天津市文书类电子文件元数据方案.doc

天津市文书类电子文件元数据方案（试行）天津市电子文件管理联席会议办公室天津市档案局2012年11月一、 引言电子文件的元数据是电子文件在形成、办理、归档、移交和长期保存过程中产生的数据，为了规定文书类电子文件在形成、办理、归档、移交和长期保存过程中需要留存和补充的数据项，特制定本方案，对各单位办公自动化系统的建立和电子文件的管理起到数据规范和指导作用。二、 范围本方案规定了以文件为单位的文书类电子文件形成、办理、归档、移交和长期保存的元数据项内容，对电子文件全过程管理的元数据设计、捕获和著录提出了一般要求。本方案与天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）中对元数据的规定相辅相成，互为补充，并将具有共性的元数据内容在移交说明中进行统一描述。三、 规范性引用文件下列文件中的条款通过引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GBT 18894-2002 电子文件归档与管理规范GBT 18793-2002 信息技术可扩展置标语言（XML）1.0DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法W3C XML Schema Part0:Primer XML模式 第0部分：简介W3C XML Schema Part1:Structures XML模式 第1部分：结构W3C XML Schema Part2:Datatypes XML模式 第2部分：数据类型W3C extensible Markup Language(XML)1.0(Second Edition) 可扩展置标语言（XML）1.0（第2版）W3C Namespace in XML XML的名字空间（Namespaces）四、 电子文件元数据索引表本标准参考ISO 23081和DA/T46-2009，结合天津市电子文件管理实际，将文书类电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域，规定了每个域包含的元数据元素及其结构，来源、内容描述、形式特征、权限管理、存储位置、电子属性、数字化属性、数字化属性、电子签名等容器型元数据，仅对元数据进行分类表述。电子文件元数据结构如下：电子文件元数据索引表层次描述编号元素编号元素备注文件实体M1来源M2全宗名称M3立档单位名称M4电子文件号M5档号M6组织机构代码M7全宗号M8保管期限M9年度M10机构/问题M11盒号M12件号M13内容描述M14题名M15并列题名M16主题词或关键字M17人名M18摘要M19分类号M20文件编号M21责任者M22日期M23文种M24主送M25抄送M26密级M27保密期限M28附注M29形式特征M30页数M31语种M32稿本类型M33稿本文件名M34稿本文件大小M35权限管理M36控制标识M37存储位置M38脱机载体编号M39脱机载体存址M40缩微号M41电子属性M42格式信息M43信息系统描述M44数字化属性M45数字化对象形态M46扫描分辨率M47扫描色彩模式M48图像压缩方案M49电子签名M50签名规则M51签名时间M52签名人M53签名结果M54证书M55证书引证M56签名算法标识机构人员实体M57机构人员类型M58机构人员名称业务实体M59业务行为M60行为时间M61行为依据实体关系M62实体标识符M63关联文件五、 元数据的描述方法本标准参考ISO 11179.3:2003和DA/T 46-2009，采用表2所示方法对元数据元素进行描述。 本标准所描述的中文字符集：GB 2312-1980、GB 18030-2005； 表2元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据的顺序号中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该地数据元素的必要性和作用约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定可重复性元数据元素是否可以重复出现元素类型元数据元素所属的类型，本标准将元素分为简单型、容器型和复合型数据类型为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本标准数据类型包括字 符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型值域可以分配给元数据元素的值缺省值该元数据元素的默认值著录信息源元数据元素值的来源著录细则元数据元素值的著录细则注释对元素的进一步说明六、 元数据描述1. 来源编号M1中文名称来源英文名称provenance定义对形成、归档、移交、保管电子文件的单位（个人）和全宗的描述目的提供电子文件的背景信息，利于对电子文件的理解、管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型值域缺省值著录信息源著录细则注释2. 全宗名称编号M2中文名称全宗名称英文名称fonds name定义档案馆（室）赋予全宗的标识目的区分电子文件来源，利于电子文件的管理、提供检索约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录著录细则注释3. 立档单位名称编号M3中文名称立档单位名称英文名称fonds constituting unit name定义构成档案（电子文件）全宗的国家机构、社会组织或个人的名称目的记录全宗构成者名称，明确电子文件来源，利于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录著录细则注释按照 DA/T 14-1994 中 5.1.1 条规定著录。