[人力资源管理]智成化工内控制度.doc

广东中成（集团 ）内部控制制度第一章 货币资金内部控制制度第一节 总则一、定义与范围货币资金内部控制是公司对资金的筹集、可控资金的运用过程所采取的控制措施。本制度所指资金内部控制包括对以下资金业务的控制：1、 资金预算与使用计划公司基于经营管理的需要而制定年度资金预算，并逐层分解到季度、月度以及每周，制定相应时段的预算或计划。2、 现金与银行存款业务包括公司现金与银行存款的收入、支付、余额管理。3、 借款与备用金包括借款申请、审批、清偿，备用金的申请、审批、日常使用及撤销。二、控制目标· 保护货币资金的安全；· 提高货币资金的使用效率；· 规范收付款业务程序。三、主要控制节点· 根据预算制定月度和周付款计划· 财务部检查资金支付是否符合预算和计划· 部门部长、财务部长、主管副总、财务总监、总经理按照授权分级审批报销、借款、大额资金的支付。第二节 组织机构及岗位职责一、部门及部门职责Ø 财务部：核实付款、报销是否符合资金预算与计划；核实付款、报销是否经授权人审核、审批；办理借款、报销等资金业务；办理现金收支和限额以下支票的签发；根据授权办理网络银行收支业务；正确记录资金业务；对资金供需状况进行分析，制定筹资方案和资金运用计划；根据授权审核、审批付款；办理银行贷款业务等。二、岗位职责 Ø 总经理：审批资金运用计划；审批备用金申请；按照授权审批借款、报销；审核筹资方案；审批贷款计划和申请，签署贷款合同；根据授权审批银行付款等。 Ø 财务总监：根据公司经营管理的需要，制定资金政策； 根据授权审批或审核资金运用计划；审核筹资方案和贷款计划；审批银行开户申请；根据授权审核、审批银行付款等。 Ø 财务部长：全面考虑公司资金状况和各部门、分厂对资金的需求，制定有效的资金运用方案；审核资金运用计划； 审核备用金申请；审核筹资方案和贷款计划；审核银行开户申请；根据授权审核、审批银行付款；网络银行付款二级复核。审核备用金申请等。 Ø 财务分析员：分析公司资金状况和各部门、分厂司对资金的需求；起草筹资方案；起草贷款申请报告，具体办理贷款业务等。 Ø 主管会计：审核记账凭证及其他会计凭证；监督出纳进行现金盘点；编制现金余额调节表；网络银行付款一级复核等。 Ø 制单会计：开具收款收据、现金提款单；根据业务内容制作电脑记账凭证；核对付款是否与资金计划相符，报销是否符合资金预算和相关规定等。 Ø 出纳：现金收、支、保管、盘点，从银行提取现金；银行结算单据的收取，限额以下支票的签发；根据授权进行网络银行收支业务；登记现金、银行存款日记账；办理银行开户、结算、对账业务，取得银行相关单据等。第三节 业务授权 建立有效的货币资金业务的岗位责任制并明确相关部门和岗位的职责权限，保证公司内部各级管理人员在其职权范围内，根据既定的权限及有关职责执行各项货币资金业务。 货币资金内部控制业务主要授权详见下表。项 目发起部门审核部门批准部门/岗位/岗位/岗位完成月付款计划财务分析员财务部长/ 财务总监总经理完成周付款计划财务分析员财务部长财务总监完成项目备用金申请报告经办人部门部长/财务部长/财务总监总经理完成项目备用金撤销申请经办人部门部长/分厂负责人一万元以下的借款借款人财务部长/部门部长/分厂负责人财务总监一万元以上（含一万元）借款借款人部门部长/分厂负责人/财务部长/财务总监总经理第四节 业务流程一、资金预算与使用计划1、每月资金使用计划步骤完成时间涉及部门岗位岗步骤说明1、制订月资金使用计划每月中上旬各职能部门在资金预算、费用预算和经营预算控制范围内，根据本部门下月业务对资金的需求状况，制订本部门月资金使用计划，报财务分析员。2、编制月付款计划财务部分析公司所控制资金状况，在资金预算控制范围内协调各部门资金需求，制订月付款计划，将各部门纳入付款计划。3、审核、修改计划每月中下旬财务部长审核月付款计划，提出修改意见。由财务部长将月付款计划提交财务总监。4、审核计划每月中下旬财务总监审核月付款计划，提交总经理。