中石化武汉80万吨乙烯工程项目档案管理制度.doc

Parents generally value the first class, mainly to see whether the students can accept the tutor, so the first class is more important. It is best to understand the students' learning situation first, to communicate well with their parents in advance, to make adequate preparations for the students' study habits, learning habits, good or bad learning, and what knowledge they have mastered, whether they are willing to study, whether they are willing to learn, or whether they are willing to study, and whether they are temperamental and so on. Only in this way can the target be targeted. If the foundation is relatively poor, it is necessary to review the old knowledge, accompanied by the corresponding exercises to make consolidation; learn better,武汉乙烯项目管理部 档案管理制度 武汉乙烯项目档案管理制度（1.0）中国石化武汉80万吨/年乙烯工程项目管理部前言为了做好武汉乙烯工程项目管理部档案管理工作，规范各类档案的归档管理。根据档案法、行业标准和集团公司的有关规定等，武汉乙烯项目档案室编制了武汉乙烯项目档案管理制度（1.0版）等11项制度。其中武汉乙烯项目档案管理办法为基本制度，武汉乙烯基建项目档案归档管理细则等10项制度作为为武汉乙烯项目档案管理办法的补充、完善和细化。这些制度共同构成了武汉乙烯工程项目管理部档案管理制度体系。本制度经武汉乙烯项目管理部档案专题会议讨论通过，现予以发布执行。 武汉乙烯工程项目管理部 二一年五月 目 录武汉乙烯项目档案管理办法1武汉乙烯项目基建档案归档管理细则13武汉乙烯项目电子文件归档管理细则48武汉乙烯项目文书档案管理细则67武汉乙烯会计档案管理细则81武汉乙烯项目声像档案管理细则89武汉乙烯荣誉实物档案管理细则94武汉乙烯项目产品、科研档案管理细则98武汉乙烯项目档案借阅管理细则110武汉乙烯档案库房管理细则116武汉乙烯档案分类编号方案123 you can properly deepen the difficulty. However, it is suggested that we should not focus only on exercises and not on knowledge points. In fact, communicating with students is better than communicating with students. The first and most important thing is to have patience, probably speaking many times the exercises, the content, they still can not remember, at this time must not be angry, calm, take a variety of methods to teach, find suitable for his study habits or way of thinking. After all, the tutor is not a teacher in the classroom, do not have to pull so far away from the students. Third, oneself to teach the content of knowledge, so that they can explain brilliantly. And students of this age are easy to despise teachers who can not answer the question. On the basis of understanding the students, make a plan to cooperate with the exercises. As for the cost, be sure to communicate well with the parents before the