岗位说明书编写培训.ppt

岗位说明书编写培训,2008年3月29日,2,内容提要,一、岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法,3,岗位说明书的含义,岗位说明书：整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包括：工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、训练、经验、体能等）,4,什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？,VISION愿景,STRATEGY战略,我们公司存在的目的和长期目标是什么？,怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？,CRITICALSUCCESS FACTORS 关键成功要素,顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？,岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。,岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标,5,岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础,在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。,岗位分析与岗位说明书,员工招聘,员工培训,薪酬福利,绩效管理,职业生涯规划,长期激励,能力模型,岗位继任计划,岗位评估,人员规划,人力资源战略,6,岗位说明书,分析职位的现状 分析新增的职位 即将发生重大调整的组织建议暂不书写岗位说明书 职位说明书需要定期审核和修改：一般至少一年一次,7,内容提要,一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法,8,谁负责制定岗位说明书？上一级主管负责制定其下属的岗位说明书 通过讨论的形式，使主管和下属对岗位说明书的内容达成一致 经人事行政部审阅和修订，由员工和主管都在岗位说明书上签字,9,岗位分析三条基本原则,针对“岗位”，而非针对“人”一职可多人，写主要共同的职责 一人可兼多职，多份“岗位说明书”集一身着重那些应该做的工作,而非目前正在做的分析岗位的职责，而非岗位的明细,10,项目工作步骤,制定岗位说明书的格式,调查各部门现有岗位清单,岗位信息收集,各部门修改、确认岗位说明书,修改岗位说明书，并最终定稿,选取基准岗位,撰写岗位说明书初稿,11,准备工作,收集资料,分析资料,岗位分析-准备工作,1、了解企业战略、组织、流程 岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与岗位分析的人员需要对它们有很好的理解。2、选取基准岗位:为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前，应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样的配合。,12,基准岗位分布,13,准备工作,收集资料,分析资料,岗位分析-收集资料,岗位基本信息：如岗位名称、职位等是什么？上下级汇报情况？岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？）什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位）什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么）该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时）怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？有怎样的决策权？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）,收集资料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题：,14,问卷调查表法和核对法的样本,某公司参考样板,15,准备工作,收集资料,分析资料,岗位分析-分析资料,分析资料:对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。,分析资料,岗位名称分析,工作职责分析,工作环境分析,任职资格分析,岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容,工作内容、工作职责、工作关系,物理环境、安全与健康环境、社会环境,知识、技能、经验、体能,16,内容提要,一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法,17,调查各部门现有岗位清单,目的明晰现有岗位设置步骤明确部门职责将部门职责按照业务类型分类并层层分解，细划到岗单独设岗的前提是工作量饱和注意问题岗位设置越细越好为解决一项新的任务就设立新岗位认为岗位数和人员数有对等关系,18,岗位描述-岗位说明书的格式,确定岗位说明书的格式,逐项进行职责描述,小组讨论,反馈和确认,例：根据公司人力资源发展战略及需要，研究与制订具有竞争力的人力资源策略，优化人力资源的配置，合理使用人才，组织实施人力资源管理的日常工作，为公司各项工作的正常运转提供人力资源方面的保障,岗位说明书格式因不同岗位分析目的而不同，可繁可简,用于记录对该岗位主要岗位职责的逐项描述,用于记录该岗位对内和对外联系的主要机构和部门，以及该岗位的直接上下级,19,岗位描述-岗位说明书的格式（续）,确定岗位说明书的格式,逐项进行职责描述,小组讨论,反馈和确认,用于该岗位所需的任职基本要求作出判断，该任职基本需求未必与岗位现任职者的情况相同，而应该着重考虑以下因素：从事该工作所必备的最低要求 胜任该工作的新员工的资历 从事该岗位所有员工的通用标准,起草以及每次修订都需要签署责任人姓名和时间，最终需要由人力资源部负责人审核确认,20,岗位描述 岗位设置目的,确定岗位说明书的格式,逐项进行职责描述,小组讨论,反馈和确认,岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用 该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？格式：工作依据+工作内容+工作成果 工作依据：根据 工作内容：动词+工作对象 工作成果：描述岗位工作达到的目的注意：岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程,21,岗位描述 职责描述的注意事项,确定岗位说明书的格式,逐项进行职责描述,小组讨论,反馈和确认,工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作职责排序：按岗位重要程度,重要的职责填写在前面职责数量：列出的岗位职责最好不超过8项职责描述字数要求：每条职责描述不超过50字各项特点：各项职责逻辑关系清晰，相互独立,22,岗位描述-职责描述的注意事项,确定岗位说明书的格式,逐项进行职责描述,小组讨论,反馈和确认,职责描述句式规范 一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如：每季度起草报告向 倾听客户的买卖指令 比较部门实际费用与预算费用的差别 用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。,23,职责描述语句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：,岗位描述 职责描述的注意事项,确定岗位说明书的格式,逐项进行职责描述,小组讨论,反馈和确认,24,岗位描述：编写岗位说明书,经岗位分析小组讨论确定后的岗位说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。岗位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。,确定岗位说明书的格式,逐项进行职责描述,小组讨论,反馈和确认,25,职责说明动词举例,决策或设定目标批准指导授权建立制订规划决定准备预备发展 执行管理达成增进评估建立赢得评定吸引限制确保维护评估衡量监控取得认同审核找出设定执行指明改善标准化 专业与支援分析辨明界定建议提议促使建议预测协调解释支援 特定性或基层工作检查检验执行履行对照提出分配处理收集汇集生产制造分发进行提供获得提交操作执行供应 一般性管理联系协助控制监督协调,26,如何描述工作,工作职责,工作任务,工作要素,董事会秘书,提供董事长所要求的速记,准备和保存月董事会记录,适用于岗位说明书,董事会速记 整理速记记录 打印董事会会议记录 复印会议记录，分发给董事会成员 会议记录保管归档,在打字印机中插入打印纸 确定打字机的边距,不适用于岗位说明书,27,最后，谁负责保存岗位说明书？人事行政部保存岗位说明书的原件（任职人与主管均签字确认的文件）任职人与各级主管应各存一份备档,28,谢谢大家！,