会议基本流程培训.ppt

会务实训,会议管理指导要点,会议基本流程,培训要求,电话会议及视频会议的要求与特点（P4和P6）,一、会议筹备方案的内容与作用、拟写会议筹备方案；,会议主席台和场内座位的安排。会议现场检查（P15）、会议文件的准备,案例分析；会议食宿、值班突发事件、医疗,与领导的沟通：开头、书面；问题和困难,会议管理工作环节,会前工作会中管理会后工作,第一节 会前工作,会议目的（明确主办者开会计划达到的效果）会议人员构成（参会人员范围）会议策划方案（主题、流程、时间地点、主持人等）：此类会议的筹备组织会议物资及车辆、用餐等组织安排。,会议的策划,会议的组织和管理 会前准备-成立TEAM组,组织落实，成立会议筹备组,会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源协调，及时反馈准备进度，确保会议质量,会议篇 会前准备-策划案的内容,策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会议事项及步骤,策划方案内容,会议通知与会场的选择布置,会议通知安排及发送,通知的内容与制订流程（会议通知必须提前三到四天发布,便于会议准备）发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方式）；注意事项：规范、严谨 正式、及时,主席台座次安排（重大正式会议）,依职务高低和会议主题安排定会议主持人的位次主席台座次的审核座次牌的规范摆放,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,会议地点与会场勘察选择,会场勘察俗称“踩点”，是会前必须要做的基础性工作；结合会议主题和组织效果、档次、人员数量决定；,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,原则,会前检查：会期、规模、名额分配是否合理地点的选择环境条件与用品准备文件资料准备会场布置情况 会议议程PPT准备,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备-会场勘察,餐饮方面车辆组织费用预算,会议应急方案的编写,人员问题场地问题设备问题（音效、灯光、空调等调试）资料问题现场状况会议组织可行性目的：确保会议组织的质量和效果,第二节 会中工作,会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）组织签到和登记（落实人员）做好联络协调（资源整合协作）会议与保密（业务素质与原则性）会议后勤保障（团结协作，积极主动）,会议的组织和管理 会务的实施-开会期间,开会期间的工作,与餐厅的联系（落实负责人）与会场的联系 与服务台的联系 处理突发事件,会议注意事项,会场期间：服务人员每20分钟续茶水；指导人员提前做好水果物品摆放；会议期间主持人注意会议时间的控制，合理安排休息和用餐时间；会议期间手机保持静音和震动；会议期间不得随意走动,会后的工作,第三节 会后必须注意的问题,与会人员返程组织,会议物品清点,会议文件的整理归档,会议总结与后评估,撰写新闻稿（及时、反映会议精神、领导审核）,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结不足，评估好的方面，便于下次会议组织质量，提升会议标准,会后的总结评估,会后注意事项：会议记录、设备清退、会议照片摄影收集、费用结算报销,识记：会议信息的收集、筛选、加工、排列存放、编写、传递会议记录、纪要、简报与表格,了解：会议信息工作的主要流程；会议信息的主要分类与特点；,领会：会议新闻发布会的组织；会议记录、纪要和简报的编写方法。,应用：对会议信息管理工作的各项流程进行案例分析,会议的信息工作,会议信息的收集（会前、会中、会后,会议信息加工,会议范例介绍,举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保会议质量？品质研讨会方案；会议议程及签到表；会议PPT筹备；会议场地确定及物资安排（座次牌、茶水、水果等）；会议后评估及通讯稿发布,