研究生ENDNOTE教程part1.ppt

文献管理软件 ENDNOTE,研究生课程,化学与材料科学学院,说 明,本ppt教程包括“基础”、“提高”和“拾遗”三部分。主要参考由网络下载的电子版材料论文写作助手EndNote 一点通（主编 段为钢，副主编 云宇 沈志强）制作而成。特此声明！朱树华山东农业大学化学与材料科学学院Shuhuasdau2003(at),参考文献的意义,参考文献是论文的重要组成部分。参考文献体现着作者知识面的范围和知识的更新程度。参考文献是论文中一些论证的证据支持。SCI影响因子（IF）是通过分析论文参考文献获得的，是评判一篇论文、一本期刊学术地位的重要依据。,正确引用参考文献是科技工作者不容忽视的必修课,手工编写参考文献的缺点,耗费作者大量的时间和精力容易出错影响了学术形象,科研工作是一项严谨的工作，参考文献编排的疏漏自然影响了个人的学术形象，甚至严重影响到论文能否顺利录用（Accepted）和出版。,当前常有的几款文献管理工具,EndNoteNoteExpressBiblioscape Reference ManagerProCite RefWorks,使用ENDNOTE的N大理由,（1）EndNote 是SCI（Thomson Scientific 公司）的官方软件，支持国际期刊的参考文献格式有3776 种，写作模板几百种，涵盖各个领域的杂志。您可以方便地使用这些格式和模板，如果您准备写SCI 稿件，更有必要采用此软件。（2）EndNote 能直接连接上千个数据库，并提供通用的检索方式，为您提高了科技文献的检索效率。（3）EndNote 能管理的数据库没有上限，至少能管理数十万条参考文献。,（4）EndNote 快捷工具嵌入到Word 编辑器中，您可以很方便地边书写论文边插入参考文献，书写过程中您不用担心插入的参考文献会发生格式错误或连接错误。（5）EndNote 的系统资源占用小，很少发生因EndNote 数据库过大发生计算机死机现象，这是EndNote 最重要的特色之一。（6）国外数据库下载数据时，均支持EndNote，即使检索的机器上没有安装EndNote 您照样方便使用。,使用ENDNOTE的N大理由,（7）EndNote 有很强的功能扩展，如果默认安装的EndNote 不能满足您的要求，您能很方便地扩展其功能而不需要专业的编程知识。（8）EndNote 的应用不仅仅局限于投稿论文的写作，对于研究生毕业论文的写作也会起到很好的助手作用。总之，只要写的材料中牵涉到参考文献就有EndNote 的用武之地！,使用ENDNOTE的N大理由,Endnote 使用方法,Endnote 软件发展历史,将library储存成一个档案更方便地管理 PDF全文Library 显示增至八个字段 新增多种参考文献类型可将窗口中空白字段隐藏,2005,2006,Endnote软件是Thomson Corporation推出的一款文献管理软件。通过EndNote你可搜索在线书目数据库、组织参考书及图片、快速创建参考书目。,Endnote兼容Microsoft Word 2000,XP,2003,2008,Library可分成多个group在线检索后即可下载文献兼容word2007和vista系统,Endnote 基本功能简析,文献管理统计分析,文献,导入,撰写论文与书籍等,本部分的内容分两章，主要在认识EndNote 的基础上介绍EndNote 主程序各命令及其在Word 编辑器中的基本应用,第一部分 EndNote 基础篇,1 认识Endnote,EndNote 的安装 初次认识EndNote 建立打开数据库文件 EndNote 数据库编辑操作 参考文献编辑操作 EndNote 工具栏设置 窗口管理 帮助,1 EndNote 的安装,安装的系统要求：计算机系统：Windows XP SP2 以上；Word 版本：word 2000以上；至少是Pentium 450 MHz 以上的CPU；至少可提供512 Mb 的RAM；至少可提供180 Mb 硬盘空间。关闭所有Microsoft Office 应用程序,Endnote 安装过程,Congratulations!Welcome to Endnote!,根据软件灵活安装！,Endnote 升级全攻略,UpdateYour Endnote,Endnote Style库升级,Style即Endnote内置的各种杂志参考文献格式，更新你的Style库能保证你的格式更准确。,EndNote X2 的完整安装约占用170 M 的磁盘空间，推荐完整安装。小技巧：EndNote 安装在C 盘，如果重装计算机系统，EndNote 中的升级文件和自己制作的Filter 文件和Style 等文件也将丢失。如果安装在其他盘，系统重装时，只要安装目录相同，一般升级内容和自己制作的文件不会丢失。