《时间管理培训》课件.ppt

主讲：陈 良,现代企业自我管理的必修课,时间管理,管理必修,企业升级,时间管理,一、什么是时间？胡适的毕业寄语 时间就是效率、时间就是金钱、时间就是生命哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”,第一章 时间管理的概念,现代企业自我管理的必修课,二、时间的独特性,供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得,时间管理,现代企业自我管理的必修课,三、什么是时间管理,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。测试,现代企业自我管理的必修课,时间管理,三、什么是时间管理,（1）“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献 的时间消耗。（2）“自管理者的管理”你必须抛弃陋 习，引进新的工作方式和生活习惯，包 括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,三、什么是时间管理,正确的管理的基础是良好的时间管理。时间管理就是对时间进行计划、监督、评估的过程。时间管理分为个人时间管理和组织时间管理。本文所要谈的是个人的时间管理。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,三、什么是时间管理,有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四、时间是如何浪费的？,误区.工作缺乏计划性。尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划。由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四、时间是如何浪费的？,误区.习惯性的拖拉时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四、时间是如何浪费的？,误区.嘴上的时间浪费。例如，热衷于请客吃饭；沉醉于谈天说地；痴迷于煲电话粥；与客户沟通不得要领，罗里罗嗦，废话连篇。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四、时间是如何浪费的？,误区不会拒绝干扰时间管理当中最有用的词是不。新人往往为了表现自己，往往把来自于各方的请托都一一不假思索的接受下来，但这不是一个明智的行为。但量力而行地说“不”，对己对人都是一种负责。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,第二章 时间管理的重要性,1、时间管理是职业成功的源泉。2、适应“快鱼吃慢鱼”的社会。3、增加给自己“充电”的时间。4、增加放松自己的时间。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,第三章 时间管理的方法,一、时间管理五个步骤明确你的价值观和目标确定你的工作计划对你的工作按优先级排序 合理安排时间就等于节约时间最佳时段分析与运用 有效的授权,时间管理,现代企业自我管理的必修课,二明确你的价值观和目标,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,二明确你的价值观和目标,目标是我们的需求和愿望即我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。目标刺激我们奋勇向上,时间管理,现代企业自我管理的必修课,二明确你的价值观和目标,如何制定目标（原则）一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）,时间管理,现代企业自我管理的必修课,三确定你的工作计划,做事无计划主要原因是：第一、看不到计划的重要性；第二、做事的目标不明确；第三、进取心不足或者懒惰；第四、没有掌握制订计划的方法。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,三确定你的工作计划,跨国公司的新员工在上岗前都要进行时间管理技能培训，其中的重要内容就是使员工学会计划自己时间的方法。制定计划的方法很多，最常用的方法任务待办单。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,三确定你的工作计划,怎样填写任务待办单。任务待办单是一张很简单的表格，它包括“今日待办事项”、“任务类别”、“执行者”、“完成情况”、“备注”等内容。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,三确定你的工作计划,首先，列出计划中今天要完成的工作，其次，把这些事情按轻重缓急的程度分为A类、B类、C类、D类等等。下班前，你可以检查一下任务完成情况，完成的任务，你就打“V”；没有完成，就可以反思一下什么原因使你没有完成。