第章常用办公设备的使用与维护.ppt

第9章 常用办公设备的使用与维护,办公自动化实例教程,本章目录,9.1 办公设备基本知识概述9.2 计算机系统组装与优化设置9.3 打印机使用方法与日常维护9.4 复印机使用与日常维护保养9.5 扫描仪正确应用与日常维护9.6 刻录机使用方法与注意事项9.7 移动存储设备与无线上网设置,9.1 办公设备基本知识概述,办公自动化实例教程,9.1.1 办公设备简述,办公设备包括传统的办公用品和现代化的办公设备。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话、钢笔、蜡板等为主；现代化的办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机等。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主。现代办公设备的水平与成熟程度，直接影响OA系统的应用与普及。,办公自动化实例教程,9.1.2 现代办公设备的类型,现代办公设备主要包括以下类型：1信息处理设备 2信息传输设备 3信息复制设备 4信息存储设备 5其他办公辅助设备,办公自动化实例教程,9.1.3 办公设备的发展趋势,现代办公设备的发展，正在不断体现如下的发展趋势：1数字化 2智能化 3无纸化 4综合化,办公自动化实例教程,9.2 计算机系统组装与优化设置,办公自动化实例教程,9.2.1 计算机系统组装基本操作,螺丝刀 导热硅胶 尖嘴钳 镊子 万用表,办公自动化实例教程,1组装工具,9.2.1 计算机系统组装基本操作,防止静电；禁止带电操作；轻拿轻放所有部件；避免粗暴安装。,办公自动化实例教程,2装机前的注意事项,9.2.1 计算机系统组装基本操作,安装CPU、CPU风扇和内存条。将主板安装在机箱内，并用螺丝固定。将显卡、声卡以及网卡等设备插入对应的主板插槽，并用螺丝固定。将硬盘和光驱安装到机箱中，并通过数据线与主板连接。将鼠标、键盘、显示器等外部设备与主板的外部接口连接。连接主机和显示器电源，并开机测试。,办公自动化实例教程,3计算机的组装流程,9.2.1 计算机系统组装基本操作,4CPU和风扇的安装 5内存条的安装 6主板的安装 7显卡、声卡和网卡的安装 8硬盘和光驱的安装 9显示器、鼠标、键盘等外部设备的安装,办公自动化实例教程,9.2.2 计算机系统的优化设置,在计算机系统运行一段时间后，用户就需要对操作系统进行一系列的优化设置，从而提高计算机的运行性能。在前面的第6章，本书曾经专门讲解过应用Windows优化大师来进行系统优化的操作。下面介绍一些在Windows中直接进行系统优化的相关设置。1优化启动设置 2合理设置虚拟内存 3关闭系统还原功能 4 关闭自动更新 5不要将Internet临时文件与操作系统存放在相同的分区中,办公自动化实例教程,9.3 打印机使用方法与日常维护,办公自动化实例教程,9.3.1 打印机的基本知识,1打印机的分类（1）按工作方式分类，目前办公用打印机有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。（2）按照与计算机的接口方式，目前主要有并行接口、USB接口和IEEE1394接口。（3）按照用途，打印机主要包括通用、专用、商用、家用、便携、网络打印机等。,办公自动化实例教程,9.3.1 打印机的基本知识,2打印机的主要技术指标（1）打印分辨率。（2）打印速度。（3）打印幅面。（4）工作噪声。（5）拷贝数。,办公自动化实例教程,9.3.1 打印机的基本知识,3几种常用打印机的特点比较 激光打印机、喷墨打印机和针式打印机是常用的三类，它们各自特点参见教材表9-1。,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,1针式打印机的安装 下面以EPSON LQ-1600K为例，讲述针式打印机的安装、使用和维护方法。新的EPSON LQ-1600K打印机应有如图9-1所示的一系列套件。（1）按图9-2所示正确放置打印机。新的打印机请参照随机操作手册，在除去保护材料后，按相应步骤安装。（2）色带盒的安装。（详细安装方法参见教材9.3.2）,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-1 EPSON LQ-1600K 打印机新机套件,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-2 正确放置打印机,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,（3）导纸器和防尘盖的安装，按图9-3中的A、B、C、D顺序所示进行。（4）打印机与计算机的连接。应在断电情况下进行，方法如图9-4所示。（5）打印机通电，须按照图9-5所示将电源线插入打印机电源口。