审计评估报告及底稿.docx

采购体系及流程内部控制审计审计报告公司:一、审计完成情况1、XX；2、XX；3、XXo二、审计总体评价本次审计对现有采购体系内控系统的完整性、合用性及有效性进行了检查，发现现有采购体系合用性一上尚待进一步完善，部份风险见下表阶段审计结果存在风险计划编制及执行目标计划更改频繁，计划不能指导部门工作工作无依据，预算不合理供货比例执行计划比例与实际比例存在差异供货不满足生产、库存积压库存管理仓储条件不利于管理，库存标准缺乏合理性账实不符、流程缺陷、库存积压供方监控监控力度不够，评价机制尚待完善不能客观、完整反映供方实际情况以上因素引起的风险实际已经对体系产生伤害，如：采购计划随销售及生产计划变动而更改，各采购部仓库均存放有长期呆滞不用零部件及供货不及时造成停线等；在对部份合同执行情况的审计中相关程序审批、物料接收检验入库、结算付款手续的环节上相对规范，完整，但也存在执行结果偏离的情况；各部门间体系流程协作力度不够，工作流程未形成闭环，流程运转、信息沟通的有效性上仍需加强。1计划编制及执行流程执行审计情况执行效果存在风险整改及建议计划差异（详见附表）1月计划未以年计划为依据进行编制，差异较大2分供方的月计划与ERP系统反映的日甘创和在在差异1各级计划均存在较大差异，基本无法指导采购员开展工作，采购主要以定单为依据进行采购2对采购员计划执行情况考核按ERP系统中行映的目计划为依抿讲行考核1采购计划不合理导致目标偏离2不利于全面预算管理的开展3开展工作无依据1目前采购计划执行的现状是表面上已按照像关程叙文件进行上报、审批及执行，审批手续完善。但实际通过审批的计划对采购部开展工作起不到指导作用，由于上游的销售计划及生产计划变动频繁，采购计划也受到相应影响。2建议采购部与供方管理部加大对库存的监控力度，设置合理库存标准，在该标准范围内合理编制采购计划，并结合生产计划及时调整，修正，提高计划准确率。3建议采购部内部对年、月计划的匹配度赋予关注，规范采购计划的编制、分解实施流程。4建议采购部加强与供方沟通，严格按照采购计划及定单执行采购，未按定单执行对应考核供方或者采购员。5对ERP,仓库条码系统平台数据的及时性及完整性加强监控，确保数据有效性。若浮现差异，及时落实、纠正。抽查采购员2022年度月计划及订单执行情况IXX供方6月IIA04047物料计划14000件2 XX供方5月XX、XX物料计划各XXX件3 XX供方1月XXX物料XxX件，XXX物料XXX件定单及到货1采购部下发的物料采购定单无下达日期反映25月下达XxX供方定单要求2022年6月15日XxX物料到货XXX件，查阅仓库记录于6月13日到货XXX件34月下达XXX供方定单要求2022.5.25日前XxX物料均XXX件分批到货；查阅仓库记录于XXX物料5月16日到货XXX件，HA01330物料5月5日到货XXX件，当月无其他收料记录41月SH5供方定单要求XXX物料XXX件、XXX物料XXX件于1月20日前到货，经查1月未到货采购计划及定单执行偏离影响生产2合同签订、供货比例执行情况流程执行审计情况执行效果存在风险整改及建议1对物料合同签订的规范进行检查，物料采购合同均为标准合同，2022年1月7日组织评审，审批齐全2合同质量条款约定与公司级质量指标执行情况：2.1对供方考核按合同约定的指标以定单执行情况按月进行考核，反映在对供方合同执行的“违约扣款”中，该指标与公司级指标会有差异。2.2年度对采购部执行采购的总体交付情况汇总分析后按公司级质量指标进厂检验合格率N%进行考核1审计中发现合同签订存在无合同编号或者编号格式不一致情况2查阅的7份合同中各供方的质量条款有不一致情况（见附表）。经了解合同中对供方的质量条款由质量管理部依据各供方供货情况的历史数据综合测算后制定，采购部按质量管理部制定的质量指标进行合同签订。