供应商管理信息系统说明书.docx

交通与汽车工程学院课程设计说明书课程名称：物流信息系统设计课程代码：1103181题目：西部电器有限公司供应商管理信息系统年级/专业/班：09级物流管理3班学生姓名：赵露曦学号：开始时间：2012 年 6 月18日完成时间：2012 年 7 月6日课程设计成绩:学习态度及平 时成绩（30）技术水平与实际 能力（20）创新（5）说明书（计算书、图纸、分析 报告）撰写质量（45）总分 （100）指导教师签名： 年 月 日物流信息系统设计课程设计任务书学院名称：交通与汽车工程学院课程代码：1103181专业：物流管理年级：2009一、设计题目物流信息系统设计:二、主要内容分析设计具备一定功能的物流信息系统软件(或其他管理信息系统软件)三、具体要求完成信息系统分析内容包括：(1) 软件功能需求分析(2) 业务流程分析(3) 数据流程分析(4) 数据字典(5) 存取分析(6) 处理逻辑描述完成信息系统设计内容包括：(1) 系统结构设计(2) 系统软硬件配置(3) 数据库设计(4) 代码设计(5) 输入输出设计(6) 模块功能说明说明书字数6000字以上。(也可进行其它管理信息系统的分析和设计，但工作量上应 与上述要求相当，具体内容可由学生与指导教师共同协商确定)四、主要技术路线提示系统分析设计说明书撰写(符合西华大学本科课程设计说明书规范化要求):(1) 首先调查了解企业现状，该企业的信息系统使用现状,论述进行本系统分析设计的 意义,分析设计的主要内容，要达到的主要功能目标；(2) 调查分析组织结构和主要业务，完成业务流程图；(3) 完成数据流程图；(4) 利用数据字典、存取分析、处理逻辑描述对数据流程内容详细描述；(5) 根据数据流程图完成系统结构图；(6) 进行系统软硬件配置；(7) 进行代码设计；(8) 进行数据库设计；(9) 进行输入输出设计；(10) 对系统结构图的各模块进行模块功能说明。五、进度安排第一天第五天：完成四中(1)(2)；第五天第十天：完成四中(3)(4)(5)；第十天第十五天：完成四中(6)(7)(8)(9)(10)。六、完成后应上交的材料课程设计说明书(符合西华大学本科课程设计说明书规范化要求)七、推荐参考资料(不少于3篇)1 刘勇主编.信息系统分析与设计.北京：科学出版社，20022 薛华成.管理信息系统.北京：清华大学出版社，19993 李苏剑，游战清等.物流管理信息系统理论与案例.北京：电子工业出版社， 20054 曾传华，黎青松等.物流管理与信息系统.北京:清华大学出版社,2007指导教师 签名日期2012年月卫日系主任审核日期2012年卫月"日目 录1弓I言-2 -1.1问题的提出-2-1.1.1西部电器有限公司发展现状-2 -1.1.2西部电器有限公司信息系统使用现状-3 -1.2国内外研究的现状-31.3 任务与分析-3 -2系统分析-4 -2.1企业组织结构及相关业务分析-4-2.2业务流程分析-5-2.3数据流程分析-7-2.4数据字典-8-2.5数据存取分析-9-2.6处理逻辑描述-10-3系统设计-11 -3.1系统结构图-11-3.2系统软硬件配置-12-3.3代码设计-12-3.4数据库设计-13-3.5输入输出设计-15-3.6模块功能说明-16 -结论-19 -致谢-20 -参考文献-21 -本课程设计主要是对西部电器有限公司的供应商管理信息系统进行设计。西部 电器公司是一家主要经营电器维修，保养，电器配件销售的服务型公司。采购是公 司业务里面很重要的组成部分，采购成本居高不下，供应商数量多，采购谈判没有 优势，处于一种采购资源混乱的情况。现在公司开始重视到这个问题。该课程设计 就是针对该公司采购的混乱现况进行系统分析，而设计出一个高效、有序的供应商 管理信息系统。分析组织结构，业务流程，数据流程，数据存取，数据字典描述， 处理逻辑描述以及系统结构设计，软硬件配置，代码设计，数据库设计，模块功能 描述。从而改进整个采购系统使其能够高效运作。