[建筑]关于佳兆业信息化应用说明0713.doc

关于东莞市佳兆业房地产开发有限公司信息化应用说明： 本文档是金蝶软件（中国）有限公司（以下简称金蝶软件）相关人员与东莞市佳兆业房地产开发有限公司（以下简称佳兆业）相关部门业务负责人针对佳兆业信息化应用需求交流基础上，结合金蝶软件为众多房地产企业信息化建设的经验形成该文档。一、 金蝶软件集团针对佳兆业信息化应用理解根据金蝶软件对佳兆业信息化应用需求的初步交流分析，结合当前房地产企业信息化建设的发展趋势，金蝶软件认为目前佳兆业信息化应用建设的目标应该以成本管理为核心形成佳兆业综合信息管理平台为目标，建立起满足佳兆业基于房地产项目开发全过程管理的不同业务部门的管理需求的信息化管理平台和工具。n 决策管理人员建立决策管理人员针对企业全面运营管理信息（如：财务管理、合同管理成本管理、进度计划管理、采购招投标管理、营销管理等）公司全面业务的运营监控，形成佳兆业领导决策支持管理平台。n 业务管理人员实现对日常业务的全面管理，尤其是方便实现对日常业务运作的监控，为公司的项目运作管理提供有力的支撑，如成本管理、合同执行情况等，并快速进行各种汇总报表生成，提供领导或决策者需要的各种数据报表，保证对业务管理的及时和有效。n 业务操作人员通过信息化管理平台的建设，为业务操作人员提供统一、规范的业务操作和管理工具，减少业务日常操作的复杂性与准确性，从而保证整个公司运营管理的信息的及时、准确和有效。经过多年发展，佳兆业目前的业务管理不断规范和完善；针对项目成本管理，也积累了丰富的经验，业务管理不断完善和规范，但随着房地产行业竞争的进一步加剧，越来越要求对成本加强管控，进行更为精细化的管理；实现佳兆业成本管理方式从过去的 “成本事后核算“（项目结算后才能明确成本情况、成本发生等）模式转向事前事中的”成本控制“模式，并建立和完善佳兆业基于房地产项目开发的全面的成本管控体系，在未来竞争中获得成本优势。而这些管控体系的建立，除加强内部的成本管控制度体系建立外，更重要的是还要需要通过一整套成本管理的工具来实现这些规范和标准体系的固化。二、 未来信息化管理平台建设思路未来建设的系统平台还要求能够满足佳兆业3-5年的业务发展的需要，并保证能够随着企业业务流程、组织架构的变化快速应变，支撑企业长期发展；并按照“整体规划、分步实施”策略，保证系统建设能够在根据业务需求的变化而不断完善和拓展。整个信息化系统建设建议建议可以分为三大阶段：第一阶段：核心的成本管理系统此阶段主要是解决佳兆业成本管理业务的规范化问题，加强内部的成本管控，进一步建立和完善成本管控体系；系统应用内容将包括：合同管理、付款管理、成本管理、成本数据、协同管理、管理门户；同时，此阶段建设除满足成本管理业务管控需求外，还要通过成本管控系统建设搭建未来整个信息化建设的基础平台，并采用“整体规划、分步实施”策略，考虑未来成本业务与财务间的数据共享和交互问题，从成本管控的角度对整个IT投资进行的综合考虑和控制。因此，在此阶段要充分考虑到财务与成本业务间的关联问题，并在实施阶段充分考虑该问题并做出整体规划。第二阶段：其它业务系统拓展该阶段主要是在前期成本管理系统建设的基础上，不断完善和拓展其它的业务系统，包括：财务管理（核算、预算、资金等）、采购招投标管理、进度计划管理、甲供材料管理、HR管理、行政办公（OA）、营销服务等。第三阶段：全面业务整合该阶段主要是在前两阶段建设的基础上，把前两阶段建设的业务进行最终的梳理和全面数据整合，完善和形成佳兆业完整的信息管理平台，并进而建立和完善佳兆业以企业整体运营管控为核心的统一信息管理平台。三、 成本管理系统建设规划 成本管控作为佳兆业项目开发过程中重要的管控内容，过去采用手工作业下采用EXCEL模式对于整个项目开发过程涉及业务管理的规范性较差，从而一方面造成员工作效率较低；成本管理以“事后核算”为主（而深圳万科、深圳振业、广州奥园集团等领先的同行都在项目成本管控的技术上逐步实现了由事后核算转向事前事中的控制为主，这种转变对项目成本管理、资金管控、项目开发等带来了极大的价值；如对市场的快速适应、对营销的指导和借鉴等），无法对项目在整个进行过程为领导或高层人员提供相关的决策依据，因此，拟建设成本管理系统加强成本管控，建立和完善内部的成本管理体系建设，并保证其管控体系和制度能够得以落地和实现。