加强海外EPC-总承包项目物资采办管理工作浅谈.doc

加强海外EPC总承包项目物资采办管理工作浅谈苏成坤马晓芳 刘沛 张哲随着走出去能源战略的实施，我国石油石化系统在海外参与建设的EPC (Engineering, Procurement and Construction)总承包项目也越来也多，EPC 总承包项目是国际工程承包市场上较为流行的一种承包方式，是指一家总承包商（或承包商联合体）对整个工程的设计、设备材料采购、工程施工、试运、直至交付使用的全面、全过程“交钥匙”式承包。对于海外EPC项目的总承包商，在不完全熟悉的国际环境中，包括设计、采办、施工三个方面都需统一向业主负责，不管哪个方面的分包商、哪一环节出现问题，按照EPC合同规定都由总承包商统一向业主负责。在EPC合同中，业主对项目工期和质量有具体、明确的要求，如果总承包商工期超过合同规定时间或质量不能满足规定要求，就要按合同规定缴纳罚金，而物资。设备采办费用约占EPC项目总投资额的50%以上，物资采办的质量、交货工期和成本控制工作对实现EPC项目是否盈利并实现与业主按期、顺利交付承包工程具有重要意义。一、业主、资源国相关采办、质量控制、检验、海关等机构对物资采办、质量、检验、关税、清关等有不同的规定和要求，且资源国工业发展状况、市场环境、设备物资供应能力各不相同。由鉴于海外EPC 总承包项目的唯一性、特殊性和复杂性，在在物资设备材料采办实际工作中，主要会遇到以下一些困难，存在一些和问题：1.1、一、对业主、资源国相关采办、质量控制、检验、海关等机构在采办、质量、检验、关税、清关等方面的具体规定和要求理解不透彻，了解不深入，有些工作程序或提交的文件等不能满足业主以及资源国相关机构要求。一些国内供应商的英文文件制作水平有限，对资源国相关检验报审环节的理解有差异，其交货期往往由于提交文件的待审而拖延，对项目进度造成严重影响。以阿尔及利亚的ARH检验为例，ARH作为阿国政府检验机构，对在该国进行的石油行业项目所用设备进行检验。其检验产品范围包括压力容器、阀门、电气等8类设备。如果项目采购设备在ARH检验范围内，生产厂家需首先按照程序文件根据设备种类分别递交ARH 9个初步文件报批。该检验机构规定，在初步文件批准前，设备不允许生产。这9个文件包括需要相关外交机构认证的声明及技术、检验文件，其认证、批复往往需要耗费大量时间，很多厂家在文件制作及认证环节上，用了大量时间，致使ARH检验成为制约项目进展的瓶颈。1.2、二、在推荐、选择供货商环节，总承包商与业主在理念、思维方式上存在较大差异。一般业主会提供供应商短名单，要求总承包商尽量选择短名单内的厂家。但对于业主提供的供应商短名单，有些厂家不参与投标（因而作为总承包商，所需设备数量少或是生产排满等原因），或是由于国际市场环境变化，业主短名单不及时更新，很多原名单内的厂家已被收购兼并，无法取得联系。为降低设备材料采购成本，同时也为促进国内物资出口，总承包通常会首选质量有保障，供货期能满足要求而且价格也较国外设备有优势的中国供应商。但是，由于在保证质量的前提下，为降低设备材料采购成本，同时也为促进国内物资出口，通常会首选质量有保障而且价格也较国外设备有优势的中国供应商。双方在推荐、选择供货商环节上存在着差异，由于交流、沟通、协调环节不顺畅，业主在采办审批环节不予配合，从而影响了采办工作的进一步开展。1.3三、因设计承包商设计进度滞后、设计质量达不到采办阶段要求或是设计变更、技术变更过于频繁，从而影响采办工作的顺利进行，导致采办工期的延误，增加了采办人员与供应商商务谈判的难度，提高了增加采办成本的潜在风险。