（6）安装打印驱动程序。（详细安装请参见教材）,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-3 安装导纸器和防尘盖,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-4 打印机与计算机连接,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,图9-5 接插打印机电源线,办公自动化实例教程,9.3.2 针式打印机的使用与维护,2针式打印机的使用（1）打印纸的安装和纸张适应控制。使用单页纸 使用连续纸（2）打印机通电自检。（操作步骤参见教材）3针式打印机的维护 4.针式打印机的一般故障排除,办公自动化实例教程,9.3.3 喷墨打印机的使用与维护,1喷墨打印机的安装 2喷墨打印机的使用（1）为打印机供纸（2）打印机属性设置（3）执行打印机自检（4）开始文档的打印 3喷墨打印机的维护 4喷墨打印机的典型故障排除,办公自动化实例教程,9.3.4 激光打印机的使用与维护,1激光打印机的安装 HP 6L Pro打印机的外形和各部件名称如图9-6所示。,办公自动化实例教程,1.重磅介质输出槽;2.送纸道手柄;3.控制面板按钮;4.指示灯;5.纸张输出盒;6.纸张输出支架;7.纸张输入支架;8.单页输入槽;9.纸张输入盒;10.导纸板;11.打印机端盖。,图9-6 HP 6L Pro打印机的外观,9.3.4 激光打印机的使用与维护,（1）硒鼓的安装。（2）连接打印机的并行电缆和电源线。（3）将纸张装入打印机。（4）执行打印机自检。（5）驱动程序安装。,办公自动化实例教程,9.3.4 激光打印机的使用与维护,2激光打印机的使用（1）打印机控制面板的使用（2）选择纸张或其他介质输出通道，如图9-7所示。,办公自动化实例教程,图9-7 纸张输出通道选择,9.3.4 激光打印机的使用与维护,（3）使用单页输入槽，如图9-8所示。（4）在信头和信封上打印。（5）双面打印。（6）在特殊介质上打印。,办公自动化实例教程,图 9-8 使用单页输入槽,9.3.4 激光打印机的使用与维护,3激光打印机的维护 激光打印机在日常使用过程中要注意做好以下几项工作：（1）在使用环境、清洁方法和电源要求上，与针式打印机相同，请参考针式打印机。（2）开启激光打印机电源开关后，在预热状态，不要盲目操作，原因同喷墨打印机。（3）正确使用纸张。（4）通过经济方式延长碳粉使用寿命。（5）通过重新分布碳粉延长碳粉使用寿命。4激光打印机的典型故障排除,办公自动化实例教程,9.4 复印机使用与日常维护保养,办公自动化实例教程,9.4.1 复印机的基本知识,1复印机的种类 2复印机的构造与操控面板 下面以美能达EP1054为例，了解复印机基本构造，其外观形状如图9-9所示。,办公自动化实例教程,1.操控面板；2.原稿盖；3.电源开关；4.手送盘；5.右侧门；6.总计数器；7.门；8.纸盒；9.副本盘；10.副本盘伸长板。,图9-9 美能达EP1054复印机外观图,9.4.1 复印机的基本知识,美能达EP1054复印机的内部构造如图9-10所示。,办公自动化实例教程,1.原稿尺寸标尺；2.原稿盖；3.稿台玻璃；4.充电组件清洁杆（上下）；5.释放锁杆；6.碳粉瓶；7.碳粉瓶支架；8.复印机上半部；9.成像组件；10.成像组件释放杆；11.防潮开关；12.定影组件手柄；13.定影组件。,图9-10 美能达EP1054复印机内部构造图,9.4.1 复印机的基本知识,美能达EP1054复印机的操控面板如图9-11所示。,办公自动化实例教程,1.回形针盘；2.鼓防潮键；3.辅助碳粉补充键；4.计数器键；5.显示面板；6.纸张选择键；7.倍率下调键；8.倍率上调键；9.键盘；10.节能键；11.面板复位键；12.清除键；13.停止键；14.复印键；15.放大键；16.等倍键；17.缩小键；18.曝光加深控制键；19.自动曝光模式键；20.曝光变浅控制键；21.书本复印模式键。,图9-11 美能达EP1054复印机操控面板图,9.4.1 复印机的基本知识,3复印用纸（1）纸张幅面规格（2）复印纸的选用 纸的厚度。纸的密度。纸的挺度。纸的表面光度。纸的干燥程度。,办公自动化实例教程,9.4.2 复印机的安装与使用,1复印机的安装环境（1）电源和接地要求（2）环境温度要求（3）环境湿度要求（4）通风问题（5）安放条件,办公自动化实例教程,9.4.2 复印机的安装与使用,2复印机的安装 复印机的安装建议参考随机操作手册进行，一般需经过以下步骤：（1）检查主机、零部件、消耗材料及备件，确保完整无缺。（新机器要按操作手册说明逐一小心去掉包装物或紧固件后检查。）（2）按照安放要求正确放置主机，并依次安装感光鼓，加入载体及墨粉，安装纸盒和副本盘。（3）主机显示及工作状态检查。（4）机器试运行。（5）做好记录。（6）安装自选附件。