毕业设计论文VB餐饮娱乐管理信息系统设计与实现.doc

摘 要随着营业规模的扩展，许多中小型餐饮娱乐企业单位都面临着如何高效管理整个企业经营业务的问题，而目前最为广泛的解决方案就是MIS系统的应用。本系统就是这样一个MIS系统，其中包含了服务行业的主要经营项目的信息管理，它使原先人工的管理统计工作统一由MIS系统进行规范化管理，提供了高效的管理手段。经过分析，我要使用Microsoft公司的Visual Basic开发工具，利用其提供的各种面向对象的开发工具，尤其是数据窗口这一个能方便又简洁操纵数据库的智能对象，首先在短时间内建立系统应用原型，然后，对初始原型系统进行需求迭代，不断修正和改进，直到形成用户满意的可行系统。本文首先介绍了管理信息系统的发展现状和C/S模式的多层应用程序体系结构，以及本系统所用开发环境的技术介绍。接着，文章介绍了本收银管理系统的整体设计方案，并且详细讨论了各功能模块的设计和实现，最后分析了系统调试阶段的工作。关键词：模式，工具，数据源，面向对象 。AbstractAlong with the extension of business scale, a lot of mid-scale entertainment enterprise met the problem that how to build more efficient management of their business. as for this problem, Management Information System is the main approach to solve the problem above. This system is an exact MIS, it serves to manage the whole information from all fields of enterprise business items. It provides the high-efficient way of information management and changes the original manual administration to a computer-aided automation system.By looking up lots of datum, we selected Visual Basic presented by Microsoft because of its objective tools in Win32.VB offered a series of ActiveX operating a data-base. It can give a short-cut to build up a prototype of system application. The prototype could be modified and developed till users are satisfied with it.At first, this article introduced the late development of MIS and the concept of multi-layer C/S mode application, also it described the develop environment of this system. At the later part, it provided the whole design plan of this MIS system, and discussed the design and implementation of each function module in detail . At last, this article analyzed the main work during system-debugging phase.Key Words: mode, tool, data source, Object Oriented.目录摘要.IABSTACT.II目录.III1 绪言1.1 MIS系统简介.11.2 本课题研究的意义.22 发展研究现状及设计目标2.1 餐饮娱乐管理信息系统综述.32.1.1 餐饮娱乐管理信息系统发展历史.32.1.2 餐饮娱乐管理信息系统的作用.32.1.3 饭店管理信息系统的构成.42.2 MIS系统的特点.52.3 MIS系统的开发.52.4 系统研究设计的目标.63 开发环境选择与简介3.1 编程环境的选择.73.1.1 Visual Basic的开发环境介绍.73.1.2 Visual Basic的特点和功能.83.1.3 Visual Basic的基本操作及界面介绍.103.2 数据库系统的选择.113.2.1 Access的发展现状.113.2.2 什么是“数据库”？ .123.2.3 什么是数据库管理系统.123.2.4 Microsoft Access 2000提供了各式全新的資料库服务.123.2.5 Access2000基本操作.133.3 开发方法的确定.183.4 组织基础.183.5 技术基础.184 系统可行性研究与需求分析4.1 可行性.194.1.1 经济可行性分析.194.1.2 技术可行性分析.194.1.3 社会可行性分析.194.2 需求分析.195 系统结构与模型设计5.1 系统总体结构设计.205.1.1 系统功能分析.205.1.2 系统功能模块设计.205.2 数据库的设计.215.2.1 数据库需求分析.215.2.2 数据库概念结构设计.225.2.3 数据库系统的体系结构.235.2.4 数据库结构的实现.286 系统实现6.1 数据库的实现.296.2 系统界面及各功能模块的实现.296.2.1 登录界面的实现.296.2.2 软件的各个功能模块介绍.326.2.3 模块处理过程.427 系统测试与分析7.1 测试环境.447.2 测试过程.447.3 测试策略.457.4 测试用例.457.5 性能分析.458 总结与展望.46致谢.47参考文献.48461 绪言本章阐述了餐饮娱乐行业的研究背景、现状以及发展方向，明确指出了餐饮娱乐行业在中国所面临的问题。随着我国加入世界贸易组织，餐饮娱乐行业与国际市场接轨已成为大势所趋，餐饮娱乐行业要迎接这场挑战，就必须提高整体竞争能力，提高整体竞争能力必须变革自身的管理模式，提高管理水平，实施信息化建设无疑是实现这一目的的必由之路和明智之举。目前，我国餐饮娱乐行业信息化管理的进程缓慢，跟国外的同类企业相比管理依然落后。在激烈的竞争中，如何能把握机会，保持自己的优势，立于不败之地呢？这就需要提供最好的服务，提供最完善的设施和最先进的技术。一个成功的餐饮娱乐企业，其经营者不仅要提高服务水平和服务质量，从而提高自身的知名度和回头率，还要有好的工作效率，并控制成本。在信息时代，更重要的是还必须要有一个完善的管理信息系统，便于方便客人和更好地管理酒店。一套优秀的餐饮娱乐管理信息系统应该是一套适用于各种餐娱企业使用的优秀系统，操作简单、灵活性好、系统安全性高、运行稳定，是管理者的理想选择。我的毕业设计题目就是设计一个餐饮娱乐收银系统，在前期的实习和分析之后，对系统进行了设计，虽然受水平所限，实践经验十分匮乏，独立完成一套完备的优秀的餐饮娱乐企业管理信息系统有很大的难度，但是我努力在实践中巩固以及整理自己在大学期间所学的知识，尽量把这个系统设计的更好。1.1 MIS系统简介管理信息系统（MIS，Management Information System）是一个由人和计算机等组成的能够提供信息以支持一个组织机构内部的作业、管理、分析和决策职能的系统。管理信息系统利用计算机的硬件和软件,手工规程、分析、计划、控制和决策用的模型，以及数据库对信息进行收集、传输、加工、保存、维护和使用。因此管理信息系统是一个信息处理系统。管理信息系统作为各项业务、技术、工作自动化及高水平管理的方法和模式,正在得到越来越广泛的应用。早期的管理信息系统通常是以各单位为主体,独自进行开发和应用。从技术上看,大体是以局域网或客户/服务器模式组成和应用系统平台,在操作系统和数据库管理系统的平台上开发应用软件系统。但是,由于技术的发展和进步以及应用、管理和数据共享的需要等诸多原因,把分散开发且分布在各个地域的独立的管理信息系统互相连接起来,实现系统硬件、系统软件、应用软件及数据的共享,已经成为越来越迫切的任务。1.2 本课题研究的意义随着营业额和客户群的增长，许多个体起家的中小型餐饮娱乐企业单位都面临着如何扩展自己的营业规模，形成初步规模化经营的问题，其中一个非常棘手的问题就是业务信息管理手段的升级，而重中之重就是如何进行规范地营业收入管理。收银管理系统就是这样一个集业务信息管理各方面（包括收银、结算等事务在内）为一体的MIS系统，它使原先人工、繁复、容易出错、难以统计记录的信息管理工作统一由计算机操作实现，确保业务内容信息的规范性、统一性、可恢复性。该系统由前台操作和后台管理两大系统模块组成，其中前台操作售模块包括：前台接待、各部门操作、查询、财务、管理、系统设置等子模块；后台管理模块包括：经理操作、客房部操作、餐饮部操作、娱乐部操作、服务部操作子模块。按前、后台设计的思想直接来自于基本的C/S两层构架应用体系结构的实现模式。以上两大任务模块及其子模块基本上涵盖了第三产业企业单位的主要功能需求，分为业务运作和后台信息数据管理两大部分。