推荐使用预定义值域列表选择著录4. 电子文件号编号M4中文名称电子文件号英文名称electronic record code定义唯一标识电子文件的ID号目的为稿本提供唯一标识，在电子文件之间、电子文件与机构人员、业务时间、业务行为之间提供关联标识约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值不能为空值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统著录细则由系统按照既定规则生成注释电子文件号应具备语义，一般由机构代码和系统赋予的唯一标识组成，应保证唯一性和稳定性。原则上一条档案目录下带有多少个电子原文，就应具有多少个电子文件号，并通过电子文件号可以与稿本、机构人员、业务行为、业务时间等进行相关联系；电子文件号应随稿本文件的产生而产生，并随稿本文件进行记录，多个稿本文件时电子文件号之间用“;”（半角）分开5. 档号编号M5中文名称档号英文名称archival code定义以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序的一组代码目的揭示电子文件分类、排列、编目的结果，利于管理、统计和利用，在电子文件与其传统载体档案之间提供关联标识约束性必选可重复性不可重复元素类型复合型数据类型字符型值域缺省值不能为空值著录信息源由形成、处理、管理电子文件的信息管理系统按照既定规则生成，应保证唯一性和稳定性著录细则档号编码规则：组织机构代码-全宗号-保管期限代码-年度-机构/问题代码-盒号-件号。档号的生成要求由各个组成项自动合成，即系统既要保留完整的档号，还要保留生成档号的各个分项。其中全宗号、年度由系统自动或通过选择确定，保管期限代码根据保管期限的永久、定期分别表示为Y或定期时间；归档机构代码根据归档机构的编码规则产生，根据文件形成部门机构编码方案，可形成归档机构代码。将全宗内归档机构代码表嵌入产生、处理电子文件的原始信息系统，在文件生成时由计算机自动匹配或者由用户选择归档机构代码，禁止用汉字标注。件号则在确定的编码规则下统一编制，由系统自动生成。各组成项的长度设定及举例：组织机构代码：9位阿拉伯数字或英文字母及组合，如000125356；全宗号：5位阿拉伯数字或英文字母及组合，如X0061；保管期限代码：2位阿拉伯数字或英文字母，永久由字母YJ表示，定期分为10年、30年，分别用10、30表示，或者其它表示时间长度的数值，如5年用05表示；年度：4位阿拉伯数字，如2011；机构/问题代码：3位的阿拉伯数字或字母，如001；盒号：4位阿拉伯数字，如0012；件号：5位阿拉伯数字，如00123。完整的档号中应不包含汉字，用各个组成项的预设的代码组成，各个组成项中可以保存汉字描述，如组织机构代码在档号中用001表示，在分项中保留其对应的汉字，如办公室；如问题在档号中用“001”表示，在分项中对应为“党群问题”注释档号在系统中应具有唯一性6. 组织机构代码编号M6中文名称组织机构代码英文名称organization code定义由国家组织机构代码管理中心为在中华人民共和国境内依法成立的机关、企业、事业单位、社会团 体和民办非企业单位等机构赋予的一个全国范围内惟一的、始终不变的法定代码标识约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统，在移交时由移交电子文件系统捕获著录细则通过预定义值域著录或手工著录，每个单位具有唯一的组织机构代码，根据机构编码方案产生注释组织机构代码为9位的阿拉伯数字或英文字母的组合7. 全宗号编号M7中文名称全宗号英文名称fonds identifier定义档案馆（室）分配给全宗的代码目的标识全宗，利于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录著录细则注释全宗号一般由接收、保管电子文件的档案馆（室）给定，当给定全宗号时，本元素必选。推荐使用 预定义值域列表选择著录；8. 保管期限编号M8中文名称保管期限英文名称retention period定义经鉴定后划定的电子文件的存留年限。目的标识电子文件保存期限，利于电子文件的管理、鉴定和统计约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域永久、定期（短期、30年、10年、【其它】）缺省值著录信息源在电子文件处理过程中需要初次鉴定，在捕获处理、保管处置过程中都需要进行鉴定，确认存留年限。著录细则定期可以分为30年、10年和其它，在档号中用字母或数字表示，永久为YJ，30年为30，10年为10，在元数据项中著录汉字描述注释值域中列出的是国家档案局关于机关档案保管期限的规定（国档发198727 号）和机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8 号）规定的保管期限。值域中的“其他”表示值域中所列保管期限外的其他保管期限，由用户结合实际自定义形成，如有特殊规定，依规定执行9. 年度编号M9中文名称年度英文名称year定义电子文件按年度分类后标记的形成处理年度目的标识电子文件年度，利于电子文件的管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型数值型值域缺省值著录信息源在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录著录细则4位阿拉伯数字，如2011注释10. 机构或问题编号M10中文名称机构或问题英文名称organizational structure or function定义对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果目的区分电子文件类别，利于电子文件的管理、提供检索约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源在电子文件归档管理系统中， 通过列表选择或手工著录著录细则按实体分类整理时的部门或问题进行著录，在档号中以代码的形式存在，在著录项中以文字描述的形式存在。