固定资产管理系统操作手册.docx

FA 固定资产管理系统 操作手册目录 主界面31.业务功能41.1资产领用申请41.2资产采购申请71.3资产入库申请101.4资产借用申请111.5资产转移申请131.6资产维修申请151.7资产报废申请161.8资产条码打印182基础数据202.1资产清单202.2易耗品202.3资产台账212.4仓库信息222.5资产类别223系统管理223.1组织管理223.2角色管理233.3用户管理253.4功能管理263.5流程管理26主界面FA固定资产管理系统的系统功能划分如下：1. 业务功能1.1资产领用申请1.2资产采购申请1.3资产入库申请1.4资产借用申请1.5资产转移申请1.6资产维修申请1.7资产报废申请1.8资产条码打印2.基础数据2.1资产清单2.2易耗品2.3资产台账2.4仓库信息2.5资产类别3.系统管理3.1组织管理3.2角色管理3.3用户管理3.4功能管理3.5流程管理1.业务功能1.1资产领用申请点击左侧功能区：“资产领用申请”菜单，进入资产领用申请查询界面。（如图所示） 点击“新建”。系统则新建一张资产领用申请单。（如图所示）表单信息：暂存：保存单据，不启动流程提交：保存单据，并启动流程撤回：只有单据创建人，在流程未结束时，可以重新到达流程起点返回：返回到领用申请单查询界面当单据类型为常规时，点击“选择物品”按钮，在系统库中查询已经存在的物品信息当单据类型为非常规时，点击：“新增”按钮，则可以自定义领用物品信息常规定义：系统中存在的物品，都视为常规。非常规定义：系统中不存在的物品，视为非常规，当物品采购、入库后，该物品自动列为常规。常规：选择物品（如图所示）非常规：新增物品（如图所示）流程信息：（新建未审批）流程图：（新建未审批）流程信息（审批状态）流程图（审批状态）注意：当领用单完成时，系统会自动生产资产台账，领用清单中的使用人则为资产台账的责任人，并且修改该资产清单中的属性为“在用”。1.2资产采购申请点击左侧功能区：“资产采购申请”菜单，进入资产领用申请查询界面。（如图所示）注意：只有资产管理部门才能申请采购点击“新建”按钮，则创建一张资产采购申请单。（如图所示）表单信息：暂存：保存单据，不启动流程提交：保存单据，并启动流程撤回：只有单据创建人，在流程未结束时，可以重新到达流程起点返回：返回到采购申请单查询界面导入物品领用单：该功能可以导入“未领用”并且流程状态在“仓库管理员出库”的单据来作为采购申请数据。（一般业务）按钮：导入物品领用单（如图所示）注意：导入后的物品领用单，保存后，则不在显示在导入领用单区域。新增：该功能一般作为仓库需要进行库存备用而进行的业务操作。（备库存业务）按钮：新增（如图所示）注意：系统中，应该没有无缘故的采购，所以必须先需要有业务领用需求，才能将业务需求转换为采购申请需求，1张采购申请单可以包含多张物品领用申请单。流程信息：（新建未审批）同资产领用申请流程信息（审批状态）同资产领用申请流程图：（审批状态）1.3资产入库申请点击左侧功能区：“资产入库申请”菜单，进入资产入库申请查询界面。（如图所示）注意：只有采购管理部门才能申请入库点击“新建”按钮，则创建一张资产采购申请单。（如图所示）表单信息：暂存：保存单据，不启动流程提交：保存单据，并启动流程撤回：只有单据创建人，在流程未结束时，可以重新到达流程起点返回：返回到资产入库申请单查询界面按钮：导入采购申请单该功能导入已经完成采购的申请单，统一进行入库操作。（如图所示）注意：系统中的入库申请单必须是由资产采购申请单的信息来产生，1张入库申请单可以包含多张采购申请单。流程信息：（新建未审批）同资产领用申请流程信息（审批状态）同资产领用申请流程图：（新建状态）节点：资产会计，在该节点可以填写SAP 系统中的资产卡片编号于其对照，可以填写其他第3方财务系统中的编号与其进行对照。当入库单完成时，系统自动生成资产台账，资产的责任人为仓库管理员，并且修改资产清单中的属性为“闲置”1.4资产借用申请点击左侧功能区：“资产借用申请”菜单，进入资产借用申请查询界面。（如图所示）点击“新建”按钮，则创建一张资产借用申请单。（如图所示）表单信息：暂存：保存单据，不启动流程提交：保存单据，并启动流程撤回：只有单据创建人，在流程未结束时，可以重新到达流程起点返回：返回到资产借用申请单查询界面按钮：选择资产资产借用只能借用仓库中闲置的资产（如图所示）按钮：借用借用是需要走审批流，当业务部门部长审批后，由仓库管理员来设置该资产是否已经借出。按钮：归还归还不需要走审批流，当业务部门人员将资产归还仓库后，由仓库管理员设置资产为归还。