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第5章 电子表格处理,本章主要内容：5.1 Excel 概述5.2 工作表的编辑5.3 工作表的格式设置（重点）5.4 数据管理（重点）5.5 图表的创建和编辑5.6 页面设置与打印5.7 上机实训本章教学目标：了解Excel 的功能和发展过程。熟悉Excel中的有关概念：工作簿、工作表、单元格、区域、图表等。掌握工作表的创建、编辑和格式设置方法，数据管理与分析的方法，以及图表建立与编辑的方法。,5.1 Excel 概述,Excel 的功能与发展Excel 的启动与退出Excel 窗口Excel 视图方式Excel 文件的新建、打开与保存Excel 中的工作簿、工作表、单元格工作环境的设置,第5章 电子表格处理,5.1.1 Excel 的功能与发展,1.Excel 的功能 Excel 的功能用于数据的财务处理、科学分析、计算，并通过图表显示说明数据之间的关系。是一种流行的、强有力的电子表格处理软件。Excel 的发展Windows环境中的Excel版本包括：从Excel 2.0（1987）到Excel 12.0（2006）不断完善的发展过程，本教材中讲解的Excel 将以Excel 2003为标准。Excel 直观的界面、出色的数据处理功能和图表工具，加上成功的市场营销，使它成为微机上一枝独秀的电子制表软件。,第5章 电子表格处理,5.1.2 Excel的启动与退出,1.Excel的启动常用的启动方法是：执行“开始”“所有程序”“Microsoft Office“Microsoft Office Excel 2003”菜单命令，即可启动Excel 2003。2.Excel的退出单击窗口右上角的关闭按钮。如果已经对用户文件进行了修改或编辑，还没有保存，Excel 2003在退出之前，将显示一个提示对话框，询问是否在退出之前保存文件，单击对话框上的“是”即可完成。,第5章 电子表格处理,5.1.3 Excel 窗口,1.标题栏 标题栏在窗口的最顶端，显示了应用程序名Microsoft Excel，以及用户打开的文件名字。2.编辑栏在默认情况下，编辑栏在“格式”工具栏和工作区之间，用来显示活动单元格的数据或使用的公式。编辑栏的左侧是名称框，用来显示活动单元格的地址名称如：A1当把鼠标指针移到编辑区中时，在需要编辑的地方单击即可修改内容。,第5章 电子表格处理,5.1.3 Excel 窗口,3.水平滚动条和状态栏 水平滚动条在窗口底部的倒数第二行，用来查找工作表中的其他数据，或同一工作薄中的不同工作表。状态栏在最底部一行，状态栏用来显示与当前操作有关的提示信息。Excel自动计算功能：只要选择需要汇总的单元格区域，就在状态栏的“自动计算区”中显示求和（或其他计算）结果。,第5章 电子表格处理,4.拆分框 标签拆分框：位于工作表标签和水平滚动条之间的小长框。将标签拆分框沿左右方向拖动，能够显示更多的工作表标签或增加水平滚动条的长度。工作表拆分框：位于垂直滚动条的顶端和水平滚动条右端的两个小方块。如果要同时查看工作表中相距较远的两个部分的数据，按照所需的方向拖动拆分框操作。如果要删除拆分，用鼠标双击拆分框即可。,5.1.3 Excel 窗口,第5章 电子表格处理,5.1.4 Excel 视图方式,Excel为用户提供了四种视图方式：普通视图、分页预览、全屏显示和显示比例。普通视图是工作表默认的显示方式。分页预览是以纸张大小为单位显示工作表的内容，要打印的区域显示为白色，自动分页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。全屏显示状态下屏幕上只保留菜单和要显示的工作表。显示比例是指用户在显示工作表时可以按不同的百分比来观察细节或外观整体效果。,第5章 电子表格处理,5.1.5 Excel文件的新建、打开与保存,1.新建文件 执行“文件”“新建”菜单命令，弹出“新建工作薄”任务窗格。单击任务窗格中新建区的“空白工作簿”选项。执行“文件”“保存”菜单命令，弹出“另存为”对话框。在此对话框中，选择要存入的文件夹（桌面）和文件名（2009年财务状况），单击“保存”按钮即可。2.打开文件执行“文件”“打开”菜单命令，弹出“打开”对话框。在“打开”对话框中，从保存位置区选择文件的存放位置，从文件列表中选择需要的文件。单击“打开”按钮即可。,第5章 电子表格处理,3.保存文件保存文件是常规性的操作：执行“文件”“保存”菜单命令可完成。