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Access数据库应用技术教程第2章 数据库与表2.1 创建数据库2.2 建立表2.3 创建数据表的方法2.4 向表中输入记录2.5 修改表的记录2.6 删除表的记录2.7 查找数据表中的记录2.8 建立表的关系2.9 字段属性的设置2.1 创建数据库 2.1.1 数据库设计步骤2.1.2 创建数据库2.1.3 数据库的简单操作2.1.1 数据库设计步骤设计Access关系数据库首先应根据用户需求对数据库管理系统进行分析和研究，全面规划，然后再设计数据库中各数据表的字段结构。数据库的设计一般遵循以下步骤： （1）确定创建数据库所要完成任务的目的；（2）确定创建数据库所需要的表；（3）确定表中所需要的字段；（4）明确有惟一值的主关键字段；（5）确定表之间的关系；（6）输入数据并创建其它数据库对象。 数据库的设计一般遵循以下步骤： （1）确定创建数据库所要完成任务的目的；（2）确定创建数据库所需要的表；（3）确定表中所需要的字段；（4）明确有惟一值的主关键字段；（5）确定表之间的关系；（6）输入数据并创建其它数据库对象。2.1.2 创建数据库 一个Access数据库对象将以磁盘文件的形式存在，其文件扩展名为：MDB。1. 自行创建数据库(创建空数据库) 方法：（1） 启动Access，打开“启动对话框”窗口；（2） 选择“空Access数据库”选项；（3） 保存数据库2使用数据库向导创建数据库 利用向导创建数据库操作步骤如下： （1） 打开“文件”菜单，选择“新建”；（2） 在“新建”窗口，选择“数据库”选项卡；（3） 保存数据库；（4） 在“数据库向导”各“分步”窗口，确定“向导”数据库，选择“向导”表及表中可用的字段，确定窗体的屏幕背景样式、报表打印的样式、数据库的标题等参数选项；（5） 最后按“完成”按钮，返回“数据库”窗口。此时，一个包含表、窗体、报表等数据库对象的数据库创建结束。3使用菜单创建数据库利用菜单创建数据库操作步骤如下： （1） 在Access主菜单下，打开“文件”菜单，选择“新建”选项，进入“新建”窗口。（2） 在“新建”窗口，选择“常用”选项卡，在列表框中，选择“数据库”选项，再按“确定”按钮，进入“文件新建数据库”窗口；（3） 在“文件新建数据库”窗口，在“保存位置”下拉框中，选择数据库文件保存位置，再输入数据库文件的名字，再按“创建”按钮，进入“数据库”窗口；（4） 在“数据库”窗口，按“退出”按钮，结束数据库的创建。2.1.3 数据库的简单操作 1. 打开已有的数据库 操作步骤如下：（1） 在Access主菜单下，打开“文件”菜单，选择“打开”；（2） 在“打开”窗口，先选定保存数据库文件的文件夹，再输入要打开的数据库文件名，选定文件类型，按“打开”按钮，数据库文件将被打开2.设置数据库的默认文件夹 补充操作步骤如下：（1） 在Access主菜单下，打开“工具”菜单，选择“选项”，进入“选项”窗口。（2） 在“选项”窗口，选择“常规”选项卡，再在“默认数据库文件夹”文本框中，输入默认的文件夹名称，再按“确定”按钮，从而确定了数据库文件存取的位置。 3.设置数据库属性 补充操作步骤如下：（1） 在Access主菜单下，打开“文件”菜单，选择“数据库属性”，进入“数据库属性”窗口；（2） 在“数据库属性”窗口，可以选择不同的选项卡，定义/查看数据库的属性使用启动Access时打开和使用“打开”命令创建。4. 关闭数据库 方法： 在Access主菜单下，打开“文件”菜单，选择“关闭”选项。或 按“数据库窗口”的按钮。或 按“Ctrl”+“F4”组合键。5. Access 窗口和数据库窗口 补充Access的窗口操作大致可分成两大区：Access主窗口和数据库窗口。从上图可知外面的大窗体是Access主窗口，里面的小窗体是数据库窗口。每个窗体上有标题栏。数据库窗口1）数据库窗口组成： Access数据库窗口包括三部分：命令按钮组（位于窗口上端）、对象类别按钮组（位于窗口左部），对象成员集合（位于窗口右部）。 