通过本系统的设计与实现，更加深入、实例化地了解MIS系统的方方面面，很好地积累MIS系统的开发经验，而且对于广泛应用的C/S体系构架也有了切实的感受，同时增强了系统综合设计能力和具体环境下的开发实现能力。2 发展研究现状及设计目标2.1餐饮娱乐管理信息系统综述2.1.1餐饮娱乐管理信息系统发展历史管理信息系统(Management Information System简称MIS)是信息科学的一个分支，是由人和计算机组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。餐饮娱乐管理信息系统是MIS中的一个重要分支，它实现的是计算机管理系统在餐饮娱乐企业中的具体应用。它最早是于70年代初在国外开始发展起来的，到了80年代，国外的餐饮娱乐管理信息系统的模式已基本定型，技术较成熟，功能也较齐全。国内的餐饮娱乐管理信息系统最早是在80年代初开始的，到了80年代中后期，随着国外餐饮娱乐管理信息系统的大规模引进，国外饭店的先进管理技术进入我国，进一步促进了我国餐饮娱乐企业管理技术的发展。国内系统正是在充分吸收国外管理系统的精华，再结合国内的实际情况，逐步发展成熟，到90年代初期形成了几个较成熟的软件系统。到了90年代中期，随着计算机在餐饮娱乐企业中的普及应用，以及计算机技术的不断发展，饭店计算机系统的发展到了一个新的时期，新的系统平台、新的软件功能、新的系统特点及发展方向不断涌现2.1.2餐饮娱乐管理信息系统的作用餐饮娱乐企业的计算机管理就其表现形式看就是对餐饮娱乐企业大量的常规性信息的输入、存储、处理和输出过程，其作用主要表现在以下几个方面：（1）提高餐饮娱乐企业的管理效益及经济效益应用餐饮娱乐管理信息系统通过节省大量的人力物力，增加饭店的服务项目，提高饭店的服务档次，减少管理上的漏洞，从整体上提高餐娱企业的经济效益。如完善的预订功能可防止闲置资源或在没有可用资源的情况下重订的情况出现，可随时提供准确的资源使用和预订情况，从而提高资源利用率。客人费用的直接记帐，可有效防止逃帐的发生。完善的分析功能可用于市场销售，如确定宣传的重点地区和如何掌握价格的浮动等。正确控制价格，控制客人优惠，从而减少管理漏洞，提高营运收入。（2）提高服务质量由于计算机处理信息的速度很快，可以大大减少客人预订、结帐的等候时间，提高对客服务质量。快速的客人信息查询手段，使客人得到满意的答复。餐费、娱乐费等费用的一次性结帐，不仅方便了宾客，也提高了饭店的管理水平。清晰准确的账单、票据、表格，使客人感到高档次的享受。完善的预订系统，使客人的入住有充分的保证。完善的客户档案管理更使客人的“个性化”服务得以很好的实施。利用计算机保存大量的客人历史资料，通过统计分析，可对常客或消费额达到一定数量的客人自动给予折扣；也可对客人的消费特点进行分析，总结出客人生活方面的要求和特点，研究如何为客人提供更合适的个性化服务，如安排房间、提供就餐等，甚至细致到给客人送什么报纸杂志、生日送什么礼品等。（3）提高工作效率计算机管理可大大提高业务运作的速度和准确性。如电脑的自动夜间稽核功能结束了手工报表的历史，电脑资料的正确保存避免了抄客人名单的低效工作，严格的数据检查避免手工操作的疏忽而造成的错误，票据的传送、登记、整理、复核等一系列的繁重劳动也可大为减少。（4）完善餐饮娱乐企业的内部管理体制科学、正规、系统的餐饮娱乐管理信息系统在餐饮娱乐企业管理体系中还发挥着强有力的稳定作用，可明显地减少员工及管理人员的流动对餐饮娱乐企业管理运作的不良影响。系统提供的多种安全级别，保证各类数据不被无权过问的人查阅和操作。每天的审核制度，各种费用的优惠控制，应收账款的管理，员工工作量的考核，员工操作过程的跟踪，均可加强对餐饮娱乐企业的管理。（5）全面了解营业情况，提高餐饮娱乐企业管理者的决策水平餐饮娱乐管理信息系统能提供完备的历史数据，又可提供各种分析模式，可使管理人员很方便地完成复杂的统计分析工作，并加强对餐饮娱乐企业运营的内部控制，增强管理人员的控制决策水平。2.1.3饭店管理信息系统的构成餐饮娱乐管理信息系统由计算机硬件、系统软件及应用软件组成。（1）硬件指电脑设备，系统软件指系统的运行平台，它们一起构成餐饮娱乐管理信息系统的体系结构。餐饮娱乐管理信息系统使用的体系结构一般有三种类型：单机系统、集中式和分布式。这三种结构随计算机技术的发展而产生，至今还在不断地发展变化着。早期的单机系统，由一台主机、显示器、键盘、打印机等，再配备一定的软件组成，能完成一些简单的业务，该结构目前已很少有人使用。集中式处理结构，采用一台或二台小型计算机或超级微机作为主机，使用人员通过各终端与主机联系，进行各类数据处理作业。它数据处理能力强，数据安全，可靠性高。缺点是终端本身没有处理能力，系统处理速度将随终端数量的增加而明显减慢，而且一般终端只有字符界面，用户界面不美观。因此，在PC机及Windows流行之前的70年代到80年代末，是餐饮娱乐企业最理想的结构。