,办公自动化实例教程,9.4.2 复印机的安装与使用,3复印机的使用（1）常规复印操作步骤如下 放置原稿，正面朝下，按纸张标尺放正。设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量。放入纸张。启动复印。（2）使用中应注意的问题,办公自动化实例教程,9.4.3 复印机的维护与保养,1基本保养程序 2定期保养程序 3保养应注意的问题,办公自动化实例教程,9.4.4 复印机常见故障及其排除,A复印件图像太浅 B复印件图像太深 C复印件模糊不清 D复印件出现线条 E复印件有深色斑点 F复印件边缘脏 G复印机不按设定工作,办公自动化实例教程,9.5 扫描仪正确应用与日常维护,办公自动化实例教程,9.5.1 扫描仪的基本知识,1扫描仪的种类 2扫描仪的工作原理 3平台式扫描仪扫描图像的步骤,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,1软件安装 随机光盘插入光驱后，一般会自动打开安装程序，窗口如图9-11所示。若没有自动执行，可手动运行光盘根目录下的setup.exe文件，进入安装窗口。单击“安装软件”按钮，出现如图9-12所示的安装类型选择窗口，本例选择“典型”安装。,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-11 扫描仪软件安装,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-12 安装类型选择,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,单击“下一步”后，出现如图9-13所示的软件安装选择窗口，本例选中了随机提供的全部两个应用软件。再单击“下一步”后，出现如图9-14所示的软件安装确认窗口，再单击“下一步”，开始自动安装所选软件。安装过程中全部认可默认提示，直至完成所选两个软件的安装。软件安装完成后，桌面上会显示所选安装软件的快捷图标。,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-13 选择安装软件,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-14 确认安装选择,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,2硬件安装 扫描仪硬件的安装比较简单，HP scanjet 2200c采用USB接口方式。安装步骤如下：（1）从扫描仪底部拔出塑料钥匙，打开扫描头的固定锁。如图9-15所示。（2）连接 USB 电缆。如图9-16和9-17所示。（3）连接电源线。如图9-18所示。硬件安装过程中，系统可能会要求重新启动计算机，遵照执行即可。,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-15 打开固定锁,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-16 插入USB接口,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-17 连接到计算机端,办公自动化实例教程,9.5.2 扫描仪的安装,图9-18 插上电源线,办公自动化实例教程,9.5.3 扫描仪的使用,1原稿的放置 原稿在放置时，要正面朝下，居中放正，贴紧玻璃板。如图9-19所示。2扫描软件HP Precision Scan LTX的启动。3扫描软件HP Precision Scan LTX的使用。,办公自动化实例教程,图9-19 原稿放置,9.5.4 扫描仪的日常维护与保养,1定期做好保洁工作 2保护好光学部件 3不要擅自拆修,办公自动化实例教程,9.5.5 扫描仪常见故障及其解决方法,A、扫描软件找不到扫描仪或扫描仪不工作 B、面板上的按钮操作失灵 C、扫描仪发出噪音 D、扫描件被扭曲 E、扫描件打印不正确 F、获取的图像色彩与原件色彩不同,办公自动化实例教程,9.5.5 扫描仪常见故障及其解决方法,G、原件效果很好，但扫描件图像模糊或在应用程序中编辑时图像变形 H、扫描的图片文件用于网页时，效果不好或调用速度太慢 I、文字处理程序中转换后文字的字体与原件字体不同 J、无法在文字处理程序中编辑扫描文字 K、文字处理程序中的转换文字包含错误 L、HP扫描软件把文字看作照片,办公自动化实例教程,9.6 刻录机使用方法与注意事项,办公自动化实例教程,9.6.1 光盘与光盘刻录机简介,1光盘和光盘刻录机 光盘技术是于20世纪六七十年代诞生的一项激光信息存储技术，它是用聚碳酸酯材料制成的圆盘，通常直径为120mm，厚度为1.2mm，中间有一个15mm的圆孔。