计算机基础及msoffice应用全国计算机等级考试一级教程第四章Excel的使用.doc

【233网校会员中心】提供计算机、外语、资格类、学历类，会计类、建筑类、医学类、外贸类、公务员九大类免费在线题库及专家答疑>> 第4章Excel 2010的使用电子表格软件Excel 2010是Office 2010套装软件中的成员之一，用于对表格式的数据进行组织、计算、分析和统计，可以通过多种形式的图表来形象地表现数据，也可以对数据表进 行诸如排序、筛选和分类汇总等数据(库)操作。 本章将详细介绍Excel(以下Excel均指Excel 2010)的基本操作和使用方法。通过本章 的学习，应掌握： 1Excel的基本概念以及工作簿和工作表的建立、保存和保护等。 2工作表的数据输人和编辑、工作表和工作簿的使用与保护等。 3在工作表中利用公式和函数进行数据计算。 4工作表中单元格格式、行列属性、自动套用格式、条件格式等格式化设置。 5Excel图表的建立、编辑与修饰等。 6工作表数据清单的建立、排序、筛选和分类汇总等数据(库)操作。 7工作表的页面设置和打印、工作表中超链接的建立等。 4.1 Excel 2010的基本概念411 Excel的基本功能 1方便的表格制作 Excel可以快捷地建立数据表格，即工作簿和工作表，输入和编辑工作表中的数据，方便和灵活地操作和使用工作表以及对工作表进行多种格式化设置。 2强大的计算能力 Excel提供简单易学的公式输入方式和丰富的函数，利用自定义的公式和Excel提供的各类函数可以进行各种复杂计算。 3丰富的图表表现 Excel提供便捷的图表向导，可以轻松建立和编辑出多种类型的、与工作表对应的统计图表。并可以对图表进行精美的修饰。 4快速的数据库操作 Excel把数据表与数据库操作融为一体，利用Excel提供的选项卡和命令可以对以工作表形 式存在的数据清单进行排序、筛选和分类汇总等操作。 5数据共享 Excel提供数据共享功能，可以实现多个用户共享同一个工作簿文件，建立超链接。 412 Excel的基本概念1启动Excel下列方法之一可以启动Excel应用程序： 方法一：单击“开始”按钮，鼠标指针移到“程序”选项处，单击“Microsoft Excel”命令，则启动并出现Excel窗13。 方法二：双击桌面上Excel快捷方式图标2Excel窗口Excel启动后，即打开Excel应用程序工作窗13，如图4-1所示，Excel应用程序工作窗口由位于窗口上部呈带状区域的功能区和下部的工作表窗口组感。功能区包含所操作文档的工作簿标题、一组选项卡及相应命令；工作表区包括名称框、数据编辑区、状态栏、工作表区等。选项卡中集成了相应的操作命令，根据命令功能的不同每个选项卡内又划分了不同的命令组。1)功能区 工作簿标题位于功能区顶部，其左侧的姿图标包含还原窗El、移动窗口、改变窗口大小、最大 (小)化窗l3和关闭窗口选项，还包括保存(Ctrl+S)、撤销清除(Ctrl+Z)、恢复清除(Ctrl+V)、自定 义快速访问工具栏等；其右侧包含工作簿、功能区及工作表窗口的最小化、还原、隐藏、关闭等按 舡。拖动功能区可以改变Excel窗口的位置，双击功能区可放大Excel应用程序窗-1到最大化或还原到最大化之前的大小。 2)选项卡 功能区包含一组选项卡，各选项卡内均含有若干命令，主要包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图等；根据操作对象的不同，还会增加相应的选项卡，用它们可以进行绝大多数Excel操作。使用时，先单击选项卡名称，然后在命令组中选择所需命令，Excel将自动执行该命令。通过Excel帮助可了解选项卡大部分功能。3)工作表窗口工作表窗口位于工作簿的下方，包含数据编辑区、名称栏、工作表区、状态栏等。数据编辑区用来输入或编辑当前单元格的值或公式，该区的左侧为名称栏，它显示当前单元格(或区域)的地址或名称，在编辑公式时显示的是公式名称。数据编辑区和名称栏之间在编辑时有3个命令按钿分别为“取消”按钮“输入”按钮和“插入函数”按钮单击“取消”按钮，即撤销编辑内容；单击“输入”按钮，即确认编辑内容；单击“插入函数按钮，则编辑计算公式。工作表区除包含单元格数据外，还包含当前工作簿所含工作表的工作表标签等相关信息，并可对其进行相应操作。 