制度范文--文件和记录管理程序规定.docx

制度范文一文件和记录管理程序规定文件和记录管理程序规定1、概述1. 1目的对文件和记录进行控制，确保公司各有关场所使用的文件均有效、适宜。1.2适用范围本程序适用于公司文件和记录的管理。1. 3术语无1.4 职责1.4.1 技术质量部负责技术文件的管理。L4.2管理部负责行政文件、体系文件的管理。1.4.3 各部门负责本部门接收和发放文件的管理。1.5 相关标准条款IATF16949：2016标准6.3/7.5/7.5.2/7.5.3/7.5.3.2.1条款GB/T23001-2017标准4.1/4.2/4.3/4.4条款2、工作流程2.1内部文件管理流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施Ol识别需求顾客/部门/工作需求过程分析各部门根据顾客/部门/工作需求、解决问题的方法、过程分析结果等，负责识别其职责范围内所需的各类文件，整理成目录或提出申请，上级部门/人员同意后，按附录3.1文件编审批职能交相关部门进行编制。待制订的文件目录/申请需求部门02编制待制订的文件目录或申请1、相同类型的文件格式必须保持一致，文件必须包含：名称/编号/修订状态等内容。2、需要时，文件提交审批前由文件涉及到的部门参与编制或进行讨论待审批的文件使用部门相关部门03审批待审批的文件1、为确保文件得到有效执行，文件的正确性/适宜性和可操作性应由授权人员进行审批。需要时，可与文件相关的部门/人员共同进行评审。2、审批未通过的文件已审批的正式文件/需再修改的文件授权的人员相关部门流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施由编制部门组织修改后再重新提交审批。04发放有效文件和记录清单正式文件1、文件归口管理部门应确保文件发放到所有需要的场所。发放前须编制文件分发/回收记录，由主管人员审批后，在待发放文件上加盖受控标识后发放。2、如接收部门需在本部门范围内继续发放该文件的1个或多个复制本，仍须按上述步骤进行。3、本公司以打印或复印出的纸质文件为有效版本。电子版本应做妥善保管，但不作为执行依据。文件发放矩阵表文件发放/回收记录表归口管理部门05使用/保管受控文件文件使用部门/人员负责在使用过程中对文件加以保护，保持文件的完整、清晰。并适时检查文件的有效若文件不慎丢失/损完好的文件使用部Il人员流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施坏，或因工作需要增加文件或临时使用文件，须向文件管理部门提出申请（如有，则须交回已损坏的文件），由文件管理部门同意后补发、更换、增发或借阅。06更改/换版文件更改通知单待更改的文件1、更改时由文件管理部门填写文件更改通知单,对文件的更改作说明，并在文件被更改处作标记或直接换页，在文件更改页中记录。2、更改后由原文件审批部门/人员审批，再发放到原文件发放场所。3、文件更改五次以上或有较大的改动时应考虑换版，版本号依次为A,B,C更改后的文件归口管理部门相关部门流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施07作废/处置文件发放/回收记录表作废文件1、作废文件应按发放记录全部回收，并加盖“作废”标识。经管理者代表批准后销毁，其编号不再有效。2、如需将作废文件保存参考，必须加盖“作废参考”章，并隔离存放。作废文件清单技术部管理部相关部门08评审有效文件管理部、技术部组织相关部门/人员每年对质量手册、程序文件、技术文件、各类作业指导书进行评审，并填写文件评审记录表。评审引起的任何更改都必须按文件更改的要求进行。文件评审记录归口管理部门相关部门09归档文件1、文件原稿应确保完整、清晰，由文件的归口管理部门负责归档保存，并建立清单。2、所有电子文档必须对最新版本保持至少归档文件目录归口管理部门相关部门流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施一个硬盘拷贝的备份。10保存文件应保存生产件批准文件、工装记录（包括维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单、或者合同或修正、保存时间为产品在现行生产和服务中要求的有效期，再加一个日历年，除非顾客或监督机构另有特殊要求。归档文件目录归口管理部Il相关部门2.2外来文件管理流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施Ol识别体系要求各部门根据识别职责范围内的外来文件。