,现代企业自我管理的必修课,时间管理,三确定你的工作计划,任务待办单姓名：部门：日期：,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四.对你的工作按优先级排序,做事顺序的8种常见错误一是做事没顺序；二先做喜欢的事，后做不喜欢的事；三先做熟悉的事，后做不熟悉的事；四先做容易的事，后做不容易的事；,时间管理,现代企业自我管理的必修课,做事顺序的8种常见错误,五先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事；六先做大领导交办的事，后做小领导交办的事；七先做有趣的事，后做枯燥的事；八先做自己所尊敬的人或与有密切利害关系的人所拜托的事，后做自己所不尊敬的人或没有密切的利害关系的人所拜托的事。（案例）,现代企业自我管理的必修课,时间管理,四.对你的工作按优先级排序,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四.对你的工作按优先级排序,重要又紧急（区）：逼近的工作及上级临时安排的工作重要不紧急（区）：计划性的工作、预防或改善性的工作,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四.对你的工作按优先级排序,不重要紧急（区）：临时插入的工作，如会议、电话或检查等 不重要不紧急（区）：琐碎而忙碌的工作：无关紧要的电话、邮件、娱乐活动、消磨时间。,现代企业自我管理的必修课,时间管理,四.对你的工作按优先级排序,根据紧急性与重要性决定:A 重要而且紧急:马上办。B 重要而不紧急:是核心，好好规划。C 不重要但很紧急:1.马上办,但只要花一点时间;2.请人代办或集中处理,现代企业自我管理的必修课,时间管理,四.对你的工作按优先级排序,D不重要也不紧急:有空再办或取消。将80%的时间放在区，20%的时间放在、区，尽量消除区的机会。,现代企业自我管理的必修课,时间管理,四.对你的工作按优先级排序,“时间管理四象限”定律：工作任务有两个维度，一个是重要性维度，一个是紧迫性维度。两个维度的地位是不同的，重要性是第一维度，紧迫性是第二维度，重要性比紧迫性重要。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。,现代企业自我管理的必修课,时间管理,四.对你的工作按优先级排序,“时间管理四象限”定律：众多的工作任务正确的做事顺序是：首先做“重要且紧迫”的事情；然后做“重要但不紧迫”的事情；接下来做“不重要但紧迫”的事情；最后做“不重要也不紧迫”的事情。,现代企业自我管理的必修课,时间管理,四.对你的工作按优先级排序,时间管理的最高指导原则，就是花心思在“重要”的事情上，不管它紧不紧急。案例：消防局1、2、3区,时间管理,现代企业自我管理的必修课,五、最佳时段分析与运用,八点至十点:精力颠峰,适合做规划。十点至十二点:注意力及短暂记忆力最强,适合脑力激荡会议、训练。一点至二点:昏昏欲睡,比较适合进行互动沟通的工作。二点至四点:开始清醒,长期记忆力最强,适合阅读、思考。四点至五点:适合技术作业、处理冲突问题。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,五、最佳时段分析与运用,在效率最高的时段,你可以集中精力于:棘手或困难的问题、创造性思考、复杂的工作、讨论或订定工作计划。在效率中等的时段,你可以专心做:与他人交换意见、处理回信、规划行程表。在效率最差的时段,你可以处理:例行性事务、电话联络事情、接待访客、基本行政工作。我们无法管理时间,我们只能管理自已与时钟的关系,这需要合理规划。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,五、最佳时段分析与运用,效果与效率,时间管理,现代企业自我管理的必修课,六、有效的授权,岗位分工,现代企业自我管理的必修课,时间管理,六、有效的授权,进行充分的授权,将工作分配给部属、助理或秘书。找出哪些工作可以授权他人去做。将工作交给能处理得最好的人。信任对方,尊重对方。清楚说明你对工作的要求、方式与时间限制。授权不是推卸责任,你一样要负起追踪的责任。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,六、有效的授权,秘书或助理不是花瓶,你应该和他们相互信赖,建立团队工作纪律,发展出合作关系。每天固定时间与他们讨论工作内容,让他们熟知你的目标、优先级及渴望,清楚知道你要什么。鼓励他们分担更多的责任,并允许他们发展自已的行事风格,可以做决定,而不是当你的影子。给予充分的支持、认同与尊重，应成为左膀右臂。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,六、有效的授权,授权的对象,时间管理,现代企业自我管理的必修课,第四章时间管理的技巧,一、活用记事本找一本口袋大小的记事本带在身边：记事本里最好有常用电话号码、待办私人事务、待办公务、日期约会栏及杂记栏，重要的工作要标上记号。列出待办事项，可以分为每天、每周或未来数周。把预定做的事登录到预定的时程里，确定的事项用钢笔或原子笔书写，可能有变量的就先用铅笔书写。随时记录一些新想到的做法，包括创意或灵感。