趣等。,一、秘书的心理与心理调适,（一）心理素质：,是在一定社会中个人做人的尊严、价值和品格的总和。人格是在社会生活中产生和形成的，人们在改造自然和改造社会的实践中逐渐认识了自己的地位和作用，因而便形成了对自己做人的尊严、人生的价值和道德品格的认识，这就是人格。,1、人格,是指人自觉地确定目标，并根据目标来支配、调整自己的行动，克服各种困难，实现预定目的的心理过程。人有了意志才能积极地改造主观世界和客观世界，成为现实世界的主人。意志具有自觉性、果断性、自制性和支持性等积极的品质，也具有盲目性、顽固性、冲动性和脆弱性等消极的品质。,2、意志,是人的情感较强烈的、带冲动性的、明显的外部表现。它是一种高度扩散的兴奋或抑制状态。冲动性、情境性、短暂性和不稳定性是情绪的突出特征。情绪表现为：喜悦或悲哀、喜爱或憎恨、惊奇或愤怒、恬静或烦躁、轻松或紧张、乐观或忧郁等，成熟的情绪表现为；自信、沉着、冷静、持恒、温情等。,3、情绪,是人的认识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概括、比较、综合；或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理发思维。思维有深刻或肤浅、广阔或狭隘、灵活或呆板、清晰或紊乱、独立或因循、缜密或粗疏之分，秘书人员的思维须敏捷和缜密，忌呆板和粗疏。,4、思维,5、动机,又称内驱力，指满足某种需要有关的活动动力，也就是推动人的行动的内在原因。需要产生动机，动机产生动力。人的一切行为都是要动机支配制约的。动机属于人的个性的积极性，也就是个性需要的具体表现。动机可分为物质性动机和精神性动机、天然性动机和社会性动机等。,是指人的意识中对事物所持的一种积极的选择态度或探索的认识倾向。兴趣是在社会实践活动中形成的，也可以在社会实践活动中改变。由于社会实践活动的丰富性，导致人的兴趣也多种多样，如直接兴趣、间接兴趣、积极兴趣、消极兴趣、短暂兴趣、稳定兴趣等。秘书应积极培养对本职工作的兴趣，还必须培养和发展职业外的兴趣爱好，如旅游、书法、绘画、音乐、摄影、集邮、体育活动等。,6、兴趣,秘书人员由于工作的繁杂性、地位的附属性，很容易产生厌烦或消极情绪。为了有效地工作和正常地生活，秘书人员要善于调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态。,（二）心理调适：,气质是人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。表现为人的感受性（感觉能力的大小）、耐受性（感觉的强化或消退）、敏捷性（言语、动作、记忆、注意力转移的快慢）、可塑性（根据外界事物变化而改变自己适应性行为的程度）、兴奋性（情绪兴奋的强弱和情绪表现的强烈程度）、倾向性（情绪、言语、动作等反应倾向于外或是倾向于内）。,二、秘书的性格与性格要求,（一）气质,性格表现为人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征的总和。性格表现为态度特征：如对社会、集体、他人的关心或冷漠、同情或自私、诚实或虚伪等；对劳动和工作的勤劳或懒惰、认真或马虎、细致或粗心等；对己对人谦虚或骄傲、自信或自卑、大方或羞怯等。,（二）性格,性格表现为意志特征：如对行为目标的目的性或冲动性、独立性或依附性、对行为方式的主动性或被动性、自制性或放纵性；在紧急或困难情况下勇敢或胆怯、果断或犹豫、镇定或惊慌等；在行为过程中坚定或动摇、始终如一或反复无常、善始善终还是虎头蛇尾等。性格表现为情绪特征：如稳定或波动、持久或短暂、抑郁低沉或开朗饱满，善于受意志支配或失去控制。,性格还表现为思维特征：如敏感或迟钝、精细或粗疏，善于独立思考或喜欢拾人牙慧；富于想象或囿于直观，善于分析概括或偏于就事论事等。成熟的性格表现为各个特征之间的相互关系、相互制约、相对稳定；不成熟的性格表现为各个特征之间的相互矛盾和反复无常。性格又是随着人的活动的多样性而表现出变化性。性格是在客观环境中受客观的人、事、物的影响而形成的，一旦形成后，便有相对的稳定性，但它又可随着客观影响的变化而变化，具有可塑性。,如从小家境优裕、备受宠爱的孩子，性格容易外向、大胆、灵活、善于表达，但也容易急躁、浮滑、脆弱；反之，性格容易内向、沉默寡言、不合群、悲观，但身心忍受力强，内心骄傲、坚定、顽强。