屏幕上没有任何反映，但计算机自动将当前文件的内容存入磁盘。4.关闭文件 关闭文件的操作步骤：执行“文件”“关闭”菜单命令。,5.1.5 Excel文件的新建、打开与保存,第5章 电子表格处理,5.1.6 Excel中的工作簿、工作表、单元格,1.工作薄 工作薄就是Excel中的用户文件，一个工作薄对应于一个磁盘文件。2.工作表工作表是一个二维表格，而Excel 2003的工作表可以非常大，最多可以包含65536行和256列。其中行是由上自下从1到65536进行编号，列号则由左到右采用字母A、BZ，AA、ABAZ、BA、BBIV来表示。3.单元格、单元格地址及活动单元格 单元格是用于存储数据的基本单位。单元格地址（名字）由该单元格所处的行列决定。例如：C列第3行的单元格地址（名字）为C3。活动单元格是可以接受操作的单元格。单击某个单元格，它便成为活动单元格。,第5章 电子表格处理,5.1.7 工作环境的设置,1.设定默认工作表的个数 执行“工具”“选项”菜单命令，系统弹出“选项”对话框。选择对话框上的“常规”选项卡，在“新工作薄内的工作表数”选项中设定所需工作表的数目。单击“确定”按钮，即可完成设定。2.设置屏幕上的显示元素在“选项”对话框中单击“视图”选项卡，在其中可以设置编辑栏、状态栏和网格线是否显示，以及网格线用什么颜色显示等。3.设置安全性 用户创建的文件一般情况下不希望陌生的人浏览，Excel允许为文件加上密码，防止他人使用。在“选项”对话框中单击“安全性”选项卡，可以为文件设置打开密码和修改密码。,第5章 电子表格处理,5.2 工作表的编辑,输入数据自动填充单元格的选定编辑工作表数据使用工式与函数工作表编辑实例,第5章 电子表格处理,5.2.1 输入数据,Excel 2003允许在单元格中输入文字、数字、日期、公式、等数据。不同类型的数据在输入方法上有一定的差别。1.数字型数据 数字型数据是指能参与算术运算的数据。表示数值的字符有：09中的数字以及正、负号、小数点、货币符号、百分号等。输入到单元格中的数值，Excel 将自动向右对齐。2.文本型数据 文本型数据包含汉字、英文字母、数字、空格以及其它合法的键盘能输入的符号组成。在默认情况下，文本型数据在单元格中按左对齐。如果要将纯数字组成的字符串当做文本型数据，则只要在输入第一个字符前，输入一个单引号，或者先输入一个等于号后，再在数字前后加上双引号即可。,第5章 电子表格处理,5.2.1 输入数据,3.输入公式输入公式时一定要先在单元格中输入一个等号“=”，然后再输入公式内容，输入完，按下回车键或单击编辑栏的输入符号“”即可。在单元格中输入公式后，单元格中将显示计算结果，编辑栏将显示公式。4.日期和时间型数据 日期型数据用形式“yy/mm/dd”表示，时间型数据用形式“hh：mm“表示。输入的日期和时间型数据，Excel 将自动向右对齐。输入当前日期，可以按“Ctrl+；”键；输入当前时间，可以按“Ctrl+：”键。,第5章 电子表格处理,5.2.2 自动填充,1.自动序列的填充输入前两个数据（例如1，2），选择有数据的两个单元格，用鼠标左键按住第二个单元格的右下角不松手，一直拖拽到结束的单元格为止。2.自定义序列的填充 输入一个数据（例如：星期一），鼠标左键按住这个单元格的右下角不松手，一直拖拽到结束的单元格为止。3.快速填写重复录入项 如果在单元格中输入的内容与该列已有的数据前半部分相同，Excel可以自动填写其余的字符。如果希望接受，按下“Enter”键，否则继续输入。4.多个单元格中相同内容的输入 选择多个单元格，输入数据，按下“Ctrl+Enter”键完成操作。,第5章 电子表格处理,5.2.3 单元格的选定,1.选定单个单元格将鼠标指针指向单元格，单击就可以使之成为活动单元格。按下“Ctrl+Home”键，选定A1单元格。2.选定连续单元格区域 鼠标指向第一个单元格，按下鼠标左键，拖拽至最后一个单元格，释放鼠标左键，一个连续的单元格区域就选定了。单击第一个单元格，按下“Shift”键后，再单击最后一个单元格。3.选定不连续的多个单元格 按住“Ctrl”键的同时，逐个单击所要选取的其他单元格。4.选定整行 单击行号即可选中对应行。,第5章 电子表格处理,5.2.4 编辑工作表数据,1.修改单元格中的数据选定单元格后，在编辑栏的编辑区就可以对单元格中的数据直接编辑。双击要编辑的单元格，就可以在单元格内部对数据进行编辑了。单击单元格，直接按下“Delete”键，即可删除单元格中的全部数据。