分布式处理结构以高档微机或小型机作为网络服务器，通过网络连接各个工作站，而各工作站都是一台独立的微机，本身具有数据处理的能力，需要时可联机入网在服务器内进行数据处理，是目前理想的体系结构。以前流行的局部网络系统（文件服务器结构，基本上是DOS系统，属已淘汰），目前流行的C/S结构（即客户机/服务器结构）都是分布式结构。C/S结构中，客户机支持用户的前端处理，而且一般是Windows图形界面，服务器用于支持应用的系统环境，包括数据库的管理及查询。它结合了局部网络和集中式多用户系统的优点，由服务器和客户机协同处理，充分发挥系统的各种优越性，是目前餐饮娱乐企业中最佳的体系结构。随着通讯技术的发展，Internet的普及，分布式结构实现了远程数据处理。这种广域网分布结构更适合餐饮娱乐企业集团的信息管理。集团总部可以通过Internet有效地管理各地的分公司，及时了解各个分公司之间的经营情况，各分公司之间也可通过Internet实现信息互传。（2）软件结构一个餐饮娱乐管理信息系统从使用者的角度看，软件结构就是餐饮娱乐管理信息系统的功能结构。各种功能之间又有各种信息联系,这样就构成了一个有机结合的整体，形成一个完整的软件功能结构。因此，系统一般可分为前台（对客服务）和后台（内部管理）两大部分，另外还可包括对前后台系统的功能补充的扩充系统（有的系统把扩充系统直接包含在前后台系统中），以及各种各样的系统接口。事实上，餐饮娱乐管理信息系统可以是一个覆盖整个餐饮娱乐企业管理所有方面的非常庞大的系统。对某些企业，这样的功能模块还可增加和完善，如与饭店床头柜的联结接口、与饭店内部寻呼台的联结接口、办公自动化OA系统、预测决策支持系统等，而且各种软件系统之间的功能名称和分法均可不一样。2.2 MIS系统的特点MIS人机界面设计一般遵循以下一些原则(1)以通信功能作为截面设计的核心(2)界面必须始终一致(3)界面必须使用户随时掌握任务的进展情况(4)界面必须能够提供帮助(5)界面友好、使用方便(6)输入画面尽可能接近实际(7)具有较强的容错功能2.3 MIS系统的开发进行开发的基础是明确以下问题系统要解决的问题如采取何种方式解决组件管理和信息处理方面的问题，对企业提出的新的管理需求如何满足等。系统可行性研究确定系统所要实现的目标。系统开发的原则在系统开发过程中，要遵循领导参与、优化创新、使用高效、处理规范化的原则。系统开发前的准备工作作好开发人员的组织准备和企业基础工作。系统开发的选择和开发计划的制定结构化生命周期开发方法系统规划阶段系统分析阶段系统设计阶段系统实施阶段系统运行阶段2.4系统研究设计的目标从事第三产业的企业单位需要根据自身的业务项目处理大量的经营项目信息，同时对这些信息要进行分类管理和统计，这就需要合理的数据库系统来保存数据信息，还需要有效的程序界面支持各种数据操作的执行，而且面向操作人员的程序界面必需直观、合理。餐饮娱乐收银系统是基于以上目标而开发的。该系统的核心功能就是管理各部门业务信息数据，由前台操作和后台管理两大系统模块组成，其中前台操作售模块包括：前台接待、各部门操作、查询、财务、管理、系统设置等子模块；后台管理模块包括：经理操作、客房部操作、餐饮部操作、娱乐部操作、服务部操作子模块。本系统的主要特点是：实用性较强，操作简单，执行迅速等。3 开发环境选择与简介3.1编程环境的选择Visual Basic作为一个功能全面、开发效率高的可视化应用程序开发工具，是软件开发界公认的非常优秀的应用开发工具之一。在Visual Basic环境下，利用系统提供的诸多控件，可以快速的形成外观友好、操作简单的程序框架，然后通过事件驱动形式添加应用逻辑实现，整个系统中的控件丰富、功能全面，无论是程序界面设计，还是数据库访问操作实现，Visual Basic都通过提供控件的方法集成为整个开发工具，提供了软件代码自动生成和可视化的资源编辑功能。它在编程的高效性、运行的快速性等方面都具有很强的功能。Visual Basic提供了相当齐备的类库和友好的编程界面，借助于Visual Basic可以轻松地开发出功能强、速度快、应用广并且占用资源少的应用程序。此外它还提供了多种多样的数据库访问技术 ODBC API、RDO、OLE DB、ADO等,都是各有特色的数据库访问技术，有的兼容性强，有的单一优化性好，因此提供了针对不同数据库系统的宽泛选择。因而，实现本系统而言，Visual Basic是一个比较理想的选择。3.1.1Visual Basic开发环境介绍：Visual Basic是专门为初学者设计的计算机语言。Visual Basic最初问世是只有十几条语句，由于它的简单和容易而大受用户欢迎，因此很快就应用于各个领域。 BASIC是英文Beginner's All-purpose Symbolic Instruction Code 的缩写（初学者通用符号指令代码），它是专门为初学者设计的语言。