lecture, better not in front of the students. To stick to your own principles, let me advise you not to lower the price, but to talk more about it. Don't lose face, it's your earned income from work.37武汉乙烯项目档案管理办法第一章 总则第一条 为了保证中国石化武汉80万吨/乙烯工程项目管理部 （以下简称“项目部”）的档案管理工作的正常进行，更好地为项目部的基本建设服务，实现项目部档案管理的规范化、标准化、信息化 ，进一步加强项目部档案业务建设，根据中华人民共和国档案法和国家有关法律、法规，结合本工程项目的实际，制定本办法。第二条 项目部的档案是项目部无形资产和有形资产的重要组成部分，受国家法律保护，项目部依法享有管理、使用和处置的权利，并有保护的义务。第三条 档案工作是项目部工程建设和管理工作的重要组成部分。项目部要有一名领导分工负责档案工作，定期召开档案专题会议，听取汇报；档案工作要列入项目部的建设、年度计划，要做到“四参加”，争取达到“四同步”；对档案部门要有明确任务要求；要纳入项目部经济责任制考核，纳入一体化管理；落实编制、人员、经费和管理设施；明确各部门文件资料形成者的归档责任并纳入其职责范围，确保档案工作正常开展；项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于保管和利用。 第四条 本办法规定了项目部档案的分类、整理、归档的基本流程及档案日常管理的基本原则，本办法适用于项目部各部门形成的各种档案的管理。第二章 术语与定义第五条 项目部档案是指项目部及员工在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、生产准备、竣工投产及竣工验收全过程中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三章 档案机构及其职责第六条 项目部档案工作实行由项目部档案室统一归口、集中管理（人事档案由中国石化武汉分公司负责管理），实行部门领导负责制。项目部档案工作由武汉乙烯项目档案室负责管理、组织、协调、指导和监督，业务上同时受上级主管部门和属地档案行政管理部门的监督与指导，项目部各业务管理部门分级负责落实档案收集、整理、归档的管理体制，达到档案的完整、系统、安全和有效利用的要求。第七条 项目部建立档案管理网络。 各部门、各参建单位明确一位领导分管档案工作并指定一名兼职档案员，形成本工程项目的档案管理网络。努力做到下达工程计划与提出归档要求同步，检查过程进度要与检查过程项目档案累积同步，专项验收与项目档案验收同步，项目竣工验收与档案交接同步。第八条 项目部档案室配备与档案库藏量相适应的专职档案管理人员，建立健全档案管理制度体系，适应项目部管理对档案工作的要求。其主要职责是：1.贯彻执行国家及中国石化总部有关档案工作的法律、法规、方针政策及规定，统筹规划项目部档案管理工作；2.建立健全项目部档案管理工作的规章制度，完善并实施档案管理标准、规范和岗位职责等；3.负责监督、指导和检查项目部各部门的项目档案形成、积累、归档整理工作的执行情况；4.负责接收、整理、分类编目、鉴定、统计和保管项目部的各类档案，开展档案的开发和利用工作；5.负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发、利用档案信息资源；6.逐步实现档案管理及利用工作的信息化；7.负责各部门兼职档案工作人员的业务指导；8.开展档案管理学术研究和学术交流活动；9.负责与中国石化总部、地方政府档案管理部门的工作联络，做好与档案行政管理部门和档案管理机构的工作联系。第九条 档案工作人员必须忠于职守，遵守纪律，具有中专或高中以上文化程度，具备较高的政治水平和档案专业知识。凡是新配备的档案工作人员，不具备档案专业知识的，必须经过当地或上级档案行政管理部门进行专业知识培训，取得专业培训证书方可上岗。第十条 项目部各部门的档案管理工作在档案室的指导下进行，各部门指派一名兼职档案员负责本部门形成的档案资料的收集、整理、归档及日常管理，并对档案保存期限和密级进行确定，各部门职责如下：1. 综合管理部负责项目部行政管理类、党群工作类档案、外事类、实物类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；负责协助劳动人事部门做好人事档案的收集、整理、立卷、保存及管理；2. 设计管理部负责工程项目的立项、可行性研究、报批文件、总体设计审查文件、勘察文件、项目基础设计、详细设计文件、设计变更单、设计联络单等技术类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；3. 生产准备部负责生产技术准备、生产准备大纲、人员培训类、试运行类等档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；4. 