达成的项目就划掉，但不要划得乱七八糟，以免日后要察看会看不懂。养成一个习惯：今日事今日毕。昨天是一张过期作废的支票，明天是一张尚未兑现的期票，只有今天才是可以流通的现金。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,二、整理办公桌,整理你的办公桌及办公室,提升工作效率。你可以这样清理你的办公桌:挪出一段时间专门来整理你的办公桌。可以将这个时间再分成几个小段,每小段专心清理一个抽屉或桌面。与工作毫无关连的书籍杂物等,都应该立即清掉。一年半载内不会再用到的东西,考虑把它扔掉。想一想,扔掉这个东西最坏的结果是什么?如果没什么大不了,就别犹豫了。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,二、整理办公桌,运用5S整理、整顿、清扫、清洁、教养。把你的办公桌与办公室当作一个工作站:办公桌如果面对窗户或走道,往往容易分心,最好的方位是既可以掌控全场,也不会有人常常走过你面前,还可以有空间摆放其它办公家具。每天要用到的东西,放的位置愈靠近座位;不是每天要用的,可以集中到较远的角落去。将出、入、检讨之用的文件分别以不同的抽屉档案或篮子收集,一收到文件就加以分类,有效缩短文件传递的时间。不管理好自己的文件,你就会被它们淹死。由你桌上的光景即可看出是你还是它们赢了。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,二、整理办公桌,据统计，办公桌面杂乱或资料乱放，会让人平均每年多浪费掉6周的时间。要维持生产力，必须养成物归原处的习惯，并且把搜集到的资料整理归档，别让文件泛滥，减少找寻文具或资料的时间。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,如何在短时间内得到最多的信息？在精神最充沛的时候，阅读最重要的资料。不断的学习如何加快阅读的速度。与对同一领域有兴趣的人分担信息收集的责任。养成随身携带阅读资料的习惯。养成在等待的时候阅读的习惯。,三、运用有效的方法取得信息,时间管理,现代企业自我管理的必修课,三、运用有效的方法取得信息,要求部属在文件上做摘要。锁定你真正需要的信息，避免因信息泛滥而无所适从。阅读前先了解自己的目的。有选择性的阅读，如果没有很多时间，可以只选择一份综合性的报纸。先读标题。读一读就停下来思考，并将所读的内容浓缩成大要。想保留一段资料，可以在文章的角落立刻注记并剪下来归档，并将其它部份丢弃。有效的管理者生活在现在，但却将眼光集中在未来。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四、拒绝外界的干扰,凡是与已经确定和正在实施的目标、计划、工作、事务有悖而又企图影响的各种因素称为干扰。这里指的是需要占用时间的因素。比如，你正在工作，领导突然让你到他办公室去一趟，或者朋友突然打电话找你过去帮忙等等，都是干扰。打扰是第一时间大盗。格力电话“长话短说”，限时三分钟,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四、拒绝外界的干扰,国外的统计数据指出，人们在工作中，平均每10分钟会受到1次干扰，每小时大约6次，每天大约50次。平均每次打扰大约是5分钟，每天大约4小时，其中，80%（约3小时）的干扰是没有意义或者极少有价值的。同时，人被干扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，每天总共大约2.5小时。这样，每天因干扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四、拒绝外界的干扰,拒绝外界的干扰的方法1、用制度拒绝干扰。2、不要使用“挡箭牌”。3、拒绝时保持和颜悦色或夹带赞赏。4、拒绝的态度要坚决果断。5、在拒绝中争取主动的地位。6、拒绝时要避免争吵。7、拒绝时要坚持“对事不对人”。8、拒绝后附带提出建设性的意见。9、尽量少在自己的办公室接待访客，最好使用访客接待室。不要用茶点招待未经约定的访客10、可能的话，明确的时间限制，放一个你和访客都能察觉到的时钟。11、尽量使用肢体语言，如合上笔记本、整理桌上的文件或将身体移到椅子的边缘，说些暗示性的话,时间管理,现代企业自我管理的必修课,四、拒绝外界的干扰,利用语音留言的功能，过滤不必要的来电或长话短说，不是非常紧急的事不妨礼貌告诉对方何时会回覆，等到手头的事情告一段落以后，再行回覆。时间管理法则“韵律原则”，它包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体的方法包括：对于无意义的打扰电话要学会礼貌的挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如email），要适当的与上司沟通减少来自上司的打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法包括：不要唐突地拜访对方，了解对方的行为习惯等。案例：,时间管理,现代企业自我管理的必修课,五、改变拖延的习惯,进度落后是工作成效差的重要原因。