广义的刻录机是指专业刻录CD或DVD的设备，本节的刻录机是指在电脑中使用，并能刻录CD或DVD的光盘驱动器，也叫刻录光驱，它外观和普通光驱差不多，只是前置面板上清楚地标示着写入、复写和读取3种操作的速度或类型，并标明了刻录机的类型。,办公自动化实例教程,9.6.1 光盘与光盘刻录机简介,2光盘刻录机的分类 按照刻录采用的技术:可分为CD刻录机和DVD刻录机；按照外形:可分为内置式刻录机和外置式刻录机；按照接口不同:有IDE接口、SCSI接口、USB接口等类型。,办公自动化实例教程,9.6.2 刻录机的安装,1刻录机硬件的安装 USB接口刻录机的安装与其他USB设备的安装一样。IDE接口刻录机的安装与普通内置硬盘的安装一样，只是要设定好主从跳线的设置。2刻录机驱动程序的安装 刻录机驱动程序是否需要手动安装，视所用的刻录机和操作系统而定，一般IDE刻录机在Windows 2000以上的操作系统上都可以自动找到，而USB刻录机，大多需要手动安装驱动程序（方法与其他硬件驱动程序安装一样）。安装后，在“我的电脑”属性里查看“设备管理器”，在“DVDCD-ROM驱动器”一栏，应出现相应的刻录机的有关信息。,办公自动化实例教程,9.6.3 利用刻录软件刻录光盘的过程,1安装Nero-Burning Rom软件 在执行Nero-Burning Rom软件的安装程序Setup.exe后，依次按“下一步”按钮，即可以安装。首次执行该软件时，会要求进行合法用户确认，只要正确输入有关信息，单击“确定”按钮即可。如图9-20所示。,办公自动化实例教程,9.6.3 利用刻录软件刻录光盘的过程,办公自动化实例教程,图9-20 合法用户确认,9.6.3 利用刻录软件刻录光盘的过程,2使用Nero-Burning Rom软件刻录光盘（1）光盘刻录可以在Nero的刻录精灵引导下进行。刻录时，可以设定“完成后自动关闭计算机”。刻录完毕后，若要保存或打印刻录记录，按相应的命令按钮接口，否则单击“放弃”按钮，将退出刻录精灵。（2）一般用户自定义数据盘的刻录，可在刻录精灵的引导下，按照屏幕提示操作。（3）对于个人创建的数据光盘，如果要继续添加数据，操作方法同上。但前提是，该光盘在上次刻录时，必须允许可以继续录入。,办公自动化实例教程,9.6.4 光盘刻录过程中的注意事项,刻录过程是一个精密的过程，刻录中应注意以下事项（顺序安排无重要程度之分）：（1）要注意尽量避免多任务操作，已经运行的其他应用软件也应先关闭掉。（2）要注意电脑自身的运行稳定性，否则会出现“非法操作”等错误。（3）尽可能在配置高的机器上刻录，这样能够有利于保证和提高刻录的成功率。（4）要尽量避免连续长时间使用刻录机，否则会导致刻录机工作不稳定。（5）要避免在刻录时产生振动，否则会导致刻录失败。（6）根据所需刻录数据容量的大小，适当选取不同容量的光盘。,办公自动化实例教程,9.6.4 光盘刻录过程中的注意事项,（7）要使用质量好的空盘片。好的片子必须刻录稳定正确，读取顺畅，保存性要好。（8）建议刻录前先进行测试。一旦出现问题，及时采取调整措施，并降低刻录速度。（9）开始刻录时尽量先用慢速。速度太快可能会造成读写数据的不稳定，就容易导致刻录的数据中断，严重的话有可能会把光盘损坏。另外，较高的刻盘速度可能会在数据传输的过程中产生较大的噪音，从而影响最终的光盘刻录效果和性能。（10）要使用电压稳定的电源，并保证不能断电，否则会导致刻录过程中断。,办公自动化实例教程,9.7 移动存储设备与无线上网设置,办公自动化实例教程,9.7.1 移动硬盘的安装和使用,移动硬盘一般由台式电脑硬盘或者由笔记本电脑硬盘改装而成，通常按产品的接口类型分为USB1.1、USB2.0和IEEE1394三种，其数据传输速率不同。USB1.1的最大速度是12MB/S，USB2.0却支持高达480 MB/S的峰值速率，1394接口的速度是400 MB/S。当前普遍使用的移动硬盘基本上都是USB接口。在Windows 2000及其以上版本的系统上使用，不须手动安装驱动，用USB电缆连接后，系统会自动载入驱动，直接使用。,办公自动化实例教程,9.7.2 U盘的安装和使用,U盘，也叫闪盘、闪存，它利用Flash闪存芯片为存储介质，采用USB接口，可擦写100万次，体积小，容量大，使用及其方便，可通过开关写保护，能承受3米以下自由落体时的撞击，不易损坏，数据安全。尤其是新近出品的计算机大都有前置USB接口，为使用这类USB设备带来了更大的方便。另外，较新型的计算机主板，还可以通过设置，支持从USB设备启动。有的闪盘还可直接支持mp3播放功能，更使其成为时尚用品。U盘和移动硬盘的安装和使用基本一样，在Windows 2000及其以上版本的操作系统上使用，不须手动安装驱动程序。部分U盘在某些计算机（特别是笔记本电脑）上使用时，需提供外接电源，一般通过专用的电源连接线从键盘或鼠标接口获得。,办公自动化实例教程,9.7.3 使用移动存储设备的注意事项,（1）移动硬盘在携带和使用时要注意减震。