采购管理部负责设备仪器类、压力容器类、材料类档案、设备的随机文件、订货规格书、请购文件、设备订货合同及技术附件以及本部门形成的其他管理类档案的收集、整理和移交前的日常管理；5. HSE管理部负责安全、保卫、消防、环境保护专业类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理； 6. 施工管理部负责项目施工管理类、基本建设，施工计划类、统计报表类、基建科学技术研究类文件及本部门形成的其他管理类档案的收集、整理和移交前的日常管理；7. 工程财务部负责资金安排类、会计档案类、决算审计类以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理；8. 项目控制部负责经营管理类档案、招投标文件、设计合同、工程承包合同、施工合同、监理合同、工程进度计划、工程进度控制类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理。9. 质量管理部负责施工质量管理、质量评定（由区域项目组负责）等类档案以及本部门形成的其他档案的收集、整理和移交前的日常管理。10、工艺、设备、信息三个支持中心负责各自形成的档案的收集、整理和移交前的日常管理。具体的归档内容见附录A第四章 档案的分类第十一条 项目部档案分类共设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、基建类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设及技术改造类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。第十二条 项目部档案的二级类目的设置按项目部管理职能和档案形成特点分类。第十三条 项目部档案的三级及其以下类目，由项目部档案室参照中国石化集团企业档案分类规则（试行）、石化设备分类与代码（SH2202-91），并根据项目部档案管理分类的实际情况设置。第十四条 项目部档案分类详见武汉乙烯档案分类编号方案。第五章 档案的形成、归档管理第十五条 凡是记述和反映项目部工程建设项目管理各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均按归档要求向项目部档案室移交，实行集中统一管理。任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁项目部档案或将项目部档案据为已有，不具有保存价值资料的亦不能擅自归档。第十六条 各部门要把档案材料的形成、积累和整理、归档工作列入工作计划、管理程序和岗位职责。第十七条 各部门的档案资料归档时，将应归档的文件资料编制档案移交清册（登记表）一式两份、电子版二份，并将其同归档文件资料一并向档案室移交归档。第十八条 归档的文件材料要求完整、准确、系统，都应做到字迹工整、图样清晰、图表整洁、签字手续完备；不得使用铅笔、圆珠笔、红色笔、蓝色笔等不利于长期保存的书写材料书写；对电子档案应当同时保存其印刷文本。第十九条 党群、行政、经营、生产技术管理类档案归档、整理、组卷等要求执行武汉乙烯项目文书档案管理细则。第二十条 产品类、科学技术研究类档案归档、整理、组卷等要求执行武汉乙烯项目产品、科研类档案管理细则。第二十一条 声像类档案归档、整理、组卷等要求执行武汉乙烯项目声像档案管理细则。第二十二条 基本建设及技术改造类档案归档、整理、组卷等要求执行武汉乙烯项目基建档案归档管理细则。第二十三条 设备仪器类档案归档、整理、组卷等要求执行武汉乙烯项目基建档案归档管理细则。第二十四条 会计档案归档、整理、组卷等要求执行武汉乙烯项目会计档案管理细则。第二十五条 职工档案归档、整理、组卷等要求执行人事档案管理实施细则。（由人事部门负责根据本办法制定人事档案管理实施细则）第二十六条 项目部各类档案的整理及其质量要求，执行国家和中国石化总部颁发的有关标准、规范。例如机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）归档文件整理规则（DA/T 22-2000）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）科学技术研究课题档案管理规范（DA/T 2-1992）、照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）、会计档案管理办法(财会字199832号)、中国石化股份公司档案分类规则（试行）等。第二十七条 随着信息技术的广泛应用，按照电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）及有关电子文件归档与电子档案管理的有关规定，要逐步推广运用信息技术收集和管理电子文件。电子文件归档时，要保存一套与其对应的纸质文件，以确保电子档案安全。电子文件归档参见武汉乙烯项目电子文件归档管理细则第二十八条 各部门在档案归档时，对涉密档案必须按照国家、中国石化总部以及项目部有关保密文件规定的要求注明档案的“密级”。