。状态栏位于窗口的底部，用于显示当前窗ISl操作命令或工作状态的有关信息。如，在为单元格输人数据时，状态栏显示“输入”信息，完成输入后，状态栏显示“就绪信息，还可进行普通页面、页面布局、分页浏览和设置缩放级别等操作。3工作簿、工作表和单元格1)工作簿 工作簿是一个Excel文件(其扩展名为xlsx)，其中可以含有一个或多个表格(称为工作表)。它像一个文件夹，把相关的表格或图表存在一起，便于处理。启动Excel会自动新建一个名为“Bookl”或“工作簿l”的工作簿，一个工作簿最多可以含有255个工作表，一个新工作簿默认有3个工作表，分别命名为Sheetl、Sheet2和Sheet3，也可以根据需要改变新建工作簿时默认的工作表数。工作表的名字可以修改，工作表的个数也可以增减。工作表像一个表格，由含有数据的行和列组成。在工作表窗口中单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前工作表，可以对它进行编辑。若工作表较多，在工作表标签行显示不下时，可利用工作表窗口左下角的标签滚动按钮来滚动显示各工作表名称。单击标签滚动按钮使所需工作表出现在工作表标签行，单击它，使之成为当前工作表。2)工作表与单元格工作表由单元格、行号、列标、工作表标签等组成。工作表中行列交汇处的区域称为单元格，它可以保存数值和文字等数据。水平方向有16 384个单元格，垂直方向有l 048 576个单元格。每一个单元格都有一个地址，地址由“行号”和“列标”组成，列标在前，行号在后，如，第8行、第7列的单元格地址是“G8”。列标由字母表示，如Az、AAAZ、BABz、IAIV、XFD：行号由数字表示，如l9、10100、1 048 576，如图42所示。 按ctrl+箭头键，可将当前单元格指针快速移动到当前数据区域的边缘。例如，如果数据表是空的，按ctrl移到XFD列，按Ctrl+移到l 048 576行。 每个工作表都有一个标签，工作表标签是工作表的名字，见图41。单击工作表标签，该工作表即成为当前工作表。如果一个工作表在计算时要引用另一个工作表单元格中的内容，需要在引用的单元格地址前坦上另一个“工作表名”和“!”符号，形式为：<工作表名>!<单元格地址>3)当前单元格 用鼠标单击一个单元格，该单元格被选定成为当前(活动)单元格，此时，当前单元格的框线 变为粗黑线，粗黑框线称为单元格指针。单元格指针移到某单元格，则该单元格就成为当前单元格。当前单元格的地址显示在名称框中，而当前单元格的内容同时显示在当前单元格和数据编辑区中。 4退出Excel用下列方法之一可以退出Excel应用程序： 方法一：单击功能区最右边的“关闭”按钮。 方法二：单击“文件”选项卡，选择“退出”命令。 方法三：单击功能区左端按钮，并选择“关闭”命令。 方法四：按Alt+F4键。 5使用帮助 在使用Excel过程中，若遇到不了解的操作，可以求助于Excel的联机帮助功能，其使用方法与Word中的帮助相同，不再赘述。 4.1.3 Excel的主要用途 Excel是一款功能强大、方便灵活、使用快捷的电子表格制作软件，可用来创建数据表 格，即把用户所使用的数据输入到Excel中形成电子表格，还可以利用公式或函数对所输入的数据进行计算，例如求和、平均值、最大(小)值及其他复杂的计算；还可以根据所输入的数据和计算结果建立各种统计图表，直观地显示数据之间的关系；还可以对数据表进行各种数据库操作，例如排序、筛选和分类汇总等。Excel 2010还提供了数据共享和Interne功能。 Excel界面友好、功能丰富、操作方便，因此，在金融、财务、单据报表、市场分析、统计、工资管理、工程预算、文秘处理、办公自动化等方面广泛使用。4.2 基本操作4·2·1建立与保存工作簿 1建立新工作簿 可选择以下方法之一新建工作簿： 方法一：启动Excel系统自动新建空白工作簿，用户可以在保存工作簿时重新命名。 方法二：单击“文件”选项卡下的“新建”命令，在“可用模板”下双击“空白工作簿”。 方法三：按CtrI+N键可快速新建空白工作簿、 2保存工作簿 可选择以下方法之一保存工作簿： 方法一：单击“文件”选项卡下的“保存”或“另存为”命令，在此，可以重新命名工作簿及选择存放文件夹。 方法二：单击功能区的“保存”按钮。 