小提示：在使用软件时，对话框中的选项中经常出现“”和“”，其中“”属于单选框，在一排按钮中只能选择一个，选中后成“”；“”是复选框，可以选中多个，选中后为“”。,确认安装,如要检查确认Cite While You Write功能是否正确安装，请开启Word。在Word 2003，点选工具选单您将会看到EndNote X2操作选项。,在Word 2007则您可以看到 EndNote标签：,在Word 2003中还可以以以下方式出现：,安装好的EndNote在安装文件夹中的文件,表 1.EndNote 有关文件的格式一览表,首次使用时，打开出现下图,1.2 初识EndNote,选择打开一个Library,EndNote 程序主界面,标题栏,菜单栏,移动栏位调整到适合的宽，当然也可以不调,参考文献浏览区,群組,预览和查询,工具栏,格式栏,默认状态下，记录显示区显示的参考文献字段有“作者（Author）”、“年（Year）”、“题目（Tile）”、“杂志（Journal）”、“参考文献类型（Ref Type）”和“链接（URL）”小技巧：点击记录显示区的字段名，EndNote 会根据此字段的内容进行排序，反复点击会在进行从大到小和从小到大方式之间切换。小知识：URL 的全称是“Uniform Resource Locator”，中文意思是“统一资源定位器”，用来标记资源的位置，一般对应的是一个网络超级链接。小技巧：可以在右键菜单的“PDF”命令设置全文链接为非PDF 格式，如网页文件，设置好后，也可以用此“PDF”命令中的“Open PDF”打开它。,右键菜单,Word中的EndNote工具条,1.3“File”菜单,“文件（File）”菜单中共有6 组工具。第一组是建立、打开或关闭数据库文件的操作，第二组是保存或转换数据库文件的操作，第三组是导入或导出数据的操作，第四组是打印操作，第五组是数据发送操作，第六组是退出EndNote 操作。,小知识在窗口式程序编写时，为了便于管理或理解，下拉菜单中的功能相近或相关的命令常放在一起，与其它命令用一灰色的横线隔开，表示这些命令是一组。,小提示1、下拉菜单中，如果功能处于激活状态，相应的选项会由一个“”标记，如果功能当前状态下不可用会暗显（灰白色），如果功能处于备用状态则正常显示（黑色）。2、下拉菜单中项目的右边会显示此功能操作的快捷键，如上图File 下拉菜单中的关闭数据库的快捷键为“Ctrl W”，即按住此组合键将关闭当前数据库，此快捷键不受输入法影响。,新建数据库文件（New）,选择好路径并将数据库文件命名，保存即可。默认文件名为“My EndNote Library.enl”。这时不但生成一个名为“My EndNote Library.enl”的文件，同时生成一个名为“My EndNote Library.Data”的文件夹。,文件名可任意命名和更改！,打开数据库文件（Open）,选中多个数据库文件，EndNote 可以将其一次打开。,保存数据库文件（Save）点击“FileSave”命令即可关闭当前文件，但不会关闭EndNote 程序。将文件另存为（Save As）点击“FileSave As”命令，将出现一个界面，选择路径、设定文件名、选择好文件格式后点击“保存”即可。,注意“Save”命令和“Save As”命令对数据库文件不可用，因为对数据库的任何操作EndNote都会及时保存。这两个命令只对编辑过滤器文件（.enf）、参考文献格式文件（.ens）和连接文件(.enz)有用。将在以后介绍。,数据导出（Export）,文件名与默认数据库文件同名，默认格式为“TXT”格式。可选择.rtf 格式（可用Word 打开）、.html 和.xml 格式（后两种格式可以用网络浏览器打开）。,注意：上图默认选中复选框（Export Selected References）。若选中，则导出选中格式的数据。导出数据的内容与预览窗口中的内容完全相同。若想导出完成的数据库内容，在“Output Style”下拉栏中选择“Show All”后再导出。,数据导入（Import）,选择拟导入的文件,选择拟用的过滤器,处理重复文献方式,编码转换方式,小技巧：数据从哪个数据库网站下载，就选用对应的数据导入过滤器。PubMed（NLM）是最常用的过滤器文件之一，这些文件保存在EndNoteFilters 文件夹。如果选错Filter 文件，可能会导致数据导入失败。,打印输出（Print）,注意：如果没有选择“全部”打印的内容多少与选中的参考文献书目有关。打印的内容与选择输出的参考文献格式（Styles 文件）有关。,压缩成一个数据库文件（Compressed Library）,正常情况下，EndNote 数据库文件包括一个.enl 文件和一个同名的Data 文件夹，而此此命令将当前数据库文件压缩成一个文件（.enlx）。该文件是EndNote 数据文件的压缩格式，方便数据文件复制、转移和备份，同时也减少了一些磁盘空间。