而Visual Basic是微软推出的基于窗口的可视化开发工具。Visual Basic之所以成为Windows环境下比较快捷、便利的前端开发工具，大部分原因得益于其可视化开发环境，在可视化环境下创作前端界面也就如同摆积木一样简单。 何谓 Visual Basic ? “Visual”指的是开发图形用户界面（GUI-Graphical User Interface）的可视化方法。不需要编写大量代码去描述界面元素的外观和位置，只要把预先建立的部件对象追加到设计窗体上的一点即可。实质上BASIC是微软销售的最早期产品，Visual Basic继承了BASIC最显著的简单、易用的特征，直到目前为止，Visual Basic仍是Window环境下最快捷、便利的通用开发工具。但是，Visual Basic却和传统Basic有着本质的区别，主要表现在可视化、面向对象、部件编程、事件驱动等方面。 随着数据库的应用开发，Visual Basic成为很多程序员的首选编程语言，认为Visual Basic易学、易于调试，可以比其它编程语言更迅速的建立复杂的应用程序。此外，Visual Basic中内置了许多用于开发数据库应用程序的专业化支持。程序员使用Visual Basic不仅可以开发传统的面向表格的数据库应用程序，还可以开发应用于Web Server的后台数据库。 Visual Basic是一种可视化编程语言，它将编程人员从面向过程的细节工作中解脱出来，不仅可以帮助用户方便地设计出良好的用户界面，而且基于事件的响应机制使程序开发变的更为简捷。Visual Basic是Microsoft公司在Quick Basic的基础上为开发Window应用程序而提供的强有力的开发环境和工具，是具有很好的图形用户界面（Graphic User Interface）的程序语言。Visual Basic采用面向对象和事件驱动的两种程序设计机制，把过程化和结构化编程集合在一起。正是由于它在应用程序开发中的图形化构思，使得开发者可以非常容易地创建一个窗口。Visual指的是开发图形用户界面（GUI）的方法，它不需要编写大量代码去描述界面元素的外观和位置，而只要把预先建立的对象拖放到窗体上即可，这就叫做可视化编程。3.1.2 Visual Basic的特点和功能Visual Basic是从BASIC发展而来的，对于开发Windows应用程序而言，Visual Basic是目前所有开发语言中最简单、最容易使用的语言。作为程序设计语言，Visual Basic程序设计有以下特点：1、可视化面向过程的程序设计存在的缺点是在设计过程中看不到程序的实际显示效果，必须在程序运行是才能观察到。如果用户对程序的界面不满意，就要返回到程序中去修改。这样反复修改，会影响编程的效率。VB提供的可视化设计平台，把Windows界面设计的复杂性封装起来。程序员不必再为界面的设计而编写大量程序代码，只需按设计的要求，用VB中提供的控件工具在设计界面上画出各种对象，而这些界面设计代码是由VB自动产生的，程序员所编写的只是实现程序功能的那部分代码，从而大大提高了编程的效率。2、面向对象 面向对象编程思想诞生于20世纪80年代初期，随着面向对象编程思想的成熟和它所具有的优越性，面向对象编程这一思想被应用到了各种传统高级语言中，包括Visual Basic。面向对象编程是建立在类的基础上的，并通过类的封装、继承、多态性获得代码重用。跟C+相比，Visual Basic面向对象特性是不够完全的。它缺少类的继承性，因此依靠类获得代码重用在Visual Basic中受到了一定程度的限制。3、事件驱动 在事件驱动模式下，程序的执行是依靠系统能够被识别的触发事件启动的，事件可以由用户操作、系统信息、以及程序触发。由于事件顺序将决定代码执行顺序，因此编写程序的过程也就成了根据有待解决的问题来合理安排事件。4、结构化的设计语言 Visual Basic是在结构化的BASIC语言基础上发展起来的，加上面向对象的设计方法，因此是更具有结构化的程序设计语言。5、充分利用Windows资源 VB通过三种技术来实现与Windows资源的交互，这三种技术是：动态数据交换（DDE）编程技术、对象链接与嵌入（OLE）技术以及动态链接库（DLL）技术。DDE技术建立动态的数据交换，使得不同应用程序之间的通信成为可能；OLE技术可以将Windows应用程序看作一个对象，将不同的对象连接起来，嵌入到VB的某个应用程序中，实现信息的集合化；DLL技术可以将C/C+编写的程序加入到的应用程序中，或是调用Windows应用程序接口（API）函数，实现SDK所具有的功能。6、开放的数据库功能与网络支持由于应用程序设计中三层体系结构的出现，使得网络、应用程序以及数据库的连接更加紧密起来。