(采购管理)WI采购作业指导书(R).docx

文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第1页共9页1.0请购1.1各项材料的请购部门如下：1.1.1常备材料：生产管理部门1.1.2预备材料：物料管理部门1.1.3非常备材料：a. 订货生产用料：生产管理部门b. 其他用料：使用部门或物料管理部门2.0请购单的开立、递送、审批2.1请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明物料名称、规格、 数量、单位、交货日期、用途及其它说明，依请购核决权限呈核。若请购物料之规格过多，物料 请购单不足以填写，可列附表随付。而请购单空白栏要注明“以下空白”或划上斜线。2.1.1物料请购单（内购）一式三份，采购部门、物料管理部门、自留各一份。使用部门先将物 料请购单递交采购部，使用部门自留（白色单）一份。而剩余之两份（粉红与黄色单）由采 购部查核后，上呈经理室审批。浸染部的物料请购单也可以由采购部代编写，然后交一联（白色单）给浸染部。若请购单被否决，采购部将会通知回复请购单申请人。2.1.2若各部门以E-mail形式所申请批签之物料请购，由各部门或采购部编写物料请购单递交审 批。2.1.3（外购）采购申请单由生产管理部门以电子邮件的方式开立，依请购核决权限呈核。采购部 对采购申请单进行编号后以电子邮件传给香港营业部、公司报关员、公司物料管理部门各一份2.2紧急请购时，由请购部门于物料请购单上加注“紧急采购”或“急”等相关说明字样。2.3庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制物料请购单提出请购。3.0免开请购单部分3.1下列总务性物品免开请购单，并可以委托总务部门办理，其列举如下：3.1.1贺、祭用物品：花篮、礼物等。3.1.2待用品：饮料、香烟等。3.1.3书报（含技术性书籍、定期刊物及宣传图片等）。3.2公司食堂使用之菜、米、油、盐、酱、醋、糖等食物免开请购单。制9 定审核核准生效日期2010年10月21日文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第2页共9页3.3外发加工产品及服务采购免开请购单4.0请购核决权限 .请购金额预估在5000元以下者，由行政经理核决。 .请购金额预估在5000元至10万元者，由总经理核决。 .请购金额预估在10万元以上者，由董事长核决。5.0请购案件的撤销5.1请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购并解释撤销原因，采购部于物料请购 单上加盖红色“ CANCELLED ”的印章或者“取消”字样。5.2米购部门办妥撤销后，依下列规定办理：5.2.1. 采购部门于原请购单加盖"CANCELLED "章或者“取消”字样后，送回原请购部门。5.2.2. 原物料请购单已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。5.2.3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。6.0采购部门的划分、作业方式、作业处理期限6.1采购部门的划分6.1.1内购：由国内采购部门负责办理。6.1.2外购：由国内采购部门向香港营业部发出 （外购）采购申请单，香港营业部负责办理采购业务, 国内采购部门负责跟催，其进口庶务由报关人员办理。6.1.3总经理或采购主任对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由 总经理或采购主任指派专人或指定部门协助办理采购作业。6.2采购作业方式，除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利 的方式进行采购：6.2.1集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目， 通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购，如劳保、清洁用品等。