1合同管理风险2质量指标不能客观反映供方实际情况1由于合同编号不一致，不利于合同档案管理，缺乏可溯性,建议采购部规范合同文本内容2建议质量管理部对质量指标的统计方式在现有基础上进行供货比例执行情况1经了解，采购目前对供货比例考核按公司指标供方到货情况允许超差±%,每项物料采购允许项不在上述范围内，对超差情况进行考核2供货比例按合同签订比例执行，年中如果有调整比例采购员 需打报告至XXX审批，通过后按调整后比例执行公司2022年2月12 H,由采购部编制供货比例建议报领导审 批执行，审批齐全。3抽查合同供货比例执行情况3.1 XX供方合同XX物料的供货比例为外3.2 XX供方签订的年度物料合同约定对XXX物料的供货比例均 为%3.3 与XX供方签订的年度物料合同约定对XXX物料的供货比例 为 100%1 XX执行情况：1.1 采购部月计划反映计划比例%实际比例先1.2 抽查系统中6月反映实际发出XXX件，实际比例XXX%2 XX执行情况：2. 1 XXX计划比例,计划实际比例即抽查6月系 统中反映实际发出XX件，实际供货比例XX%2.2 XX计划比例XXX%,计划实际比例XX%,抽查6 月系统中反映实际发出XXX件，实际供货比例XXX%3 XX执行情况：3. IXX物料为XX供方独供，从获取的资料反映未见 其他供方供货情况1实际执行与目标不一致2供方管理风险1目前供方供货比例受经审批通过的供方物料供货比例控制,但在实际执行中由于受到供方产 能不足、交付不及时及库管人员 未按比例发货等因素影响执行有 偏离，对此做如下建议：1.1 完善供货比例执行检查并反 馈流程，明确责任人，确实在发 现问题后能有效实施整改1.2 加强与供方沟通，对确实不 能满足需要的调整比例报领导审 批后执行，完善手续1.3 采购部梳理目前供货比例执 行情况，严格按相关制度供货比 例执行并进行考核3物料验收及仓储管理流程执行审计情况执行效果存在风险整改及建议1抽样物料到货至入库及仓库管理执行情况：Ll抽查2022年6月XX物料接收情况1.2抽查2022年5月XX物料接收情况：1.3抽查2022年1-6月XX物料接收情况：1.库管员执行情况：1. 1各物料均在供方到货时由库管工核对发货清单清点实到数量，填报进货记录1.2 开具检验委托单，送检，经过检验合格接受，填报入库记录1.3 根据检验结果编制物资收发卡，录入仓库条码系统1.4 物料分批、分类进行摆放，库存状态明确，批次及数量做对应标识2进货检验情况2.1抽取XX物料6,7月送检情况，其中：2. LlXX供方6月13日到货XX件，质量管理部进行抽检，检验报告XX月XX日通过评审，XX月XX日反馈检验结果，允许接收2. L2XX供方7月1日到货XX件，质量管理部进行抽检，检验报告7月11日通过评审，7月13日反馈检验结果，允许接收3. 1.3审计过程中此外发现XX所供XX物料6月13日送检XX件，质量管理部进行全检，7月11日通过评审，7月13日反馈检验结果，退货XX件，其余接收，库管员7月14H将合格库存录入系统2.2抽取XX供方XX物料送检情况，其中：2.2.1 2月11日到货共计XX件，质量管理部抽检，2月23日反馈结果，允许接收；3月20日到货共计XX件，质量管理部抽检，3月21日反馈结果，允许接收质量管理部未彻底按照进货验证程叙文件执行检验，在检验结果未完成情况下可能存在以下风险：1系统反映库存状态滞后于实际库存状态2系统反映库存不实造成重复采购3仓库积压风险1程叙文件XX“出具验证结果期限：以进货检验工收到收货/委托检验单实际日期为准，不需要做特殊或者专项实验的物料在XX个工作日内出具验证结果，需做特殊或者专项为完成实验所需天数加XX个工作日内出具验证结果。生产急需物料收到收货/委托检验单当天应完成进货验证，并出具验证结论。6.4.5进厂原辅材料、外购、外协件,未经验证、试验合格和为办理评审手续前，不许办理入库手续，不许发放和使用。”2建议质量管理部严格按照程叙文件执行避免因检验周期过长影响生产及采购，如程叙文件不适合现状应组织人员进行修订。