,第5章 电子表格处理,5.2.4 编辑工作表数据,2.复制和移动数据复制和移动数据与Word中类似，方法有：菜单命令、工具栏按钮、快捷键、快捷菜单中的命令、鼠标拖动等。当对选中的单元格执行复制命令时，他们的周围有闪烁的虚线，可以按【Esc】键取消。,第5章 电子表格处理,5.2.4 编辑工作表数据,3.选择性粘贴数据首先选定原始数据（B1:E1），执行复制操作然后单击目标位置的第一个单元格（A2）执行“编辑”“选择性粘贴”菜单命令在弹出的对话框中选择所要的粘贴方式（转置），单击“确定”按钮A1、A2、A3、A4单元格中的内容和B1、C1、D1、E1单元格中的内容一样,第5章 电子表格处理,5.2.5 使用公式与函数,在Excel中，通过在单元格中输入公式或者使用系统提供的函数来实现各种复杂的运算。1.Excel公式 在Excel中向单元格中输入公式时，总是以等号“=”开头，然后再输入该公式。最后按下回车键，即可在选定的单元格中产生计算结果。公式中可以引用同一工作表中的单元格、同一工作薄不同工作表的单元格，或其他工作薄的工作表中的单元格。2.Excel函数 函数是另外一种形式的公式，是Excel已经建立好的，可以直接使用（例如sum、average）。,第5章 电子表格处理,5.2.6 工作表编辑实例,1.实例目的 学会利用Excel的编辑功能，建立如下工作表。2.实例要求及步骤 用一般方法输入整个表格中的内容。用自动序列填充的方法输入1，2。用自定义序列填充的方法输入星期一，星期二。输入表格中的内容时，使用重复录入项来输入数据。输入表格中的内容时，多个单元格相同内容（语文、数学）同时输入的方法输入数据。使用复制的方法输入相同的内容。,第5章 电子表格处理,5.3 工作表的格式设置,工作表的选定、切换 工作表的重命名、插入、复制和删除 工作表窗口操作 单元格格式 调整行高和列宽 工作表背景 自动套用格式 设置单元格的条件格式 工作表格式设置实例,第5章 电子表格处理,5.3.1 工作表的选定、切换,激活一个工作表的方法：单击水平滚动条左侧的工作表标签。,第5章 电子表格处理,5.3.2 工作表的重命名、插入、复制和删除,1.工作表的重命名 用鼠标双击工作表标签，标签名处于选中状态，输入新标签名完成工作表的重命名。2.插入新工作表 右击新工作表后面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“插入”。3.工作表的复制 单击需要复制的工作表标签，再将它拖到指定的位置，按下“Ctrl”键（鼠标箭头上出现符号+），然后松开鼠标即可。4.删除工作表 右击要删除的工作表标签，在弹出的菜单中选择“删除”。,第5章 电子表格处理,5.3.3 工作表窗口操作,1.（取消）隐藏工作表 首先选择要隐藏的工作表，执行“格式”“工作表”菜单命令，在弹出的子菜单中选择“隐藏”命令即可。执行“格式”“工作表”菜单命令，在弹出的子菜单中选择“取消隐藏”命令，系统显示“取消隐藏”对话框，在对话框中选择要取消隐藏的工作表，单击“确定”按钮即可。2.拆分工作表 选中一个单元格；执行“窗口”“拆分窗口”菜单命令。此单元格上方和左方的边框线将会成为拆分线（可调整），即可在选定单元格处拆分成四个窗格。双击拆分线可取消拆分窗口。3.冻结工作表有时希望标题栏的内容能一直保留在屏幕上，这样滚动其它单元格时，标题不参与滚动。冻结工作表可实现。方法类似拆分工作表。,第5章 电子表格处理,5.3.4 单元格格式,通过设置单元格格式可以美化表格。单元格格式包括：数字格式、对齐方式、字体、边框、图案等属性。1.设置单元格字体 选定要进行设置的单元格（区域），执行“格式”“单元格”菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，在对话框中对字体进行各种设置后，单击“确定”即可完成设置。2.设置单元格边框 添加边框线不但可以使工作表更加美观，还可以区分工作表的范围，使工作表更加清晰。3.设置单元格颜色和底纹 给单元格添加颜色和底纹图案，可以增强单元格的视觉效果，还可以突出需要强调的数据。4.设置文本对齐方式 在“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，在此可以设置单元格中的文本对齐方式、合并单元格以及文本在单元格中的自动换行。,第5章 电子表格处理,5.3.5 调整行高和列宽,设置工作表列宽和行高，能使工作表更美观、合理，层次更清晰。1.