第二十九条 各类档案的归档时间：1文书档案在文件形成的第二年的4月底前，向项目部档案室移交归档；2会计档案在会计年度终了后的第二年，由工程财务部门向项目部档案室移交归档；3、产品、科研档案在成果经过鉴定后的一个月内，向项目部档案室移交归档；4、基本建设项目档案，基建期间在单项工程中交后三个月内由设计、监理、施工单位向项目部档案室移交归档；工程建成后由工程管理部门向建设单位档案部门移交；5自制设备档案在设备设计定形后一个月内，由设备设计部门向项目部档案室移交归档，外购设备在设备安装调试完后一个月内或随交工技术文件由设备安装单位向项目部档案室归档；6声像档案要在每年的5月底前由形成单位将上年度的声像档案向项目部档案室归档；7、因公外出参观学习、考察和参加各种会议获得的属于归档范围的文件材料，应在回来一个月内，把所获得的文件材料向项目部档案室移交归档；8对于归档的文件材料，必须填写移交清单一式两份，交接双方按规定履行签字手续。第三十条 产品、科研项目鉴定，工程项目竣工验收，大型或重要设备开箱验收等，有关部门要按照国家和集团项目部有关规定，按“四参加”要求，通知项目部档案室参加归档材料的验收工作。第三十一条 档案资料不完整、不准确、不符合要求，不能签字验收；申报科研成果，工程项目创优奖，按照规定档案部门必须审核归档材料是否齐全完整，并签字盖章确认。第六章 档案的公布和利用第三十二条 提供利用的档案，要严格执行项目部档案借阅管理办法，确保档案的安全，档案利用过程中不得违反国家保密法和有关知识产权保护的法律、条例的规定。第三十三条 提供利用的档案，应为副本或复制件。档案复制件载有档案收藏单位法定代表人的签名或印章标记的，具有与档案原件同等的效力。档案复印件如需要证明出处的，可注明并加盖档案管理部门的印章。第三十四条 档案室应结合项目部的中心工作和当务之急，积极主动介入，为档案利用工作提供便利快捷的检索工具和准确的档案资料，采取多种形式提供档案利用，为项目部的各项工作提供服务。第三十五条 加强档案编研工作，在编制常用检索工具，满足一般利用要求的基础上，要进一步开发档案信息资源，积极开发深层次加工的具有实用价值的编研成果，以提供优质高效的服务。第三十六条 引进技术和成套设备（装置）等技术档案资料的利用，在其保密期限内，要严格遵守保密条款的有关规定。第三十七条 对国家和社会具有保存价值的档案（含复制件），其利用和公布，均按国家档案法和有关行政法规规定办理。第三十八条 档案室经项目部主管领导批准后可为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实准确的档案。对于提供利用和公开的档案，不得损害国家、社会、项目部和其他组织利益，不得侵犯他人的合法权益。第七章 档案的保密第三十九条 项目部档案是企业的宝贵财富，部分档案涉及到企业、行业的秘密，从形成到保管利用，均要做好档案保密工作。第四十条 档案管理人员必须严格执行项目部的安全保密制度，忠于职守，遵守纪律，具备较高的政治水平和专业技术知识，适应档案保密管理的需要。第四十一条 档案密级形成程序为：由档案形成部门根据相关法律法规、标准规范、企业制度等拟定档案密级后向档案室归档，对确定为秘密级的档案，再由项目部档案密级鉴定小组审核，审定档案密级。密级不同的档案要分开保管。对升密、降密和解密档案要及时更改密级。第四十二条 涉密档案查阅要严格管理。绝密级档案只限于指定的直接需要的单位、部门和个人经项目部经理审批查阅；机密级档案只限于有直接需要的单位、部门和个人经项目部分管经理审批查阅；秘密级及以下档案对有工作需要的单位、部门和个人均可查阅，秘密级档案须经档案形成部门负责人审批后查阅。涉密档案的查阅由档案管理人员全程陪同。第四十三条 涉密档案复制须报请项目部经理审批，复制件与原件同等管理。第八章 档案的统计第四十四条 档案统计工作的基本原则1. 档案统计工作必须贯彻执行国家及总部有关档案统计工作的法规、制度、标准；2. 档案管理人员要定期、及时、准确的记录各类档案基础数据，并对档案基础数据进行统计汇总和统计分析；第四十五条 档案统计工作的内容1. 档案收入和移出记录；2. 各类档案的数量、质量定期检查记录；3. 档案库房环境测定记录表；4. 档案借阅登记表；5. 档案管理事故记录表；6. 各种装具、设备定期检查记录。第四十六条 档案统计工作的要求1. 建立档案管理综合年度台帐，积累数据，每年更新统计一次；2. 建立项目部档案工作基本情况统计表，每年更新统计一次；3. 建立项目部档案机构、人员基本情况统计表，每年更新统计一次；4. 建立档案利用情况统计表，每季度更新统计一次。第四十七条 档案管理人员对各种原始记录真实性负责，对造假记录的，一经发现，要严肃处理。第四十八条 对各种档案统计台帐、报表，执行审核、审定制度。向总部报出的统计报表，要经过档案部门负责人审核，经项目部分管领导审定后上报。第九章 档案用房管理第四十九条 档案用房要符合档案馆建筑设计规范（JGJ 25-2000）和档案库房技术管理暂行规定（1987年8月国家档案局发布）的要求，配置必要的保管设施及现代化管理设备，并积极采用先进技术，确保档案的安全。