5、审批计划每月中下旬总经理召开由各部门负责人参加的每月资金协调会议，讨论月付款计划表，最终由总经理审批月付款计划表，交财务部及其他各部门存档。2、每周资金使用计划步骤完成时间涉及部门岗位岗步骤说明1、制订周资金使用计划每周三各职能部门在月付款计划所确定的本部门本月付款总额控制范围内，根据本部门下周业务对资金的需求状况，制订本部门周资金使用计划表，报财务分析员。2、制订周付款计划财务部分析公司所控制资金状况，在月付款计划控制范围内协调各部门资金需求，制订周付款计划，将各部门纳入付款计划。3、审核、修改计划每周四财务部长审核周付款计划，提出修改意见，提交财务总监。4、审批计划每周五财务总监审批周付款计划表，交财务部长及其他各部门存档；如周付款计划对月付款计划作出重大调整，应报请总经理审批。5、审批调整后计划每周五总经理在周付款计划对月付款计划作出重大调整的情况下，审批周付款计划，交财务部及其他各部门存档。二、现金管理1、现金收入管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、提示缴付现金现金交款人持相关单据，向制单会计提示缴付现金。2、开具收款收据制单会计根据缴付现金的业务内容及现金金额开具收款收据一式四联，由现金交款人签字后加盖财务章，交出纳。3、缴付现金现金交款人将现金交出纳。4、收取现金出纳收款，清点现金金额并与收款收据核对相符，在收款收据上加盖“收讫”章，交制单会计5、制作记账凭证制单会计将收款收据两联交现金交款人，一联存根，一联作为原始凭证制作并打印电脑记账凭证。6、审核凭证主管会计审核记账凭证。7、登账出纳根据审核后记账凭证及其所附收款收据登记现金日记账。2、现金提款管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、提示取现出纳当库存现金不能满足现金支付需求时，提示制单会计开具现金支取单。2、开具现金支取单制单会计开具现金支取单，填写提款单位、金额及用途等，交主管会计。其中日常提款金额每天不超过三万元（工资发放除外）。3、审核现金支取单主管会计审核现金支取单，签字后交出纳。4、填写支票出纳据现金支取单填写支票并加盖其保留的一银行预留印鉴，交制单会计。5、审核并加盖印鉴制单会计审核后，在支票上加盖其保留的另一银行预留印鉴后交出纳。6、去银行取款出纳到开户银行办理现金提款手续并带回单据交制单会计。7、制作记账凭证制单会计将现金支取单连同支票存根作为原始凭证制作并打印记账凭证。8、审核凭证主管会计审核记账凭证。9、登账出纳根据审核后记账凭证及其所附现金支取单及支票存根登记现金日记账。3、现金余额管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、核对账目、盘点现金出纳每日下班前，结出现金日记账余额，并与电脑账核对相符；盘点库存现金，确保账实相符。如账实不符，应及时查找原因，账实严重不符时应及时向主管会计和财务部长汇报。2、控制库存现金余额出纳保持库存现金一般不超过三万元。超过限额的现金，应于当日存入银行。3、现金盘点主管会计/出纳主管会计不定期安排现金盘点，由出纳盘点，主管会计监盘，形成现金盘点表，报会计部部长。如账实不符，应及时查找原因，账实严重不符时应及时向财务部长汇报。4、盘点现金主管会计/出纳每月（年）末进行定期现金盘点，由出纳盘点，主管会计监盘，形成现金盘点表，报财务部长。如账实不符，应及时查找原因，账实严重不符时应及时向财务部长汇报。5、查找、处理账实不符情况财务部长当现金盘点账实不符时，应查找原因，并对出纳及其他责任人进行处理。三、银行存款管理1、银行收款管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、银行进账出纳持支票或其他银行结算凭证去银行完成银行进账相关业务，并带回银行回单。2、制作记账凭证制单会计以银行回单为原始凭证，制作并打印记账凭证。3、审核记账凭证主管会计审核记账凭证。4、登账出纳根据记账凭证登记银行存款日记账。