调整列宽选中需要调整宽度的列（区域），执行“格式”“列”菜单命令，选择子菜单中的“列宽”命令，在弹出的“列宽”对话框中输入要设置的列宽值。单击“确定”按钮，即可完成设置。选中需要调整宽度的列（区域），将鼠标放在选中的列区域最后的列标记后拖动，满足需要松手即可。2.调整行高 与调整列宽类似.,第5章 电子表格处理,5.3.6 工作表背景,单击菜单“格式”“工作表”“背景”，然后选择一张图片完成设置工作表的背景。,第5章 电子表格处理,5.3.7 自动套用格式,Excel为我们提供了16种适合不同工作性质的工作表外观，使用它们可以快速格式化表格。自动套用格式步骤选择需要格式化的表格区域。执行“格式”“自动套用格式”菜单命令，打开“自动套用格式”对话框，选择对话框列表中的一款样式，单击“选项”按钮，在打开的选项中可以分别设置所选格式的部分效果，例如取消“列宽/行高”设置，自动格式化后的表格大小保持不变。单击“确定”按钮，完成操作。,第5章 电子表格处理,5.3.8 设置单元格的条件格式,有些表格，为了能够让用户特别关注一些数据，排版时需要将满足一定条件的数据突出显示，这就需要使用Excel为我们提供的条件格式操作。条件格式化步骤 选择需要条件格式的表格区域。执行“格式”“条件格式”菜单命令，打开“条件格式”对话框。在打开的“条件格式”对话框中，输入需要格式化数据的条件，单击对话框中的“格式”按钮，在之后出现的“单元格格式”对话框中，选择满足条件的数据所在的单元格外观。如果有多个条件，按“条件格式”对话框中的“添加”按钮，添加条件，重复上一步操作。单击“确定”按钮，完成操作。,第5章 电子表格处理,5.3.9 工作表格式设置实例,1.实例目的学会利用Excel的格式设置功能 建立如图所示效果的工作表。2.实例要求及步骤 将工作表的标签修改为“课程表”。设置工作表的标题内容为“课程表”。设置表格的边框。表格的栏目添加底纹。对数据为“语文”和“数学”的单元格格式化。,第5章 电子表格处理,5.4 数据管理,记录单的使用 数据排序 数据筛选 数据分类汇总 数据透视表 数据管理实例,第5章 电子表格处理,5.4.1 记录单的使用,记录单功能主要是为熟悉数据库操作的用户提供的接口，当一个表格的栏目比较多时，使用滚动条的方法来处理和显示数据，会感到很不方便。Excel中的记录单功能，采用对话框展示表格中内容，一次一行达到对数据输入、修改、删除、查询和排序等操作。1.使用记录单 将光标放在表格的一个单元格中。执行“数据”“记录单”菜单命令，打开“记录单”对话框。记录单首先显示的是数据库中的第一条记录的基本内容。单击对话框中的“上一条”、“下一条”按钮或使用滚动条，可以随意显示不同的记录数据，对显示的内容可以修改。单击对话框中的“关闭”按钮，关闭对话框。,第5章 电子表格处理,2.利用记录单添加数据在打开的“记录单”对话框中，单击“新建”按钮，对话框上出现一个空纪录，用户此时可以输入新纪录的内容。3.使用记录单删除数据将要删除的记录显示到“记录单”对话框中，单击“删除”按钮，并在系统出现的提示对话框上“确认”删除操作。4.使用记录单查询数据 单击“记录单”对话框上的“条件”按钮，这时出现空白清单等待输入查询的条件，并且“条件”按钮变为“表单”按钮。这时用户可以在每个字段中利用“、”等比较符号输入条件。单击对话框上的“下一条”按钮、“上一条”按钮浏览查询结果，同时“表单”按钮变为“条件”按钮。如果要取消按条件浏览记录方式，单击“记录单”对话框上的“条件”按钮后，紧接着单击“清除”按钮。,5.4.1 记录单的使用,第5章 电子表格处理,5.4.2 数据排序,排序就是指按照指定的顺序重新排列工作表中的行，但是排序并不改变行的内容。排序方法有多种：依据一列排序、依据多列排序、自定义排序。1.依据一列排序将光标放在工作表区域中所要排序字段的任一单元格。如果要按升序（从小到大）排列，单击常用工具栏上的“升序”按钮；如果要按降序（从大到小）排列，单击常用工具栏上的“降序”按钮。2.依据多列排序 将光标放在工作表数据区域的任意单元格。执行“数据”“排序”菜单命令，打开“排序”对话框。在“排序”对话框中选择三级排序关键字，并设置“升序”或“降序”。单击“确定”按钮，完成操作。,第5章 电子表格处理,3.自定义排序 自定义排序就是可以根据自己定义的序列（教授、副教授、讲师、助教）来完成数据的排序。执行“工具”“选项”菜单命令，弹出“选项”对话框。在“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡。在“输入序列”文本框中输入自定义序列“助教、讲师、副教授、教授”。单击“添加”按钮，再单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。将光标放在工作表数据区域的任意单元格中。在打开的对话框中选择“选项”按钮，系统弹出“选项”对话框，在打开的“选项”对话框中选择自定义排序次序：助教、讲师、副教授、教授。单击“确定”按钮，返回“排序”对话框。在“排序”对话框中，单击“确定”按钮，完成操作。,5.4.2 数据排序,第5章 电子表格处理,5.4.3 数据筛选,筛选功能可以使工作表中满足设定条件的记录显示出来，而那些不满足条件的记录暂时被隐藏起来了。数据的筛选可以通过两种方式进行，即自动筛选和高级筛选。1.自动筛选将光标移到工作表中的任一位置。执行“数据”“筛选”菜单命令，在出现的子菜单中选择“自动筛选”命令，这时在每一个字段名的右边都出现一个筛选器箭头。单击筛选器箭头，直接选择符合筛选条件的项或选择“自定义”，在打开的“自定义”对话框中输入条件，若是两个条件可以使用“与”、“或”操作，如图所示。单击“确定”按钮，完成操作。如果要取消筛选器箭头，执行“数据”“筛选”菜单命令，在出现的子菜单中选择“自动筛选”命令。恢复正常状态。执行“数据”“筛选”菜单命令，在出现的子菜单中选择“全部显示”命令,第5章 电子表格处理,2.高级筛选条件区域的首行中包含的字段必须与数据库中的字段保持一致。在条件区域中不一定要包含数据库中的所有字段。条件区域与数据区要保持距离。将光标移到数据区中的任一位置。执行“数据”“筛选”菜单命令，在出现的子菜单中选择“高级筛选”命令，出现“高级筛选”对话框。在“高级筛选”对话框的“方式”区，如果选中“在原有区域显示筛选结果”，则筛选的结果将显示在原来数据区域的位置，不满足条件的记录暂时隐藏。如果选中“将筛选结果复制到其他位置”，则筛选结果可以显示在同一个工作表的一个空白区域，这个位置通过对话框中的“复制到”区域指定一个单元格地址（它的右下角有足够的空间显示筛选结果）。在“高级筛选”对话框的“数据区域”区，指定原始数据所在的单元格范围；“条件区域”区，指定条件区域所在的单元格范围。单击对话框上“确定”按钮。完成高级筛选。对筛选出来的结果，复制到另一个独立的工作表中，然后将原数据所在的工作表恢复原状。,5.4.3 数据筛选,第5章 电子表格处理,5.4.4 数据分类汇总,1.创建一级的分类汇总条件：首先按分组的字段排序（例如“部门”）。执行“数据”“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框。在对话框中进行设置，将分类字段设置为“部门”；汇总方式设置为“求和”；汇总项设置为“工资”。单击“确定”按钮。2.创建多级的分类汇总 在“分类汇总”对话框中进行设置，将分类字段设置为“性别”；汇总方式设置为“求和”；汇总项设置为“工资”。在对话框中，取消选择“替换当前分类汇总”复选框。单击“确定”按钮。3.分类汇总的清除 在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，即可完成操作。,第5章 电子表格处理,5.4.5 数据透视表,数据透视表是交互式报表，对我们分析、组织数据是非常方便的，利用它可以快速合并和比较大量数据。您可以从不同角度对源数据进行汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。使用数据透视表步骤单击数据清单中任意单元格。执行“数据”“数据透视表和数据透视图”菜单命令，系统弹出“数据透视表和数据透视图3步骤之1”对话框。在对话框的“请指定待分析数据的数据源类型”区域，我们选择第一项“Microsoft Office Excel 数据列表或数据库”；在对话框的“所需创建的报表类型”区域，我们也选择它的第一项“数据透视表”。单击“下一步”按钮，系统弹出“数据透视表和数据透视图3步骤之2”对话框。,第5章 电子表格处理,在对话框的选定数据区域，可以输入数据区域名，或单击右侧选择按钮后在工作表中选择数据区域，按“Enter”键返回向导屏幕，然后单击“下一步”按钮。系统弹出“数据透视表和数据透视图3步骤之3”对话框。在出现的对话框中保留默认设置：数据透视表显示位置“新建工作表”。单击“完成”按钮。在一个新的工作表中出现了数据透视表的布局。我们将“数据透视表字段列表”中的“部门”拖拽到行字段区；“职称”拖拽列字段区；“姓名”拖拽数据项区。