命令按钮组共有8个按钮，从左到右分别为：“打开”、“设计”、“新建”、“删除”、“大图标显示”、“小图标显示”、“列表显示”和“详细信息显示”按钮。   对象类别按钮组中共有7个基本对象类型为：表、查询、窗体、报表、页、宏和模块和一个默认组：收藏夹。 对象成员集合，当单击某个对象按钮时，在“对象成员集合”中则显示已创建的该类别对象实例列表，我们称这个对象实例列表为“对象卡”如图2-5中“表1”就是已创建在“db1.MDB”数据库中的 一个表对象实例。 注意： Access是将所有对象都存放同一个数据库文件里，以.MDB 为扩展名。 （2）Access主窗口的组成： 标题栏 主窗口的标题栏是显示应用程序名称的地方。数据库窗口也有自己的标题栏，是用来显示数据库文件名称的。 菜单栏 它是所有操作命令的集合场所。 工具栏 窗口的上部是命令的存放场所, 命令是以按钮的形式呈现。 编辑区 窗口的中部是编辑区，是Access的主要工作区域。 状态栏 窗口下部，用来显示当前进行工作的状态和信息。 滚动条操作要点： 在启动Access2003 中，单击【文件】【新建】菜单命令，或用【Ctrl+N】组合键 输入为数据库文件名、选择保存位置 2使用本机或者网络上的模板创建完整的数据库 Access2003中可以根据的一些标准的数据库框架来创建数据库，这些标准的数据库框架称为模板。 【例2-2】用本机上的模板上创建一个“学校讲座管理”数据库操作要点： 在Access2003窗口中，依次单击【文件】【新建】菜单命令。 在弹出“新建”对话框中，选择“数据库”选项卡中的“讲座管理”模板 选择保存位置数据库的打开与关闭打开：意指在多用户环境下打开数据库时，使您和其他用户都能查看和编辑数据库。 以只读方式打开：意指多用户环境下打开数据库时，使您和其他用户能查看但不能编辑数据库。以独占方式打开：意指在多用户环境下打开数据库时，使您能查看和编辑数据库，并且防止其他用户打开该数据库。以独占只读方式打开：意指在多用户环境下打开数据库时，使您能查看但不能编辑数据库，并且防止其他用户打开。 数据库可以根据不同的用途Access提供打开、以只读方式打开、以独占方式打开及以独占只读方式打开等四种方式打开 数据库的关闭是关闭数据库窗口。【例2-3】以独占方式打开“学籍管理”数据库，然后关闭该数据库。操作要点： 选择打开的数据库文件 在打开”对话框中【打开】按钮右侧的【】【以独占方式打开】 数据库属性Ø 数据库属性对话框操作要点：1. 打开数据库2. 选择“文件”“数据库属性”菜单命令 数据库属性数据库属性主要包括常规、摘要、内容、统计等信息。1. “常规”标签中显示的是数据库的位置、大小，创建、修改、保存的时间等信息；2. “摘要”标签可以对标题、主题、作者、单位等进行设置；3. “统计”标签中显示创建、修改、保存、打印的时间，修订次数、上次保存者、编辑时间等信息；4. “内容”标签用于显示数据库中的对象信息，如各种表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏、模块等信息；5. “自定义”标签，是数据库个性设置的主要内容 2.2 创建表 2.2.1 Access数据类型2.2.2 建立表结构2.2.3 向表中输入数据2.2.4 字段属性设置2.2.5 建立表之间的关系2.2.1 Access数据类型 1.表的命名 补充表名是将表存储在磁盘上的惟一标识。它是访问表中数据的惟一标识，用户只有依靠表名，才能使用指定的表。在定义表名时，一是要使表名能够体现表中所含数据的内容；二是要考虑使用时的方便，表名要简略、直观。例如课程表2.表结构的定义表结构的定义，就是定义表中的字段个数，每个字段的名称、类型、宽度以及是否建立索引等。事实上，表结构一旦设计完成，表就已设计完成。然后就可以向这个空表添加具体的数据，这些数据是表的内容，也称表的记录。2.2.1 Access数据类型 3.数据类型 由于数据有不同的类型，因此，用于存放数据的字段也要有不同的类型。在设计数据表时必须根据字段的内容选择相应的数据类型。Access为字段提供10种数据类型。