第五十条 档案用房执行武汉乙烯档案库房管理细则。第十章 奖励与处罚第五十一条 对于积极主动开发与提供档案利用，为项目部工程项目建设做出主要贡献的人员给予表彰和奖励。第五十二条 有下列事迹之一的，由项目部给予表彰和奖励。1.认真执行档案工作法规、政策，在监督指导工作中做出显著成绩的或同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的；2.在档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、开发利用工作中做出显著成绩或在档案面临危险时抢救档案有功的；3.在档案保护、档案现代化管理及档案学术研究上做出重要贡献的；4.长期从事档案工作成绩显著的。第五十三条 有下列行为之一者，视情节轻重，由项目部和属地档案行政管理部门依法处理。1.档案保管条件不当危及档案安全，造成档案损失的；2.发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；3.不按有关规定将应归档的文件材料向项目部档案室移交或据为已有的；4.涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、抢劫、擅自销毁而造成档案丢失或损坏的，或擅自提供、抄录、公布和损毁属于国家、项目部所有的档案的；5.出卖和拍卖属于国家、项目部所有的档案或非法携运禁止出境的档案及档案复制件；6.倒卖档案牟利，将档案卖给、赠送给外国人的；7.阻挠、拒绝档案行政管理部门和执法人员依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的；8.档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；9.违反国家有关档案法规的。第十一章 附则第五十四条 本办法中引用的有关规定、标准将会不断修订，在执行中应注意使用有关规定、标准的最新版本。第五十五条 本办法如有与上级主管部门或国家的有关标准、法规抵触之处，按上级或国家的有关规定、标准、法规执行。第五十六条 附加说明：本办法由武汉乙烯项目管理部档案室提出并归口。本办法起草人： 马 琦本办法审核人： 何千里本办法批准人： 邹玉敏 鹿令义批准发布日期： 二0一0年五月二十五日实施日期： 批准之日实施本办法解释权归武汉乙烯项目档案室 武汉乙烯项目基建档案归档管理细则1.目的为统一武汉乙烯建设项目(工程)(以下简称项目)文件归档与档案整理的要求和方法，特制定本细则。2.适用范围2.1本细则适用于武汉80万吨/年乙烯工程项目文件的收集、编制、整理、归档及档案专业验收、竣工验收等工作。2.2本细则适用于设备文件的接收、发放工作。3.术语和定义3.1项目文件：又称建设工程文件或工程文件，指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、物资采购、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.1.1项目前期文件：指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.1.2项目交工文件：指项目交工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件。主要由项目施工文件、项目竣工图、监理文件等组成。3.1.2.1项目施工文件：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件(包括设备文件、检测文件)。3.1.2.2项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.1.2.3项目监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。3.1.3项目竣工验收文件：指项目交工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。3.2项目档案：指经过鉴定、整理、立卷并归档的项目文件。3.3立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。3.4项目文件归档：建设项目的设计、施工、监理等单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理、立卷的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。3.5项目文件移交：项目文件形成单位或接收单位在完成其工作任务后，将文件整理、立卷，经验收合格后，按规定提交档案管理机构。3.6项目文件的完整、准确、系统：3.6.1完整：建设项目各阶段的文件、图纸，内容齐全，能反映建设项目活动的全过程。做到：施工有依据，检查有结论，现场有记录，试、化验有报告，预制构件和原材料有证件，修改图纸有手续，工程竣工有总结。3.6.2准确：文件材料如实记载项目建设的各项活动，竣工图真实反映工程的客观情况。