完成数据透视表的创建，如图所示。双击每一个字段名按钮，打开的“数据透视表字段”对话框。在对话框上选择数据汇总的计算方式，如果单击对话框上“选项”按钮，可以进一步选择“数据的显示方式”。,5.4.5 数据透视表,第5章 电子表格处理,5.4.6 数据管理实例,1.实例目的学会利用Excel的数据管理功能，对工作表进行管理。2.实例要求及步骤对上述工作表按销售类别、销售地区分别进行排序。对上述工作表按销售类别、销售地区分别进行自动筛选。对上述工作表按销售类别、销售地区汇总销售金额和费用。通过数据透视表功能，从上述工作表中了解每一个地区销售不同商品的销售金额和费用的汇总。,第5章 电子表格处理,5.5 图表的创建和编辑,创建图表 图表的编辑和格式化 图表使用实例,第5章 电子表格处理,5.5.1 创建图表,图表功能可以帮助用户方便地将表格转化为图，也就是把抽象的数字转化为点线或面积。它提供了100多种图表供用户选用。1.图表的作用通过向工作表中添加图表，既可以了解一些仅从数字看不出的趋势和异常情况，也可以提高你的工作兴趣。图表具有直观形象的优点。图表的另一个优点是：当工作表上的数据发生变化时，图形会相应的改变，不需要你重新绘制。,第5章 电子表格处理,5.5.1 创建图表,2.图表的基本术语数据点：图表中独立的点称为数据点。数据点来自某个工作表的某个单元格。轴：在建立图表时，用X轴代表分类轴，用 Y轴代表数据轴。系列：构成图表中部分内容的一组数据。图表中用同一种颜色表示一个系列。图例：集中表示每个系列所代表的内容。标题：用来表明图表内容（图表本身）的文字。,第5章 电子表格处理,3.图表的创建建立图表的四个步骤：选定图表类型。指定需要用图表表示的单元格区域，即图表数据源。根据所选定的图表类型，指定图表需要包含的元素。说明即将生成的图表是图表工作表，还是嵌入式图表。,5.5.1 创建图表,第5章 电子表格处理,图表向导是一系列的对话框，它指导我们快速完成建立图表及修改已存在图表的工作。建立图表的操作步骤如下：执行“插入”“图表”菜单命令。出现“图表类型”对话框。单击“下一步”按钮，出现“图表源数据”对话框。“数据区”选项卡中给出了图表的样本，如果想改变图表的数据来源，可以选取所要的单元格区域。“系列产生在”选择为“列”，每列是一个序列。单击“下一步”按钮，出现“图表选项”对话框。单击“标题”选项卡，可以指定图表的标题、X轴及Y轴标题。单击“下一步”按钮，出现“图表位置”对话框。此时可以设置将图表嵌入到工作表中，还可以将图表放置在新工作表成为一张独立的图表。单击“完成”按钮，“图表向导”执行完毕。,5.5.1 创建图表,第5章 电子表格处理,5.5.2 图表的编辑和格式化,1.图表工具栏“图表对象”下拉框：用户可以从它下拉框中选择图表中的某一部分。“图表对象格式”按钮：它的功能随用户所选中的图表对象的改变而改变。“图表类型”按钮：欲改变图表的类型，可以单击此按钮。“图例”按钮：它是一个开关键。“数据表”按钮：它也是一个开关键。“按行”和“按列”按钮：用来指定分类轴数据由行或列产生。“斜排文字向上”和“斜排文字向下”按钮：用来设置坐标轴的文字说明是斜排向上还是斜排向下，该按钮在选中坐标轴标题时有效。,第5章 电子表格处理,5.5.2 图表的编辑和格式化,2.改变图表的比例调整图表大小的操作步骤为：单击图表，使图表的边框四角及四边的中央出现黑色控制块，根据调整需要，选择相应的控制块拖动即可。3.增加与删除图表的内容增加内容：向嵌入式图表中添加数据，只要将单元格区域拖放到图表上即可；向工作表图表中添加数据，最便捷的方法是执行“编辑”“复制”、“粘贴”菜单命令，将数据加入到图表中。删除内容：用鼠标单击图表中要删除的对象，按下“Delete”键，即可完成删除操作；如果要删除整个图表，用鼠标选中图表，按下“Delete”键，即可将整个图表删除。,第5章 电子表格处理,4.标题说明添加标题：用鼠标右键单击图表，在弹出的快捷菜单上选择“图表选项”，出现“图表选项”对话框，单击“标题”选项卡。在各标题输入框中输入所需要的内容。单击“确定”按钮即可。修改标题：选中标题对象后，直接对原内容进行编辑，使用快捷菜单上的“图表标题格式”命令可以对标题进行格式化操作。,5.5.2 图表的编辑和格式化,第5章 电子表格处理,5.图例说明图例：说明每一个数据系列的含义，使用户能快速分辨数据系列。在“图表选项”对话框，然后单击“图例”选项卡，确认“显示图例”检查框被选中即可。6.