金蝶协同办公系统功能应用培训普通用户培训.ppt

金蝶协同产品事业部,协同产品培训课件,目 录,目 录,目 录,本课件主要应用于金蝶协同产品普通用户培训，帮助实施顾问与普通用户根据产品功能快速了解系统功能与应用，并顺利推动金蝶协同产品上线应用。,编写目的,适用对象,总 述,金蝶协同产品实施顾问金蝶协同产品系统初学者,系统概述,协同办公平台建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，解决办文、办事、沟通、协作以及共享方面的需求，创造高效、便捷的办公环境，使工作从无序到有序，形成一个规范的管理体系，从而达到节约企业成本提高工作效率的管理平台。建立协同审批的平台：实现企业内部公文、请示、汇报等各种审批事项的流转自动化，解决协同工作的问题。建立知识共享的平台：帮助企业对相关的知识资源进行高效、有序的管理。建立互动沟通的平台：保障企业内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变以往人机不在一起时拖后处理工作的现象。实现辅助办公管理：包括会议通知、活动安排、工作日志、任务计划等合理优化日常工作安排建立资源管理平台：实现易耗品、车辆、图书、会议室等公共资源进行管理及利用,协同办公平台实现目标,协同办公系统产品价值,第一章：客户端登陆说明,使用手册：客户端环境要求说明,1.1 OA办公助手安装下载OA办公助手OA办公助手可以在使用浏览器登录的情况下，及时的获得最新消息和待办事务，点这里下载安装OA办公助手，下载后直接运行安装.办公助手登录设置安装后第一次运行，除了填写登录OA的用户名和密码外，需要进行服务器、端口和应用路径的高级设置。参照下面图片上显示的参数进行配置：,服务器、端口、应用路径需要根据公司实际环境进行设置,点击下栽,第一章：客户端登陆说明,使用手册：客户端环境要求说明,1.2 客户端浏览器要求系统配置要求客户机推荐使用的操作系统：Windows 2000、Windows xp、Windows 2003、Vista，客户机浏览器要求推荐浏览器：IE7.0，IE的安全设置为“自定义级别”，启用下载和运行ActiveX。将OA服务器设置为信任站点。,设置信任站点,选择Activex,设置为启用,第一章：客户端登陆说明,使用手册：客户端环境要求说明,1.3 MicroSoft Office的要求：推荐Word版本：MicroSoft Office Word 2003，支持MicroSoft Office Word 2007 1.4 Flash播放器10要求：查看流程图、多文件上传组件，需要启动Flash应用，因此至少安装版本10及以上的版本，如果设置了信任站点，在调用flash页面会自动检查、下载、安装Flash播放器。手工安装请下载安装Flash播放器10,0,45,2 1.5 在线审批插件：安装下载安装在线审批插件下载，下载安装！1.6 页面在线扫描识别插件安装：下载安装在线扫描识别插件，下载安装！,点击下栽,点击下栽,点击下栽,第二章：系统登陆,使用手册：系统登陆要求说明,2.1 访问地址打开IE浏览器，输入协同系统访问地址，回车，即可进入系统登陆界面。2.1 用户名称系统管理员统一命名，一般为用户姓名拼音全拼，可向企业系统管理员询问。2.3 用户密码系统管理员统一命名，一般默认密码为六个零，可向企业系统管理员询问。2.4 附加码系统安全处理技术，根据系统界面提示输入,第二章：系统登陆,使用手册：系统登陆要求说明,数据项说明：,参数合法性检查：,已设置密码，登陆填写为空时提示：,已设置密码，输入密码错误时提示：,操作前提：用户必须在协同办公系统中已经有注册，并且用户状态是有效状态。,第三章：设置中心,使用手册：设置中心操作说明,3.1 个人信息第一次进入系统后请先对个人信息资料进行补充，操作方式如下：,第一步,第二步,第三步,第三章：设置中心,使用手册：设置中心操作说明,3.2 修改密码第一次进入系统后请修改个人密码，操作方式如下：,第一步,第二步,第三步,修改密码备注：请在设置密码时不要设置为同一数字、同一字母、连续数字，提高密码的安全性。,第三章：设置中心,使用手册：设置中心操作说明,3.3 签名设置设置流程意见栏签名签章操作方式如下：,第二步,第一步,第三步,第四步,第三章：设置中心,使用手册：设置中心操作说明,3.4 常用意见设置流程常用意见操作方式如下：,第一步,第二步,第三步,第三章：设置中心,使用手册：设置中心操作说明,3.5 消息设置设置消息提醒操作方式如下：,第一步,第二步,第三步,提醒方式前勾选表示系统采用该提醒方式,提醒方式说明：铃声提醒：当选中的业务模块中有新消息到达时，系统将会以声音进行提醒。冒泡提醒：当选的中业务模块中有新消息到达时，系统将会在浏览器的页面右下角浮出小窗口，提示您待办的事宜标题。手机提醒：系统与手机短信接口集成后，有消息时会发送手机短消息至但用户手机上。电子邮件提醒：在用户信息中输入电子邮箱帐号，系统会自动发送邮件到你的邮箱。