2、银行付款管理21 签发支票付款步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、申请支付、审核、审批经办人对需用支票付款的，按照不同业务内容填制单据：属借款的，填制借据；属报销的，填制费用报销单。单据分别经授权人审批和主管会计、财务部长审核。2、签发支票出纳向经办人签发支票。3、支票签收经办人收取支票，在借据或费用报销单上签字确认，并在出纳的支票登记本上签收。4、制作记账凭证制单会计以借据）或费用报销单及支票存根作为原始凭证，制作并打印记账凭证。5、审核记账凭证主管会计审核记账凭证。6、登账出纳根据审核后的记账凭证登记银行存款日记账。22 利用网络银行付款步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、申请支付、审批、审核经办人按照不同业务内容填制付款申请单，付款申请单上要详细写明付款内容、金额及收款单位名称、开户银行名称、账号等内容，单据分别经授权人审批和主管会计、财务部长审核，交出纳。2、付款出纳根据已审批签字的付款申请单在网络银行制单待付。3、复核主管会计对上述已制单的付款申请单进行复核后，若金额在3万元以下，直接点确认进行付款。若金额在3万元以上（含3万元），则还需二级复核人财务部长复核后方可付款。 4、复核财务部长财务部长进行第二次复核后确认付款。5、制作记账凭证制单会计以银行回单及付款申请单为原始凭证制作并打印记账凭证。6、审核记账凭证主管会计审核记账凭证。7、登账出纳根据经审核的记账凭证及附件登记银行存款日记账。3、银行存款余额管理主管会计银行获取银行存款对账单，编制调节表。如有不符应报财务部长并追查原因。四、备用金管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、申请备用金经办人根据项目需要，起草项目备用金申请报告，提交部门部长、财务部长、财务总监。2、审核部门部长/财务部长/财务总监审核项目备用金申请报告，检查申请金额和用途是否符合项目需要，由部门部长提交总经理。3、审批总经理审批项目备用金申请报告。4、借款经办人持经总经理项目备用金申请报告，到财务部办备用金借款手续，详见借款管理制度)之“借款环节管理”。5、报销经办人使用备用金作日常、小额支出时，持相关单据到财务办理费用报销手续，详见费用报销管理制度。购买设备、大批量物料采购等业务执行供应管理相关制度，不允许从备用金中开支。6、申请撤销经办人项目完成后一个月内，最长不超过三个月，起草项目备用金撤销申请，交部门部长。7、审批部门部长确认无需继续保留备用金，审批项目备用金撤销申请。8、办理撤销备用金手续经办人持项目备用金撤销申请，到财务办理撤销备用金手续，缴回所领取的备用金，详见现金管理制度之“现金收入管理”；如有从备用金中开支尚未报销的费用，撤销备用金同时办理费用报销手续，详见费用报销管理制度。五、借款管理1、借款环节管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、填写借据借款人填写借据，注明资金用途，交部门部长。使用资金在一万元以上（含一万元），原则上应使用支票。2、审核借据部门部长财务部长对于金额在一万元以上（含一万元）的借款，审核相关单据，由借款人交总经理；对于金额在一万元以下的借款，审核有关单据，由借款人交财务总监审批。3、审批财务总监总经理财务总监审批金额在一万元以下的借款；总经理审批一万元以上（含一万元）的借款。4、将借据提交制单会计经办人将经授权审批的借据交制单会计。5、审核借据制单会计核实申请使用资金是否列入周付款计划，是否经授权审批，相关单据是否齐全。核实无误交财务部长。6、审签借据财务部长审核借款相关单据是否经过授权审批，审核无误在单据上签字。7、将借据交出纳经办人将经授权审批及财务部长签字的借据交出纳。8、支付现金或签发支票出纳核实单据各栏目是否填写齐全，是否已经授权审批和财务部长签字；核实无误后，借支现金的，按照借据填报金额支付现金；用支票的，按照借据填报金额签发支票交借款人。 