调整数据系列顺序用鼠标右键单击某一数据系列，从快捷菜单上选择“数据系列格式”命令，出现“数据系列格式”对话框，单击“系列次序”选项卡。在“系列次序”区域中，选择要调整的系列名称。选择“上移”或“下移”按钮，此时会显示出图表范例供预览。选择好后，单击“确定”按钮即可。,5.5.2 图表的编辑和格式化,第5章 电子表格处理,5.5.3 图表使用实例,1.实例目的学会利用Excel的图表处理功能.根据上述职工表中的数据建立图表。2.实例要求及步骤利用职工表中的数据，通过透视图对职称进行汇总，获得创建图表的原始数据。利用选择性粘贴，将透视表中的数据复制为一般性质的数据表内容。利用图表向导，创建单位职称结构图：饼型的图表。,第5章 电子表格处理,5.6 页面设置与打印,设置打印区域和分页页面设置打印预览打印文件,第5章 电子表格处理,5.6.1 设置打印区域和分页,1.设置打印区域先选择要打印的数据区域。执行“文件”“打印区域”“设置打印区域”菜单命令，即可完成打印区域的设置。如果选择的打印区域为几个不连续的范围，它们将分别被打印在不同的页面上。取消打印设置的操作：执行“文件”“打印区域”“取消打印区域”菜单命令即可。,第5章 电子表格处理,5.6.1 设置打印区域和分页,2.插入、删除人工分页线（1）插入分页线的操作步骤为：选定一个单元格。执行“插入”“分页符”菜单命令。Excel将在所选定单元格的上面和左面插入一分页线。（2）删除分页线的操作步骤为：选定单元格。执行“插入”“删除分页符”菜单命令。（3）删除所有人工分页线的操作步骤为：选定工作表中所有单元格。执行“插入”“重设所有分页符”菜单命令。,第5章 电子表格处理,要设置打印输出格式，首先执行“文件”“页面设置”菜单命令，弹出“页面设置”对话框。1.页面页面的设置包括：打印方向、纸张的大小、缩放比例、打印质量和起始页号的设置。在“页面设置”对话框上，用鼠标单击“页面”标签，在“页面”对话框中，就可以按照自己的需要进行设置。2.页边距在“页面设置”对话框中用鼠标单击“页边距”标签，在“页边距”对话框中你可以修改数据，设定页边距。,5.6.2 页面设置,第5章 电子表格处理,3.页眉、页脚页眉：在打印输出时，每一页最上边打印的主题文字；页脚：打印在最下边的文字。在“页面设置”对话框上用鼠标单击“页面/页脚”标签。产生“页眉/页脚”对话框。在预览框中可以看到页眉和页脚的效果。如果修改，可选择“自定义页眉”进入页眉对话框。4.设置工作表在“页面设置”对话框上用鼠标单击“工作表”标签，产生“工作表”对话框。可以设置打印区域、打印标题、打印质量和元素、打印顺序等。,5.6.2 页面设置,第5章 电子表格处理,打印预览：在屏幕上显示打印出来的实际效果，在查看的同时，可随时针对打印设置进行检查和修改。进入打印预览：执行“文件”“打印预览”菜单命令，或单击工具栏上的“打印预览”按钮。在打印预览时，系统提供一些工具按钮方便用户操作：上一页、下一页、缩放、打印、设置和页边距、关闭。,5.6.3 打印预览,第5章 电子表格处理,打印文件的方法：单击常用工具栏上的“打印”将整个工作表打印一份。执行“文件”“打印”菜单命令，出现“打印”对话框。在“打印”对话框上可以进一步设置打印份数、打印范围等。,5.6.4 打印文件,第5章 电子表格处理,5.7 实训10：Excel工作表的编辑与格式化操作,实训目的实训要求实训步骤实训拓展,第5章 电子表格处理,5.7.1 实训目的,1掌握向表格中输入数字类型数据的方法。2掌握向表格中输入文本类型数据的方法。3掌握向表格中输入日期类型数据的方法。4掌握对表格的格式设置方法。,第5章 电子表格处理,5.7.2 实训要求,1制作一个表格，统计一个班学生的基本情况，包括姓名、学号、性别、出生日期、籍贯、入校成绩。具体要求如下：标题：黑体、四号字（14）、居中对齐。栏目名称：黑体、五号字（10.5）、居中对齐表中数据：宋体、小五号字，除2、3两列居中对齐，其它列左对齐边框与底纹：表格加边框；栏目名所在的单元格加底纹2输入10个学生的相应信息。,第5章 电子表格处理,5.7.3 实训步骤,1选中A1到F1共6个单元格，单击格式工具栏上的“合并及居中”按钮。在字体和字号下拉框中分别选择“黑体”和“14”，设置字体和字号。接着在合并的单元格中输入标题文字。2在A2到F12共66个单元格输入数据。3选中栏目名所在的单元格，单击格式工具栏上的“居中”按钮；选中栏目名为“学号”和“性别”两栏的内容，单击格式工具栏上的“居中”按钮。