2.2.2 建立表结构 4使用“数据表视图”创建表操作步骤如下： （1） 打开数据库；（2） 在“数据库”窗口，选择“表”为操作对象，再按“新建”按钮；（3） 在“新建表”窗口，选择“数据表视图”；（4） 在“表”窗口，直接输入数据，系统将根据输入的数据内容，定义新表的结构；（5） 在“另存为”窗口，保存表，结束创建表的操作5.使用表设计器“设计视图”创建表操作步骤如下： （1） 打开数据库；（2） 在“数据库”窗口，按“新建”按钮；（3） 在“新建表”窗口，选择“设计视图”；（4） 在“表”结构定义窗口，定义表的结构（逐一定义每个字段的名字、类型及长度等参数）；（5） 在“另存为”窗口，保存表。使用设计视图可以设置字段类型和属性。6.使用“表向导”创建表操作步骤如下： （1） 打开“数据库”；（2） 在“数据库”窗口，按“新建”按钮；（3） 在“新建表”窗口，选择“表向导”；（4） 在“表向导”窗口，依次完成在“示例表”列表框中，选择样表，在“示例字段”列表框中，再选择可用的字段，定义表名及是否设有主键，确定主键及主键输入方式，确定新建表与数据库中已有的表间的关联关系，选择表的保存方式。 2.2.3 向表中输入数据 1. 表中数据的输入操作步骤如下： （1） 打开“数据库”；（2） 在“数据库”窗口，选择“表”为操作对象，再按“打开”按钮；或双击所需的表文件名（3） 在“表”浏览窗口，向表输入数据；（4） 保存表，结束表的数据输入。2. 获取外部数据2.2.4 字段属性的设置 在设计完字段的名称、字段类型之后，就可以定义字段的属性。不同的数据类型有不同的属性。 1.字段的常规属性字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。在这常规属性中，“字段大小”、“格式”和“索引”是三个最基本的属性，也是最常用的属性。 字段大小字段大小，是设置存储字段中的文本的最大长度或数值的取值范围。只有文本和数字类型的字段可以自己选择。 文本类型的字段宽度：可以定义在1255个字符之间，缺省值是50个字符。对于文本类型的宽度，定义的宽一些并不会浪费磁盘空间，因为Access系统以实际输入的字符个数来决定所需要的磁盘空间。但是定义字段宽度的数据较小时可以节约内存和加快处理速度。 数字类型的字段宽度：在列表中共列出了六种可以选择的字段大小：字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID，缺省值是长整型。 日期型字段大小的属性取值表 格式 表格属性用于自定义文本、数字、日期和是否类型字段的输出（显示或打印）格式。它依据使用的数据类型不同而有所不同，只影响数据的显示形式而不影响保存在数据表中的数据。 默认值 在表中新增加一个记录，尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。此处设置的默认值将成为新增记录中 Access为该字段自动填入的值。一般可用“向导”帮助完成该属性的设置。有效性规则 “有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段数据的要求。当输入的数据违反了“有效性规则”的设置时，将给用户显示“有效性文本”设置的提示信息。可用“向导”帮助完成设置。如果我们在年龄字段中的取值范围为099（在有效性规则：输入>0 And <=99 ）。 输入掩码 使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。例如，可以为“电话号码”字段创建一个输入掩码，以便向用户显示如何准确地输入新号码，如：(010)027-83956230等。通常使用“输入掩码向导”帮助完成设置该属性的工作。 标题 “标题”属性值将取代字段名称来在表中显示。即在显示表中数据时，表列的栏目名将是“标题”属性值，而不是“字段名称”值。 有效性文本 当输入的数据违反了“有效性规则”的设定值时，“有效性文本”属性值是显示给操作者的提示信息。如当在年龄字段中输入大于99的值时，系统将给出出错信息，输入的数据无效。 必填字段 “必填字段”属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示必须填写本字段，即不允许本字段数据为空。