当设备材料技术描述不明确或不具体时，采办人员需协调供应商与设计人员、有关技术人员就未明确的技术事宜进行反复沟通、澄清和确认，这不仅增加了采办人员的工作量，也延长了采办周期，同时给今后厂家反索赔埋下了隐患。1.4四、采办与设计、施工的信息交流、衔接和协调工作不及时或不顺畅，从而影响了采办工作效率出现采办与设计、采办与施工的衔接“缝隙”，例如，因物资到货滞后，不能满足施工计划需求，或是有些施工急需的材料不能按施工计划及时到位。有些采办人员对采办与设计、施工环节信息沟通、衔接和协调工作的重要性认识程度不够，把主要精力放在简单的商务操作上，与设计、施工环节的信息沟通不够，或由于缺乏相关技术背景，在与设计、施工的协调沟通环节存在交流困难。1.5五、投标阶段，供应商态度积极，签订合同后，有些供应商却不能按合同要求履约，以各种理由和借口延迟交货，或质量方面不能满足技术规定要求。在买方提出设计变更、技术变更情况下，供应商不能与买方积极配合或在价格上提出苛刻要求。1.6六、在物流环节出现因未按规定要求包装、装卸、起吊而造成货物损坏，导致重新订货，加大了采购成本，影响了项目正常的施工进度。1.7、库存管理工作力量薄弱，出入库管理、物资保管等工作不规范，出现到货物资短缺、毁损等现象。二、在EPC项目物资设备采办中应加强的工作和做法针对上述实际困难和存在问题，为保证物资采办质量，确保供货期，有效降低采办成本，在EPC项目物资采办工作中，需加强以下几个方面的工作： 2.1一、加强与业主、资源国相关采办、质量控制、检验、海关等机构的沟通与协调工作。自EPC项目起始阶段，总承包商就需高度重视与业主、资源国相关采办、质量控制、检验、海关等机构的沟通与协调工作，并需积极调研资源国其它兄弟单位在此方面的经验以及可借鉴之处，全面、熟悉了解业主、资源国相关机构对相关采办工作的具体规定和要求，并在实际工作中积极采取应对措施，以满足业主、资源国相关机构在采办、质量、检验、关税、清关等方面的具体规定和要求。当资源国的官方语言是俄语、法语、西班牙语等非英语时，需安排足够的合格翻译以架起与业主、资源国相关机构沟通的桥梁。需要引起注意的是，有些翻译刚语言专业毕业不久，缺乏石油技术以及采办相关知识背景，在与业主、资源国相关机构的沟通和交流中，总承包商相关人员需要有足够的耐心就交流信息与翻译解释，对需交流的重要信息与翻译反复核准，力争使翻译双向传递的信息准确无误。2.2二、在推荐、选择供货商环节，总承包商需站在整个EPC项目的战略高度，着力加强与业主的沟通和协调工作。采办人员需按照业主对推荐供应商资料的具体格式和要求，使推荐供应商的相关资质、技术水平、生产规模、产品介绍、经营状况、历史业绩等资料尽可能齐全并有说服力。如果提交的推荐供货商资料不完整或推荐力度不够，很难被业主认可通过。为有利于说服业主同意使用中国实力厂家生产的设备材料，可邀请业主到中国对推荐生产厂家进行实地考察，对厂家的技术水平、生产状况等各方面进行全方位、详细、深入的调研。总之，在推荐、选择供货商环节，总承包商要高度重视与业主的有效沟通和协调，并针对存在问题积极采取有效措施，以得到业主的及时认可和批复。2.3三、加强对设计分包商的有效管理和监控设计是EPC项目的龙头，是制约后续采办、施工工作的重要因素，也是工程费用投资控制的关键。采办与设计工作关系密切，设计分包商的设计进度和质量状况能否按照设计分包合同规定要求执行将直接影响采办工作的顺利进行。