信息与调查研究.ppt

1,第八章 信息与调查研究,2,通过阐述调查研究在管理工作中的重要作用，理解秘书搞好调查研究工作的重要性并了解调查研究的特点和内容，掌握调查研究的基本方法及统计分析的基本能力；了解信息在管理工作中的重要作用，理解秘书提供信息的特点，掌握秘书收集信息和加工处理信息的程序和步骤。,3,第一节 调查研究概述,本节要点,一、调查研究的含义,二、秘书调查研究的意义,三、调查研究在秘书工作中的地位和作用,4,调查研究是人们了解情况、认识事物、掌握政策的基本方法，是实行科学管理的前提。秘书要有效地辅助管理，就必须对不断变化的实际情况进行全面、真实的了解和准确、透彻的分析，这样，参谋才能有质量和成效，要达此目的，就必须深入调查研究。,5,一、调查研究的含义,（一）调查研究：是指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。问：调查与研究的关系,6,调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区别的工作环节,图6-4 调查和研究的工作过程,研究是秘书对已经掌握的信息情况，运用科学的理论、知识和方法进行综合分析和推断，以探究研究对象的本质及事物发展规律,调查是秘书运用各种方法、手段对调查对象进行了解核查，掌握确凿的实际情况的过程,调查是研究的基础和前提,研究是调查的深化和发展,7,为领导和上级机关所贯彻的各项政策方针提供反馈信息，保证下一步工作的开展,秘书做调查研究工作的意义,秘书做调查研究工作的意义包括以下五点,图6-5 秘书做调查研究工作的意义,为领导在某方面决策和管理工作提供准确的信息和第一手材料，保证领导正确地决策和指导工作,秘书做调查研究，可以全面了解和掌握基层情况,秘书做调查研究可以及时了解和掌握市场动向，为领导提供市场信息,听取收集并综合处理基层各方面的意见，为领导“拾遗补阙”,8,可不可以说调查研究是锻炼、提高秘书工作能力的必由之路？为什么？,9,第二节 秘书调查研究的特点和内容,本节要点,一、调查研究的特点,二、秘书调查研究的内容,三、秘书调查研究的形式,10,秘书的调查研究具有针对性、多样性、突击性和科学性等特点；秘书调查研究的内容有政治性、政策性、专业性及热点问题等；秘书调查研究的形式丰富多样，因此，秘书可灵活运用。,11,一、秘书调查研究的特点,（一）很强的针对性（二）内容和方法的多样性（三）一定的突击性（四）严格的科学性,12,二、秘书调查研究的内容,秘书调查研究的内容是多方面的，不同行业岗位的秘书，调查研究的内容就有所不同。一般情况下，秘书的调查研究内容大体分为以下五类，如表6-2所示。,表6-2 秘书调查研究的内容,13,续 表,14,三、秘书调查研究的主要形式,对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下面按照不同的标准分别进行简单介绍（见图6-6）。,图6-6 秘书调查研究的主要形式,调查研究的主要形式,从调查研究对象范围的选择上分,从调查研究的内容上分,从调查研究采取的主要研究形式分,普查,抽样调查,典型调查,专题调查,综合调查,对比调查,抽样调查,民意调查,专家调查,统计调查,15,第三节 秘书调查研究的方法和程序,本节要点,一、秘书调查研究的方法,二、秘书调查研究的程序和要求,16,秘书的调查的方法多种多样，如文献调查法、实地观察法、访谈调查法、问卷调查法、实验调查法等；秘书研究的方法也丰富多样，如度量研究、分类比较、综合分析、系统研究方法等。秘书须全面掌握，灵活运用，才能获得高质量的调查研究结果。,17,一、秘书调查研究的方法,调查的一般方法,表6-3 调查的一般方法,18,续 表,19,秘书研究的方法,度量研究方法系统研究方法动态研究方法比较研究方法,20,二、秘书调查研究的程序,（一）准备阶段。可分为六个环节1、明确调研题目（或称课题、专题）2、选择调研对象3、选配调研人员4、准备相关信息资料5、编制确认调研计划6、设计必要的调查问卷和表格,21,二、秘书调查研究的程序,（二）调查实施阶段。可分为三步：联系确认调查对象实施调查阶段性小结并复查验证调查结果,22,（三）研究分析阶段主要包括四个工作环节,图6-12 研究分析阶段的四个工作环节,23,结论报告阶段,结论报告阶段，主要包括1、组织撰写调研报告工作2、调查研究的总结善后工作,24,第四节 秘书信息工作,本节要点,二、简报工作,一、秘书信息工作,三、信息资料工作,25,当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息工作是秘书做好“辅助管理”的一项重要工作。