业务支持部工作流程汇编.doc

业务支持部工作流程汇编目 录传真发送流程图1会议室、洽谈室工作流程2电话接听工作流程6发送信件工作流程1传真件收取流程图2来宾接待工作流程4名片制作流程图6生日礼品发放流程7信函收取工作流程2卫生、保洁管理流程8办公家具维修调整流程9办公区调整流程（办公区及公位）10电话维修流程11电力设施维护维修流程12员工午餐管理流程13安全保卫工作流程14购置流程15临时培训、开发环境搭建流程16绿化、饮水管理工作流程17外埠员工、客户住宿申办流程18办公家具申购流程19携物物出门审查流程20用电设施维护流程21传真发送流程图开始急件！机密！CEO！传真发送工作规 定 确认、分类确认后先发送 市内 长途按来件顺序发送登记长途登记发送签字、确认原件是否保存 Y N保存/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取流程图开始 传真收件工作规定 可根据内容判断收到传真，判断是否有收件人名。 N Y Y N盖章、登记 送各部门判别 Y 急件 分部门放置于文件分类架中 机密件 CEO 立刻！ 每15分钟一次 N送相关部门接口人或当事人签收费用统计、分摊、汇总上报结束登记、编号说明情况存档分部门放置于暂放加发送信件工作流程发送结束N需求发生办理发送登记需求分类发送登记本1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 平信5、 包裹1、 本市件2、 外埠件3、 国际件需求人确认需求有误重新填写分检封装检查无误联系发送补充封装材料费用统计报费用核对员每月分摊表留档查看1、 部门确认2、 每月25号汇总3、 负责分摊表Y信件收发管理规定信函收取工作流程收取信件发生分 检收发信件管理规定1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 包裹单5、 汇款单核 对1、 收件地址2、 收件人 Y办理退信手续有 误 N检验无误分类登记投 送接收人签字收件登记本收取结束电话接听工作流程 NY 迅速转接二次转接转接完成恢复待命礼貌谢绝1、 员工语音信箱2、 代为转达联系方式来电发生结束前台接听辨别需求是否正当被访问人暂离座位位前台接听程序规范无人接听电话记录 来宾接待工作流程来访需求问明需求是否正当，作出反应来宾接待程序规范保卫人员协助阻拦 N Y 电话联系被访问者礼貌请其离去 需在休息区会见参观拍照需求 N 请示领导批准放行 Y需要进入办公区 办理登记发放来宾卡保卫人员视卡放行访问结束 请来宾在休息区等候会见完毕目送客人离去访问结束办理登记发放来宾卡保卫人员视卡放行有关部门员工全程跟随来宾登记本会议室、洽谈室工作流程开始 通知申请部门暂时无法满足，建议重新安排部门申请、预定 N 会务登记：部门、时间、人数、所需服务布置会场，服务准备在会务情况一览板上标出“已预定”“使用 时间未延长 时间延长在会务情况一览表上标出“使用”提前30分钟通知会务人员通知会务人员更改会务登记表通知卫生人员清扫在会务情况一览表上标出“空闲”会务人员通知下一个单位重新安排会议预定结束名片制作流程图 员工将人名及相关信息交至部门秘书秘书检查是否正确 正确有误 退回更 改 N Y秘书将人名及相关信息交至行政管理员 管理员检查是否有误退回更 改 YN传真至印刷厂 N电话询问及确定时间底样分部门存档电告有关部门查收名片检查是否有误印方有误 供稿有误退回重印通知部门更改送达部门签收 N电告有关部门送达员工手中（科贸及希格玛）登记员工生日结束签字登记记录意见领导签字撰写生日卡生日礼品发放流程协助购买或补充更改卫生、保洁管理流程开始每日检查有记录发现问题现场纠正当时解决不能现场解决问题立即通知保洁公司协商解决经常出现问题，多次协商不能解决更换保洁员更换保洁公司每月工作情况同保洁公司负责人交换意见使办公区保洁用品带到公司整体要求结束检查记录办公家具维修调整流程开始接到维修、调整申请现场检查并对问题进行判断小修立即解决问题较大需专业修理回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用认可不认可联系厂家或维修人员维修、调整到位部门验收结果费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见满意不满意结束办公区调整流程（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