双击.enlx 文件，EndNote 能够直接打开，并将此文件生成一个同名的.enl 文件和一个.Data文件夹。,1.4“Edit”菜单,“编辑（Edit）”菜单一共有5 组工具。第一组为撤销操作工具，第二组为复制、粘贴、选择等工具，第三组为设定字体、字号、字形工具，第四组为编辑参考文献格式、编辑过滤器文件、编辑连接文件工具，第五组为参考文献工具。,撤销操作（Undo）注意：此命令对整条参考文献的操作无效，比如删除一条参考文献，不能用“Undo”命令恢复，因为EndNote 对数据库的记录（整条参考文献）操作是适时保存的。此命令只对编写某条参考文献具体字段的操作有效，对编写过滤器文件、连接文件也有效。,带文本格式粘贴（Paste With Text Styles）此命令对整条参考文献操作无效。但在编辑某一参考文献的不同字段时，可以选用此命令，粘贴后在参考文献记录中标明“带文本格式粘贴（Paste With Text Styles）”。此命令一般少用。,格式化拷贝（Copy Formatted）此命令拷贝时能将拷贝内容进行格式固定。在进行EndNote 参考文献和其他文本编辑器间进行操作时非常有用。参考文献格式选用“NeuroReport”，对同一条参考文献拷贝拷贝到Word编辑器中的效果见下图：,字体（Font）、字号（Size）、字形（Style）参考文献字段内容的“字体”、“字号”、“字形”等改变效果会带入相应的文本编辑器中（除非你选的EndNote 字体、字号和字形文本编辑器不支持）。Word 编辑器全面支持EndNote的字体、字号和字形。没有必要，请不要随便改变字体、字号和字形。,编辑参考文献输出格式文件（Output Styles）编辑导入过滤器文件（Import Filters）编辑远程数据库连接文件（Connection Files）编辑使用偏好（Preferences）,今后陆续介绍,编辑使用偏好（Preferences）,1.5“Reference”菜单,插入新参考文献（New Reference）,注意：在“Journal Article”中编写新参考文献时需注意，“Author”、“Keywords”字段中的不同人名或不同关键词不能在同一行录入，否则EndNote 将当作一个人或一个关键词处理。,编辑参考文献（Edit References）,此命令实际上是手工修改数据库中的参考文献。选中一条文献，点击“ReferencesEdit Reference”命令，将出现编辑选中记录界面。如果选中多条参考文献进行编辑操作，EndNote将打开多个编辑界面，可以依次编辑后关闭。,小技巧 双击某条参考文献即可以出现此条参考文献的编辑界面。可以在“Note”或“Research Note”字段中录入阅读心得，以标记此条文献已读，如果将此字段显示在参考文献浏览窗口更加一目了然了。,表 2 Journal Article 文献类型的字段,表3 EndNote 支持的文献类型,查找参考文献（Search References）,增加、删除检索字段,点击 Option按钮，里面有“制表符（Tab）”和“回车（Carriage Return）”两个选项。选中“Tab”在检索词光标所在位置插入一个制表符（空位），如果选中“Carriage Return”则插入一个回车，产生换行效果。此命令不常用。,定位字单词或符串（Go To）,在参考文献编辑界面点击“ReferencesGo To”可以定位到某条参考文献的某个单词或字符串。注意：此命令在参考文献浏览界面（EndNote 打开数据库文件后的默认界面）不可用。,显示全部参考文献（Show All References）点击此命令将在参考文献浏览窗口显示全部参考文献。如果对数据库文献进行检索后，浏览窗口只显示检索命中的参考文献，点击此命令可以重新浏览所有参考文献。检索时，暂时不显示的参考文献也能被检索。只显示选中的参考文献（Show Selected References）点击此命令参考文献浏览窗口只显示选中的参考文献。隐藏选中的参考文献（Hide Selected References）点击此命令参考文献浏览窗口将隐藏选中的参考文献。,粘贴文件（File Attachments）插入连接（URL）插入图片（Figure）,小技巧手工从数据库网站下载数据一般不会有URL 信息，用EndNote 进行网络数据库检索并下载参考文献会同时下载正确的URL 信息。,1.6“Group”菜单,1.7“Tools”菜单,拼写检查（Spell Check）,此命令检查参考文献内容的拼写是否存在错误。EndNote 默认从“Title”字段的第一个单词起逐字检查。由于英文词汇增长较快，有些正确的拼写有可能被此命令报错。此命令在参考文献编辑状态下可用，而在参考文献浏览状态下不可用。但功能比Word 要差。实际上此功能较少用到。