当取值为“否”时，表示可以不必填写本字段数据，即允许本字段数据为空。 允许空字符串 该属性仅对指定为“文本”型的字段有效，其属性取值仅有“是”和“否”两项。当取值为“是”时，表示本字段中可以不填写任何字符。 索引 本属性可以用于设置单一字段索引。索引可加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。索引属性可提供了3项取值：“无”，表示本字段无索引；“有(有重复)”，表示本字段有索引，且各记录中的数据可以重复； “有(无重复)”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复2） 查阅属性 “查阅”选项卡中只有一个“显示控件”属性，它只对文本、数字和是/否类型的字段有效。此属性为文本和数字类型字段提供了三个预定义值：文本框(默认值)、列表框和组合框；为是否类型的字段也提供了三个预定义值：复选框(默认值)、文本框和组合框。 对于文本和数字类型的字段的列表框、组合框，以及是否类型的组合框，是用于与其他表(或查询)结合可以向此字段输入数据。 是否类型的复选框使字段以“”显示代表“真”值，以“口”显示代表“假”值。而此种情况下，“常规”选项卡中的格式属性设置却不能起作用。当是否类型的显示控件属性设定为文本框时，如果“常规”选项卡中的格式属性没有设定，则字段以“1”代表“真”值，以“0”代表“假”值；否则将以格式属性设定的代表真假值的文字显示。 4主键字段的设置 Access系统为了使查询、窗口和报表能快速地查找到不同表中的相关信息，要求每个表中应该建立一个和一组字段用来惟一标识每个表中相对的记录，这样的字段称之为主键。如我们要查询某个学生在不同表中的信息，如在“学生表”中的学生基本情况、在“成绩表”表中各科成绩、在“课程表”表中，所选择的课程，这时在每个表中我们将“学号”字段作为各表之间的连接字段，因此“学号”就设置成为主键。总之，一条记录中可以代表整个记录的字段就可以将其设为主键。 作为主键的字段要具备什么样的基本条件呢？（1）字段中的每一个值都必须是惟一的（即不能重复）；（2）在数据库中具有代表性。设置主键的好处，除了其本身就具备索引的功能外，该字段也会成为默认的排序依据。也就是说，每当我们查看表的内容时，除非另外指定要排序的字段，否则Access会先以主键列的值做排序，然后才显示出来。注意：一个表中可能有多个字段都具有不可重复的特性，我们一般只会挑选其中的一个作为主键（也可以设置几个字段做主键。方法：打开数据表定位在主键选择“编辑”菜单下“主键”。表的操作创建表1利用向导创建表 2使用设计器创建表 3通过数据输入创建表 4利用导入数据创建表1利用向导创建表 利用向导创建的表，表的结构是按示例表来确定的，可以修改表的字段名，字段的数据类型和大小引用示例表的。 【例2-4】利用向导在【例2-1】创建的“学籍管理”数据库中创建一个“课程表”表，表中字段有“课程名称”、“课程编码”、“课时”、“学分”。操作要点 选择样表、增加字段、重命名字段 确定主键2使用设计器创建表 使用设计器创建表，先要确定表的结构，就是设计表有多少个字段，每个字段名及数据类型等信息。 字段名的命名规则：字段名的长度最多可达64个字符字段名可以包含汉字、英文字母、数字、空格等，但不要有以下标点符号（如句号“。”、惊叹号“！”、方括号“ ”、重音符号等）不能将空格作为字段名的第一个字符 【例2-5】利用设计器在“学籍管理”数据库中创建一个“学生基本情况表”表，该表的作用是保存学生基本情况信息，它以“学号”为主键，“学生基本情况表”表所包含的字段信息如表2-1所示 “ 学生基本情况表” 所包含的字段信息操作要点： 选择“表”对象“使用设计器创建表” 在“表1：表”表设计器对话框中，输入各字段 、设置主键。3通过数据输入创建表 通过数据输入创建表是先输入表中数据，以数据来确定表的结构。字段的数据类型由输入的数据确定，大小是按系统默认的。 【例2-6】通过输入如表2-2所示的数据，在“学籍管理”数据库中创建“教师授课表”表。