6.2.2长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购，如五金工具、标准零配件、电子零配件、希9 定审核核准生效日期2010年10月21日文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第3页共9页办公用品、包装用品等。623选择合格供应商采购：对于重要的原材料、成品及半成品（如不锈钢线、高碳钢线、冷轧铁片、 锰钢片、粉末涂料、丝带、胶粒、胶俐、油漆、染料、助剂、洗线物料、磷化物料、电镀材料、 以及半成品胚扣、合金扣等，称为 A类物资）以及一些重要的物资（如包装纸箱、胶袋、模具 材料、模具等，称为B类物资）的采购，采购部门采购时均在合格供应商中选择。6.2.4借料：如果向本集团公司的其它单位借料，应填写借料申请单，交部门经理审批交给借出 单位负责人。6.3采购作业处理期限6.3.1采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关 部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。7.0 A类及B类物资的供应商的选择、评价、重新评价：7.1须符合下列条件之一者，报经理审批后，均可成为本公司A、B类物资的合格供应商：7.1.1采购部对有意向合作的供应商进行函调或实地考察，并要求供应商填写供应商调查表， 评估合格者。7.1.2采购部或生产部联系到新的供应商，其样品需根据原材料而选择以下相应的品质测试：QA部门根据不同的原材料而作相应的内部测试；同时，交公证行作指定的环保测试项；使用部门 试用并填写新样品试用（测试）报告。品质测试经确认合格，再进行询价。新供应商在 报价时，应附营业执照、税务登记证复印件、开户银行和帐号等相关资格证明文件。7.1.3获ISO认证、Oko-Tex Standard 100 认证或REACH预登记等，或其他有效认证，或签署证 明产品符合Oko-Tex Standard 100 环保标准且保证不含有 APEO和PFOS的环保协议，以 及在同行业者有良好口碑的供应商。7.1.4采购部及各部门将符合上述条件者填写供应商资格认可表报经理审批。7.1.5采购部及各部门每年1月份对合格供应商重新进行资格认可，对上一年内没有合作的合格供 应商不需要重新进行资格认可；如需重新合作，则须对其重新评估，并由采购部及各部门提 交供应商资格认可表报经理审批，方可继续成为合格供应商。7.2对于合格供应商向本公司提供新的原材料（A、B类），应由采购部向供应商索取样品，经使用部 门试用并填写新样品试用（测试）报告确认合格后，方可确定为新材料的合格供应商。制9 定审核核准生效日期2010年10月21日文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第4页共9页7.3采购部依据经理批准的供应商名单登记在 合格供应商一览表中，并于每年1月份根据更新的供 应商资格认可表重新更新合格供应商名单。7.4采购部每六个月依据下列标准，对物料的合格供应商进行一次考核，填写合格供应商考核表报经理核准处理方法。供应商的核定等级以以下四类考核的最低等级为其考核结果，获A、B级的供应商继续业务合作，获C级的供应商减少业务量，获 D级的供应商取消合作资格。7.4.1品质等级：A优、E 良、C较差、D差95%-100%者为优。90%-95%者为良。80%-90%者为较差。80%以下为差。 物料或服务批次合格率为 物料或服务批次合格率为 物料或服务批次合格率为 物料或服务批次合格率为7.4.2交期等级：A准确、E及时、C延误、D严重延误 完全在交货期内完成为准确。 虽有超期完成，但没有对本公司造成不良后果为及时。 超期完成，造成本公司相关工作完成时间推迟，经与客户沟通取得认可为延误。 超期完成，造成本公司相关工作无法在允许时间内完成，经与客户沟通无法取得认可的为严重延 误。7.4.3价格等级：A合理、E较合理、C不合理、D很不合理。 低于或等于市场调查价为合理。 高于或等于市场调查价10%为较合理。 高于或等于市场调查价20%为不合理。 高于或等于市场调查价30%为很不合理。7.4.4协调性等级：A很好、E 般、C较差、D差。 沟通良好能主动配合本公司需求者为很好。 可以沟通并能配合本公司需求者为好。 可以沟通经常不配合本公司需求者为较差。 无法沟通又经常不配合本公司需求者为差。7.5采购部负责人应在管理评审会议中提交一份供应商表现的综合报告。7.5.1根据供应商品质、交期、价格、协调性的核定等级分数得出供应商考核结果。 