设备材料技术规格型号及技术参数的准确性是物资采办工作质量保证的基础和依据，如果设备材料技术描述不明确或不具体，一方面，将直接影响供应商商务报价的准确性，而商务报价的不明确性将直接导致增加采办成本的潜在风险，另一方面，。也直接影响对供应商的选择。总承包商需充分认识设计对采办的重要影响作用，需着力加强对设计分包商的有效管理和监控，从签订设计分包合同开始，从源头对其进行有效有力的管理，建立设计进度、质量控制系统，监督设计分包商严格执行设计承包合同，确保设计进度和设计质量，为后续采办工作的顺利进行提供必要技术保障。总承包商需充分认识设计对采办的重要影响作用，需着力加强对设计分包商的有效管理和监控，建立设计进度、质量控制系统，监督设计分包商严格执行设计承包合同，确保设计进度和设计质量，为后续采办工作的顺利进行提供必要技术保障。2.4四、加强采办与设计、采办与施工的信息交流、衔接和协调工作设计、采办、施工三个工作链一环扣一环，环环相扣。为加强采办与设计、施工的信息交流、衔接和协调工作，建议在EPC项目开始实施之后，设计、采办工作尽可能在项目所在地进行，并定期召开由项目计划控制、设计、采办、施工、试运、法律、QA/QC、HSE等部门以及设计分包商、施工分包商等多方参加的协调周会。在协调周会上，采办部门需针对与物资采办相关的设计进度和质量、设计变更、施工部门提出的临时采购、紧急采购等存在问题，力争通过周会等形式及时协调解决。2.4.1 （一）加强采办与设计的信息交流、衔接和协调工作(1)、设计分包商需定期将与设备材料采办相关的设计文件完成情况及业主报批状态告知采办部，以便使采办部及早对工作做安排。同时，采办部门在设计初期就应设立相应的采办文控岗位，与设计配合，掌握相关设计的进展状况。(2)、因设计分包商对MR（Material Requisition）等设计文件经常升级，这要求采办和设计环节加强衔接和信息沟通，采办人员要及时向供应商提供更新的物资采购技术文件，避免供应商按旧版本的技术资料进行生产。 (3)、采办人员应与设计人员密切配合，就技术问题，如技术澄清、设计变更等做好供应商和设计人员的协调联络工作。设计变更的出现将导致设备材料技术规格型号及技术参数的变化和调整，或导致采购数量的增减，这些变化将对采购合同的签订或对合同的执行造成一定影响。为保护采购方利益，避免或减少因设计变更而造成的不利影响，采办人员在采购合同谈判、合同签订时在相关条款中应尽可能争取对采购方有利的内容。 对于在合同签订后出现的技术变更，采办人员要及时与厂家签订合同补遗。 2.4.2 （二）加强采办与施工的信息交流、衔接和协调工作随着施工工作的开展和进行，采办人员需加强与施工的紧密协作。在施工阶段，由于施工现场各种不可预见因素的存在，会出现追加施工用料的情况，针对施工阶段临时采购、紧急采购的情况，为保证施工建设的正常进行，采办部门应建立临时采购、紧急采购流程，积极采取应对各种情况的有效措施，加强与设计和施工的密切衔接，加强与设计、施工环节的信息交流和沟通，避免因信息不畅或衔接不当而延误工期。采购物资运抵现场后，一方面，采办部门需与施工部门、相关技术部门等密切协作，一起做好物资验收工作；另一方面，需与施工分包商做好施工物资交接等衔接工作，并督促施工方加强对物资的保管和维护，因施工方保管不善所造成的物资短缺及毁损，所造成的损失及发生的费用应由施工分包商承担。