准物业支持部提出方案可以解决暂时无法解决使用部门确认方案部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见有意见无意见调整修改结束电话维修流程定期检查巡视，每天一次员工报修发现问题及时修理当日给予答复，小修当日解决设备报废转资产管理部办理结果通知部门开始通讯维护通讯系统维护管理办法一天不能解决的问题须做出书面报告提交报告申请费用未批准领导批准实施维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门作分摊表部门签字确认询查维修后效果结束验收部门需求24小时内予以答复大修当日提出解决方案急修24小时解决小修当日解决查找问题、确定方案每日巡检，发现问题或部门报修开始电力设施维护维修流程合格不合格通知有关人员验收、使用费用分摊至使用部门小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊检查结果，跟踪使用情况结束参照电力设施设备维修办法员工午餐管理流程NYY开始科贸办公区是否是新员工报道时到业务支持部领取饭卡午餐时到前台领取餐卷到地下餐厅用餐到北图食堂就餐每月底业务支持部为员工办理续卡工作每月初对食堂费用审核结算每月底将下月费用打入卡内费用根据登记分摊至使用部门结束希格玛办公区领用餐卡领用餐卷填写领用申请并领用早7：30开门，准备好打卡机切断电源，保留消防电源及照明发现问题立即解决，重大问题迅速向主管上报门、窗检查关闭；财务室检查；电源、火源检查巡查：下班后1小时加班需要签字备案，不得留宿任何人员每小时巡查一次门口须有人值班门口须有人值班作好巡查记录，携物得有出门条工作时间8小时以外安全保卫工作流程保安员开始保安员岗位职责NY每天巡查外部两次，及时发现问题午餐时办公区巡视，加强防范工作下班前准备好打卡机18：00时前开始检查各处死角、纸篓，杜绝非正常火源客户进入办公区须签字符合要求向来宾介绍签字要求结束资产购置流程参照IT类个人固定资产领用标准参照部门剩余额度开 始配置是否符合规定填写采购申请单修改设备配置是否有采购额度YNYN提交额度增补报告企划办审批N结 束Y业务支持部按申请采购负责人：林鹏时间：3个工作日申请部门办理领用手续1、 填写固定资产收货单2、 资产卡片上签字确认。结 束调整部门剩余额度完成时间费用标准配套设施不符合要求结束追踪使用效果，记录反馈意见符合要求，投入使用配套方案交部门接口人确认后执行。1、 不带装修一周完成2、 简易装修两周完成3、 整体装修30-40天完成4、 （电力增容及外部因素具体商议）支付部门验收数量、品质时间、费用接口人面积家具设备电力网络交通落实需求物业部接收申请核对需求部门报汽化办总经理批准经部门总经理审核签字批准申请部门提交需求报告开始临时培训、开发环境搭建流程参加办公区装修申请执行管理办法结束对合理要求，进行调整补充每周征求员工意见参照绿化管理办法饮水管理办法厂家按时提供水源验证证明水制检查：每半年一次，达到用水标准饮水断水一次后更换供应商饮水：不断水、不空桶绿化解决不了提出警告三次后更换供应商绿化问题：发现后一周内解决。出现问题绿化、饮水管理工作流程绿化每天检查一次饮水每小时巡查一次开始结束公司同意支付费用的，客户退房后统一办理总经理审批电话、传真通知协议单位符合条件，2小时内反馈住宿管理办法核查费用标准填写住宿申请表部门提出申请开始外埠员工、客户住宿申办流程确认住宿饭店时间、天数不符合条件员工入住费用自理公司支付费用的客户是否符合条件开始办公家具申购流程提出需求申请申请部门总经理审批是否有采购额度参照部门剩余额度神州集团相关部门审批企划办审批资产管理员核查归属范围固定资产低值易耗办理固资申购手续提出正规书面申请资产管理员备案、采购通知申请部门签字提货，办理领用手续费用分摊至使用部门结束放行作好记录发现情况要求填写出门条开始携物物出门审查流程保安员24小时值班无故不填写劝阻不得出门核查物品、数量数量、物品不符重新填写出门条问题不清重新核查通过结束结束修理完毕及时反馈处理结果3日内修复（无配件情况另仪）较大故障争取当日处理小问题当时解决与维修人员联系空调系统照明、办公用电发现问题与科贸物业联系发现问题科贸办公区希格玛办公区保安员每小时巡查一次与希格玛物业联系小问题当时解决较大故障争取当日处理巡检记录每日对办公区进行巡检，作好记录开始用电设施维护流程1、 照明设施2、 办公用电3、 管道空调