,边编写文档边插入引用（Cite While You Write CWYW）,该工具共有5 条命令,由于在Word 编辑器中也有相应命令的快捷方式，且使用频次更高。因此，将在后续中介绍。,小技巧问：在打开多个Word 文件的情况下如何确定EndNote 将切换到那一个Word 文档？答：在进入切换到EndNote 窗口时，最后激活的Word 文件是EndNote 默认的激活文档，点击“Return to Word”命令将首先返回到此文件编辑窗口，此文档中，离开此窗口时光标所在的位置也就是EndNote 默认的光标位置。,在线检索（Online Search）,注意：如果网络不可用，EndNote 不能连接到远程数据库并汇报连接错误，如果远程数据库需要输入密码，则提醒输入数据库使用密码。一般收费数据库需要连接密码。,如果检索成功，EndNote 将弹出一个新窗口显示检索命中参考文献数目，默认下载全部命中参考文献（不含全文）。,参考文献筛选统计（Subject Bibliography）对数据库文件的参考文献进行分门别类地进行筛选、输出等操作。筛选的标准根据参考文献的字段确定。【后续介绍】论文格式化操作（Format Paper）可以对RTF 文件格式的论文进行相关格式处理，并检查参考引文。Word 编辑器能打开RTF 文件。写作模板（Manuscript Templates）此工具将激活Word 编辑器，同时会弹出数个对话框，按示意填写即可。【后续介绍】打开术语列表（Open Term Lists）此工具项下有三个命令，可以当前数据库文件中的“Author”、“Journal”和“Key Words”字段中的术语进行操作，将这些内容添加到相应术语文件中。【后续介绍】定义术语列表（Define Term Lists）进行EndNote 的术语列表的导入、删除、添加等操作。【后续介绍】。关联术语列表（Link Term List）EndNote 能够更改作者（Author）名字和期刊（Journal）名字的显示方式，如果这些名字能够与Term Lists 文件中的内容进行关联，那些操作才有效。此命令能设定相关的关联操作。【后续介绍】,修复数据库文件（Recover Library）,如果计算机运行过程中，Endnote 数据库文件产生错误，可以使用此工具修复。点击此命令，EndNote 将出现一个警示对话框，点击“确定”后即弹出一个文件选择对话框，在此对话框中选中要修复的数据库文件确定即可。,注意 EndNote 的.enl 文件实际上是一个数据库门户文件，真正保存的具体数据记录在.Dataw 文件夹中的文件夹中。如果同名.Data 文件夹丢失，则数据库文件是不可修复的。有意思的是如果建立EndNote 数据库文件后，只要不删除.Data 文件夹，只对其更名，数据库文件仍然可用。不过为了不产生混淆，不建议更改.Data 文件夹名。,1.7“Window”菜单,瀑布式排列窗口（Cascade）标题窗口（Title）排列图标（Arrange Icons）关闭所有窗口（Close All Libraries）显示网络数据库连接状态（Show Connection Status）打开文件窗口,1.8“Help”菜单,完整地提供了EndNote 的帮助文件，并提供了网络支持。EndNote 的帮助菜单一共有3 组选项。第一组选项主要是本地帮助，第二组选项是网络支持，第三组选项只有一个命令，用来显示当前EndNote 版本信息。,注意在EndNote 主程序中，不同的界面有不同的右键菜单，其功能分别与对应的标准命令相同或相似。,2 在 Word 中使用EndNote,在本部分包括以下内容：引用查找 回到 EndNote 更改参考文献输出格式 插入参考文献 编辑参考文献 插入注释 编辑数据库 去除标记格式 去除域代码 输出文本中的参考文献 查找图片 生成图片列表 边编辑参考文献边插入参考文献 帮助,2.1 引用查找,几个可能出现的问题：如果 Word 编辑器的工具下拉菜单中没有EndNote 工具，也没有EndNote 快捷图标，表明EndNote 安装错误，需重新安装EndNote 或对EndNote 进行升级。如果只是没有EndNote 快捷图标，可以在Word 工具栏的空白处点击右键选中“EndNote”，这时就会在Word 的快捷工具栏中显示EndNote 工具了。注意，工具栏菜单下的EndNote 命令与快捷工具栏中的快捷图标命令完全等同。如果 EndNote 还没有激活（打开），在Word 中点击任何EndNote 工具（包括标准命令和快捷工具图标），均会激活EndNote 主程序。,注意如果打开多个Word 文档，而当前Word 文档又弹出一个EndNote 对话框，此时可以切换不同的Word 窗口，但每个Word 窗口内的内容处于不可编辑状态。只有关闭EndNote 对话框后才能编辑Word 内容。