流程信息：（新建未审批）同资产领用申请流程信息（审批状态）同资产领用申请流程图：（新建状态）注意：当单据状态为“已借用”时，系统会产生使用人的资产台账信息，并将资产清单属性设为“借用”。当单据状态为“已归还”时，系统会产生仓库管理员的资产台账信息，并将资产清单属性设为“闲置”。1.5资产转移申请点击左侧功能区：“资产转移申请”菜单，进入资产转移申请查询界面。（如图所示）点击“新建”按钮，则创建一张资产转移申请单。（如图所示）表单信息：暂存：保存单据，不启动流程提交：保存单据，并启动流程撤回：只有单据创建人，在流程未结束时，可以重新到达流程起点返回：返回到资产转移申请单查询界面按钮：导入台账导入现有资产责任人信息，并将使用人进行转移。流程信息：（新建未审批）同资产领用申请流程信息（审批状态）同资产领用申请流程图：（新建状态）注意：当单据完成转移后，系统会产生“接收人”的资产台账信息。当“接收人”为仓库管理员时，即该业务为“归还仓库”，系统会将资产清单属性设为“闲置”。1.6资产维修申请点击左侧功能区：“资产维修申请”菜单，进入资产维修申请查询界面。（如图所示）点击“新建”按钮，则创建一张资产维修申请单。（如图所示）该单据申请必须是由资产管理部门中的仓库管理员进行申请表单信息：暂存：保存单据，不启动流程提交：保存单据，并启动流程撤回：只有单据创建人，在流程未结束时，可以重新到达流程起点返回：返回到资产维修申请单查询界面按钮：导入台账导入现有资产责任人信息。按钮：设置维修将单据状态设为“已维修”流程信息：（新建未审批）同资产领用申请流程信息（审批状态）同资产领用申请流程图：（新建状态）注意：在“采购员询价”节点，将设备维修配件费用及设备维修人工费用进行询价，以提供给部门领导进行审批。1.7资产报废申请点击左侧功能区：“资产报废申请”菜单，进入资产报废申请查询界面。（如图所示）点击“新建”按钮，则创建一张资产报废申请单。（如图所示）该单据申请必须是由资产管理部门中的仓库管理员进行申请表单信息：暂存：保存单据，不启动流程提交：保存单据，并启动流程撤回：只有单据创建人，在流程未结束时，可以重新到达流程起点返回：返回到资产报废申请单查询界面按钮：导入台账导入现有资产责任人信息。按钮：设置报废由“资产会计过账”节点进行设置资产报废状态。流程信息：（新建未审批）同资产领用申请流程信息（审批状态）同资产领用申请流程图：（新建状态）注意：资产报废根据单据总金额来决策到不同的审批节点，当到达“资产会计过账”节点时，需要对该单据进行报废设置，系统会将资产清单属性设为“已报废”，并清除该资产的资产台账信息，由资产会计在第3方系统中进行账务处理。1.8资产条码打印资产管理中需要一个标识表示资产的唯一性，将唯一标识生成条形码能有效的起到统一管理。点击左侧功能区：“资产条码打印”菜单，进入资产条码打印查询界面。（如图所示）按钮：创建输入创建个数，系统顺序产生相应条码段按钮：查询输入条码起/止，来定位相应条码段按钮：打印将选择的条码段进行打印（如图所示）2基础数据2.1资产清单资产清单是用来描述固定资产与低值耐用品数据（由资产入库申请产生记录）点击左侧功能区：“资产清单”菜单，进入资产清单查询界面。（如图所示）选择某一行资产清单，将显示资产清单的详细信息（如图所示）资产台账中的标记：新（最新责任人）、旧（历史责任人）2.2易耗品易耗品是用来描述低值易耗品、办公用品、耗材类数据（由资产入库申请产生记录）点击左侧功能区：“易耗品”菜单，进入易耗品查询界面。（如图所示）选择某一行易耗品，将显示易耗品的详细信息（如图所示）2.3资产台账资产台账用来描述资产清单中的责任人信息。（由系统自动产生）点击左侧功能区：“资产台账”菜单，进入资产台账查询界面。（如图所示）选择某一行资产台账信息，将显示资产台账的详细信息（如图所示）2.4仓库信息仓库信息是来描述仓库的名称及管理员信息2.5资产类别资产类别是用来对资产、易耗品进行统一归类。3系统管理3.1组织管理组织管理是描述一个企业组织架构（也是用于工作流的审批节点）3.2角色管理角色管理是来描述系统中对应功能权限的集合体（也是用于工作流的节点）按钮：新增用户将用户信息添加到该所选角色下（如图所示）按钮：删除用户将用户移除出所选角色按钮：角色授权给所选角色设置相应系统菜单、按钮权限（如图所示）3.3用户管理用户管理是用来管理系统用户账号信息选择某一行用户信息，将显示用户的详细信息（如图所示）3.4功能管理功能管理是将系统开发的功能统一进行管理3.5流程管理流程管理是对工作流进行发布、删除管理按钮：发布将发布最新流程