如档号中用“001”表示，在机构或问题元数据项中用“办公室”或“党群问题”表示。注释11. 盒号编号M11中文名称盒号英文名称box number定义电子文件所对应实体档案的盒顺序号目的标识电子文件所属档案盒，利于电子文件和实体档案的关联约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源在管理电子文件的系统中手工著录著录细则注释若档案整理模式为订卷的形式，此值可以用于记录案卷号信息12. 件号编号M12中文名称件号英文名称agency item number定义编制的文件或组合文件的排列顺序号目的标识电子文件排列顺序，利于电子文件的管理和利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录著录细则注释13. 内容描述编号M13中文名称内容描述英文名称content description定义对电子文件题名、主题、编号等内容特征的描述目的提供电子文件内容描述信息，利于检索和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型容量型数据类型值域缺省值著录信息源著录细则注释14. 题名编号M14中文名称题名英文名称title定义又称标题，文件标题，是表达归档电子文件中心内容和形式特征的名称。目的描述电子文件的中心内容，提供检索约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值不能为空值著录信息源来源于产生、处理电子文件的信息管理系统著录细则在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录注释15. 并列题名编号M15中文名称并列题名英文名称parallel title定义解释或从属于题名和另一题名目的利于通过题名的解释文字或从属信息进一步了解文件约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理电子文件的信息管理系统著录细则在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录注释16. 主题词或关键词编号M16中文名称主题词或关键词英文名称Descriptor OR keyword定义在标引和检索上用以表达电子文件主题的规范化的词或词组，取自电子文件题名或正文目的揭示电子文件主题，提供检索约束性可选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型值域 缺省值著录信息源来源于产生、处理电子文件的信息管理系统或归档后的档案管理系统著录细则根据题名的内容，由系统自动进行主题词的提取注释主题词建议选择相关的编码体系，例如档案主题词表等，关键词则可以是任何词或词组组成17. 人名编号M17中文名称人名英文名称personal name定义文件内容中涉及的具有检索意义的人物姓名目的提供检索约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理电子文件的信息管理系统或归档后的档案管理系统著录细则手工著录或系统捕获注释当涉及到多个人名时用相关标识符分开，如空格或逗号等18. 摘要编号M18中文名称摘要英文名称abstract定义对电子文件核心内容的简短陈述。目的提供电子文件简要信息，利于在短时间内了解文件内容约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于形成、处理、管理电子文件的原始信息系统或档案管理系统著录细则需要在公文处理过程中由文件创建者或归档后由档案管理人员手工著录或系统捕获注释19. 分类号编号M19中文名称分类号英文名称class code定义采用中国档案分类法对电子文件进行主题分析，并依照电子文件的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号 目的揭示电子文件的分类结果，提供检索约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域 缺省值著录信息源来源于形成、处理、管理电子文件的原始信息系统或档案管理系统著录细则列表选择或手工著录注释20. 文件编号编号M20中文名称文件编号英文名称document number定义文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予的文件的顺序号，也称文号目的提供检索约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于在形成、处理、管理电子文件的信息管理系统著录细则文件编号由产生、形成、处理电子文件的信息管理系统自动生成或手工著录，建议由系统按照既定规则自动生成注释一般发文为发文编号，其他遵照有关系统的系列编号或文件的实际编号。21. 责任者编号M21中文名称责任者英文名称author定义对电子文件内容进行创建、负有责任的团体或个人。目的明确电子文件的责任主体，提供检索约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于形成、处理、管理电子文件的信息管理系统，发文时可取自电子文件管理系统中的印发机关一致著录细则发文：电子文件主要创建者往往指本单位，可以由系统自动生成。收文：需要在文书处理过程中由创建者或处理人员手工著录注释责任者往往指文件的形成单位22. 