品质等级：40分；交期等级：25分；价格等级：15分；协调性等级：20分 核定等级：A级占比例100%B级占比例80%C级占比例60%D级占比例40%希9 定审核核准生效日期2010年10月21日文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第5页共9页考核结果：90分以上被评为A级8980分被评为B级7960分被评为C级59分以下被评为D级7.6本公司的生产部门不得绕过采购部门直接与合格的A类及B类物资供应商进行业务联系；合格的A类及B类物资供应商亦不可绕过采购部门直接与生产部进行业务联系，否则将取消合格供应商资格。8.0外发加工供应商的考核：8.1外发电镀、外发热处理及成品供应商考核依据 7.4及7.5进行。8.2上粉扣外发QC、花仔外发加工、蛇骨外发包头、钢圈外发加工等人员的考核由各相关部门负责人进行。8.2.1建立合格外发加工人员档案表。8.2.2对于新的外发加工人员，由各相关部门负责人对其进行培训。经现场考核合格后才有资格成为 本公司合格外发加工人员。8.2.3对于外发加工产品频繁出现返工（或无故推迟交货）的加工责任人，各相关部门负责人应考虑 取消其外发加工的资格。8.2.4所有外发加工户不得借用已没有参与外发加工的旧加工户名，以获取加工资格；8.2.5采购部对外发加工户实行年度资格认证：外发加工户本人于每年1月15日前携带身份证正本前来各部门进行登记审核，一经发现虚报，取消其加工资格。9.0国内采购作业处理9.1进行采购的人员安排9.1.1采购部文员接获物料请购单后应将采购资料分类录入电脑，以便随时跟踪；录入资料后将 物料请购单交给采购部负责人安排人员进行采购。9.1.2原则上，重要的原材料（如不锈钢线、高碳钢线、冷轧铁片、锰钢片、粉末涂料、丝带、胶俐、 油漆、染料、助剂、洗线物料、磷化物料、电镀材料等）以及一些重要的物资（如包装纸箱、 胶袋、模具材料、模具等）由采购部人员亲自办理采购业务。其它专业性质较强的设备及物料（如部分机械设备、电脑设备、测量设备、运输设备、安全设备等）的米购可由总经理或米购希9 定审核核准生效日期2010年10月21日文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第6页共9页主任委托专业人士协助办理采购业务。成品及半成品（半成品胚扣、合金扣等）由总经理委托 生产车间办理采购业务，但每月要将供应商的表现交采购部汇总。9.1.3外发加工服务（包括电镀服务，上粉扣发外 QC服务，花仔发外加工，蛇骨、钢圈发外加工服 务，弹簧钢扣外发热处理等）的采购由各生产部派专人负责。其它外发加工之零件或物料都须 递交采购部进行审阅及采购（保全部之外发加工零件须递交采购部存档，由保全部安排外发加 工。）9.2询价、比价、议价9.2.1采购员依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录，对于非长期报价采购的重要物资，除电话询价之外，有条件的需精选三家以上的供应商的报价资料进行比价或经分析后议价。9.2.2若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“物料请购单”上予以注明，由使用部门或请购部门签注意见后呈核。9.2.3属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于物料请购单 中注明，经采购部负责人签认后呈核。9.2.4采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，采购部负责人应立即指定经办人员先行询 价、议价，待接到物料请购单后，按一般采购程序优先办理。9.3呈核及核决9.3.1采购经办人员询价完成后，递交询价单经采购部负责人审核，并依请购核决权限呈核。如 有两个或两个以上的供应商报价，采购部于询价记录表上详填询价或议价结果及拟订供应 商“交货期限”与“报价有效期限”经采购部负责人审核，并依请购核决权限呈核。9.4采购9.4.1采购经办人员接到经核决的物料请购单后，对于重要的原材料及物资应以采购单向供 应商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期；对于日常用品以及工具和零配件等， 可电话通 知供应商送货；其它专业性质较强的设备及物料的采购则委托专业人士协助办理采购业务。