422输人和编辑工作表数据 Excel数据输入和编辑须先选定某单元格使其成为当前单元格，输入和编辑数据要在当前单 元格中进行，也可以在数据编辑区进行。 1输入数据 新工作簿默认有3个工作表，当前默认工作表是sheetl。 1)输入文本 文本数据可由汉字、字母、数字、特殊符号、空格等组合而成。文本数据的特点是可以进行字符串运算，不能进行算术运算(除数字串以外)。 在当前单元格输入文本后，按Enter键或移动光标到其他单元格或单击数据编辑区的、J按钮，即可完成该单元格的文本输入。文本数据默认的对齐方式是单元格内靠左对齐。 需注意的是： (1)如果输入的内容有数字或汉字或字符或者它们的组合，例如输入“l00元”，默认为是文 卒数据。 (2)如果文本数据出现在公式中，文本数据需用英文的双引号括起来。 (3)如果输人职工号、邮政编码、电话号码等无需计算的数字串，在数字串前面加一个单引号“”英文单引号)，Excel按文本数据处理，当然也可以直接输入，按数值数据处理。 (4)如果文本长度超过单元格宽度，当右侧单元格为空时，超出部分延伸到右侧单元格；当右侧单元格有内容时，超出部分隐藏。 2)输入数值 数值数据一般由数字、+、一、(、)、小数点、￥、$、E、e等组成。数值数据的特点是可以对其进行算术运算。输入数值时，默认形式为常规表示法，如输入38、1 1267等。当数值长度超过单元格宽度时，自动转换成科学表示法：<整数或实数>e±<整数>或者<整数或实数>E±<整数>，如输入l234567891234，则显示为123456E+12。数值数据默认的对齐方式是单元格右对齐。需注意的是： (1)如果单元格中数字被“#”代替，说明单元格的宽度不够，增加单元格的宽度即可。 (2)如果在单元格中输入分数，须先输入零和空格，然后再输入分数。 3)输入日期和时间 在单元格中输入Excel可识别的l3期或时间数据时，单元格的格式自动转换为相应的“日期”或“时间”格式，而不需要去设定该单元格为“13期”或“时间”格式，输入的日期和时间在单元格内默认为右对齐方式。 输入日期(如2012年8月18日)可以采用的形式有20120818或20120818或18一Aug-12；输入时间(如18点30分)可采用的形式有：l8：30或6：30PM；输入日期与时间组合(如2008年8月18日18点30分)可以采用的形式有：20120818 18：30(13期和时间之间用空格分隔)。 需注意的是： (1)如果不能识别输入的日期或时间格式输入的内容将被视为文本，并在单元格中左对齐。 (2)如果单元格首次输人的是日期，则该单元格就格式化为日期格式，再输入数值仍然换算 成日期。如首次输入20120818，再输入抑，将显示1900_3-7(1900年3月7日)。 4)输入逻辑值  逻辑值数据有两个，“TRUE”(真值)和“FALSE”(假值)。可以直接在单元格输入逻辑值 “TRUE”或“FALSE”，也可以通过输入公式得到计算的结果为逻辑值。例如在某个单元格输入公式：=3<4，结果为“TRUE”。 5)检查数据的有效性 使用数据有效性可以控制单元格可接受数据的类型和范围。具体操作是利用“数据”选项卡的“数据工具”命令组。 2删除或修改单元格内容 I)删除单元格内容 (1)选定要删除内容的单元格，或 (2)按住Ctrl键拖动鼠标选取要删除内容的单元格区域，或 (3)单击行或列的标题选取要删除内容的整行或整列。 (4)按Delete键可删除单元格内容。使用Delete键删除单元格内容时，只有数据从单元格中被删除，单元格的其他属性，如格式等仍然保留。如果想要删除单元格的内容和其他属性，可选择“开始”选项卡“编辑”命令组的“清除”命令，进行“全部清除”、“清除格式”、“清除内容”、“清除批注”、“清除超链接”等操作。 2)修改单元格内容 (1)单击单元格，输入数据后按Enter键即完成单元格内容的修改。 (2)单击单元格，然后单击数据编辑区，在编辑区内修改或编辑内容。 3移动或复制单元格内容 移动或复制单元格的方法基本相同，通常会移动或复制单元格公式、数值、格式、批注等。 1)使用选项卡命令移动或复制单元格内容 (1)选定需要被复制或移动的单元格区域。 (2)在“开始”选项卡内的“剪贴板”命令组单击“复制”或“剪切”按钮，或单击鼠标右键，选择“复制”或“剪切”命令。 (3)单击目标位置，单击剪贴板命令组的“粘贴”按钮，或单击右键，选择“粘贴选项”下的相应按钮。反复执行本步骤，可复制多次，如图44所示。复制数据时，也可选中目标位置后单击右键，选择“选择性粘贴”完成粘贴。 按Esc键或单击“数据编辑区”，可去除选定区的虚框，但是不能再“粘贴”了。 2)使用鼠标拖动移动或复制单元格内容 选定需要被复制或移动的单元格区域，将鼠标指针指向选定区域的边框上，当指针变成十字 箭头“ ”形状时，左键拖动鼠标到目标位置，可移动单元格内容和格式等；在拖动鼠标的同时按住Ctrl键到目标位置，先松开鼠标，后松开Ctrl键，可复制单元格内容和格式等。 3)复制单元格中特定内容 (1)选定需要被复制的单元格区域，单击“开始”选项卡内“剪贴板”命令组的“复制”命令。(2)选择“剪贴板”命令组的“粘贴”命令，或单击右键，均可出现“选择性粘贴”选项。 (3)利用“选择性粘贴”对话框，如图45所示，也可复制单元格中特定内容。4自动填充单元格数据序列 对于一些有规律或相同的数据，可以采用自动填充功能高效输入。 1)利用填充柄填充数据序列 在工作表中选择一个单元格或单元格区域，在右下角会出现一个控制柄，当光标移动至控制 柄时会出现“+”形状填充柄，拖动填充柄，可以实现快速自动填充。利用填充柄不仅可以填充相 同的数据，还可以填充有规律的数据。 【例4-2】课程表”工作表c2：H2单元格区域利用填充柄填上“星期”信息：“星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六”，在A3：A6单元格区域填上“节次”信息“l、2、3、4”。 (1)在c2单元格内输入“星期一”，选定c2单元格为当前单元格，移动光标至c2单元格控制柄处，当出现“+”形状填充柄时，拖动光标至H2单元格处，即可完成填充，如图4-6(a)所示。 (2)在A3和A4单元格内分别输入数字“1”和“2”，选中A3：A4单元格区域，移动光标至A4单元格控制柄处，重复步骤(1)的动作，拖动光标至A6单元格处，即可完成填充，如图46(b)所示。 2)利用对话框填充数据序列 利用对话框填充数据序列有两种方式： 方式一：利用“开始”选项卡“编辑”命令组内的“填充”命令填充数据序列时，可进行已定义序列的自动填充，包括数值、日期和文本等类型。首先在需填充数据序列的单元格区域开始处的第一个单元格中输入序列的第一个数值(等比或等差数列)或文字(文本序列)，然后选定这个单元格或单元格区域，再执行“填充”命令下的“系列”选项对应的“序列”对话框。 方式二：利用“自定义序列”对话框填充数据序列，可自己定义要填充的序列。首先选择“文 件”选项卡下的“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，如图47所示，单击左侧的“高级”选项，在“常规”栏目下单击“编辑自定义序列”打开“自定义序列”对话框，在对话框中选择“自定义序列”标签所对应的选项卡，在右侧“输入序列”下输入用户自定义的数据序列，单击“添加”和“确定”按钮即可；或利用右下方的折叠按钮，选中工作表中已定义的数据序列，按“导入”按钮即可。 【例43】 在“课程表”工作表中利用“序列”对话框按等差数列填入时间序列，步长值为“0：50”，终止值为“l0：30”。利用“自定义序列”定义“数学、语文、物理、英语”，再利用“序列”对话框填入C3：C6单元格区域。(1)在B3单元格填人“8：00”并选中83：B6单元格区域，单击“开始”选项卡，选择“编辑”命令组，单击“填充”命令，选择“系列”操作，打开“序列”对话框，如图4-8所示。(2)选择序列产生在“列”，类型为“等差序列”，步长值为“0：50”，终止值为“10：30”，单击“确定”即完成填充，如图4-9所示。(3)选择“文件”选项卡下“选项”命令，打开“Excel选项”对话框，如图47所示，选择“高级”选项在“常规”栏目下单击“编辑自定义列表”打开对话框，选取对话框中的“自定义序列”标签下的选项卡，在“输入序列”下输入“数学、语文、物理、英语”，单击“添加”按钮，如图410所示。(4)在C3单元格内输入“数学”，选定C3：C6单元格区域，可利用填充柄完成自动填充，或利用“序列”对话框，类型选择“自动填充”完成填充，如图4-11所示。 