经常成功的人性格容易骄傲、暴躁、急于求成、过于自信，但一旦失败，很快转化成垂头丧气，甚至自暴自弃。相反，经常遭受挫折的人容易内向、反思、甚至悲观，但也能锤炼出竖毅的性格。所以有人说，挫折也是一种财富。,能控制自己的情绪和行为，不为成功而冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心,第四节 秘书工作的悟性,本节要点,一、悟性的心理基础,二、对秘书工作悟性的要求,三、秘书如何提高工作悟性,秘书要有效地做好工作，单凭职业技能和熟练的工作技巧是不够的。尤其在今天社会分工越来越细、工作节奏越来越快、科技含量和管理水平越来越高的工作环境中，还必须讲究工作艺术和管理技巧。,一、悟性的心理基础,秘书工作的悟性是指秘书在“办文”、“办会”、“办事”过程中体现出来的能充分领悟工作事理，能充分发挥自己的才能，能把事情办得既遵章守法又使领导满意、大家认同的那样一种良好的内在素质。,悟性来源于以下三方面（见图3-5）。,图3-5 悟性的来源,工作阅历和工作经验：人们常说“熟能生巧”。其实，“熟”是量的积累，是变“巧”的重要过程，变“巧”是一种质的飞跃，是在“熟”的基础上摸索出规律，认识到窍门，总结成经验。这个关键的环节我们可以称之为“慧”，是“慧能生巧”。意志和品位：秘书的悟性主要表现在秘书对领导工作中的难处、痛处的认识和理解。秘书处理的一切事务，蕴涵着很强的原则性、政策性、法规性，也有很强的灵活性、机动性。一个优秀的秘书，在原则问题上，应当有坚强的意志，执著的追求，百折不挠的勇气，不达目的不罢休的毅力。在达到目标的过程中，应当有高超的工作艺术和工作策略，既追求目的也讲究手段。解决问题时，秘书的品位就表现在方法和过程的选择上。,品质和思想水平：悟性就是秘书能在工作中主动领悟领导的忧难在哪儿，该在什么关键时候怎么为领导排解。秘书应能设身处地从宏观角度思考全局工作，从大的方面理解领导的意图。这就要求秘书能局部利益服从全局利益，兼顾公平与效益，实事求是地研究问题，以人文精神渗透辅助管理的过程。这也就要求秘书有优秀的品质和高尚的思想。优秀的秘书应当“秀外慧中”，“秀外”是秘书在具体的“办文”、“办会”、“办事”中表现的娴熟的、训练有素的工作技能，有良好的形象和工作状态；“慧中”是高尚的品质、缜密的思维和敏捷的领悟能力。,二、对秘书工作悟性的要求,秘书的职能是辅助管理、综合服务。因此对秘书的要求必然是辅助得力、服务到位。在服从大局，准确贯彻领导意图的基础上，充分发挥主动性，在“办文”、“办会”、“办事”的手段、过程和方法上做得更完满，为准确达到目的和结果服务，是秘书工作悟性的体现。自古以来人们对秘书的参谋性、智能性和出谋划策的能力非常重视，而把悟性问题放到相当重要的位置，是当今社会发展对秘书这门职业提出的更高要求。办公手段的现代化使秘书的部分程序化的工作被现代设备所替代，人们对秘书工作提出了从事务化向智能化转变的要求。,三、秘书如何提高工作悟性,社会岗位对秘书的要求和评价，第一步是看其办理事务的规矩和程序，进一步就要看其办事的熟练程度。对高级秘书的要求，则是思想水平和工作悟性。悟性的心理基础主要包括以下三点（见图3-6）。,图3-6 悟性的心理基础,思维敏捷，懂事理,悟性的心理基础,有觉悟有人品，办事有水平,有原则又善解人意，会办事,提高工作悟性应该作到以下三点（见图3-7）。,图3-7 如何提高工作悟性,如何提高工作悟性,充分认识“办文”、“办会”、“办事”中的事理，学会“懂事”，明白“事在人为”,认识社会、认识人际关系和公共关系，树立高尚的人生观和世界观；为人畅快，办事通达,注重提高政治思想水平和知识水平，理解和掌握我们党和国家的各项政策，掌握正确的思维逻辑和科学的思维模式,秘书在工作中显示出的悟性越来越决定着工作的成败。因此如何提高秘书的悟性以成为所有组织急需解决的问题。,秘书工作的性质决定秘书任职须具有什么样的知识结构和能力要求。秘书任职要求决定从事秘书工作须具有的思想修养、思想作风和职业道德要求是什么？秘书工作的性质决定从事秘书工作须具有的心理素质和理想的性格要求是什么？从秘书工作的性质要求谈谈秘书应具备什么样的悟性？,1,2,3,4,通过学习，要准确把握秘书任职必须具备的素质要求、能力结构和秘书任职必须具备的修养标准，在实践工作中不断优化秘书素养，准确领会秘书工作的悟性，在“辅助决策”和“提供服务”过程中既坚持原则又灵活有度，娴熟而又缜密地处理好方方面面的关系，公平并高效地办好各项事务。,