1库房查看抽样物料账、卡、物管理情况，随机选取物料实地盘点2仓库呆滞品管理1仓库管理执行情况LlXX库房1.1.1 XX仓库目前借用厂房摆放物资，四周均有出入口，人员出入频繁，仅有一个门口设置门禁，物料安全无保障1.1.2 该仓库与XX车间连通，经库管员反映夜间操作领料无手续情况时有发生，在月底库管员对物料进行盘点发现差异再找车间追领料手续1.1.3库房物资收发有相关手续，审批齐全1. 1.3本次审计对抽样物料进行盘点，账实存在差异。对此审计随机抽查了该库房内的发机电库存进行盘点，同样存在差异。（详见附表）1.2 XX库房1.2.1 收发料有相关手续，审批齐全1.2.2 对XX供方XX物料进行盘点，由于当天盘点过程中有收发，存在一定差异1.3 XX仓库1.3. 1收发料有相关手续，审批齐全1.3.2对XX供方XX物料进行盘点，账、卡、物一致2经问询各个仓库均存在部份呆滞物料，库管员按要求每月盘点统计报回XX,有相关记录。根据程叙文件规定采购部每月上报物资呆滞情况，并在XX会上进行通报2.1获取审计获取XX月上报的经采购部负责人签字的呆滞物资情况表，表中反映大部分物资库龄均在5年以上，在审计截止日未见处理1库存物资安全风险2库管人员监管不力造成账实不符3呆滞品带来的成本控制风险1对于XX仓库存在的安全方面隐患，建议采购部：1.1 在实际仓库未投入使用时加强采取对现有仓库安全方面考虑的措施，如：设置出入权限、减少出入口的使用等1.2 建议责任采购员、XX部加强对实际库存状态的监控1.3 建议库管人员提高责任心，杜绝因人为失误造成的账实不符1.4 由于生产线是24小时作业，库管员为8小时工作制，建议采购体系对配合生产线装机供料可能浮现的紧急领料设置相应实施方案，避免事后补手续浮现差错导致账实不符。2库存呆滞品采购部已按相关程叙文件进行上报，建议公司尽快组织人员对该部份物料进行处置。合理库存管理1根据采购体系中XX计划，由采购部制定合理库存明细表，XX部每月对合理库存进1获取4、5、6月部份XX部合理库存检查表，采购部及XX部对接检查结果有相关人员签字，XX部依据采购部提供的合理库存明细在ERP系统中进行抽查，未进行实物抽查，将抽查结果反馈至采购部。经了解，目前针对合理库存管理尚不成熟，仍在摸索阶段，采购部依靠采购员的经验，供方创造周期等因素综合考虑进行控制。2目前合理库存控制执行中存在一些问题：2.1采购部设计的合理库存明细为一个基准值，对该基准值供方管理部检查的合理范围定为±xx%,范围内数据放行，超出范围做描述提交采购部。未设置根据及反馈流程1账实不符风险1建议体系内建立合理库存检查反馈流程在对合理库存的监控上形成闭环2建议采购部人员对XX部对库存检查情况中存在的问题进行落实并将检查整改落实情况反馈XX部行抽查2.2在供方管理部提供的部份库存抽查表中发现存在一些物料状态为负数的情况，进一2工作流程缺陷3建议采购部、XX梳理实际库存状态2采购部按保障能力强、运输距离短的零部件和标准件编制了合理库存控制表步对该情况进行了了解发现：2.2.1XX部人员已经发现库存数据为负数，未对负数原因进行落实，只是在抽查表中列示，未见采取任何要求采购部纠正、整改措施2.2.2采购部结转上月结存时要参考XX部核定的价格通知下发后再进行结转，一旦价格通知在抽查时间之后下发，XX就会采集到不完整的数据，对此审计部对应6月7日抽查结果查阅了月末系统中反映的物料库存数，已无负值。按公司实际情况、参考各物料采购周期及物流周期等因素制定一个有效的合理库存上、下限对库存的合理性加以控制4结算支付流程执行审计情况执行效果存在风险整改及建议检查对供方进行货款支付过程1采购部每月按物料用量开具收料单通知供方开具发票，填制费用报销单交财务部报账2财务部按采购员提供的物料报销单据经会计审核后对应供方挂账,编制付款计划,按合同条款XX支付货款3财务部在支付供方货款时，根据相应票据、通知在当期对付的供方余额中扣除供方质量扣款、运输费用等费用1审计抽样样本货款结算及支付执行情况1. 1截至XX年XX日XX供方对付余额XX元，财务部XX月按支付计划支付XX元1.2 截至XX日XX供方对付余额XX元，财务部XX月按支付计划支付XX元1.3 截至XX日XX供方对付余额XX元，财务部XX月未编制该供方支付计划，由于余额较少财务用于抵扣供方产品的XX费用以上样本中当期物料用量与供方开具的增值税发票数量一致，未见异常2结算支付流程执行情况2. 