《DCC文件管理》PPT课件.ppt

DCC文件管理,什么是文件？,信息及承载媒体示例：记录、程序文件、报告、标准文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件,什么是文件？,一个完整的文件应该包括公司名称、文件名称、文件编号、版本号/修订状态、正文、页码/页次、编制、审核、批准、日期等内容,实例,制定文件控制程序的目的,规范所有文件资料的接收、拟制、审核、批准、保存、使用和作废等过程，并保证文件和资料的处理满足质量体系运作要求。,文件分类及定义,质量手册（一阶文件）：说明本品质系统如何满足国际标准。程序文件(二阶文件）：规定何人，在何时在什么地方做什么事指导书（三阶文件)：各种作业指导书、操作规范、图纸、检验标准，说明怎么做,文件分类及定义,表单（四阶文件）：用以收集、传递信息、控制作业流程或证明作业已符合规定要求。,文件的编制、审批、权限,文件的编号规则,第一、二阶文件编码规则HZCAA-BB 文件流水号（01-99）文件类别 公司代码AA代码(文件类别)说明：QM-一阶品质手册，QP-二阶程序文件.,文件的编号规则,三阶文件编码规则HZCAA-BB 文件流水号(01-99)、文件类型 部门代码 公司代码 品管部：QA工艺部：EN 生产部：PD文控：DC 行政部：HR市场部：OP采购部：MP仓库：SCM,文件的编号规则,四阶文件编码规则HZCAA-BBCC 文件流水号 文件类别/部门代码 公司代码,四阶文件流水号(01-99),文件的编号规则,四阶文件编码：文件表单一定会被引用于2、3 阶文件中，故其编号为主文件编号再加后缀并统一将编号标于左下角。如：规范HZC-QP-01 第一张表单之编号为HZC-QP-01-01,文件的编号规则,外来文件编码规则 O XX 流水号（01-99）外来文件的英文简称（O）外来文件包括：法律、法规、客户资料、供方资料、仪器设备使用说明,文件的发放,文控人员根椐各部门所需文件份数复印后于文件右下角加盖红色受控文件印章发行（原版文件无须盖章，由文控人员负责管理，同时文件制定人员需提供电子档到文控人员处进行统一归档），并请文件领用部门在文件发放/回收登 记表上签收。,实例,文件发放范围,品质手册、程序文件：发放总经理部、生产部、市场部、采购部、技术部、品管部、行政部、仓库。作业指导书及外部文件：发放给相关使用部门。,文件的销毁,在修订、废止文件须回收旧版文件时，应注意数量及内容之完整，并记录于文件发放/回收登记表中，文件收回后，除原版文件作为经验知识由文控人员保存并加盖作废文件存档以外，其它文件应立即销毁。作废之原版文件存放于管理者代表处一年后销毁,文件的更改,经正式批准发行的文件,使用部门或使用人不得在文件上乱写乱画或涂改文件内容。特殊情况下若修改，要在受控前更改。在修改的字中间划上一道线，在旁边填写修改内容，并写上修改人名字及日期后在受控文件修订、废止之审查仍须由文件原制订部门或相关单位填写文件修订/废止申请单进行提出并说明原因和修订方案。在进行审查及确认、核准人员判定，若因某种原因使原审核人员不能审核时，则新审核权责主管应调阅相关背景资料以参考。,文件的更改,文件版本由两部分构成，即版本号.修订次数，版本号用大写英文A、BZ表示，修订次数用数字0、1、2、3、4表示,例如A.0。当单次修订地方多于5处、在一个主版本号内修改5次或作大幅度修订时需升级版本号.,外来文件控制,外来文件只需管理者代表核准后在其封面的右下角加盖红色“外来文件”印章，对于一些行业标准或国家/际标准应由文控人员每4个月向有关机构咨询最新版本状况，以使现场使用的为最新有效版本的文件。对于法国photonics提供的图纸和BOM清单技术部审核后由文控直接下发，技术部负责定期和法方确认版本更新，以确保所用文件为最新版本。,文件的丢失及补发,当文件使用部门发现文件有缺页,破烂,字迹不清或文件丢失时,应填写文件补发申请表经部门管理人员批准后,由文控人员予以补发,表单（记录）的填写,表单（记录）是管理体系文件的一个重要组成部分.表单的正确填写有利于产品标识和可追溯性。表单（记录）是信息管理的重要内容表单（记录）是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存可按照各部门实际需要统一制定各记录保存期限,谢 谢,