n 系统建设目标ü 实现业务数据的规范和标准化管理；ü 建立和完善公司的成本管控体系；ü 建立企业项目数据的集中管理机制；ü 建立企业项目开发的信息共享机制；ü 提高业务管理的效率；ü 为领导提供及时准确的决策支持数据；n 系统建设内容根据目前佳兆业成本管理和信息化应用现状，拟先行建设以成本管理为核心的成本管理系统；同时，充分考虑未来涉及的成本与财务业务、合同付款与财务业务等业务间的业务关联问题和一体化实现；建设内容包括：合同管理：包括合同分类、签定、变更、结算等涉及房地产开发过程的全面的成本数据归集管理和台帐管理；付款管理：包括：付款申请、付款单、付款计划等涉及付款管理；成本管理：包括：成本测算、目标成本等涉及项目前期成本预算等管理；动态成本管理：包括：全项目动态成本、待发生成本等在目标成本基础上，对项目成本进行全面的动态跟踪与监控管理以及成本分析；成本数据库：针对历史项目数据等相关历史经验、数据指标进行历史数据管理，为新项目和公司未来的发展提供历史经验数据借鉴和依据，并把项目开发的经验教训以知识管理的形式延续下来；其它：包括：流程管理、消息管理、预警管理等其它的基础业务管理内容；建议：考虑到成本管理系统应用与财务管理系统应用（目前财务系统应用金蝶K/3财务系统）的数据共享与关联问题（如付款申请经财务审核问题、合同付款信息自动生成凭证以及付款信息反馈给合同管理业务的问题等），此次系统建设将充分考虑两个子系统间数据共享和交互问题。n 系统建设的重点根据对公司当前办公环境、人员、业务数据等基础管理的现状的了解的分析，未来在项目建设过程中将有以下点需要重点关注：ü 系统初始的基础数据准备问题；ü 历史数据再利用问题；ü 公司相关的管理规范与制度的制定与执行问题；ü 系统使用的方便性和灵活性问题；ü 整个公司未来信息化建设的拓展问题，如成本与财务的结合问题；ü 服务商的服务问题；四、 项目建设周期计划针对第一阶段成本管理建设预计在3-5个月左右时间完成，包括：前期需求调研、实施方案、基础数据准备、系统实施、试运行、历史数据迁移等，尤其是在实施过程中的培训工作和相关管理制度的制定和规范。可能存在的风险:基础数据规范标准的调研和确定（考虑在未来实施时可采用由服务商提供一些标杆企业的一些实施规范结合佳兆业进行调整模式，如成本科目体系、合同分类、变更签证分类、编码等）。五、 未来信息系统建设达到的目标佳兆业经过多年的发展，积累了众多房地产开发经验；需要进一步把这些经验借助一些手段转化成企业的规范和标准，通过软件在解决规范的基础，完善内部的管理体系和制度，进一步建立和完善佳兆业各种管控体系，在全面管控基础上形成佳兆业的核心竞争力。未来信息系统建设要达到的目标有以下几点： n 规范业务规范项目公司和各部门的业务运营行为。利用信息系统的规范功能，强化下属企业和各业务部门的业务操作行为，杜绝违规操作现象发生，规范整个企业的业务流程，并进而把企业相关各种规范体系与制度进一步“落地”；如形成基于成本分类、合同管理、测算、目标成本、动态成本、成本数据库等业务规范、标准建立等。n 工作效率提高通过软件系统平台规范化、标准化业务，使公司相关的业务处理都处于同一规范和标准下进行，提高内部业务处理的效率；同时，通过规范化和标准的化的业务处理，又可以方便实现部门间数据的共享（如合同付款业务与财务支付业务、成本业务与财务业务等），避免业务管理过程中数据录入工作的重复，提高内部协作效率。n 强化企业管控加强对各业务部门全方位监控管理体系。利用先进的管控平台建立整个公司从土地获取、拆迁补偿、勘察设计、建筑施工、成本控制、楼盘销售、物业服务等项目全生命周期管理体系，严密实时监控项目及公司运营的全面信息，如项目相关的目标成本、动态成本、资金、进度等全面信息。n 决策数据支持通过软件系统，在规范和标准的基础之上的专项业务管理（如成本管理、财务管理等）能够为提供精准的各种支撑数据，为高层全面掌控企业运营状况以及决策提供及时准确的数据支持，有效辅助决策。六、 金蝶软件房地产行业典型客户应用 编号客户名称应用内容客户简要说明1深圳万科房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、招投标、成本数据库）、集团财务(总账、固定资产、报表、合并报表、出纳、银企互联、资金、预算等)、业务一体化应用等。国内上市公司，公司成立于1984年5月，是目前中国最大（也是全球）的专业住宅开发企业。2007年公司完成新开工面积776.7万平方米，竣工面积445.3万平方米，实现销售金额523.6亿元，结算收入351.8亿元，净利润48.4亿元，纳税53.2亿元；2008年销售收入478.7亿元。与金蝶从96年开始合作；其也是金蝶K/3产品升级到EAS的典型客户。2振业集团（深圳）房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、招投标、成本数据库、进度管理）、集团财务(总账、固定资产、报表、合并报表、出纳、银企互联、资金、预算等)、进度管理、商业分析、人力资源管理（组织管理、员工管理、时间管理）、协同平台（费用报销、借款）、门户、移动商务、OA（知识中心、公文管理、通知公告、沟通平台）、营销管理（售楼、客户管理）、业务一体化应用等。国内深市上市，目前集团总资产57亿元，净资产达20亿元。