1公司XX程叙文件XX文件在通知供方开票的时限上存在冲突2.2自XX年起，XX表上对付供方货款余额再也不由采购员确定，直接由财务部支出会计监控，供方若有异议与财务部进行账务核对程叙文件口径不一致建议采购部及财务部组织讨论对现有制度进行修正。供方价格调整流程1供方提出涨价，XX2新定价，XX3供方降价，XX4抽查部份价格通知执行情况，资料手续完整，审批齐全，未见异常本次审计抽样过程中未发现流程执行存在异常，该流程现在XX系统中申报。无采购体系采购部成本控制1公司对采购体系设置降本指标，XX2成本控制列入部门业务计划，对降本编拟方案，主要是采取价格谈判、开辟新供方达到降低成本目的3开展采购费用预算管理，因是XX开始施行，目前无法评价其效果通过价格谈判，降低零部件采购价格,引进新供方等手段。截至XX年积累采购金额XX元，积累降价金额XX元，单台创造成本同比降低约XX元：单台采购成本同比下降XX%。1计划不许带来的预算控制风险2市场原材料价格上涨带来的采购价格控制压力建议体系内部门严格按照业务计划及编制的实施方案执行5供方监控流程执行审计情况执行效果存在风险整改及建议检查对供方实施监控及评价过程1 XX部1.1 XX部对供方月度交付准确情况从ERP系统中进行统计,作为依据对采购员进行考核,同时报供方管理部对供方供货情况进行分析评价1.2 XX部评审后下发的部份产品质检报告部份中需联系供方整改的内容，由XX通知供方进行整改。经了解，对于该部份需整改内容属于常规、重要性不高的整改项，采购员普通以传真方式通知供方，供方回复不做强制性要求2 XX部2.1 XX部对供方所供物料进行检验，出具相应检验报告，并将报告反馈至采购部及XX部2.1.1 对反馈至XX部需联系供方整改的项次，XX部对此有交接纪录，未见对整改结果反馈有相关要求2.1.2 对反馈至XX部需联系供方进行整改的专项、重大项次，由XX联系整改并反馈，整改情况在XX会中通报并对未完成整改项次进行考核2.2 对供方进货质量检验情况进行统计，报XX部进行分析评价，每月对质量指标未达标供方出具考核通知交XX部对供方进行考核，年度供方质量指标完成情况汇总按XX质量指标对采购部进行考核3 XX部3.1 XX部按要求建立了供方信息台账3.2 年度组织编制XXX经审批通过做为采购依据执行。3.3 XX部采集、汇总XX部提供的信息，对供方进行评分，汇总综合得分后对供方进行评价，季度、年度编制XX报告并在体系内进行通报。经了解，XX报告数据由于受XX计划、执行情况等因素影响不能客观、完整的反映供方实际情况。4审计抽样情况（详见附表）1流程执行偏差2体系内各部门信息传递流程存在缺陷3供方评价机制不能客观反映供方实际情况1查阅程叙文件XX中未对质量信息反馈单反馈至XX部跟进处理的条款，如确有需要，建议XX部组织建立信息传递监督流程，确保问题提出至做出有效整改有明确流程，并相应对责任人进行考核2建议XX部对反馈供方整改情况明确告知时间，供方回复时间，对整改要求的确认等信息建立信息沟通台账。3建议XX部优化现有供方评价机制，对存在的无计划有收入的情况制订相应监督及评价流程客观反映供货情况，就评价结果应加强与供方沟通。（二）通过选择三份2022年物料采购合同进行穿行测试，从合同签订到结算付款整个流程的执行情况，反映部份采购流程中存在的问题。1穿行测试表程叙文件采购体系流程XX()XX有限公司。审计描述是否偏离审计描述是否偏离审计描述是否偈离1合同签订部份偏离未偏离部份得再2采购计划编制结果偏离结果偏离结果偏离3采购计划执行未偏离结果偏离偏离4物料接收未偏离未偏离未偏离5库存管理部份偏离Ss未偏离6供货比例执行未偏离部份倜离未偏离7供方监控结果偏离结果偏离结果偏高8结算付款未偏离未偏离未偏离2本次获取合同八份进行抽查流程符合度，对其中三份流程进行流程测试，其中:（三）采购体系中承担的其他流程执行情况