9.4.2若属分批交货者，请购部门需于物料请购单上加注“分批交货”字样加以识别，采购经办人员于采购单上注明；如无加注“分批交货”字样，采购经办人员应与供应商协商是否需 分批交货，双方以电话或传真确定。9.4.3采购经办人员使用暂借款采购时，应填写用款申请单由行政经理审批后，到财务部领取现 金用于物料采购。希9 定审核核准生效日期2010年10月21日文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第7页共9页9.5进度控制及事务联系9.5.1国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以采购进度控制表控制采购作业进度。9.5.2采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应将异常原因及预定完成日期通知采购部负责人， 核实后告知请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。9.5.3采购的物品交仓管员凭送货单据验收，对验收合格的物品直接入库，对验收不合格的物品（如 型号不对、数量不符、运输不当造成物品损坏等），仓管员应填写采购物料不合格报告交 总经理或采购主任审核，再交由采购部对供应商进行投诉及办理退货等事宜。9.5.4使用部门在使用过程中如发现采购的物料不合格，由使用部门主任填写采购物料不合格报告交总经理或采购主任审核，再交由采购部对供应商进行投诉及办理退货等事宜。9.6外发加工服务采购各部门针对外发加工服务制定相关作业指导书予以跟进。10.0整理付款10.1物料管理部门应按照物料请购单及供应商的发货清单办妥收料手续，并将供应商的发货 清单送采购部门，经与发票核对无误后，在发票背面签名确认。10.2采购经办人员于发票背面签名确认后连同物料请购单及供应商的发货清单（若以 E-mail 所批簽，則須列印此E-maiI附上）送行政经理签名确认，在由采购经办人员递送财务部门办妥付款 手续。11.0境外采购作业处理11.1境外采购作业由香港营业部依照（外购）采购申请单进行物料采购。11.2采购部文员接获生产管理部门开立的 （外购）采购申请单电子邮件后应将采购资料分类录入电脑， 以便随时跟踪。11.3采购部文员应根据物料库存情况对已经下订单的，由香港营业部负责采购的物料进行跟催。并将 采购进度及时反馈给生产管理部门。对于库存量低于物料库存警戒线的原材料，应及时知会总 经理是否需要补充。11.4装船通知及提货文件的提供：香港营业部接到供应商通知有关装船日期及提货文件时，应立即将有关资料分别通知公司采购部、公司报关员、物料管理部门及有关部门。11.5关务员收到（外购）采购申请单后，应于货物抵达之前办妥进料合同等相关手续，以备随时进料。制9 定审核核准生效日期2010年10月21日文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第8页共9页12.0采购流程图12.1国内采购流程图12.2境外采购流程图米购部编制（外购）采购申请单总经理核准（反馈）不合格采购部13.0货物入仓及结算流程采购经办员于发票背面签名，将 发票连同请购单送货单（若以 E-mail所批簽，則須列印此 E-mail附上）交由经理室核签 后，到财会部门结算。13.2送货月结开发票（收据）情况:采购员将发票连同请购单送货 单交由经理室核签后，到财会部 门结算。14.0质量记录制9 定审核核准生效日期2010年10月21日文件名称文件编号版本页次采购作业指导书WI0620A9第9页共9页记录名称最小保存期负责人地点编目供应商调查表至更新采购主管（主任）采购部合格供应商一览表至更新采购主管（主任）采购部合格供应商考核表至更新采购主管（主任）采购部供应商资格认可表至更新采购主管（主任）采购部采购单3年采购主管（主任）采购部编号（外购）采购申请单3年采购、生产部（主任）采购部编号合格外发加工人贝档案表至更新各生产部主管（主任）各部门借料申请单6个月使用部n主管 （主任）各部门编号物料请购单3年使用部n主管 （主任）各部门编号询价记录表6个月采购主管（主任）采购部编号米购物料不合格报告6个月采购、仓管、生产部（主任）采购部编号送货单3年采购主管（主任）采购部日期新样品试用（测试）报告12个月使用部n主管 （主任）采购部编号希y定审核核准生效日期2010年10月21日