“教师授课表”数据 操作要点： 选择“表”对象“通过输入数据创建表” 在数据表窗口中，输入数据并重命名字段 4利用导入数据创建表 利用导入数据创建表实际上是不同系统间的数据表转换，可以将Excel表、Visual FoxPro的表、ODBC数据库中的表等导入转换成Access2003的数据表。 【例2-7】将一个Excel“选课表”表导入到“学籍管理”数据库中操作要点： 在数据库窗口中，依次单击【文件】【获取外部数据】【导入】菜单命令 选择导入的数据文件、确定主键表的结构修改1更改字段名、类型和字段说明2添加、复制字段3字段的删除1更改字段名、类型和字段说明 当表中的字段名、字段类型有误或不满足要求时，需更改字段名、类型和字段说明。【例2-8】在【例2-6】中用输入数据的方法创建的“教师授课表”中，由于“课程编码”、“教师编号”、“班级编号”、“学年”字段，输入时是数字型数据，系统默认为了数字型，现将这四个字段数据类型更改为文本。 操作要点： 选择字段 更改字段名、类型和字段说明2添加、复制字段数据表建立后，表中字段不足够概括所描述的事物时需要添加字段；而表中字段有重复或不需要时要删除字段。【例2-9】在“学籍管理”数据库中的“选课表”中“成绩”字段前添加一个“课程名称”字段，字段的数据类型为“文本”。 操作要点： 选择添加位置 选择右击弹出菜单中的“插入行”命令 在目标位置粘贴 输入字段名、选择数据类型等3字段的删除 字段的删除是对表中多余或不用的字段进行删除操作，与添加字段相似，不同的是选择“删除行”命令问:以上操作是在数据表设计视图里实现,还有没有其它办法可以实现?表的字段属性设置 在定义表时除了确定表的字段名称、字段数据类型和字段说明外，还有许多其他属性，这些属性用于定义字段数据的大小、保存、处理或显示方式等，从而增强了Acces2003数据库的安全性，可靠性及输入数据的简便性。这些属性因数据类型的不同，属性名及作用也各不相同。 字段的属性由两个选项卡和一个属性说明框构成，一个是“常规”选项卡，用于创建常规字段；一个是“查阅”选项卡，用于创建查阅字段 1 “常规”选项卡设置 “常规”选项卡的设置是字段属性的主要设置，虽然字段的属性因数据类型不同而有所区别，对多数应用而言，Access2003都提供默认设置，如果默认设置不能满足需要，可以改变默认设置。 2“查阅”选项卡设置 “查阅”选项卡适用于“文本”、“数字”、“是/否”三类数据的字段，定义窗体上显示该字段的控件的类型。 字段的数据类型为“文本”或“数字”时“查阅”选项卡的“显示控件”可以设置为“文本框”、“列表框”、“组合框”。 字段的数据类型为“是/否”时“查阅”选项卡的“显示控件”可以设置为“文本框”、“复选框”、“组合框”。2.2.5 建立表之间的关系 1.表间关系概念一般情况下，在同一个数据库中，相关联的数据表之间的关系有一对一、一对多、多对多的关系。表之间关系是通过关键字建立关系。在Access中表之间的关系定义为一对多的关系，一个表成为主表，其他表为相关联的表。2. 参照完整性 参照完整性是指在输入或删除记录时，为维护表之间已定义的关系而必须遵循的规则。参照完整性（referential integrity）就是保证具有关联关系的“关系”之间引用的完整性。或者说，保证有表间关联关系的表的引用完整性。设置参照完整性的条件： Ø来自于主表的字段是主键或具有唯一的索引Ø相关字段的数据类型相同。例外：自动编号与长整型，均为同步复制 ID的自动编号与数字字段可相关 。Ø两个表都属于同一个Access数据库实行参照完整性后必须遵守的规则： Ø不能将值输入到相关表的外码字段中， Ø若相关表中有匹配记录，不能从主表中删除它3.建立表之间关系关系：利用两个表的共有字段创建的关联性。通过表间的关联性，可将数据库中多个表联接成一个有机的整体表与表间的关系类型：Ø一对一关系：基本表每条记录只对应相关联表中一个匹配的记录，反之亦然Ø一对多关系：关系中最常用的类型。基本表一条记录可与相关联表中多条记录相匹配。但相关联表一条记录只与基本表一条相匹配多对多关系 ：基本表一条记录可与相关联表多个记录相匹配。相关联表中的一条记录也可与基本表的多条记录相匹配。