不少人不见棺材不掉泪，习惯把事情积压到截止期限前才处理，但那个时候已经火烧眉毛了，最后不但未能如期完成，仓促下赶工的工作品质也常出现瑕疵。罗勃布莱建议，特别是处理大型专案时，更应把计划切分为好几部分，按部就班完成，即使是多么艰巨的专案，只要切成小部分，也就没那么吓人，可以各个击破。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,五、改变拖延的习惯,问自己：现在最重要的是做甚么？而非问：我现在最想做甚么？先把最令你讨厌、最困难的事解决掉，不要让它一直困扰你。将工作分解成几个较小的部份，让工作容易进行。不要等所有资料都到手才开始工作，有甚么就做甚么。找出自己拖延事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，规定自己某段时间内禁止做这些事。设定诱因激励自己准时不拖延。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,五、改变拖延的习惯,、制定一个具体的完成任务时间表并坚持它2、迫使我自己现在就工作，严禁我自己把时间耗在看电视或电话聊天上3、把在规定的最后期限内完成工作看成是一种非生即死的处境4、去掉我生活中一些不必要的活动5、要记住拖延时间会限制我成功的机会，并影响我与朋友的关系,时间管理,现代企业自我管理的必修课,五、改变拖延的习惯,不要拖拉 今日事，今日毕，日清日高拖拉：把（不愉快或成为负担）的事情推迟到将来做，特别是习惯性这样做。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,六、减少无意义的活动,这类事即是柯维时间管理矩阵中，归类到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，甚至可以说是一种浪费生命，例如沉溺于电视、八卦瞎掰等。柯维认为，人们受到紧急事件的压迫时，常想“逃避”到第四象限，这和一般能够创造意义的休闲不同，这种逃避只会带来更多的空虚，同时又把未完成的事情推到更紧急的状态。以看电视为例，如果平均每天看电视160分钟，一年花1,000小时，若以75岁的寿命为计，从5岁开始看电视，一生总共得耗上8年的时间看电视！试想，若平白多出8年，你能完成多少梦想？所以，就像名作家史蒂芬金说的：“关掉那喋喋不休的盒子吧！”如此你的生活和工作的品质将可大幅改善。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,七、执着于流程优化的精简原则,“崔西定律”是指：“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如：,时间管理,现代企业自我管理的必修课,七、执着于流程优化的精简原则,无论对于个人工作的流量，还是部门的工作流量，他都是“能省就省”。分析工作流程的网络图，每一次能去掉一个多余的环节，就少了一个工作延误的可能，这里意味着大量时间的节省。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,八、练就健康身体、保持身心最佳,运动不是有机会才做，最好在你的行事历上加入这一项，固定时间与地点做运动。缩短睡眠时间能节省时间，可是，如果能培养快速入睡、充分睡眠的能力，一样可以拥有效率。养成早上一睁开眼睛就起床的习惯。定时做健康检查，除了医院及健诊中心外，也可以利用血压器等医疗器材自己在家测量。错过闹钟、找不到车轮匙、识别证等都会偷去时间，而且影响一天情绪。无情地压迫自己并不是善用时间的好方法，感到有压力时，休息一下，能有效提高精神，增进工作效率。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,八、练就健康身体、保持身心最佳,忙到无法照顾自己健康的人，有如工匠忙到无法照顾自己的工具一样。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,第五章现代的时间管理,成功学大师柯维在与时间有约中，把时间管理分为四代：第一代的时间管理只是“备忘录”，做一件划掉一件；第二代时间管理则开始讲究效率，重视规划与准备，利用行事历与记事簿，订定目标一一执行；第三代除了延续第二代的概念以外，并且把“顺序”的概念加进去，制订出短中长期的目标，按优先次序予以实践。至于执行的方式，不外乎是：设定目标拟订计划实践评估，到这个阶段为止，时间管理仍停留在“提高绩效”上，若能善用这项技巧，确实可以有效改善工作品质、创造绩效。,时间管理,现代企业自我管理的必修课,第五章现代的时间管理,新一代（第四代）的时间管理观念，强调在设定目标之前，必须先慎重思考“角色”与“人生意义”的问题。简单说，就是一种以“重要的事”，而非“急迫的事”为最高指导原则的时间管理态度。时间管理的最高指导原则，就是花心思在“重要”的事情上，不管它紧不紧急。,现代企业自我管理的必修课,时间管理,时间名言,“不能管理时间，便什么都不能管理。”-现代管理大师彼德德鲁克的名言 你要么是时间的主人，要么是时间的奴隶,时间管理,现代企业自我管理的必修课,疑问解答,Q&A,时间管理,现代企业自我管理的必修课,时间管理,现代企业自我管理的必修课,