3.6.3系统：按照建设项目程序形成的技术文件，分类、排列、组合具有逻辑性和整体性，并保持相互间的有机联系。4.职责4.1武汉乙烯项目档案室是武汉乙烯项目档案接收、指导、检查、验收的归口管理部门，负责武汉乙烯建设项目文件的验收工作，并提出考核建议。项目部各部门负责其管理范围内形成的档案（包括电子档案）的整理、立卷、归档工作。4.2 工程过程中产生的声像档案，如重大会议、事件、施工关键节点由形成部门按声像档案管理细则向档案室归档。 5.工作程序5.1总体要求5.1.2项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。5.1.3设计管理部、施工管理部、采购管理部、HSE管理部等单位在签订项目设计、施工及监理、物资采购、环评等合同协议时，应明确有关方提交相应的项目文件（包括电子文档），以及提供的版本、套数、时间、质量要求和所提交文件的整理、归档责任要求。5.1.3.1明确设计单位负责编制竣工图及设计修改单总目录、图纸总目录（包括电子文档）。5.1.3.2在签订合同(协议)时，应在条款中明确乙方在办理结算前，必须完成合同(协议)所约定的文件材料的移交并经武汉乙烯项目档案室验收签字合格。5.1.3.3在签订施工合同(协议)时，应明确：工程施工(材料、设备质量证明)卷由施工单位或总承包单位负责汇总、立卷，其中材料质量文件原件（加盖物装采购管理部门材料章的复印件等同原件）由采购管理部随材料发放时发给，设备文件（指最终版文件，包括设备质量证明文件、随机资料及产品技术文件）由采购管理部汇编，档案部门组卷。5.1.4电子文档交付的形式：通过项目部电子文档或OA系统实现全部图纸资料的在线提交，并以光盘介质形式提交正式归档资料。5.1.5电子文档交付的格式：图纸目录应是可编辑的WORD或EXCEL格式，其它设计及施工图应是非扫描图形式的PDF格式，并按装置、图纸类别、专业的三级目录编排（编码规则参见项目基础设计统一规定中的编码规定）。5.1.6项目部内部各相关单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和设备、材料供应单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同(协议)约定的项目文件的编制、整理、归档工作。5.2项目文件的归档范围及归档时间5.2.1项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设的计划、及相关单位和部门工作人员的职责范围、岗位责任制，同时要有相应的检查和考核的控制措施。5.2.2凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。项目文件的归档范围：包括工程前期文件、项目竣工文件(包括施工文件、竣工图、监理文件，下同)和竣工验收文件等，具体内容见附录A建设项目文件归档范围及保管期限表。5.2.3 项目文件归档程序：由归档单位整理文档、立卷，列出移交清单（包括电子版文件），单位盖章，移交人签字后交档案室审核合格后，档案室盖章签字，完成移交。清单一式二份，双方各执一份备查。5.2.4项目前期文件的管理5.2.4.1项目建议书、可行性研究报告、任务书等前期文件和总体规划、征地、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、概算、专项申请、批复等技术文件由设计管理部、生产准备部负责收集、积累、整理，并在编制完成三个月内向档案室归档。5.2.4.2上级下发的有关项目建设的文件、纪要等、项目部的管理性文件、与地方政府达成的协议、IMPT会议纪要、项目部会议纪要等、由综合管理部负责收集、积累、整理，并在次年第一季度内向武汉乙烯项目档案室归档。 5.2.4.3 项目的询价书、招标文件、合同等文件应在合同签订后一个月内向档案室提交副本，在合同执行完毕三个月内向武汉乙烯项目档案室正式归档。5.2.4.4项目设备物资采购、监造的招投标文件及合同协议、监造文件等由采购管理部负责收集、积累、整理，并在合同内容完成后三个月内向武汉乙烯项目档案室归档。5.2.4.5其它形成的文件由形成部门或文件接收部门负责收集、积累、整理，并在完成三个月内或次年第一季度内向武汉乙烯项目档案室归档。5.2.5项目竣工文件的管理5.2.5.1施工文件、竣工图、监理文件分别由施工、设计单位、监理单位在中交后2个月内，向施工管理部提交；施工管理部负责组织审核、督促整改、汇总，合格后在中交后6个月内，完成向武汉乙烯项目档案室移交工作。a) 凡项目实行总承包的又分包的，由各分包单位负责其分包项目竣工文件的编制、整理、立卷，并提交总承包单位审核、汇编，并由总承包单位统一提交给监理单位进行审查后再提交施工管理部审核合格后、向档案室移交。b) 凡由建设单位直接发包的工程项目，由各承包单位负责并完成项目竣工文件的编制、整理、立卷后，先提交监理单位进行审核、汇总，再提交给施工管理部进行审核合格后、向档案室移交。c) 凡是实行EPC总承包的工程项目，EPC项目需要移交的档案有： 交工技术文件、固定资产清册、压力容器和安全阀使用许可证、设计总结、施工总结、采购合同、分交报告与批复、请购文件等。 