日期编号M22中文名称日期英文名称date定义文件形成的日期目的明确文件形成时间，提供检索约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域时间项用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日缺省值著录信息源来源于形成、处理和管理电子文件的信息管理系统著录细则采用YYYYMMDD的格式著录，如19850810注释23. 文种编号M23中文名称文种英文名称document type定义按性质和用途确定的文件种类的名称目的揭示文件的性质、特点，反映行为方向，表达目的与要求约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、【其它】。缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统。著录细则文种由公文处理人员依据文件生成时的属性信息通过预定义值域列表选择著录或手工著录。注释24. 主送编号M24中文名称主送英文名称principal receiver定义文件的主要受理者，一般为文件内容规定任务的主要执行者。目的说明电子文件的发送对象，提供检索约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统著录细则产生、处理、管理电子文件的信息管理系统可以预先设置相关的文件执行者单位编码表，在文书处理过程中选择生成或手工著录注释25. 抄送编号M25中文名称抄送英文名称Other receivers定义除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者。目的说明电子文件的发送对象，提供检索约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统著录细则产生、处理、管理电子文件的信息管理系统可以预先设置相关的文件执行者单位编码表，在文书处理过程中选择生成或手工著录注释26. 密级编号M26中文名称密级英文名称security classification定义文件保密程度的等级。目的利于电子文件管理和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域公开、限制、秘密、机密、绝密缺省值著录信息源在电子文件产生、捕获处理、保管处理过程中对文件的密级进行确定著录细则注释27. 保密期限编号M27中文名称保密期限英文名称secrecy period定义对文件密级时效的规定和说明目的利于电子文件的管理和利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源在文件处理、捕获、保管处置过程中对文件密级时效的确定著录细则注释28. 附注编号M28中文名称附注英文名称annotation定义电子文件和元数据中需要解释和补充说明的事项目的提供电子文件及其元数据有关补充信息约束性可选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统著录细则需要在文书处理过程中由文件创建者或处理人员手工著录。注释29. 形式特征编号M29中文名称形式特征英文名称formal characteristics定义电子文件外在形式特征目的记录电子文件形式特征信息，利于电子文件的统计和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型值域缺省值著录信息源著录细则注释30. 页数编号M30中文名称页数英文名称total number of pages定义电子文件对应的纸质文件档案的页数目的利于档案的统计、管理约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型数字型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统或档案管理系统著录细则由文书处理人员或档案管理人员手工著录注释31. 语种编号M31中文名称语种英文名称language定义电子文件正文所使用的语言的类别目的利于电子文件的查询、显示和理解约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值汉语著录信息源在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录著录细则注释著录 GB/T 4880.2-2000 和 GB/T 4881 中语种的汉语名称32. 稿本类型编号M32中文名称稿本类型英文名称manuscript type定义文件的文稿类型或版本类型及相关的办文信息目的描述文件的形成特征，利于电子文件的控制和管理约束性可选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型值域承办单、拟稿单、草稿、定稿、正本、副本、试行本、修订本、签发稿、【其它】缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统著录细则通过预定义值域的方式进行列表选择或手工著录注释一个档案条目可包含多个稿本类型，每个稿本类型应对照一个稿本文件名。重要文件要保存历次全部稿本，包括历次修改稿33. 稿本文件名编号M33中文名称稿本文件名英文名称manuscript file name定义存储于计算机中稿本文件的文件名称目的记录电子文件的形成过程，保证电子文件的真实性完整性约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统著录细则注释由系统自动捕获，捕获内容的显示格式为：文件名称.扩展名，如“关于XXX的通知.DOC”34. 稿本文件大小编号M34中文名称稿本文件大小英文名称manuscript file size定义稿本文件的字节数目的记录电子文件的形成过程，保证电子文件的真实性完整性约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统著录细则 注释稿本文件大小的统计单位为“字节”。