,第三章：设置中心,使用手册：设置中心操作说明,3.6 快捷菜单设置系统快捷菜单操作方式如下：,第一步,第二步,第三步,勾选表示将此项设置为快捷方式,设置系统快捷菜单首页展示效果如下：,点击栏目名称可快速切换至相应栏目,第四章：系统首页,使用手册：系统首页操作说明,4.1 待办事项,第四章：系统首页,使用手册：系统首页操作说明,4.2 信息查阅,第四章：系统首页,使用手册：系统首页操作说明,4.3 活动参与,第五章：协同审批,对企业重要事务办理的流程规范规范和完善企业流程管理制度、建立透明实时的管理机制由于公文在企业公务活动中形成和使用，所以，它总是针对或为解决某些具体问题而产生。因此，制发的各类公文，在贯彻实施的过程中，对各种问题的解决和各项公务的办理具有重要的指导性让企业管理咨询执行落地，完善企业管理体系公文的规范性完善了员工行为通过协同办公系统辅助推动组织行为的变革规范了员工在公务活动中的行为，确保了公务按计划的执行公务联系和协同统一的工作流管理平台，实现流程统一监控以及动态跟进事务公文是企业上下级、平级单位之间公务联系和沟通的主要管道，同时也是事务协同的主要依据,第五章：协同审批,审批公文（多级）,领导签发,校对、编号、盖章等,新建公文,部门秘书,角色定义,办公室,企业领导,管理层,普通用户,文件分发,5.1 协同审批（管理使用过程）,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.1 待办文件,第一种操作方式直接点首页待办文件的标题可直接进入协同审批表单界面,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.1 待办文件（怎么样审批处理公文？）,第二步,第一步,第三步,第二种操作方式点击协同办公页签进入协同审批模块进行处理,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.1 待办文件（填写公文审批意见）,5、填写审批意见,选择快捷意见,4、查看正文、附件内容,页面签章签批,6、发送公文,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.1 待办文件（选择人员发送步骤）,7、单击选择按钮,8、根据部门导航选择下一步接收人,9、选择接收人后发送公文,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.1 待办文件（功能按钮说明）,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.1 待办文件（功能按钮说明）,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.2 已办文件,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.2 已办文件（页签说明）,已办文件一般用于文件备查与追述,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.3 新建公文（怎么样发起一个新的流程？）,第一步,第二步,拟稿：发起新流程信息：查看流程信息收藏：设置流程为常用流程,流程收藏后可在此快速新起,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.3 新建公文（怎么样进行拟稿操作？）,第三步,第四步,填写表单基本信息,不需加附件可直接发送,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.3 新建公文（怎么样编辑正文内容？）,第五步,增加正文、附件,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,第七步,第八步,第六部,5.3 新建公文（怎么样编辑WORD正文内容？）,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,第九步,第十部,第十一部,5.3 新建公文（怎么样编辑EXCEL正文内容？）,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.3 新建公文（怎么样上传附件？）,第十二步,第十三步,上传本地文件,注意：附件内容应小于20M,添加完附件后回到表单界面再点发送,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.3 新建公文（怎么样选择公文下一步接收人？）,第十四步,第十五步,第十六步,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.3 新建公文（功能菜单按钮说明）,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.4 草稿箱（新建公文后暂存的文件保留至草稿箱）,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.5 文件监控（特有权限用户可对流程进行重定位、删除、新起等操作）,文件监控员可对流程拟稿、未结、办结的流程有管理权限,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.6 文件观察（特有权限用户可对流程拥有查看权限）,文件观察员可对流程拥有查看管理权限,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.7 事务委托（如何设置流程委托？）