5.2.5.2材料质量证明文件，由采购管理部加盖确认章后随材料发放给施工单位；设备文件由采购管理部收集、积累、整理，并在设备开箱或文件资料到达一周内向档案室移交。 5.2.5.2.1 重大设备开箱，采购管理部须通知档案室人员到开箱现场参加开箱并归档原件；其它设备开箱资料由采购管理部收取原件，并向档案室归档。a) 设备文件份数要求：根据中国石化股份物计200813号关于发布<中国石化物资采购技术文件交付办法>的通知规定执行，即要求为8份纸质文件，2份电子文件。其中归档2份纸质文件，2份电子文件。归档份数不足且不能满足常规发放的，由采购管理部负责复制。b) 设备文件质量要求：要强调书写用笔规范、文件齐全、内容准确、签章手续完备、并要求提供原件；所提交设备、材料和半成品的质量证明文件(合格证)，必须具有证明其合格的必要的技术数据。5.2.5.2.2设备文件、随机资料的原件由档案室保存，待中交后转交施工单位或总承包单位编制交工技术文件，编制完成后随其它交工技术文件一并向档案室归档。各单位办证、验收时所需原件可向档案室借用。5.2.5.3科研项目文件由主管部门负责收集、积累、整理、立卷，并在工作完成后三个月内或次年第一季度向武汉乙烯项目档案室移交。5.2.5.4涉外文件由综合管理部、设计管理部、采购管理部等承办部门负责收集、积累、整理，并在工作完成后三个月内或次年第一季度内向武汉乙烯项目档案室归档。5.2.6竣工验收文件的管理5.2.6.1项目试运行中形成的文件管理。项目生产技术准备、试生产文件，由生产准备部及项目所在单位负责收集、积累、整理，并在文件形成三个月内向武汉乙烯项目档案室归档。5.2.6.2工程预算、决算等文件由项目控制部负责收集、积累、整理，并在工作完成后三个月内向武汉乙烯项目档案室归档。5.2.6.3固定资产交付等财务管理文件由工程财务部负责收集、积累、整理，并在工作完成后三个月内向武汉乙烯项目档案室归档。5.2.6.4项目竣工验收时形成的文件管理5.2.6.4.1项目竣工验收中的各专业验收文件由专业验收负责单位负责收集、积累、整理，并在该项工作完成后三个月内或档案专业验收前一个月向武汉乙烯项目档案室归档。5.2.6.4.2项目施工、监理、设计工作总结及质量评审文件由项目部各主管部门负责收集、积累、整理，并在该项工作完成后三个月内或档案专业验收前二个月向武汉乙烯项目档案室归档。5.2.6.4.3项目现场声像文件的管理施工管理部应将项目的重大施工节点、事件(如开工、隐蔽工程、大型设备吊装、安全事件、中交等)通知综合管理部，由综合管理部负责项目声像文件的拍摄、整理，并于次年第1季度内向武汉乙烯项目档案室归档。（施工单位拍摄的声像资料在交工文件里提交）5.2.6.4.4整个项目竣工验收材料由项目部竣工验收管理部门负责收集、积累、整理，并在项目竣工验收后三个月内向武汉乙烯项目档案室归档。5.3项目文件的归档份数5.3.1武汉乙烯内部各单位形成的项目前期文件、项目竣工验收文件，应同时向武汉乙烯项目档案室归档纸质原件和电子文件；外单位形成的文件，除归档纸质原件外，如果形成了电子文件的或者合同要求提供电子文件的，也应提供电子文件。5.3.2项目竣工文件(包括项目施工文件、竣工图、监理文件)，必须向武汉乙烯项目档案室归档纸质原件和电子文件或扫描文件(专指用扫描仪扫描而成的电子文件)各2套。5.3.2.1解决了电子印章及电子签名技术的单位可以提供电子文件，没有解决电子印章及电子签名技术的单位须提供扫描文件。5.3.2.2不能实施电子文件或扫描文件的单位，可以委托武汉乙烯项目档案室指定的单位代制作。5.3.3电子文件及扫描文件的具体要求见武汉乙烯电子文件归档管理细则。5.3.4归档的电子文件必须保证与纸质文件内容相一致，且提供具有检索功能的可编辑的电子版交工技术文件总目录和交工技术文件目录(目录与文件之间要建立链接)。5.3.5需向市城建档案馆移交项目档案的，其整理要求、份数应符合市城建档案馆的有关规定；国外引进工程交工文件的内容、格式及份数，除有特殊要求外，应按本细则执行。5.3.6项目所在单位若需要项目竣工文件的，由武汉乙烯项目档案室复制一份电子文件(或扫描文件)提供利用，施工单位不再向其提供纸质文件。5.4项目文件质量要求5.4.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，做到图物相符，技术数据可靠，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况。5.4.2项目文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。5.4.3复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。打印材料应用喷墨、激光打印机打印，不能用针式打印机打印。5.4.4录音、录像文件应保证载体的有效性及长久存贮要求。5.4.5长期存储的电子文件须使用不可擦除型光盘存贮。5.4.6各种记录内容真实完整，无漏项，未发生