关键词：管理信息系统 系统分析 系统设计（小四楷体_GB2312）1引言1.1问题的提出随着信息技术的发展随着我国经济技术的发展，企业之间竞争的日益激烈，使得很多 企业不得不尝试改变固有的理念，寻求新的突破和利益点。而无论是生产型，销售型还是 服务型企业都面临着采购成本很难降低的问题。1、供应商数量多，在对于普通物资的采购中常见的是供应商数量繁多，采购商很难 选取优质的供应商，在此过程中耗费大量的人力物力财力。如果随意选择又会给采购带来 很大的风险。2、与供应商采购谈判没有优势，由于长期以来采购模式没有更新，久而久之出现了 很多弊端，与供应商仅仅是普通关系，只注重产品质量和交货期，价格还有售后服务，履 行合同的能力，而没有更长久而深入的接触，所以导致双方形成以价格为中心的谈判，特 别是在供应商有限的情况下，毫无优势可言。3、供应商管理混乱，在采购过程中，供应商管理混乱会直接导致采购效率低下，采 购成本高。在采购业务中最重要的就是与供应商的关系，根据要采购的不同的商品，可以将供应 商细分出来，采取不一样的方式对待，对供应商进行分层管理，减少供应商的数量，同时 提高采购质量。这就要求有一个良好的供应商管理信息系统。1.1.1西部电器有限公司的发展现状西部电器公司主要经营电器维修，保养，电器配件销售。对于电器，及其各种零部件 的采购是公司业务的重要组成部分。该公司的采购刚更新为集中采购，设有采购部门，其 他各部门需要的物品上报采购部门，统一组织采购，采购而来的全部商品堆放在自己的仓 库，仓库基本够用，到货后检验直接入库。只是比以前的各部门自己采购要好些，毕竟集 中采购至少是有规模经济效益的。仓库设有管理员，凭盖有各部门印章的单据提取需要的 物品，每月盘点一次，半年大清点一次。仓储方面问题不大，但是采购部门人员对素质不 高，对于采购没有全面的认识，除了知道压低成本以订购数量获取折扣，没有更进一步的 研究降低采购成本的方法，供应商的选取主要是通过广告认识之后联系，或者熟人推荐的 方式，每购进一批产品有一群供应商之后又可能会更换，供应商数量多而不精1.1.2西部电器有限公司信息系统使用现状该公司虽然已经意识到传统采购的弊端以及各部门分散采购的缺陷，建立了采购部门 专门负责采购事项但是实际上如果采购的理念并没有改变还是简单的和供应商保持普通 的以价格为中心的购销关系，是不能改变采购成本高的现状的。由于硬件设施跟不上，不 能支持采购信息系统，员工计算机能力有待提高，不能适应发展的需要。没有信息技术方 面的专家进行系统的设计。我认为当务之急是构建一个采购信息系统，而我就其中的供应 商管理信息系统进行了分析研究尝试做一个全新的高效的系统。1.2国内外研究的现状经济科技相对较为发达的国家地区已经非常重视供应商的管理了，有强大的信息技术 作为支持，在很多方面都做了尝试。扩展全球采购市场，初见成效。对供应商的信息进行 统一管理，每一笔采购交易都有记录以便作为供应商的绩效考评，从中选择优质供应商长 期合作，并且发现供应商的不足之处反馈给供应商，提高其能力和绩效，以满足自身的需 求。更多的形成合作关系。但是不是说所有的企业面对所有的供应商都要运用这样的合作 关系，而是要分层管理。而我国由于企业竞争大，很多企业面临发展的瓶颈，正在寻求一 个降低采购成本的方法，除了各大企业已经运用了采购信息系统很多中小型企业还在延续 传统的采购方式。部分是由于还没有转型过来，部分是认为自身业务没有必要进行这样大 的投资和改造。1.3任务与分析本课程设计主要是通过对西部电器有限公司的关于采购的现状进行分析之后，为采购 部门设计一个供应商管理信息系统。使得采购得到有序的高效的信息系统支持，对和供应 商建立良好的关系起到基础和促进的作用。有了这个系统采购资源得到整合，不会再有混 乱和浪费的情况，公司能降低采购成本的同时提高采购质量。分析组织结构，业务流程，数据流程，数据存取，数据字典描述，处理逻辑描述以及系统结构设计，软硬件配置，代 码设计，数据库设计，模块功能描述。从而改进整个采购系统使其高效运作。