9、签收经办人借支现金的，收取现金，在借据上签字确认；借用支票的，在借据上签字确认。当出纳签发支票时，在支票登记簿上签收。10、加盖印章出纳在借据上加盖“付讫”章，交制单会计。11、制作记账凭证制单会计制作并打印电脑记账凭证。如为备用金借款，应单独列示。12、审核凭证主管会计审核记账凭证。13、登账出纳根据审核后记账凭证及相关原始凭证登记现金日记账或银行存款日记账。2、借款销账管理步骤涉及部门及岗位岗位岗步骤说明1、报账借款人原则上应于相关业务结束后一个月内清偿借款，最多不超过三个月；其中出差借款应于回公司后七日内报账，最多不超过十日。2、还款借款人/财务部以现金偿还借款，详见现金管理制度之“现金收入管理”；备用金借款的销账，详见备用金管理制度。3、逾期借款处理财务部对于逾期借款，按照相关程序处理。相关单据及报告：二、收款收据、现金支取单、现金盘点表三、借据、费用报销单、付款申请单、银行存款对账单四、项目备用金申请报告、项目备用金撤销申请五：借据第二章 采购与付款内部控制制度 第一节 总则一、定义与范围本制度涵盖了从物资的购置、储存到付款的全过程，主要包括请购、采购、验收、不合格品退料、及付款等主要业务环节。二、控制目标l 确保采购业务集中归集采购部运作，并纳入公司的全面经营预算和计划控制范围，避免重复采购和盲目采购；l 确保采购业务在预先设定的规范的参数体系和分级授权的审核体系下进行，以实现采购业务发生的合理性、计划性、有效性；l 确保存货仓储业务的发生在预先设定的规范的参数体系和标准化操作流程指引下进行，以实现存货资产高效率周转，减少资金占压和资产沉滞。三、主要控制节点l 各使用部门的需求和请购l 采购计划制定l 购买方式的选择l 采购定价l 合同形成l 仓库实物流转 第二节 组织机构及岗位职责一、 部门及部门职责 Ø 采购部：直接参与制定公司采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式；实施归口物资的采购、仓储、配送运输，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物流成本控制等。 Ø 计划成本组：与财务部在采购计划和进货成本控制方面形成主要工作接口，负责物资采购流程与进度的全面计划和控制，监督本部门预算指标的执行并汇总分析和报告预算完成情况等。计划成本组内部岗位包括计划成本主管、材料物资计划员、招标管理员、成本管理员、库存控制员。Ø 采购组：分解采购计划，按相关规程、指标要求及授权范围操作执行具体采购业务，包括业务洽谈、询比价、下单、催单、查单、退货补货执行、差异记录等，形成自我监督和接受外部监督；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略，收集供应商和材料市场的基础信息，向档案资讯组汇总，直接参与供应商交易考核等。采购组内部岗位包括采购主管、采购经理、采购结算员。Ø 仓库管理组：库区、仓位和运输配送的具体安排调度；仓库物料的收料、发料、退料、转调、存储、清查、盘核、外验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。实施物料编码、仓储货位编码、实施物料仓储标准参数、仓库基础账务记录冲销、制单和单据传递、定期库存分析、相关账表汇总和报告等信息监管，在账务管理和库存信息分析管理上与财务部形成工作接口等。仓库管理组内岗位包括仓库主管、仓库记账员、仓库管理员、收料员、发料员、质检员、仓库统计员。Ø 档案资讯组：汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作 档案等；按权限级别控制档案资料的调用；定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为部门内和其他管理部门提供多层次的决策信息支持等。档案资讯组内设立档案管理员。