,第一步,第二步,第三步,第四步,第五步,单个流程委托操作步骤,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.7 事务委托（如何设置流程委托？）,第一步,第二步,第三步,第四步,所有流程委托操作步骤,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.8 流程归档（如何设置流程手动归档？）,第一步,第二步,可选择归知识中心，归档案或者不归档,归档管理员才拥有该权限,第五章：协同审批,使用手册：协同审批操作说明,5.8 流程归档（如何设置流程手动归档？）,第三步,第四步,第五步,第六步,第五章：协同审批,待办事项,事项加签,关注事项,新建事项,普通用户,角色定义,普通用户,普通用户,普通用户,普通用户,事项查询,5.9 协同工作（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,第六章：知识中心,帮助企业解决核心：知识沉淀通过有效的、多途径的知识获取和知识积累。是企业员工与知识紧密结合、快速获取吸收新知识与企业制度。平台统一发布，集中管理帮助企业解决文档：知识共享有效的文档关联，可以方便找到相关的文档。自定义的收藏管理，帮助员工整理日常关注的文档。提供文档订阅、传阅、推荐功能，帮助企业员工协同共享文档。分级的权限控制，既可以快速粗放式授权，也可以精细化授权。全面的发布、借阅、删除审批流程控制，最大限度确保文档受控。帮助企业知识文化：知识激励通过知识学习积累、提高企业竞争力。构建企业学习氛围，提高员工素质与技能。使知识激励成为：企业发展的动力、员工成长的阶梯让知识文化成为：知识传承的纽带、企业沉淀的资产帮助企业全面提高：知识创新通过平台管理，提高企业知识管理水平、解决知识管理原有疑难问题困扰通过技术手段，加强企业自身知识安全、自主产权的保密信息不被窃取通过独立的文件管理引擎，支持集团企业集中式或分布式的存储管理实现知识数据信息的统一化管理,第六章：知识中心,文章发表/借阅,文章审核,文章发布,栏目树建立权限分配,普通用户,角色定义,发布对象,栏目审核,发表人,根栏目管理,文章查阅,7.1 知识中心（管理使用过程）,第六章：知识中心,使用手册：知识中心操作说明,6.1 首页,第一种操作方式直接点首页知识中心的标题可直接进入知识中心栏目,第六章：知识中心,使用手册：知识中心操作说明,6.1 首页,一级栏目,收藏的栏目,文章查询,栏目树,收藏的栏目,第六章：知识中心,使用手册：知识中心操作说明,6.2 地图导航（地图导航操作步骤）,第一步,第二步,第三步,可以根据不同的知识维度设置地图导航，起到快速查询知识文荡的目的,第六章：知识中心,使用手册：知识中心操作说明,6.3 我的文章（怎么样发表文章？）,第一步,第二步,第三步,第六章：知识中心,使用手册：知识中心操作说明,6.3 我的文章（怎么样发表文章？）,第四步,第五步,第六步,第七步,该栏目不需要审核时文章发表成功,如栏目权限设置为不需要审核，文章发表后在系统中即刻发布出来，如栏目权限设置为审核，经审核人审批后才能发布出来。,第六章：知识中心,使用手册：知识中心收藏操作说明,栏目收藏操作指引：,第一步,第三步,第二步,知识中心有权限查看的栏目都可进行收藏，首页可显示收藏栏目前两个栏目，知识中心首页默认显示前三个收藏的栏目,第六章：知识中心,使用手册：知识中心操作说明,其它功能介绍,可对发表的文章进行平分、评论,转发邮件：与邮件模块关联，可将文章内容与附件直接转到邮件模块转入流程：与公文流程关联，可将文章内容与附件直接转入流程传 阅：与文件传阅模块关联，可将文章内容与附件直接转传阅,查看文章阅读记录,第七章：信息共享,提高企业员工对公司文化的了解通过新闻查阅可以快速了解企业动态、大事记、生活文化、内部活动等多方面的信息，提高公司员工对公司的了解提高企业员工对公司日常工作动态的了解通知公告是企业内部公共信息发布平台，通过通告查阅可以了解企业日常活动、会议通知、值班安排等工作提高企业员工对联系信息数据的管理通讯簿为整个公司提供了一个便捷的联系人共享方案。用户可以方便的管理客户、供货商、合作伙伴、上级管理机构、公司员工、好友等联系人信息，并对联系人进行分类。,第七章：信息共享,新闻发表,新闻审核,新闻发布,建立新闻栏目,普通用户,角色定义,发布对象,新闻审核,发表人,栏目管理,新闻查阅,7.1 新闻中心（管理使用过程）,第七章：信息共享,设置通知公告模板,通知公告发表,通知公告审核,建立通知公告分类,普通用户,角色定义,审核对象,发表人,通知公告管理,系统管理,通知公告查阅,7.2 通知公告（公告发布管理使用过程）,第七章：信息共享,用户个人,使用对象,全体用户,用户个人,全体用户,全体用户,7.3 通讯录,系统通讯录,公共通讯录,个人通讯录,系统组,好友组,第八章：资源管理,规范资源管理，提高行政职能通过协同资源管理，解决行政管理中手工管理工作量大的矛盾。对资源信息进行全面掌控，完全实现电子化管理。明确细化员工资源申请流程，让行政部工作更方便。管理更轻松。资源集中管理，增强节约意识对用品、车辆、会议室等集中管理，实现资源利用最大化。实现资源利用状况查询，对资源利用进行分析，减少资源浪费。节约是企业的文化的展示，也是企业利润的增长点。多种办公模式，让工作更轻松视频会议让会议召开没有地域限制，随时随地与总部进行沟通。