2系统分析2.1企业组织结构及相关业务分析2.1.1西部电器有限公司组织结构分析该公司是典型的私营企业由一个主管兼老板掌管，拥有最高权利。其下有财务部，仓储部，销售部，维修部，采购部。每个部门有一个主管，如下图:西部电器公司的大致组织结构2.1.2西部电器有限公司相关业务分析该公司由平行的各部门组成，相互协作，完成公司的各项事物。就采购管理而言:1、负责采购的人员负责供应商的管理，每个供应商有自己的档案，资料。有合作的供 应商保留，没有的直接删除。2、与各部门联系的人员负责收集整理各部门的订单需求，以便组织统一的采购活动。但是由于信息系统的不完善，多数时候还是必须要各部门主管见面开会才能决定采购的商 品。3、由采购人员与供应商联系，无论是以采购谈判方式还是询价采购，招标采购等方式 采购商品，签订合同。4、通知仓储部进行入库作业。配件的查点验收，将供应商开具的发票交给会计，用于 帐务管理。对于数量和种类正确的配件进行入库，供应商提供的货物种类或数量与订单上 不符时与供应商联系，更换商品或者退货。2.2业务流程分析供应商的选择标准分为短期和长期两种。短期：产品质量合适，成本低，交货及时，整体服务水平，履行合同的能力。长期：财务状况是否稳定，内部组织和管理是否良好，员工状况是否稳定。供应商管理流程1、开发、生产、采购战略需求。自制采购决策。2、采购市场调研分析，风险分析。3、供应商初步选择4、供应商审核5、供应商认证6、供应商协议与合同7、下订单供应商交货8、区分供应商的类型9、供应商考评10、优化供应商。2.3数据流程分析顶层数据流程图第一级细化流程各部门P1.1邀请函F1.3商业型制定采购策略供应商/优先型伙伴型yF1.2认证后的供应商VP1.6供应商 考评F1.4供应商考评结果反馈信息P1.7优化供应商第二级细化数据流程图2.4数据字典1、外部数据项字典。外部项如表1.1所示。表1.1外部项编号外部项名字输入数据输出数据数量001各部门拟订购清单002供应冏询价单、邀请函报价单反馈信息2、数据流数据字典数据流定义如表1.2所示表1.2数据流编号001数据流名称拟订购物品简要说明各部门拟订购清单发给采购部制定统一采购计划数据流来源该公司其他部门数据去出处理逻辑“制定采购策略”数据流的组成订购清单，日期，需要物品的部门，采购部门。3数据存储数据字典数据存储如表1.3所示表1.3编号数据存储名称组成部分立即查询F11商业型、优先型、伙伴型供应商分类有供应商名称供应冏编号供应商主营产品产品规格产品价格一般交货期F14供应商考评结果供应商考评分数有供应商名称供应冏编号供应冏各项评分曾经交易记录2.5数据存取分析在数据流程图中定义了数据存储，在数据字典中表述了数据存储的结构后，可以使用 数据立即存取图来进行数据存取分析。在这个供应商信息系统中，最初采购部门发出邀请 函收到报价单或者曾经有过交易的供应商档案都会被存入该系统的数据库。设有登录系 统，有权限的人登录以后便可以对供应商进行查询。然后在供应商的实际审查中，通过比 较选择了合作的供应商就叫做供应商认证，得到认证以后也要在系统中修改，编辑供应商 的认证记录。存档。还要对认证了的供应商进行分类，把其分为商业型，优先型、伙伴型。 并且在交易完成后，要将合作的详细内容录入系统。通过系统设置好的考评标准，对供应 商进行考评。最后选择出优质的供应商以便长期合作，淘汰不行的供应商。对需要长期合 作的供应商还可以将考评时发现的问题与其分享，提高其绩效以便适应自身需求。2.6处理逻辑描述P1.1铸锭采购决策由公司内部各部门比如销售部门或者维修部门把需要的零部件之类自己要买的物品清 单交给采购部门，采购部门制定统一的采购战略决策。P1.2供应商初审采购部门从供应商档案中读取信息，进行对供应商的初审，主要是一些资格审查。包 括供应商是否是正规经营，是否有履行合同的能力等。P1.3供应商认证由采购部门对供应商审查之后得到的资料，把合格的供应商进行资格认证，不合格的 供应商直接淘汰。P1.4供应商分类对已经认证的供应商进行分析，研究。由公司长期或者短期的目标标准来对其进行分 类。