各机构作出任何决策都离不开信息。本节着重阐述信息在发展经济管理社会事务过程中的作用、秘书信息的内容、经济信息的搜集方法及处理原则等。,26,一、信息在外向型经济工作的重要作用,当前，国际贸易内容和形式发生变化：除了商品贸易外，还有利用外资、引进技术和劳务合作等。当前，国际市场竞争也发生变化：从单纯商品数量、质量和价格的竞争转向主要依靠技术、信息、管理和优质服务等手段的竞争。在竞争之中，对他国经济、政治、科技、法律及文化、思想等信息不掌握，必败。故可说信息已成为当今世界决定生产力、竞争力和经济成就的关键因素。,27,（一）信息是企业制定计划与决策的依据,信息、商品生产与商品推销三者构成对外经营的“三要素”。缺一不可。营销学观念：成交一笔对外贸易，90%是依靠信息，仅10%的靠推销的“自觉努力”。产品的生产以信息为依据，产品的成功销售是对信息的检验。因此，捕捉信息，掌握国际市场行情，是涉外企业决策者和领导者进行决策和计划的基本条件。,28,现代管理认为：管理是由计划、执行和控制三个基本环节组成。而每个环节的活动，都有离不开信息。根据信息反馈，及时调整经营管理策略，才能保证企业在变化中求得生存和发展。,（二）信息是企业对日常业务活动有效控制的基础,29,信息工作的意义,1、信息工作是一切行政工作的基础2、信息是领导决策的依据3、信息是增进秘书才能的途径,30,经济信息的搜集方法,信息收集方法,31,经济信息收集处理的基本原则,注重信息的时效性,32,信息工作的基本程序,信息工作的程序：收集加工传输利用反馈收集：收集环节秘书着重要明确收集什么、到哪儿去收集、如何收集的问题。要善于利用一切可以承载信息的手段，收集一切有利于领导和基层耳聪目明的信息；加工：加工环节就是秘书对信息的编制，编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则。,33,传输：传输是指信息的发送，有经验的秘书重视建立和完善信息的发送网络，重视报送领导、传送相关单位和发送下级部门的区别利用：信息的利用是信息工作的目的，要使有关单位、部门接受信息，争取对他们有用。反馈：反馈是新一轮信息工作的开始。,34,信息资料工作,秘书的信息资料工作就是将信息工作融于平时的办文工作中，或者说是在办文工作中留意将大量的初级信息加工为高层次信息，为领导的管理与决策服务。,35,（一）秘书的信息资料工作,秘书是为领导“辅助管理，综合服务”的，秘书的资料，就是围绕有关为领导提供全面服务的原则进行搜集、摘取、留存、剪贴的。因为秘书的工作范围广泛，内容繁杂，所以秘书资料的来源也广。,36,（二）资料剪贴,资料剪贴的方法 资料剪贴主要是文字资料的提纯留存，传统的“剪贴”是真正意义的“剪”，现在秘书通常是将所要留存内容划定复印。,37,资料保存 资料保存的注意事项如下（见图6-17）。,图6-17 资料保存的注意事项,38,名片,名片是现代经济社会中人与人之间、单位工作人员之间交际交往中相互认识的一种工具。对秘书来说，名片上可以有直接的和间接的信息。名片作为信息载体，在秘书工作中，也有从收集到加工整理、从保存到提供使用、到信息反馈的过程。,39,往年试题,将工作活动的全过程按不同的发展阶段连续反应的信息反馈方法属于（）A、系列型反馈信息B、广角型反馈信息C、时间型反馈信息D、程序型反馈信息答案：C,40,往年试题,秘书在调查研究的基础上撰写调查报告的工作属于（）。A、信息整理B、信息提炼C、信息开发D、信息反馈答案：C,41,往年试题,宾礼次序亦称宾礼序列。它主要适用于多边性商务交往中如何同时兼顾（）、平等待人这两项基本礼仪原则，处理实际中难以回避的顺序与位次的排列问题。A、尊重个人B、尊卑有序C、各国平等D、以右为尊答案：B,42,往年试题,MNz是衡量计算机性能的指标之一，它指的是计算机的（）A、存储容量B、CPU时钟主频C、运算速度D、字长答案：B,43,往年试题,37下面关于“死机”描述，错误的是（）A、当显示器黑屏时，就以为着计算机死机B、死机是一种不可能由操作系统恢复的计算机运行故障状态C、操作系统本身存在缺陷是造成计算机死机的一种重要因素D、计算机死机时应该进行热启动答案：A(热启冷启复位启),44,往年试题,在Windows资源管理器窗口中，要修改已选定文件夹的名称，下列操作中，不能实现改名操作的是（）A、单击“文件”菜单中的“重命名”命令B、两次单击该对象名称C、右单击该对象，然后单击快捷菜单中的“重命名”命令D、单击该对象的图标答案:D,