Ø 财务部：按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购与付款循环控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参予和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作；定期获得和汇总相关票据和明细账表，负责重点环节审核、票据审核、对账、核算等。Ø 各职能部门：提出物资等项目请购需求，传递需求计划或请购需求，参与特定采购程序。Ø 审计部：对采购合同进行法律条款审定，并负责最后合同签章。对采购作业进行定期稽核，提交稽核报告。Ø 质管部、：负责化工原辅料、油品和包装袋到货、退库等环节的质量检验和验收工作。Ø 能源动力部：负责电气类物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。Ø 计控部：负责仪表类物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。Ø 信息中心：负责电脑、通讯器材类物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。Ø 装备管理部：负责设备、备件和其他物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。二、岗位职责Ø 主管副总经理：审批月度材料物资采购计划等。Ø 采购部经理：协调和规划部门内具体工作，落实采购部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；审定采购库存业务参数指标的设定结果；制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施，审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施；审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；审核超预算采购支出和费用支出等。Ø 装备材料库主管/物流部主管/总办主管/信息中心主管：制订并根据实际物料需求的变动调整材料物资的月度材料物资采购计划，监督采购组计划完成情况和收集反馈信息等。Ø 计划成本主管：制订采购业务控制参数，汇总和提交采购方面的预算分析报告；汇总、审核、修订和提交物资采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，组织监督采购经理计划完成情况；组织供应商规划和管理工作，制订进货价格成本控制目标和推进具体控制措施，协调和指导计划成本组公室的整体工作等。Ø 采购主管：分解采购计划，下达采购指令，指导和监督采购经理完成采购业务，完成计划成本组的采购计划；对采购经理的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料等。Ø 采购经理（采购员）：按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施询比价程序，跟催供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。Ø 采购结算员：登记已到供应商发票，将发票、入库单及采购合同相匹配后交财务部入账。第三节 业务授权采购与付款循环业务授权，是指在公司内部各级管理人员和业务操作人员在其职权范围内，根据既定的权限级别及对应的有关职责，执行采购及库存管理的项业务的发起、协商、审核和审批。采购与付款循环业务主要授权详见下表。