这种类型的关系只能通过定义第三个表（联结表）来实现。联结表的主码包含两个字段：来源于两个表的外码。多对多的关系实际上是通过第三个表来实现的两个一对多的关系。 （大纲不要求）建立数据表的关系 在Access2003数据库中，不同表中的数据之间存在着一定的关系，这种关系使得对一个数据的操作成为数据库的整体操作。2.3.1 建立表的索引 建立索引可加快表中数据的查询，会给表中数据的查找与排序带来很大方便，除了OLE对象，备注型及逻辑（是/否）型字段不能建立索引。 Access2003中提供了两种索引类型： 一种是索引(无重复)，也就是字段的数据中不能有相同的值； 一种是索引(有重复)，也就是允许该字段的数据允许有相同的值。 表中建立有主键字段，那么该字段自动建立了无重复索引，也可以说主键是一种特殊的索引。 除建立主键自动建立索引外，也可以通过表设计视图为字段来建立索引。 【例2-21】在“学籍管理”数据库中，为“选课表”表中的“课程编码”字段建立有重复索引。 当主键由两个以上的字段组成，这种索引也是由多个字段组成的索引。 多字段组合索引的建立 例：对“选课表”，按“成绩”的降序和“学号”的升序建立多字段组合索引。在Access2003中表与表间的关系类型： 一对一关系：基本表每条记录只对应相关联表中一个匹配的记录，反之亦然。 一对多关系：关系中最常用的类型。基本表一条记录可与相关联表中多条记录相匹配。但相关联表一条记录只与基本表一条相匹配。 多对多关系 ：基本表一条记录可与相关联表多个记录相匹配。相关联表中的一条记录也可与基本表的多条记录相匹配。多对多的关系实际上是通过第三个表来实现的两个一对多的关系。 建立表间的“一对一”关系1. 确定两表的关联字段2. 定义基本表中的该字段为主键或有索引（无重复）3. 定义关联表中与其关联的字段为主键或有索引（无 重复）4. 最后确定两个表具有“一对一”的关系建立表间的“一对多”关系1. 确定两表的关联字段2. 定义基本表中的该字段为主键或有索引（无重复）3. 定义相关联表中的字段为有索引（有重复）4. 最后确定两个表具有“一对多”的关系建立表间“多对多”的关系1. 确定第三张表，第三张表中包含分别与两张表中相关联的不同的两个字段2. 定义两张表中相关联字段为主键或有索引（无重复）3. 定义第三张表中两个关联字段有索引(重复)。4. 最后确定两个表具有“一对多”的关系。【例2-22】在“学籍管理”数据库中，以“学号”字段为同名字段为“选课表”和“学生基本情况表”创建表间关系。操作要点： 在数据库窗口中单击【工具】【关系】菜单命令 在弹出的“显示表”窗口中，选择要建立关系的表并添加到“关系”窗口中 在“关系”窗口中，将基本表中的关联字段拖至关联表的关联字段上。 编辑关系、设置参照完整性2.3.3表关系的修改 表关系的修改是修改关系的联接类型、实施参照完整性及删除关系。 1联接类型和实施参照完整性 2删除表间关系1联接类型和实施参照完整性 在access2003中联接类型分为： 内部联接（inner join）、左联接(left join)、右联接(right join)三种，系统默认为内部联接，不用修改，只有在用SQL查询语句中有效。 参照完整性：输入或删除记录时，为维持表间已定义的关系而必须遵循的一个规则系统。2.3 维护表 2.3.1 打开和关闭表2.3.2 修改表结构2.3.3 编辑表内容2.3.4 调整表外观2.3.1 打开和关闭表1打开表（1）数据库窗口中，单击对象列表中的“表”。（2）单击要打开的表的名称。（3）如果要修改表结构，在表“设计”视图中打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的“设计”按钮。如果要查看表运行结果，在“数据表”视图中打开表，单击“数据库”窗口工具栏上的“打开”按钮。注意：打开表后，只需单击工具栏上的“视图”按钮，即可轻易地在两种视图之间进行切换。2.关闭表 方法：选择“文件”菜单中“关闭”选项。或 按“表窗口”的关闭按钮。或 按“Ctrl”+“F4”组合键。2.3.2 修改表的结构字段的输入和编辑是在表的设计视图的字段编辑区进行的。 