VB中提供了一些接口来实现同网络以及数据库的连接。VB有很强大的数据库管理功能，可以通过直接访问或建立连接的方式访问并操作后台数据库。对后台数据库的访问主要是通过ODBC功能实现的，从而获得了很好的开放性；而对后台数据库的操作是通过VB提供的简单的命令集来实现的，也可以使用结构化查询语言以及一些高级的ActiveX控件或API函数等。3.1.3 Visual Basic的基本操作及界面介绍a) 打开程序双击桌面上的 Visual Basic 图标（或从“开始”->“程序”菜单中打开Microsoft Visual Basic 6.0 中文版），在弹出的如图1的窗口中选择“标准 EXE”按钮。然后点“打开”按钮。就会出现如图2的工作窗体(不过是已经编好的)。再介绍一下其它编各种程序所需的重要界面。请查看如图3.1, 图3.2, 图3.3, 图3.4。图3.1 选择开发实例图3.2 VB主工作窗体图3.3 工具栏图3.4 控件的属性3.2数据库系统的选择数据库是数据的存储之处，它是针对特定的需求所整理与组织出的相关信息的汇总处。无论何时，企业都需要高性能、高稳定性和高安全性的服务器操作系统作为信息化的基础构架。企业级的高端应用更离不开数据库的支持。Access 2003是一个采用SQL语言的关系型数据库管理系统。它是一个不折不扣的服务器级数据库管理系统，与其它数据库服务器如Oracle 、Sybase、 Informix等相比它拥有高弹性与多元化的结构，不仅符合业界的需求，更能与现今最重要的互联网紧密集成，因此我选择它作为后台数据库。3.2.1 Access的发展现状 Access是Office办公套件中一个极为重要的组成部分。刚开始时微软公司是将Access单独作为一个产品进行销售的，后来微软发现如果将Access捆绑在OFFICE中一起发售，将带来更加可观的利润，于是第一次将Access捆绑到OFFICE97中，成为OFFICE套件中的一个重要成员。现在它已经成为Office办公套件中不可缺少的部件了。自从1992年开始销售以来，Access 已经卖出了超过6000万份，现在它已经成为世界上最流行的桌面数据库管理系统。后来微软公司通过大量地改进，将Access的新版本功能变得更加强大。不管是处理公司的客户订单数据；管理自己的个人通讯录；还是大量科研数据的记录和处理，人们都可以利用它来解决大量数据的管理工作。Access的功能这么强，那使用起来会不会很麻烦呢？这一点你可以放心，随着版本的升级，Access的使用也变得越来越容易。过去很繁琐的工作现在只需几个很简单的步骤就可以高质量地完成了 3.2.2 什么是“数据库”？举个例子来说明这个问题：每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系，我们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的“数据”。我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底，我们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号码这些“数据”。实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”，在我们的生活中这样的数据库可是随处可见的啊。 3.2.3 什么是数据库管理系统 图书管理员在查找一本书时，首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号，然后在书库找到那一类书的书架，并在那个书架上按照书号的大小次序查找，这样很快就能找到我所需要的书。数据库里的数据像图书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行。如果所有的书都不按规则，胡乱堆在各个书架上，那么借书的人根本就没有办法找到他们想要的书。同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，让人无法查找，这种数据集合也不能称为"数据库"。数据库的管理系统就是从图书馆的管理方法改进而来的。人们将越来越多的资料存入计算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为"数据库管理系统"，它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。Access也是一种数据库管理系统。 3.2.4 Microsoft Access 2003提供了各式全新的资料库服务.以下是功能简介：可让你几乎无限制的存放各式资料可依你的实际需要，自由组织资料的存放方式有效