423使用工作表和单元格 1使用工作表 在Excel中，新建一个空白工作簿后，会自动在该工作簿添加3个空白工作表，并依次命名为Sheetl、Sheet2和Sheet3。 1)选定工作表 操作前需选定工作表，可以选定一个或多个工作表(选定的工作表标签默认变为白色)。酒(1)选定一个工作表：单击工作表的标签，选定该工作表，该工作表成为当前活动工作表(放弃在这之前选定的工作表)(2)选定相邻的多个工作表：单击第一个工作表的标签，按Shift键的同时单击最后一个工 作表的标签。 (3)选定不相邻的多个工作表：按Ctrl键的同时单击要选定的工作表标签。 (4)选定全部工作表：鼠标右键单击工作表标签，选择“选定全部工作表”。 需说明的是：如果同时选定了多个工作表，其中只有一个工作表是当前工作表，对当前工作 表的编辑操作会作用到其他被选定的工作表。如在当前工作表的某个单元格输入了数据，或者进行了格式设置操作，相当于对所有选定工作表同样位置的单元格做同样的操作。 2)插入新工作表 允许一次插入一个或多个工作表。选定一个或多个工作表标签，单击鼠标右键，在弹出的菜 单中选择“插入”命令，即可插入与所选定数量相同的瓶工作表。Excel默认在选定的工作表左侧插入新的工作表。 3)删除工作表 选定一个或多个要删除的工作表，选择“开始”选项卡的“编辑”命令组，选择“删除”命令。或鼠标右键单击选定的工作表标签，在弹出的菜单中选择“删除”命令。 4)重命名工作表 双击工作表标签，输入新的名字即可，或者鼠标右键单击要重新命名的工作表标签，在弹出 的菜单中选择“重命名”命令，输入新的名字即可。例如，将“人力资源情况表”所在的Sheetl工作表重新命名为“人力资源情况表”如图412(a)、(b)所示。5)移动或复制工作表(1)利用鼠标在工作簿内移动或复制工作表若在一个工作簿内移动工作表，可以改变工作表在工作簿中的先后顺序。复制工作表可以为已有的工作表建立一个备份。7 在工作簿内移动工作表的操作是：选定要移动的一个或多个工作表标签，鼠标指针指向要移动的工作表标签，按住鼠标左键沿标签向左或右拖动工作表标签的同时会出现黑色小箭头，当黑色小箭头指向要移动到的目标位置时，放开鼠标按键，完成移动工作表。在工作簿内复制工作表的操作是：与移动工作表的操作类似，只是在拖动工作表标签的同时按Ctrl键，当鼠标指针移到要复制的目标位置时，先放开鼠标按键，后放开Ctrl键即可。(2)利用对话框在不同的工作簿之间移动或复制工作表利用“移动或复制工作表”对话框，可以实现一个工作簿内工作表的移动或复制，也可以实现不同的工作簿之间工作表的移动或复制。在两个不同的工作簿之间移动或复制工作表，要求两个工作簿文件都必须在同一个Excel应用程序下打开。在移动或复制操作中，允许一次移动、复制多个工作表。具体操作是：在一个Excel应用程序窗口下，分别打开两个工作簿(源工作簿和目标工作簿)。 使源工作簿成为当前工作簿。 在当前工作簿选定要复制或移动的一个或多个工作表标签。 单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作 表”对话框，如图413所示。 在“工作簿”下拉列表框中选择要复制或移动到的目标工作簿。 在“下列选定工作表之前”下拉列表框中选择要插入的位置。 如果移动工作表，清除“建立副本”选项；如果复制工作表，选中“建立副本”选项，单击 “确定”按钮即可完成工作表移动或复制到目标工作簿。 6)拆分和冻结工作表窗口 (1)拆分窗口一个工作表窗口可以拆分为“两个窗口”或“四个窗口”，如图414所示，分隔条将窗格拆分为四个窗格。窗口拆分后，可同时浏览一个较大工作表的不同部分。拆分窗口的具体操作是： 方法一：鼠标指针指向水平滚动条(或垂直滚动条)上的“拆分条”(见图41)，当鼠标指针变成双箭头时，沿箭头方向拖动鼠标到适当的位置，放开鼠标即可。拖动分隔条，可以调整分隔后窗格的大小方法二：鼠标单击要拆分的行或列的位置，单击“视图”选项卡内窗命令组的“拆分”命令，一个窗口被拆分为两个窗格。 (2)取消拆分 将拆分条拖回到原来的位置或单击“视图”选项卡内窗口命令组的“取消拆分”命令。 (3)冻结窗口 工作表较大时，在向下或向右滚动浏览时将无法始终在窗口中显示前几行或前几列，采用 “冻结”行或列的方法可以始终显示表的前几行或前几列。 