项目发起部门协商会签部门审核部门审批部门制订并根据实际物料需求的变动调整材料物资的月度材料物资采购计划装备材料库主管/物流部主管/总办主管/信息中心主管仓库管理组计划成本主管主管副总计划超预算说明计划成本主管采购部部长总经理物资请购各部门仓库管理组部门主管部门部长大宗采购程序计划成本主管采购部部长金额在1000元以下的生产性物资采购合同采购部采购主管金额在0.1万元-10万元的生产性物资采购合同采购部采购主管/采购部长/审计部主管副总金额在10万元以上的生产性物资采购合同采购部采购主管/采购部长/审计部/主管副总总经理金额在1000元以下的技改用物资采购合同采购部采购主管金额在0.1万元-30万元的技改用物资采购合同采购部采购主管/采购部长/审计部总工程师金额在30万元以上的技改用物资采购合同采购部采购主管/采购部长、审计部/总工程师总经理生产用物资付款采购部采购主管/采购部长/财务部长/主管副总财务总监/总经理技改用物资付款采购部采购主管/采购部长/财务部长/总工程师财务总监/总经理固定资产付款采购部采购主管/采购部长/财务部长/主管副总财务总监/总经理 第四节 业务流程一、物资采购计划与审批1、采购计划制订、调整、审批与报备步骤涉及部门或岗位步骤说明1、编制月度物资需求计划生产分厂及部门计划员分别编制月度物资需求计划报分厂及部门主管审核。2、核对、调整月度物资需求计划分厂负责人各部门部长核对、调整月度物资需求计划后，交装备材料库主管，其中：化工原辅料、工业盐、液碱、包装物的需求计划交物流部主管；办公用品、办公耗材的需求计划交总办主管；电脑、通讯器材的需求计划交信息中心主管。3、编制月度材料物资采购计划装备材料库主管物流部主管、总办主管、信息中心主管、仓库管理员各主管汇同各仓库主管根据各部门的实际需求、实际库存，、储备定额和消耗定额编制月度材料物资采购计划一式二份送采购部计划成本主管。4、核定、调整月度材料物资采购计划计划成本主管计划成本主管核定、调整月度材料物资采购计划，保证物资供应计划合理性，充分满足各生产经营部门的需求，并符合采购作业参数标准，并将月度材料物资采购计划交主管副总审批。5、审批月度材料物资采购计划主管副总审批月度材料物资采购计划后交采购部部长。6、月度材料物资采购计划报备采购部部长将批准后的月度材料物资采购计划的一份交计划成本主管，另一份分别交装备材料部、物流部、总办及信息中心主管，各部凭此办理物资入库手续。二、物资请购 步骤涉及部门及岗位步骤说明1、提出物资采购申请各职能部门各部门主管仓库管理员各生产经营部门提出物资采购申请，经各部门相关人员与仓库管理员核实库存后，填写一式三联请购单，经本部门主管确定请购物资品种、数量、建议供应商、需求日期等详细内容，并签字。2、审批签字各部门部长填写完整的物料请购单交部门部长审批签字。3、审批主管副总总经理凡预算外物资请购需要按权限级别经主管副总或总经理审批，预算外审批权限具体如下：1万元以下由主管副总审批1万元以上由总经理审批。4、下发采购指令计划成本主管采购主管经审批的请购单两联传递至采购部，由计划成本主管作形式审核后，传递给采购主管，另一联在请购部门自行留存。5、制定采购作业清单采购主管采购经理采购主管汇总请购单，根据请购内容安排具体采购作业，制定采购作业清单，向采购经理下达采购指令。6、追加订单采购经理属于年度协议内范围的物料，采购经理直接按协议条件向供货商下追加订单。7、询比价采购经理成本控制员使用部门属于年度协议外范围外的物料，采购经理实施询比价程序，填报询比价申报单，经成本控制员形式审核后，申报单细节内容由使用部门确认8、归集汇总计划员采购经理财务部采购结束后：请购单一联按物料内容的性质（生产性或非生产性）由材料物资计划员进行归集汇总；另一联由采购经理保留待与财务部报账。三、采购作业控制 1、 采购作业参数控制 步骤涉及部门及岗位步骤说明1、控制参数计划成本主管计划成本主管设定重点物料采购周期、采购批量等作业控制参数，形成重点物料采购作业控制参数表，并根据物料供应变化特点每年或每半年进行一次调整。2、审批采购部部长重点物料采购作业控制参数表报采购部部长审批后执行。3、下发指令计划员采购经理作业控制参数下发给计划员和采购经理，直接指导采购计划制定和采购业务实施。4、监控参数计划员计划员监督采购作业是否达到控制参数要求。