包括顾客提供的工程规范和表格、供方提供的技术资料、上级部门/下发的文件和表格、行业/国家/国识别出的外来文件各部门流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施际标准、各类法律法规等。02收集识别出的外来文件各部门负责收集职责范围内的外来文件，并将文件的文本或电子文档等汇总至相关的归口管理部门，建立外来文件台账。外来文件台账各部门03评审外来文件1、外来技术文件必须在10个工作日内完成评审，评审应确定文件的适用条款、发放范围等。2、外来政府文件/法律法规/各类标准应及时评审其适用性及引起内部体系文件的更新。3、顾客提供的工程规范等还应按相关方财产管理程序进行管理。4、必须保留评审的记录。5、新版外来文件外来文件评审记录文件归口管理部门相关部门流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施与旧版文件对比，无变化点或变化点对热处理要求无变化时也需要评审图纸，做好评审记录。6、评审外来文件时发现有不清楚、不理解的内容时应及时与客户沟通，要求客户重新发放内容描述清晰明了的文件。2.3记录管理流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施识别需求顾客/部门/工作需求过程分析1、各部门负责识别职责范围内所需的记录。可与内部文件的需求识别过程同时进行。2、并提出申请报主管人员审批后交相关部门（附录：5.1）进行编制。记录需求申请记录使用部门流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施编制录求请记需申记录使用部门或对应的文件归口管理部门负责编制记录格式。记录的受控号的编制见“文件编号规则”（附录：5.2）o已编制的记录使用部门编制部门建立清单已编制的记录记录使用部门或对应的文件归口管理部门建立有效文件和记录清单。有效文件和记录清单使用部门管理部门发放效件记清有文和录单记录应与对应文件发放至相关部门使用。如无对应文件，则必须将发放情况记录在文件发放/回收记录上。文件发放/回收记录各部填写录格记表各部门/人员负责本部门各类记录的填写。填写要求字迹工整、数据清晰可靠。原则上记录内容不能修改。有笔误时，采用双划线划去原内容，在旁标注上正确的内容并署名。填写后的记录各部流程过程描述相关部门输入活动输出实施配合实施收M/保存写的录效件记清氧填后记有文和录库1、各部门负责按一定时间间隔收集本部门使用/管理的填写好的记录，并按月、季、年装订成册，交记录管理部门编制索引号后保管备查。2、记录的保存期限和管理部门在有效文件和记录清单中予以规定。3、记录的保存期限必须满足顾客和相关法律法规的要求。保存期限制订的规则为：最短保存期限+保险期（月/季/年）。装订成册的记录使用部门/记录管理部门处置到期记录到期记录经管理部门主管审批后销毁。必要时，报管理者代表/总经理/副总经理批准。文件销毁记录管理部门3、记录3.1有效文件和记录清单3.2文件发放矩阵表3.3文件发放/回收记录3.4文件更改通知单3. 5作废文件清单及销毁记录4、相关文件4. 1相关方财产管理程序5、附件5. 1文件编审批职能文件类别编制审核批准方针/目标管理者代表总经理手册技术质量部管理者代表总经理程序文件归口管理部门部簪管理者代表总经理作业文件使用部门部长管理者代表记录使用部门部长5.2文件编号规则5.2.1质量管理文件文件类型质量管理体系代号例如说明质量手册Q/FD-QMQ/FD-QM质量管理手册2019(A)版程序文件Q/FD-QP-序号Q/FD-QP-Ol1号质量程序文件作业文件Q/FD-QD-部门一序号Q/FD-QD-ZL-OOl质量部1号作业文件记录文件Q/FD-QR-部门-序号Q/FD-QR-JS-OOl技术部1号记录文件代号缩写含义：Qquality（质量）、Mmanual（手册）、P-program（程序）、Ddo（作业，执行）、Rrecord（记录）5.2.2两化融合管理文件文件类型两化融合管理体系代号例如说明管理手册LH/xx-GMLH/xx-GM两化管理手册2019（A）版程序文件LH/xx-GP-序号LHx-GP-Ol两化1号管理程序文件作业文件LH/xx-GD-部门一序号LH/x-GD-SC-001生产部1号作业文件记录文件LH/xxGR部门一序号LHx-GR-SC-001生产部1号记录文件代号缩写含义：LH一两化简称、G管理简称、M-manual（手册）、Pprogram（程序）、Ddo（作业，执行）、R一record（记录）5.2.3职能部门简称：管理部GL、技术部JS、质量部ZL、营业部YY、生产部SC、采购部CG、财务部CW