由数量和单位两部分组成，如：1024K35. 权限管理编号M35中文名称权限管理英文名称rights management定义对电子文件内容涉及或具有的权益以及被赋予权限的一组描述信息目的描述电子文件权限信息，以利于电子文件安全管理、控制和利用约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型值域缺省值著录信息源著录细则注释36. 控制标识编号M36中文名称控制标识英文名称control identifier定义电子文件是否公开、开放或控制使用的标识目的保障信息安全，促进开放利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域互联网开放、政务外网开放、政务内网开放、控制、【其它】缺省值不能为空值著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统或档案管理系统著录细则应遵照国家有关信息公开要求和档案开放的原则进行设定注释37. 存储位置编号M37M35中文名称存储位置英文名称storage location定义对电子文件物理和逻辑存址的一组描述信息目的利于电子文件的控制、管理和利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型值域缺省值著录信息源著录细则注释38. 脱机载体编号编号M38中文名称脱机载体编号英文名称offline medium identifier定义电子文件脱机存储载体排列的顺序的一组代码目的利于电子文件的保管和利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源来源于产生、处理、管理归档电子文件的信息管理系统著录细则与电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008）的要求一致注释39. 脱机载体存址编号M39M38中文名称脱机载体存址英文名称offline medium storage location定义电子文件脱机载体的存放位置目的利于电子文件的管理和利用约束性可选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源在管理电子文件的系统中手工著录著录细则注释40. 缩微号编号M40中文名称缩微号英文名称microform identifier定义与电子文件对应的缩微胶片的编号目的在电子文件及其对应的缩微品之间建立关联约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源在管理电子文件的系统中手工著录著录细则根据实际情况进行著录。注释41. 电子属性编号M43中文名称电子属性英文名称electronic attributes定义电子文件作为计算机文件所具有的一组特征目的记录电子文件的创建环境，保障电子文件真实、完整、有效，利于长期保存、管理和利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型值域缺省值著录信息源著录细则注释42. 格式信息编号M42M41中文名称格式信息英文名称format information定义电子文件格式的一组描述信息目的描述电子文件的格式信息，利于分类管理、格式转换和提供利用约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源著录细则由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录注释建议尽可能选用本元素。使用结构化方式著录，可以是下列形式中的一种：a) 格式名称：XXXX，格式版本：XXX，MIME 媒体类型：XXXX；b) 格式注册系统名称：XXXX，注册ID：XXX43. 信息系统描述编号M43M44中文名称信息系统描述英文名称information system description定义生成或管理电子文件的信息系统的描述信息目的描述电子文件创建和管理背景信息，保存电子文件来源的真实性和合法性信息约束性可选可重复性可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源著录细则由形成、管理电子文件的系统通过预定义值自动生成或手工著录注释著录信息系统的名称、版本、开发商名称44. 数字化属性编号M44M45中文名称数字化属性英文名称digitization attributes定义文件或档案数字化的一组关键特征描述目的记录电子文件来源的客观性和合法性信息，利于电子文件的利用约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型值域缺省值著录信息源著录细则注释当电子文件由扫描或缩微影像转换形成时，本元素必选45. 数字化对象形态编号M45M46中文名称数字化对象形态英文名称physical record characteristics定义被数字化文件或档案的载体类型、物理尺寸等信息的描述目的描述被数字化对象的特征，记录电子文件来源的客观性和合法性信息约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型值域缺省值著录信息源由数字化系统捕获或手工著录著录细则注释著录文件或档案载体的类型及尺寸，例如：缩微卷片，35mm46. 扫描分辨率编号M46M47中文名称扫描分辨率英文名称scanning resolution定义文件或档案被数字化时，相关数字化设备所采用的取样分辨率，即单位长度内的取样点数，一般用 每英寸点数(dpi)表示目的记录电子文件的质量特征，满足不同应用需求