2、 询比价控制 步骤涉及部门及岗位步骤说明1、填写询比价申报单采购经理须经询比价程序的采购业务，采购经理要提供至少3家供应商报价，填写询比价申报单2、审签采购主管凡1万元以上采购，询比价申报单须经采购主管审签3、下订单或草签合同成本控制员使用部门询比价申报单经成本控制员形式审核后，需要使用部门确认的交使用部门确认，不需要经使用部门确认的，按询比价申报单内容下订单或草签合同。4、报备采购经理财务部经审核的询比价申报单必须与合同或订单等由采购经理在实施采购后及时报备财务部。3、 合同订立与采购跟催 步骤涉及部门及岗位步骤说明1、审核、审批合同采购经理采购主管审计部主管副总总工程师总经理1、生产用物资采购合同：按询比价申报单内容下订单或草签合同后，若金额在1000元（含1000元）以下，则将订单或合同交采购主管审批签字确认；若金额在0.1万元-10万元,则采购主管审核后将此依次提交给采购部长、审计部审核后，还需提交给主管副总签字审批确认；若合同金额在10万元以上或固定资产合同，则经主管副总审核后还需提交总经理审批。2、技改用物资合同：按询比价申报单内容下订单或草签合同后，若金额在1000元（含1000元）以下，则将订单或合同交采购主管审核签字确认；若金额在0.1万元-30万元,则采购主管审核后将此依次提交给采购部长、审计部审核，再交总工程师签字审批确认；若合同金额在30万元以上，则经总工程师审核后还需提交总经理审批。2、下订单或草签合同采购经理依审批后的订单或合同草本向供应商下发订单或签订合同。3、采购采购经理（1）提货或通知供应商送货；（2）记录供应商档案；（3）登记采购手册；（4）装订采购作业单、订单或合同存档。4、备货跟催采购经理采购经理对日常采购进行供应商备货跟催，并对采购作业进行异常情况记录，按订单或合同编号形成采购业务异常记录表。5、归档档案资讯组采购业务异常记录表作为供应商交易考核的依据，定期向档案资讯组归档。6、备查登记采购经理采购经理将发票、付款日期等结算条件作备查登记，记录于发票、付款登记表。4、采购稽核 步骤完成时间涉及部门及岗位步骤说明1、稽核内审人员财务总监主管副总总经理审计部内审员组织对采购作业程序进行定期或不定期稽核，形成稽核报告，报财务总监、主管副总和总经理。2、稽核范围内审人员稽核范围：采购部统一采购。四、物料验收入库制度步骤涉及部门及岗位步骤说明1、核对、清点数量仓库组仓库质检员供应商送货至仓库，仓库收料员核对周到货计划、采购部填写的物资入库单和供应商发运单，质检员协助收料员检验外观是否完好、标签与物料是否一致、供应商是否已经核准，收料员与供应商送货员共同清点数量。2、开临时入库单仓库收料员/仓库质检员质检员和收料员初检合格的物料进入仓库待检区，收料员开临时入库单，供应商送货员和收料员分别在临时入库单上签字，临时入库单一式四联，第一联存根联，第二联仓库记账联，第三联客户联，第四联总统计员记账联，收料员将第三联客户联交供应商送货员，第二联仓库记账联和第四联总统计记账联每日汇总交仓库统计员，仓库统计员将第二联作为仓库三级明细账记账凭证，将第四联传递给总统计员，作为仓库二级明细账记账凭证，第一联收料员留存。3、初检不合格物料处理仓库收料员/供应部采购经理初检不合格的物料，收料员拒收，填写物料拒收记录并通知采购部采购经理。4、请验仓库质检员/质管部质检员仓库质检员对进入待检区的物料，根据取样标准进行随机抽样，开出请验单，请验单一式两联，第一联连同送检物料交质管部质检员，第二联仓库质检员留存。5、检验质管部质检员质管部质检员完成检验程序，出具质检报告书。6、质检报告书质管部质检员/仓库质检员/采购部统计员质检报告书一式四联，第一联质管部留存，其余三联交仓库质检员，仓库质检员将第二联与对应请验单一并留存、第三联和第四联交仓库统计员。7、质检结果仓库质检员/仓库收料员仓库质检员通知收料员质检结果，在货位卡上填上质检报告书出具日期和检验结果，收料员将物料由待检区移入合格区或不合格区放置。8、补货或退货处理仓库质检员/采购部采购经理仓库质检员将不合格物料的检验结果通知采购部采购经理，由采购经理联系供应商补货或作退货处理。