五2.5、加强对供应商、质量监造公司、物流公司的有效管理和监控2.5.1（一）、加强对供应商的有效管理和监控在选择供应商环节，应严把供应商资质预审关，综合审核供应商的信誉度、相关资质、技术水平、生产规模、经营状况、历史业绩等因素，对于重要设备，必要时需到厂家进行实地考察；在评标阶段，技术标合格后，就价格、供货期、付款方式、资信等因素进行商务标综合评价；在与供应商的合同签订阶段，应确保合同条款全面、明晰，划清责任范围，规避潜在风险。合同签订后，应监督供应商严格履行合同，做好催交催运工作，对供应商的材料准备、生产制造、试验、出厂检验等各环节紧密跟踪，监督并及时催促供应商的各环节工作，对供应商的合同履约情况进行动态考核。对履约状况好、信誉好的供应商，可考虑今后培育为主力供应商和战略供应商，对履约状况差、不守信用的供应商应列入黑名单。2.5.2（二）、加强对质量监造公司的有效管理和监控当质量监造业务外包时，与分包商签订的质量监造服务协议应尽可能详尽，明确质量监造方具体工作范围和内容，并对履约情况进行监督和检查。要催促质量监造方及时提交检验报告、质量控制计划、交货计划、放行报告或不符合报告等文件。即使质量监造业务已外包，采办人员也不能掉以轻心，仍需加强对质量监造方的监督管理，尤其是对重要设备材料，仍需对质量监造情况紧密跟踪。2.5.3（三）、加强对物流公司的有效管理和监控物流环节非常重要，仓储、运输、清关等物流环节顺利与否直接影响到整个EPC项目的质量、成本与进度控制。在物流环节出现因未按规定要求包装、装卸、起吊而造成货物损坏的情况屡见不鲜，前车之鉴，后车之履，在物流服务协议相关条款中应明确界定物流公司的责任和义务，要求物流公司严格执行仓储、装卸等操作程序，避免和减少货损货失。采办人员需检查并督促物流公司高效、及时、安全地组织物流各环节工作，协调并做好进出口口岸接货、装卸船、进出口报关、海上运输以及内陆运输工作，做好各类文件与单据管理工作。采办人员应加强与物流公司相关人员的信息沟通和协调工作，及时了解货物的仓储、订舱、装船、船期及航程、货物到港、报关等情况。总之，要做到物流环节信息通畅，及时了解货物的物流状态，及时发现问题，解决问题。即使出现货物损坏等情况，也要及时进行维修、补救工作或及时准备保险索赔所必须的文件，要将损失减小到最小。2.6、加强库存管理工作采办部门需安排足够的有库存管理经验的人员，规范出入库管理、物资保管等工作，严格执行出入库制度，建立健全相关台帐，对验收入库物资进行日常管理和维护。2.7 加强采办过程中的文件管理在总承包商与业主、资源国相关机构及各分包商的协调、联络工作中，有大量的文件往来，相关采办文件的有效记录和管理工作非常重要, 。通过文件控制，可以追踪具体采办活动的始终，有效跟踪关键节点，在对业主或是设计承包商、供应商等的谈判工作中更是有重要作用。在采办工作中，要重视文件管理资料的完整性和追溯性记录、收集和整理，做到“走足程序，留下痕迹”。 三、结束语虽然各海外EPC 总承包项目特点各异，但有许多共性，那就是“保质量、抓工期、求效益”的项目总体目标，以及要求总承包商综合抓好设计、采办、施工三项工作，并加强三者密切协调和衔接的EPC项目特点。海外EPC项目物资采办管理工作需紧紧围绕EPC 项目的总体目标，针对EPC项目特点，充分学习和借鉴其它海外EPC 总承包项目的经验和教训，一方面，在项目外部环节，做好与业主、资源国相关机构的沟通与协调工作，为项目物资采办工作营造良好的外部环境，另一方面，在项目内部，切实加强对各分包商及供应商的有效管理和监控，并积极加强采办部门与项目内部相关部门的信息沟通和协调工作，重视采办各环节工作，并注重采办人员业务综合素质的提高，全面提升海外EPC总承包项目物资采办管理工作水平。7