,2.2 回到 EndNote 窗口,2.3 更改参考文献输出格式,设定“Format Bibliography”子菜单,设定“Layout”子菜单,设置缩进方式,设置字体,设置字号,设置参考文献文本格式,设置参考文献序号起始编号,点击上图中的“Text Format”按钮弹出一新对话框，可以设置参考文献文本格式，一般选择字体“Time New Roman”、字号“10”，属性（Attributes）选中加粗“Bold”、斜体“Italic”和下划线“Underline”都不选。,设置缩进方式,设定“Instant Formatting”子菜单,子菜单默认此按钮为“on”状态，Word 文档中插入的参考文献自动刷新成预定格式,按钮显示“Turn Off”时,按钮显示“Turn On”时,“Libraries Used”子菜单,此子菜单显示当前Word 文档所用的数据库文件（一个或多个）。EndNote 可将不同数据库的文献插入到同一篇文档中。,2.4 插入引文,2.5 编辑引文,不选中两个复选框，此框中的“Prefix”、“Suffix”、“Pages”分别输入“aaa”、“bbb”、“ccc”，产生的效果图:,注意Prefix、Suffix 和Pages 还会修改正文中引文代码。这对引用相近文章很有用，因为有些文章的标题和作者相同，EndNote 可能会判断成同一篇文献，如果在此修改，EndNote 就会识别成两篇不同的引文。不过这种情形比较少见，所以这些参数一般不必修改。,浏览区选中“Citation in document”框中的一条引文，在其下方的浏览区会显示这一条残文献的详细内容供浏览。“Remove”按钮点击 该按钮，将选中的参考文献进行删除。排序如果某处的正文同时引用两条或两条以上的引文，可以点击Remove后面的两个箭头，进行向上或向下排序。默认按参考文献中“年（Year）”字段从小到大排列。,“Insert”按钮点击 按钮，此时会激活EndNote 引文查找命令（Find Citations），弹出的对话框，此时打开默认的参考文献库，在此可以查找相关的引文，选中后点击“Insert”按钮，即在选中的参考文献处补加一条或数条文献。,小技巧对于只存在一条引文的文字部分，可以向编辑Word 文字一样将正文中引文序号删除即可，但对于某段文字同时引用的引文有两条或两条以上，上图 中的Remove 按钮非常有用。,2.6 插入注释,注意：插入的注释也可在“Edit Citations”中浏览，但只能进行“Remove”操作。,2.7 编辑数据库参考文献,小技巧可以不仅仅刚好选中需要编辑的引文序号，只要选中区域有引文序号即可，如果选中的文字中有两处引文序号，EndNote 默认只对前面的那一处参考文献进行修改，忽略后者。如果没有选中引文序号，则此命令不可用。,2.8 去除标记格式,将文档正文中的参考文献以代码形式显示，而在文档末尾不显示参考文献的内容。,注意：1、如果选定某一定区域后再点击此命令，则只将选中部分的引文进行操作；2、如果参考引文是从另一篇文档中直接复制而来使用这条命名有一定的危险性，因为原引文数据库文件找不到，导致引文内容不可恢复。因为Word 不能撤销EndNote 的任何操作。3、此命令没有恢复功能.,2.9 去除域代码,注意：1、该命令将去除当前文档中EndNote 产生的域代码，自动生成一个Word 文件的副本。2、EndNote 在去除域代码操作时，不改变原Word 文件的任何内容。3、生成的新Word 文件已去除了EndNote 域代码，其引文不再与EndNote 关联，EndNote 对其不能进行编辑操作了。4、EndNote 只去除EndNote 软件产生的代码，不会去除Word 编辑器产生的域代码，如标题格式等。5、一般当文章写好后准备投稿时才使用此命令。,2.10 输出文档中的参考文献,注意如果将Word 文档某些区域选中，点击此命令无效。,2.11 查找图片,前提：图片已录入到EndNote 数据库文件中。查找的是图片的“Caption”（标题）字段的内容。,注意 如果想在Word 中插入表格，建议不采用EndNote 进行，因为用EndNote 插入的表格可能不符合投稿要求，要么将表格设置成稿件方式再用EndNote 管理。因为默认插入的表格不是三线表模式。,2.12 生成图片列表,点击生成图片列表（Generate Figure List）命令，EndNote 将生成一个图片列表。,2.13 边编辑参考文献边插入参考文献,General,Keyboard,1、选中拟用的命令,2、设置相关联的快捷键,3、点击“关联Assign”,2.14 帮助,此功能等同于EndNote 主程序界面下的“HelpContents”“HelpSearch for Help on”“HelpHow to use Help”,