U盘虽然抗震性较好，但也应避免撞击。（2）在其他不明机器上使用移动存储设备时，一定要防止U盘病毒（例如前一段非常流行的一种U盘病毒，可以自动隐藏文件夹，给用户造成文件被无意删除的假象）。如果感染了病毒，一定要及时杀毒（必要时要找专用杀毒软件，例如上面的“隐藏文件夹病毒”，直接到网上下载一个USBCleaner软件，即可很快杀毒）。,办公自动化实例教程,9.7.3 使用移动存储设备的注意事项,（3）这两种移动存储设备在拔掉之前，一定要通过系统“拔出或弹出硬件”先停止掉设备，然后才可拔出连接电缆和设备，否则有可能会导致数据丢失或损坏设备。例如，在Windows下拔出移动硬盘和U盘的正确操作步骤如下：在任务栏中双击“”图标（移动存储设备安装后，任务栏自动出现该图标）。在“拔出或弹出硬件”对话框中，选中需停用的USB设备后单击“停止”按钮。弹出“停用设备”窗口，单击“确定”按钮即可，如图9-21所示。关闭“拔出或弹出硬件”窗口，拔掉设备，操作完成。,办公自动化实例教程,9.7.3 使用移动存储设备的注意事项,图9-21 拔出移动存储设备的正确操作,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,1无线上网的终端配置 包括以下三种情况：（1）对于集成无线网卡的笔记本电脑，不再需要再配置其他无线网卡。（2）未集成无线网卡的普通笔记本电脑，则需购置PCMCIA或USB接口无线网卡。（3）台式机。需要购置PCI接口无线网卡或USB接口无线网卡。,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,2无线网卡的安装 无线网卡包括以下三种不同的类型：（1）PCMCIA无线网卡。如图9-22所示，这类网卡内置大功率的自适应天线，覆盖范围较大，适合笔记本电脑用户使用。由于该卡只占用一个II型PCMCIA插槽，可以方便地利用其它插槽扩展电脑。（2）PCI无线网卡。如图9-23所示，PCI无线网卡适合于台式电脑使用，即插即用。（3）USB无线网卡。如图9-24所示，通过USB接口连接，它对于两种电脑都适用。,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-24 USB无线网卡,办公自动化实例教程,图9-23 PCA无线网卡,图9-22 PCMCIA无线网卡,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,3网络连接设置 网卡安装成功后，即可进入网络连接设置，进行IP地址的配置。操作步骤如下：（1）由“开始”菜单（或控制面板），打开图9-25所示“网络连接”窗口。（2）右键单击“无线网络连接”图标，在弹出的快捷菜单中单击“属性”，出现图9-26所示的“无线网络连接 属性”对话框。,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-25“网络连接”窗口,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-26“无线网络连接 属性”对话框,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,（3）在列表中选择“Internet协议（TCP/IP）属性”，单击“属性”按钮，显示如图9-27所示“Internet协议（TCP/IP）属性”对话框。选择“自动获得IP地址”和“自动获得DNS服务器地址”选项，然后按“确定”按钮，完成IP地址的配置。（4）若任务栏“无线连接”图标上显示无线网络连接没有成功（上面打有红叉号），请右键单击图9-28中任务栏上的“无线连接”图标，在快捷菜单中选择“查看可用的无线连接”，弹出图9-29所示的“无线网络连接”对话框。（5）在图9-29中选择“Nit_lib”，并且选中“允许我连接到选择的无线网络，即使它是不安全的”复选框，然后单击“连接”按钮。,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-27“Internet协议（TCP/IP）属性”对话框,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-28 单击任务栏上“无线连接”图标出现的快捷菜单,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,图9-29“无线网络连接”对话框,办公自动化实例教程,9.7.4 移动办公中无线上网的设置,之后，计算机将尝试搜寻连接可用无线信号源，如果身在无线上网的信号覆盖区域，正常情况下就可以进行无线上网了。此时，单击图9-28所示任务栏上的“无线连接”图标，并在快捷菜单中选择“状态”，就可以可查看无线网络的连接状态。,办公自动化实例教程,Thank You!,