冻结第一行的方法：选定第二行，选择“视图”选项卡的“窗口”命令组，单击“冻结窗口”命令下的“冻结拆分窗口”。前两行的方法：选定第三行，单击“视图”选项卡的“窗口”命令组，单击“冻结窗口”命令下的“冻结拆分窗口”。冻结第一列的方法：选定第二列，单击“视图”选项卡的“窗口”命令组，单击“冻结窗口”命令下的“冻结拆分窗口”。利用“视图”选项卡内“窗口”命令组的“冻结窗口”命令内的操作还可以冻结工作表的首行或首列。图4一l5为冻结首行后的工作表。 (4)取消冻结 单击“视图”选项卡内“窗口”命令组内的操作可取消冻结。 7)设置工作表标签颜色 选定工作表，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”，可设置工作表标签颜色。 2使用单元格 工作表的基本单元是单元格，工作表的绝大多数操作是针对单元格的操作。 1)选定单元格 方法一：鼠标指针移至需选定的单元格上，单击鼠标左键，该单元格即被选定为当前单元格。 方法二：在单元格名称栏输入单元格地址，单元格指针可直接定位到该单元格，如：D56。2)选定一个单元格区域 方法一：鼠标左键单击要选定单元格区域左上角的单元格，按住鼠标左键并拖动鼠标到区域 的右下角单元格，然后放开鼠标左键即选中单元格区域，单元格区域用该区域左上角单元格地址和右下角单元格地址表示，中间以“：”分隔，如Al：D4。 方法二：鼠标左键单击要选定单元格区域左上角的单元格，按住Shift键的同时单击右下角的单元格即选中单元格区域。在工作表中单击任一单元格即可取消原先的选择。 3)选定不相邻的单元格区域 单击并拖动鼠标选定第一个单元格区域之后按住Ctrl键，使用鼠标选定其他单元格区域即可。单击工作表行号可以选中整行；单击工作表列标可以选中整列；单击工作表左上角行号和列标处(即全选按钮)可以选中整个工作表；单击工作表行号或列标，并拖动行号或列标可以选中相邻的行或列；单击工作表行号或列标，按住Ctrl键，再单击工作表其他行号或列标，可以选中不相邻的行或列。 4)插入行、列与单元格 单击“开始”选项卡“单元格”命令组的“插入”命令，选择其下的“行”、“列”、“单元格”可进行行、列与单元格的插入，选择的行数或列数即是插入的行数或列数。 5)删除行、列与单元格选定要删除的行或列或单元格，选择“开始”选项卡，单击“单元格”命令组内的“删除”命令，即可完成行或列或单元格的删除，此时，单元格的内容和单元格将一起从工作表中消失，其位置由周围的单元格补充。而此时按Delete键，将仅删除单元格的内容，空白单元格或行或列仍保留在工作表中。6)命名单元格 为了使工作表的结构更加清晰，可以为单元格命名。 7)批注 批注是为单元格加注释。一个单元格添加了批注后，会在单元格的右上角出现一个三角标志，当鼠标指针指向这个标志时，显示批注信息。 (1)添加批注 选定要加批注的单元格，选择“审阅”选项卡的“批注”命令(或单击鼠标右键选择“插入批注”命令)，在弹出的批注框中输人批注文字(如果不想在批注中留有姓名，可删除姓名)，完成输入后，单击批注框外部的工作表区域即可退出。 (2)编辑删除批注。 选定有批注的单元格，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“编辑批注”或“删除批注”，即可对批注信息进行编辑或删除已有的批注信息。 4.3 格式化工作表工作表建立后，还可以对表格进行格式化操作，使表格更加直观和美观。Excel可利用“开 始”选项卡内的命令组对表格字体、对齐方式和数据格式等进行设置，还可以完成工作表的格式化设置。 431设置单元格格式 选择“开始”选项卡的“数字”命令组，单击其右下的小按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中有“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”、“填充”和“保护”共6个选项卡，利用这些选项卡，可以设置单元格的格式。 1设置数字格式 利用“单元格格式”对话框中“数字”标签下的选项卡，可以改变数字(包括日期)在单元格 中的显示形式，但是不改变在编辑区的显示形式。数字格式的分类主要有：常规、数值、分数、日期和时间、货币、会计专用、百分比、科学记数、文本和自定义等，用户可以设置小数点后的位数。