有效的节约时间和经费，提高企业的工作效率。,第八章：资源管理,办公用品申请,办公用品审核,办公用品领用,建立用品库房分类,库房管理,角色定义,普通用户,申请审批,普通用户,模块管理,报表统计,8.1 办公用品（管理使用过程）,第八章：资源管理,借阅申请,借阅审核/催还,图书领用,建立图书室及分类,普通用户,角色定义,图书管理员,图书管理员,普通用户,图书系统管理,图书归还,8.2 图书管理（管理使用过程）,第八章：资源管理,车辆申请,部门审批,车管处理,建立车队车辆档案,车辆管理员,角色定义,车辆管理员,部门审核人,车辆使用人员,车辆管理员,回车登记,8.3 车辆管理（管理使用过程）,第九章：互动沟通,提高企业沟通效率以消息中心为核心实现信息平台化即时互动改变原有工作沟通习惯，实现多维度沟通模式论坛管理加强企业上下级员工沟通、调动员工积极性问卷调查了解公司群体思维倾向促进企业员工学习能力通过消息中心和邮件提醒，促进了处理事务的有序性通过邮件管理，方便员工内外部的工作规范性的沟通联系邮件与流程、知识管理的关联，实现业务信息联动管理论坛可以作为在线交流、学习、共享的学习平台增强企业的内部协作能力邮件的整合，提高了个人处理邮件的效率论坛建立领导信箱，拉近了员工与领导的距离问卷调查提高企业活动任务管理的合理性、准确性，杜绝暗箱操作,第九章：互动沟通,外部邮箱设置,自定义文件夹,收发邮件,分配邮箱容量,普通用户,角色定义,普通用户,普通用户,普通用户,邮件管理,导出/删除邮件,9.1 电子邮件（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,第九章：互动沟通,发布问卷调查,参与问卷调查,投票结果查看,建立问卷分类,角色定义,权限用户,普通用户,模块管理,模块管理,9.2 问卷调查（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,第九章：互动沟通,权限设置,论坛发帖,论坛回帖,分类管理,角色定义,普通用户,普通用户,模块管理,模块管理,9.3 公司论坛（论坛管理过程）,实际操作结合系统讲解,第九章：互动沟通,接收新消息,已发消息查询,发送手机短信,发送新消息,授权用户,角色定义,授权用户,普通用户,普通用户,普通用户,已发手机短信,9.4 消息中心（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,消息中心手机短信功能需要集成第三方手机短信才能正常应用,第十章：工作安排,提高企业员工的办公能力以人为核心，通过个人办公管理、将事务办理集中呈现改变原有工作习惯，实现事找人的办公模式工作计划任务提高了员工个人对工作的目标性、计划性的能力通过日程管理提高员工对时间管理的科学性和有效性促进个人办公事务有序执行通过日程安排和提醒，促进了处理事务的有序性通过任务管理，方便员工内外部的工作规范性的沟通联系工作日志与计划总结、任务管理的关联，实现日常工作信息联动管理规范企业内部办公通过对会议全过程进行统一组织、统一规划、保留会议历史记录计划总结任务的分配，拉近了员工与领导的距离任务管理的及时性、准确性，合理规划工作,第十章：工作安排,日志查询,报表汇总,日志录入,角色定义,普通用户,普通用户,普通用户,10.1 日志管理（日志管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,第十章：工作安排,计划录入,计划审核,计划类型设置,审核对象,普通用户,模块管理,10.2 计划总结（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,工作计划发布后可以在我的日历模块显示任务,计划查询,普通用户,角色定义,第十章：工作安排,待办任务,任务汇报,任务查询,新建任务,角色定义,普通用户,申请审批,普通用户,模块管理,10.3 任务管理（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,任务发布后可以在我的日历模块显示任务,第十章：工作安排,增加便签内容,修改便签内容,便签设置方式选择,角色定义,普通用户,普通用户,普通用户,10.4 我的便签（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,便签内容修改后系统对历史数据不做保留,第十章：工作安排,按周查看,按月查看,按年查看,按天查看,普通用户,角色定义,普通用户,普通用户,普通用户,普通用户,创建任务/计划,10.5 我的日历（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,第十章：工作安排,会议室查询,会议室申请,会议室审核,会议室建立,会议参与人,角色定义,会议室管理,申请人,普通用户,模块管理,参加会议,10.6 会议管理（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,历史会议中会议状态是否关闭与会议纪要有关,第十章：工作安排,在线用户查询,我的日志,日志报表,上下班时间设置,角色定义,普通用户,用户个人,普通用户,模块管理,10.7 登陆日志（管理使用过程）,实际操作结合系统讲解,谢谢金蝶协同产品事业部,