商业型还是优先型还是伙伴型在这里就得到区分。P1.5下订单采购部门选定了合作的供应商以后对供应商发出订单，P1.6供应商考评进行完交易以后对供应商有一个考评，主要是由采购部门制定规则，按照既定的指标 进行考察。并且对考评结果进行存储和分析。P1.7供应商优化考评结束以后对有潜力的供应商要发展长期合作的关系，所以可以与其分享采购中的 问题，反馈信息给供应商。3系统设计（1）.方便而强大的数据输入性能，严谨的登录界面，尽量避免汉字和长字符串的 人工重复输入。（2）.灵活地查询性能，能快速实现供应商资料的数据输入和查询。（3）.把目前基本上是人工管理并且静态的供应商管理变为动态的供应商信息管 理，能随时存取和更新供应商信息。时时进行系统维护，设立权限，提高系统的 安全性能。3.1系统结构图3.2系统软硬件配置西部电器有限公司供应商管理信息系统是以计算机系统为核心建立起来的，所以计算 机系统的软件和硬件配置在很大程度上影响整个信息系统的功能实现。根据系统功能，对 西部电器有限公司供应商管理信息系统的软件和硬件配置做出如下要求。硬件配置：一台电脑，实际使用最低配置要求：CPU:酷睿2双核1.83G处理器T5550内存：1G以上硬盘空间：180GB以上，最好高于250GB显卡：512MB以上的PCI或AGP显卡声卡：最新的PCI声卡CD-ROM： 8x 以上 CD-ROM以及联机设备（打印机等）软件配置：WindowsXP以上操作系统VF开发软件SQL Sever2003数据库管理系统3.3代码设计代码设计是指用数据、字母和特殊符号，表示事物的名称、属性和状态等特征。在计 算机处理信息过程中，代码具有重要作用：根据代码，可以区分每一个数据元素及其代表 的逻辑意义；使信息的表达方式标准化和单纯化；提高计算机处理效率和精度，便于进行 信息检索、分类、排序、汇总和分析。计算机进行库存管理的过程中，代码设计是进行分 类校对、汇总及检索的关键。本次设计中，需要进行代码设计的是：供应商编码的设计。供应商编号这里运用的是 分组码，代码名称：供应商编码代码定义：供应商管理信息的系统代码代码长度：8个字符代码构成II:所在地编号III:评价等级编号3.4数据库设计1、概念模型部分概念模型是一种面向问题的模型，可以做成E-R图。2、逻辑模型设计数据表名列名数据类型长度允许空主键T-user （用户信息表）用户密码Varchar50no用户权限Int4no用户IDVarchar50noVT-supplier （供应商基本信息表）供应商编号Char8noV供应商名称Char32no供应商所在地Char20yes供应商联系方式Char11yes供应产品编号Char2noT-product （产品信息 表）供应商编号Char8noV产品名称Char20no产品类型编号Char2noV产品质量等级Int4yes产品价格money8yes产品数量Int4yesT-ping（供应商评估表）供应商编号Char8noV供应商价格等级Int4yes供应商产品质量等级Int4yes供应商信誉等级Int4yes供应商交货率等级Int4yes供应产品编号Char2no综合评价结果Int4yesT-translate （交易记录表）供应冏编号Char8noV交易价格money8no交易数量Int4yes交易时间Datetime8yesV交易产品类型编号Char2noV累计交易次数Int4yes累计交易金额money8yes3.5输入输出设计1输入设计（1）.输入信息来源的设计。由于供应商信息管理仅仅是一个子系统，数据来 源相对不繁杂，供应商信息的录入直接由键盘人工输入，以及之后的交易明细都可以 用键盘输入。（2）.输入类型的设计。采购清单和供应商档案采用外部输入。（3）.输入设备和介质的设计。键盘和鼠标。（4）.输入内容和格式的设计。供应商档案单样式如图所示：供应商档案单单位名：西部电器有限公司供应冏编号提供产口口编号供应商名称供应商地址供应商联系方式日期经办人备注：2输出设计输出类型。