默认情况下，数字格式是“常规”格式。 2设置对齐和字体方式 利用“单元格格式”对话框中“对齐”标签下的选项卡，可以设置单元格中内容的水平对齐、 垂直对齐和文本方向，还可以完成相邻单元格的合并，合并后只有选定区域左上角的内容放到合并后的单元格中。如果要取消合并单元格，则选定已合并的单元格，清除“对齐”标签选项卡下的“合并单元格”复选框即可。利用“单元格格式”对话框中“字体”标签下的选项卡，可以设置单元格内容的字体、颜色、下画线和特殊效果等。 3设置单元格边框 利用“单元格格式”对话框中“边框”标签下的选项卡，可以利用“预置”选项组为单元格或单元格区域设置“外边框”和“边框”；利用“边框”样式为单元格设置上边框、下边框、左边框、右边框和斜线等；还可以设置边框的线条式样和颜色。如果要取消已设置的边框，选择“预置”选项组中的“无”即可。4设置单元格颜色利用“单元格格式”对话框中“填充”标签下的选项卡，可以设置突出显示某些单元格或单元格区域，为这些单元格设置背景色和图案。选择“开始”选项卡的“对齐方式”命令组、“数字”命令组内的命令可快速完成某些单元格格式化工作。【例4-6】 现有工作表中的“销售数量统计表”数据表如图420所示，设置如下单元格格式：合并Al：El单元格区域且内容水平居中，合并A7：C7单元格区域且内容靠右；A2：A6单元格区域设置图案颜色为“白色，背景1，深色35”，样式为“25灰色”；E3：E6单元格区域设置数字分类为百分比，保留小数点后两位；Al：E7单元格区域设置样式为黑色细单实线的内部和外部边框。(1)选定Al：El单元格区域，选择“开始”选项卡内的“数字”命令组，打开“设置单元格格式”对话框，选择“对齐”标签下的选项卡，“水平对齐”方式选择“居中”，“文本控制”选择“合并单元格”，单击“确定”按钮；选定A7：C7单元格区域，重复以上操作，“水平对齐”方式选择“靠右”，文本控制选择“合并单元格”，单击“确定”按钮。 (2)选定A3：A6单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，选择“填充”标签下的选项 卡，选择“图案颜色”为“白色，背景1，深色35”，“图案样式”为“25灰色”，单击“确定”按钮。 (3)选定E3：E6单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，选择“数字”标签下的选项 卡，选择“分类”为“百分比”，“小数位数”为“2”，单击“确定”按钮。 (4)选定Al：E7单元格区域，打开“设置单元格格式”对话框，选择“边框”标签，预置“外 边框”和“内部”，“线条”样式为细单实线，“颜色”为“自动”，单击“确定”按钮。格式设置后的工作表如图421所示。432设置列宽和行高 默认情况下，工作表的每个单元格具有相同的列宽和行高，但由于输入单元格的内容形式多 样，用户可以自行设置列宽和行高。 1设置列宽 镧 1)使用鼠标粗略设置列宽 将鼠标指针指向要改变列宽的列标之间的分隔线上，鼠标指针变成水平双向箭头形状，按住 鼠标左键并拖动鼠标，直至将列宽调整到合适宽度，放开鼠标即可。 2)使用“列宽”命令精确设置列宽 选定需要调整列宽的区域，选择“开始”选项卡内的“单元格”命令组的“格式”命令，选择 “列宽”对话框可精确设置列宽。 2设置行高  1)使用鼠标粗略设置行高。、 将鼠标指针指向要改变行高的行号之间的分隔线上，鼠标指针变成垂直双向箭头形状，按催 鼠标左键并拖动鼠标，直至将行高调整到合适高度，放开鼠标即可。 2)使用“行高”命令精确设置行高 选定需要调整行高的区域，选择“开始”选项卡内的“单元格”命令组的“格式”命令，选择“行高”对话框可精确设置行高。 433设置条件格式 条件格式可以对含有数值或其他内容的单元格或者含有公式的单元格应用某种条件来决翅 数值的显示格式。条件格式的设置是利用“开始”选项卡内的“样式”命令组完成的。 434使用样式样式是单元格字体、字号、对齐、边框和图案等一个或多个设置特性的组合，将这样的组合加以命名和保存供用户使用。应用样式即应用样式名的所有格式设置。样式包括内置样式和自定义样式。内置样式为Excel内部定义的样式，用户可以直接使用，包括常规、货币和百分数等；自定义样式是用户根据需要自定义的组合设置，需定义样式名。