9、合格品入库仓库统计员/统计员仓库统计员收到质检合格报告书，做备查登记并将第四联传递给总统计员，总统计员开出正式入库单，作为仓库二级明细账的物料入库凭证。10、质检不合格处理仓库统计员/统计员仓库统计员收到质检不合格报告书，做入库冲红单并将质检报告书第四联传递给统计员做备查登记。五、采购付款步骤涉及部门及岗位步骤说明1、发票登记采购部结算员 将收到的发票登记至发票记录表。 2、获取单据采购部结算员 从仓库处取得所有入库单据物资入库单的联 。3、匹配单据采购部结算员 将入库单据与发票匹配后，从采购员处复印纸质的采购合同4、递送单据采购部结算员 将匹配无误的物资入库单的2、3联，采购合同复印件，及发票一起送交财务记账, 财务在发票记录表上签字确认并标注收到的日期 。5、审核单据、编制分录应付账款会计 确认当月所有物资入库单都自仓库收集完整，并得到了处理。应付账款会计 对从采购部处收到的单据进行复核,并进行发票信息验证 。应付账款会计 结算单据核对无误后，在财务系统中编制会计分录，记入应付款明细科目。 6、过账总账会计 在系统中审核分录,过入总账。 7、跟踪重开票进度采购部结算员 在发票记录表上注明发票退回重开的日期，并对相关供应商进行电话督促，跟踪重开票进度。8、召开资金调度会财务部部长 召开资金调度会, 编制资金计划,分配付款总额度。9、编制应付账款余额表及应付账款账龄分析表应付账款会计 编制应付账款余额表及应付账款账龄分析表并在经过财务部长审核后提交采购部 。10、编制付款明细采购部采购员 编制付款明细。11、审核、审批付款明细采购部部长、财务部部长、主管副总或总工程师、 财务总监或总经理采购部部长、财务部部长、主管副总或总工程师审核付款明细后，按分级授权交财务总监或总经理审批。12、填写、审核、审批付款申请单采购员、采购部部长、财务部部长、主管副总或总工程师、 财务总监或总经理采购员填写付款申请单并依次提交采购部部长、财务部部长、主管副总或总工程师审核后，按分级授权交财务总监或总经理审批。13、编制、打印付款凭证应付账款会计 根据经审批的付款明细与付款申请单在系统中编制付款分录。应付账款会计 打印出付款凭证，并连同付款明细与付款申请单交由财务部部长审核并在凭证上签字。 应付账款会计 将经批准的付款凭证与付款申请单财务联递交给出纳执行付款。14、付款出纳 执行付款，在付款凭证及支持文件上盖“付讫”章，并将所有文件递交应付账款会计。 15、暂估入库应付账款会计 将上月货到票未到的部分做暂估入库 。相关单据及报告：一、月度物资需求计划、月度材料物资采购计划二、请购单、采购作业清单三、重点物料采购作业控制参数表、询比价申报单、采购业务异常记录表发票、付款登记表四、临时入库单、正式入库单、请验单、质检报告书、物料拒收记录五、发票记录表、付款明细、应付账款余额表、应付账款账龄分析表、付款申请单第三章 存货内部控制制度 第一节 总则一、定义与范围 存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程是耗用的材料、物料等。本制度所指的存货包括以下主要业务活动：1、 物料入库本业务活动主要描述原材料入库的管理。包括实物入库、仓库及系统记录、暂估入库的处理。具体业务流程见采购与付款循环之“物料验收入库制度”。2、 物料出库本业务活动主要描述物料出库过程中需执行的各个环节及各环节的操作规范，以实现出库程序的规范化作业。3、 物料退库本业务活动主要描述物料从生产车间退回采购部物料仓库过程中需执行的各个环节及各环节的操作规范，以实现退料程序的规范化作业。4、 产成品检验本业务活动主要描述了对各生产车间生产的产成品进行品质检验过程的管理要求与操作规范。 5、 产成品入库本业务活动主要描述成品入库的审批，信息建立与维护，旨在保证企业成品入库的完整性、准确性以及合理性。6、 成品出库具体见销售与付款循环内部控制制度之“销售谈判、合同订立、发货及发票开立流程”7、 存货盘点本业务活动主要描述了对生产部各单位生产