主要的是供应商考评表，有内部输出、中间输出和操作输出多种类型。输出形式。主要是打印输出及屏显输出两种形式。输出内容和格式。以供应商最终考评表展示。供应商最终输出表供应商名称年 月No：供应商编号供应商价格等级供应商产品质量等级供应商信誉等级供应商交货率等级供应商提供产品编号综合评价结果累 计 交 易 次 数累 计 交 易 金 额备注3.6模块功能说明1.系统登录模块如图所示:模块名称供应商管理信息系统登录模块功能识别系统用户身份，防止其他人操作。处理概要说明：（设计操作界面如下图）用户输入用户名及密码后，单击“系统登录”命令按钮，对所输入的编号和密码进行验 证，若验证通过，则登录如窗口，否则就通过信息框弹出错误信息，密码输入错误3次， 即自动关闭窗口。2. 信息录入模块，供应商基本信息录入模块如图所示模块名称供应商基本信息录入模块功能录入供应商编号、名称、提供产品编号，所在地，联系电话对应的 并可以进行“添加”、“删除”、“修改”、“保存”、“打印”等操作处理概要说明：（设计操作界面如下图）供应商档案录入，资料不全面的或者初审都不过的可以舍弃。可以根据以下操作界面的设 计，分别依照需要录入的信息和可以实现的操作，来设计界面。编号:退货:供应商地址:编号名称选择供应商配件信息录入配件编号配件名称录入供应商信息时，录 入该供应商提供的所有种类配件的编号和信息，该信息随着录入写入后台配件表中，供 其他信息录入时调用添加修改删除保存 打印退出通过“添加” 可以录入供应 商信息、选择右边页框中 的供应商点 击“修改”，该表有制度状态变成可修改状态，可以对信息进行修改退出供应商信 息录入界面3、信息查询模块（供应商信息查询模块为例）供应商信息查询模块如图3.4所示。模块名称供应商信息查询模块功能通过设置查询条件，完成对供应商信息的查询、保存及打印 操作处理概要说明1：（设计操作界面如下图）采购订单查询也属于信息查询的类型，可以依照订单按年、月、日、供应商、商 品等类别查询。类比以下操作界面的设计，可以设计出其查询操作界面。图3.4信息查询模块3、供应商最终评估表输出模块供应商最终评估表模块如图3.5所示。模块名称供应商最终评估表模块功能完成与供应商评估相关的统计表的查询和输出功能，数据表 自动完成统计，并可以打印和保存处理概要说明：（设计操作界面如下图）供应商评估表可以对认证以后的或者有合作的供应商进行绩效的评估。可供统计， 查询，以及可以输出，反馈信息给供应商。以下为操作界面。结论通过本次课程设计，首先是对西部电器公司的现况的一个调查分析，主要是采购部门 对于供应商信息管理的处理进行剖析，可以看到该公司采购中的弊端，主要是采购资源美 欧整合，最关键的又是没有有序，高效的供应商管理信息系统，计算机没有得到很好的运 用，员工计算机技术有待提高，在整个理念上应该更快的更新，然后针对这些问题，我提 出了自己的一些见解和设计。主要是做了一个供应商管理信息系统，可以对供应商信息进 行存档，查询，还可以最终进行考评，特别是最后一点是这次设计的重点，因为对供应商 的分层次管理是一个理念上的改变，只有对供应商进行分类，分层管理才能找到自己的长 期的短期的各种适合的供应渠道。对于发展供应商也有着积极的促进作用，交易完成后还 可以反馈信息给供应商帮助其提高自身以满足企业的采购需求。形成良性循环。虽然设计 开发过程很繁琐，但是相信会给该公司的管理带来新的生机。我也从本次设计中锻炼了自 己的能力，获益匪浅。感谢老师的悉心指导，为我们指出本次设计的重点所在。我才知道本次设计主要是对系 统设计提出一个构想框架，并不需要详细的编程和代码设计，但是构想必须要够严谨和周 全。也感谢寝室同学的帮助，在宿舍做设计的时候有什么不会的也方便交流，以解决问题。参考文献1 主编.信息系统分析与设计.北京：科学出版社，20022 薛华成.管理信息系统.北京：清华大学出版社，199920053 李苏剑，游战清等.物流管理信息系统理论与案例.北京：电子工业出版社4 曾传华，黎青松等.物流管理与信息系统.北京:清华大学出版社,2007