,第5章 电子表格处理,5.7.3 实训步骤,4选中A2到F2共6个单元格，在格式工具栏上，打开字体下拉框选择“黑体”，接着打开“填充颜色”下拉框选择一种颜色（如“玫瑰红”）。5选中A2到F12共66个单元格，在格式工具栏上，打开边框下拉框选择“所有框线”。,第5章 电子表格处理,5.7.4 实训拓展,1选择需要填充男、女数据的单元格区域。2执行“数据”“有效性”菜单命令。3在出现的对话框中，单击“设置”选项卡。4在“允许”下拉列表中选择“序列”、在“来源”文本区填写“男,女”，单击“确定”按钮。5之后输入性别栏下的数据时，可以通过设置好的序列选择填写。,第5章 电子表格处理,5.8 实训11：Excel公式、函数和数据编辑,实训目的实训要求实训步骤实训拓展,第5章 电子表格处理,5.8.1 实训目的,1掌握通过公式参与处理表格数据的方法。2掌握通过函数参与处理表格数据的方法。3掌握求和函数Sum的使用方法。4掌握求平均函数Average的使用方法。,第5章 电子表格处理,5.8.2 实训要求,1输入如图所示数据表中A1-D5中的数据。2计算每一个学生的总分。3计算每门课的平均分。,第5章 电子表格处理,5.8.3 实训步骤,1输入数据表中A1-D5中的数据。2单击单元格E2，单击编辑按钮“fx”插入函数，在出现的“插入函数”对话框中，选择常用函数：求和（Sum），单击“确定”按钮。3在紧接着出现的“函数参数”对话框中，选择参与操作的数据所在的单元格区域：“B2:D2”，单击“确定”按钮。完成第一个学生总分的计算。4鼠标放在单元格E2的右下角，当鼠标变为“+”时，拖拽鼠标经过其他学生总分所在的单元格区域：“E3:E5”。即可完成所有学生总分的计算。,第5章 电子表格处理,5.8.3 实训步骤,5计算每学科平均分的方法类似于上述求和计算方法。6选择所有课程平均分所在的单元格区域：“B6:D6”，单击格式工具栏上的“减少小数位”按钮，来减少计算结果的小数位数。,第5章 电子表格处理,5.8.4 实训拓展,1选择“A2:D5”单元格区域，执行“格式”“条件格式”菜单命令，打开“条件格式”对话框。2在条件1区：选择“公式”、文本区填写“=MOD(ROW(),2)=0”。3单击“格式”按钮，在出现的“单元格格式”对话框中，把图案设置成浅灰色；4在条件2区：选择“公式”、文本区填写“=MOD(ROW(),2)=1”。5单击“格式”按钮，在出现的“单元格格式”对话框中把图案设置成黄色，单击“确定”按钮。,第5章 电子表格处理,5.9 实训12：Excel数据表管理和图表操作,实训目的实训要求实训步骤实训拓展,第5章 电子表格处理,5.9.1 实训目的,1掌握数据分类汇总的方法。2掌握数据表格格式设置的方法。3掌握数据图表制作的方法。,第5章 电子表格处理,5.9.2 实训要求,1制作某商店1-6月的商品销售情况统计表。表格内容包括月份、商品名称、商品类别、销售单价、销售数量、销售金额。2输入4类每类3个商品的数据。3格式要求如下：标题：居中对齐、黑体、14号字栏目名称：黑体、六号字、居中对齐表中数据：宋体、六号字、居中对齐边框与底纹：除标题外，有“外边框”和“内部”边框4计算每个商品的销售金额。5统计每类商品每月的销售情况，并用图表表示。,第5章 电子表格处理,5.9.3 实训步骤,1建立和设置“1-6月的商品销售情况统计表”。2计算商品的销售额：光标放在单元格F3中输入公式“=D3*E3”，当按下回车键后，本单元格中可以看到计算出来的数据。3选中F3，鼠标指向它的右下角，形状变为“+”时，拖动鼠标向下直到最后一个商品的销售额所在的单元格。所有商品销售额的计算结果出现。4统计每类商品每月的销售情况：光标放在表格的任意单元格中（数据分别按月份、和商品类别排序），执行“数据”“分类汇总”菜单命令，系统弹出“分类汇总”对话框，分类字段选择“商品类别”、汇总方式“求和”、选定汇总项为“销售数量”和“销售金额”，单击“确定”按钮,第5章 电子表格处理,5.9.3 实训步骤,5建立数据透视表报告：光标放在原始表格的任意单元格中，执行“数据”“数据透视表和数据透视图”菜单命令，系统弹出“数据透视表向导”对话框，单击“确定”按钮（各步骤都取默认值）。在出现的透视表布局中，将月份拖至行字段位置，商品类别拖至列字段位置，销售金额（销售数量）字段拖至数据项位置，关闭窗口，至此数据透视表建立成功。6将光标放在数据透视表中，单击常用工具栏中的“图表向导”按钮（或按下“F11”键），系统立即根据数据透视表中的数据