1输入字段 选择字段名称栏下的某行，鼠标所在行左侧会出现一个向右的黑色箭头，表示该行为当前编辑行，此时可以输入字段、修改字段、修改数据类型等。 2插入字段 当需要在原表中插入新的字段时，其操作步骤如下： （1） 重新打开原表的设计视图，把鼠标移到需要在某字段之前增加新字段的该字段上，使其成为当前字段。（2） 单击“插入”菜单中“行”命令，Access即自动下移鼠标下面的所有字段，插入一个空字段。 3删除字段 （1） 把鼠标移到需要删除的某字段上，使其成为当前字段 （2）指针对准当前字段的记录指示符上，单击工具栏上的“删除行”按钮，单击“是”按钮，单击“保存”按钮。4复制字段 当需要在原表中复制所需类似字段，然后再修改，其操作步骤：（1） 把鼠标移到需要复制的某字段上，使其成为当前字段。（2） 单击工具栏中的“复制”按钮。（3） 移动鼠标到新位置。（4） 单击工具栏中的“粘贴”按钮，完成复制。 5移动字段 当需要在原表中调整字段顺序时，其操作步骤： （1） 把鼠标移到需要移动的某字段上，使其成为当前字段（2）指针对准当前字段的记录指示符上，按住鼠标左键，拖动要移动的字段到新位置后，松开鼠标。 6重新设置主关键字（1） 把鼠标移到需要设置的某字段的字段选定器上，使其成为当前字段（2）单击工具栏上的“主关键字”按钮，或“编辑”菜单下“主键”项；单击“保存”按钮。2.3.3 编辑表的内容1.定位记录 使用记录定位器：双击定位器中的记录编号框(左下角），输入记录号，按回车键。使用快捷键及定位功能。 2.选择记录 3.添加记录 使用记录定位器或工具栏 中“新记录”按钮。（添加在记录尾部）4.删除记录 定位或选中多条要删除记录，单击工具栏中“删除”按钮。5.修改数据 定位在修改记录上进行修改。6.复制数据 选中整个字段单击“复制”按钮定位单击“粘贴”按钮记录的编辑 1表中对象的选择2向表内添加记录3删除记录4修改记录5替换记录 1表中对象的选择Ø 选择单行或单列：将光标移到行选择器或字段名单击完成；Ø 选择多行或多列：Ø 将光标移到要选择的首行选择器或首列字段名单击后拖动至要选择的末行或末列。Ø 单击首行行选择器或首列字段名，然后按着【Shift】键在单击末行行选择器或末列字段名来完成。Ø 注意：多行或多列的选择只能选择相邻的行或列；Ø 单个数据项的选择：将光移到数据项的左边框成空心十字形时单击。Ø 选择多个相邻数据项：Ø 将光移到首个数据项的左边框成空心十字形时拖动鼠标至要选择的最末数据项。Ø 将光移到首个数据项的左边框成空心十字形时单击，然后按住【Shift】键在要选择的最末数据项。Ø 选择整个表：单击第一个字段名前的行选择器。2向表内添加记录 向表中添加记录是在表的数据视图窗口中来完成的，表的最末尾有一条空记录，在记录的行选定器上显示一个星号（*）图标，表示可以从这里添加记录。问:如果要在表的中间添加记录,怎么操作? -剪切+粘贴追加3删除记录 删除记录是在表的数据视图中，选择要删除的记录，然后单击【编辑】【删除记录】命令来完成的。4修改记录 修改整个字段数据时选择要修改的字段或直接用【Tab】键移至要修改的字段。 如果只修改字段数据中的某个或几个字符，可以按【F2】键，来切换单个字符和整个字段数据的选择。 如修改错误可以通过按【Esc】键或退出表的数据表视图“不保存”数据来还原数据。5替换记录 当需要批量修改表中某个字段内容时，可以使用替换功能加快修改速度，减少重复输入。 【例2-13】将“学籍管理”数据库的“教师授课表”中“授课地点”字段中的上课地点含有“多媒体”替换为“多媒体教室”2.3.4 调整表的外观 改变字段次序、调整字段显示宽度和高度、设置数据字体、调整表中网格线样式及背景颜色、隐藏列。一、改变字段次序单击列字段名鼠标拖动到目标位置。*改变显示顺序，没有改变设置视图中的排列顺序。二、调整字段显示宽度和高度1.调整高度：使用鼠标拖动行之间线（行选定器之间)或使用菜单“格式”菜单下“行高”命令项2种方法。2.调整宽度：使用鼠标拖动列之间线或使用菜单“格式”菜单下“列宽”命令项2种方法。三、隐藏列和显示列1. ：隐藏列 选中列选择 “格式”菜单下“隐藏列”命令项。2.显示隐藏列 选择“格式”菜单下“取消隐藏列”命令项。