样式设置是利用“开始”选项卡内的“样式”命令组完成的。4.3.5自动套用格式自动套用格式是把Excel提供的显示格式自动套用到用户指定的单元格区域，可以使表格更加美观，易于浏览，主要有简单、古典、会计序列和三维效果等格式。自动套用格式是利用“开始”选项卡内的“样式”命令组完成的。4.3.6使用模板 模板是含有特定格式的工作簿，其工作表结构也已经设置。若某工作簿文件的格式以后要经常使用，为了避免每次重复设置格式，可以把工作簿的格式做成模板并存储，以后每当要建立与之相同格式的工作簿时，直接调用该模板，可以快速建立所需的工作簿文件。Excel已经提供了一些模板，用户可以直接使用。 用户可以使用样本模板创建工作簿，具体操作是： 单击“文件”选项卡内的“新建”命令，在弹出的“新建”窗口中，单击“样本模版”，选择提供的模板建立工作簿文件。4.4 公式与函数441 自动计算利用“公式”选项卡下的自动求和命令或在状态栏上单击鼠标右键，无需公式即可自动计算一组数据的累加和、平均值、统计个数、求最大值和求最小值等。自动计算既可以计算相邻的数据区域，也可以计算不相邻的数据区域；既可以一次进行一个公式计算，也可以一次进行多个公式计算。442输人公式Excel可以使用公式对工作表中的数据进行各种计算，如算术运算、关系运算和字符串运算等。1公式的形式 公式的一般形式为：=<表达式>表达式可以是算术表达式、关系表达式和字符串表达式等，表达式可由运算符、常量、单元格地址、函数及括号等组成，但不能含有空格，公式中<表达式>前面必须有“=”号。2运算符 用运算符将常量、单元格地址、函数及括号等连接起来组成了表达式。常用的运算符有算术运算符、字符运算符和关系运算符三类。运算符具有优先级，表41按运算符优先级从高到低列出各运算符及其功能。3公式的输入选定要放置计算结果的单元格后，公式的输入可以在数据编辑区中进行，也可以双击该单元格在单元格中进行。在数据编辑区输入公式时，单元格地址可以通过键盘输入，也可以直接单击该单元格，单元格地址即自动显示在数据编辑区。输入后的公式可以进行编辑和修改，还可以将公式制到其他单元格。公式计算通常需要引用单元格或单元格区域的内容，这种引用是通过使用单元格的地址来实现的。4·4·3复制公式为了完成快速计算，常常需要进行公式的复制。1公式复制的方法，方法-：选定含有公式的被复制公式单元格，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“复制，命令，鼠标移至复制目标单元格，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“粘贴公式”命令，即可完成方法二：选定含有公式的被复制公式单元格，拖动单元格的自动填充柄，可完成相邻单元格2单元格地址的引用在公式复制时，单元格地址的正确使用十分重要。Excel中单元格的地址分相对地址、绝对地址、混合地三种。根据计算的要求，在公式中会出现绝对地址、相对地址和混合地址以及它们的混合使用。 1)相对地址相对地址的形式为D3、A8等，表示在单元格中当含有该地址的公式被复制到目标单元格时，公式不是照搬原来单元格的内容，而是根据公式原来位置和复制到的目标位置推算出公式中单元格地址相对原位置的变化，使用变化后的单元格地址的内容进行计算。 例如，在sheet1工作表Dl单元格有公式“=(A1B1+C1)/3”图432所示，当将公式复制到D2单元格时公式变为“=(A2+B2+C2)3”，如图433所示；而当将公式复制到E3单元格时公式将变为“=(B3+C3+D3)3”，原因是当Dl单元格公式“：(A1+B1+C1)3，复制到D2单元格时，列号不变，行号加l，因此D2单元格的公式为“=(A2+B2+C2)3”；而当Dl单元格公式“=(A1+B1+C1)3”复制到E3单元格时，列号加l，行号加2，因此E3单元格的公式为“：(B3+C3+D3)3”。2)绝对地址个单元格地址的形式为$D$3、$A$8等，表示在单元格中当含有该地址的公式无论被复制到哪个单元格，公式永远是照搬原来单元格的内容。例如，假设Dl单元格中公式为“：($A$1+$B$1+$C$1)3”，则复制到E3单元格公式仍然为“=(SA$1+$B$1+$c$