四、冻结列1. ：冻结列 选中列选择 “格式”菜单下“冻结列”命令项。2.显示对所有列的冻结 选择“格式”菜单下“取消对所有列的冻结”命令项。五、设置数据表格式包括单元格效果、网格线显示方式、背景颜色、网络颜色、边框和线条样式。选择 “格式”菜单下“数据表”命令项，在弹出“设置数据表格式”中设置表格式。六、改变字体格式数据表中的字体、字型和字号等。选择 “格式”菜单下“字体”命令项。格式化数据表格式化数据表是指美化表的数据视图，包括表的字段顺序的调整，单元格效果、字体的字形、大小、颜色，字段的隐藏、冻结。也就是改变数据表的外观的设置。 表的字段顺序 表中字段的隐藏 表的字体设置 数据表格式设置1表的字段顺序 表中字段的顺序调整是在表的视图中选择要移动的字段按住鼠标左键拖至新的位置来完成的。2表中字段的隐藏有的情况下需要表中某些字段不显示来，这就需要隐藏字段。3表的字体设置 表的字体设置对表中的数据和字段名称同时有效。 打开表的数据视图后，单击【格式】【字体】菜单命令，通过“字体”对话框来完成字体、字形、字的大小、字的颜色等的设置。问:在Access中能否实现对单个字的字体修改?4数据表格式设置2.4 操作表 2.4.1 查找数据2.4.2 替换数据2.4.3 排序记录2.4.4 筛选记录2.4.1 查找数据 1. 查找指定内容方法：打开数据库打开数据表单击要查找内容的字段名（字段选定器）-选择“编辑”菜单中“查找”命令在对话框中输入查找内容选择查找范围选择匹配部分单击“查找下一个”按钮。查找姓李的记录。做做看！2.查找空值或空字符2.4.2 替换数据 1. 替换指定内容方法：打开数据库打开数据表单击要替换内容的字段名（字段选定器）-选择“编辑”菜单中“替换”命令在对话框中输入查找内容和替换值选择查找范围选择匹配部分单击“替换”按钮或“全部替换”按钮。2.更改默认设置（设置搜索方式）2.4.3 排序记录 1. 排序规则 2.按一个字段排序记录方法：打开数据库打开数据表单击要排序的字段所在的列单击“升序”或“降序”命令按钮。或者选择“记录”菜单下“排序”下的“升序”或“降序”项。3.按多个字段排序记录使用“排序”命令：选择用于排序的多个字段选定器-单击“升序”或“降序”命令按钮。或者选择“记录”菜单下“排序”下的“升序”或“降序”项。使用“筛选”下“高级筛选/排序”命令：打开数据表选择“筛选”菜单下“高级筛选/排序”命令在窗口中设置排序的字段和排序类别单击“应用筛选”按钮。 2.4.4 筛选记录 提供了按选定内容筛选、按窗体筛选、按筛选目标筛选和高级筛选四种方法。1. 按选定内容筛选 方法：打开数据库及数据表后定位在要筛选数据的字段列任意记录上选择“编辑”菜单下“查找”项-输入查找内容单击“按选定内容筛选”按钮或选择“记录”菜单下“筛选”下“按选定内容筛选”项。2. 按窗体筛选 方法：打开数据库及数据表后单击“按窗体筛选按钮”或选择“记录”菜单下“筛选”下“按窗体筛选”项分别单击要筛选内容的字段名下的记录行，在出现的下三角中选择值单击“应用筛选”按钮或选择“记录”菜单下“筛选”下“应用筛选/排序”项。3. 按筛选目标筛选 通过在筛选目标框中输入筛选条件来筛选记录。方法：打开数据库及数据表后定位在要筛选内容的记录上按鼠标右键快捷菜单中选择“筛选目标”项，在其文本框中输入条件按回车键。4. 高级筛选 （多项字段的筛选）方法：打开数据库及数据表后选择“记录”菜单下“筛选”下“高级筛选/排序”项在对话框中选择字段、输入准则、选择排序形式等单击“应用筛选”按钮。表数据的排序与筛选1表的数据排序2表的数据筛选1表的数据排序 单字段排序例：在“学籍管理”数据库中，把“学生基本情况表”按“入学成绩”的降序排列。 多字段组合排序例：在“学籍管理”数据库中，把“学生基本情况表”先按“学号”的升序排列，再按“入学成绩”的降序排列。 使用”高级筛选/排序”实现2表的数据筛选 按选定内容筛选 内容排除筛选 按窗体筛选 高级筛选/排序 筛选目标（1）按选定内容筛选按选定内容筛选的方法只能选出与选定内容相同的记录。选择的内容可以是一条记录的数据项，也可以是多条记录的数据项。 【例2-16】在“学籍管理”