集团先后被授予中国房地产百强、中国上市公司百强，广东地产三十强、深圳房地产十强等称号。其产品类别涉及普通居民住宅、商用物业、Townhouse、别墅等多种类型；其是金蝶EAS房地产行业整体应用典型客户。3深圳长城控股股份有限公司房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、成本数据库）、集团财务(总账、报表、合并报表、出纳、资金、预算等)、业务一体化等。深圳市长城投资控股股份有限公司，创立于1984年，1994年经股份制改造成为公众上市公司（股票简称：深长城A，代码000042），是国家房地产开发一级资质企业，深圳市一类企业。经过二十年的锐意开拓、励志进取，长城投资控股总资产近50亿元，成为以房地产开发为主，业务范围涉及建筑施工、物业经营、物业管理、酒店、仓储物流等多个行业的综合性企业。4深圳茂业集团房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、成本数据库）、集团财务(总账、报表、合并报表、出纳、资金、预算等)、业务一体化应用等。茂业集团创立于1995年5月5日，以开发经营商业地产为主业，主营大型百货商场、购物中心、高档写字楼、高档商务酒店、甲级商务公寓及商业住宅，形成了独具特色和独具规模的“地产+百货”发展模式，已由一个深圳的区域性品牌公司发展成为全国性品牌公司。茂业集团已建立了以深圳为中心，向全国中心城市以点扩面拓展的战略格局，并已成功入驻重庆、成都、沈阳、无锡、天津、常州、珠海等多个城市，开发商业地产项目数十个，自主经营物业面积近百万平方米，5奥园集团（广州）房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、成本数据库）、集团财务(总账、固定资产、报表、合并报表、出纳、银企互联、资金、预算等)、人力资源管理（组织管理、员工管理、时间管理）、协同平台（费用报销、借款）、OA（知识中心、公文管理、通知公告、沟通平台）、业务一体化应用等。2007年10月香港上市，以房地产开发为主营业务,同时涵盖城市运营、品牌连锁、资产管理等行业；2008年广东房地产企业竞争力20强第14名；其是金蝶EAS房地产行业整体应用典型客户。6力旺集团（长春）房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、招投标、成本数据库）、集团财务(总账、固定资产、报表、合并报表、出纳、资金预算等)、业务一体化应用等。成立于2001年2月，注册资本1亿元，总资产近5亿元，是以房地产开发为主业的企业集团。7鑫苑置业（北京）房地产项目投资决策分析系统、房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、成本数据库）、进度管理、集团财务(总账、固定资产、报表、合并报表、出纳、银企互联、资金、预算等)、商业分析、人力资源管理（组织管理、员工管理、时间管理）、协同平台（费用报销、借款）、门户、移动商务、OA（知识中心、公文管理、通知公告、沟通平台）、业务一体化应用等。美国纽约交易所上市的首家中国地产企业； “2005、2006河南省最佳雇主企业”、“07年中国房地产百强企业 百强之星”、“08年中国房地产百强企业成长性TOP TEN”。8大连亿达房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、成本数据库）、集团财务(总账、固定资产、报表、合并报表、出纳、资金、预算等)、人力资源管理（组织管理、员工管理、时间管理）、协同平台（费用报销、借款）、OA（知识中心、公文管理、通知公告、沟通平台）、售楼、租赁、业务一体化应用等。是以房地产开发、软件园区开发与运营为主导产业，并涉足房地产投资、IT咨询服务、IT教育、组合机床制造和建筑装修等多个业务领域的企业集团，综合实力位列2007中国服务业500强第223位，2007年实现销售收入39.8亿元，资产总额112.8亿元。9大连一方房地产成本管理（成本测算、合同、成本、付款、成本数据库）、集团财务(总账、固定资产、报表、合并报表、出纳、资金、预算等)、人力资源管理（组织管理、员工管理、时间管理）、协同平台（费用报销、借款）、OA（知识中心、公文管理、通知公告、沟通平台）、业务一体化应用等。集团成立于2001年，是集住宅房地产、商业房地产、进出口贸易为一体的企业集团。总部设在大连，并在北京、上海、沈阳、长春、大连等地设立了分公司，公司业务以住宅地产和商业地产定向开发为主。10陆家嘴集团（上海）房地产成本管理(成本测算、合同、成本、付款、成本数据库）、集团财务(总账、固定资产、报表、合并报表、出纳、预算等)、商业智能（BI）等。上海陆家嘴金融贸易区开发股份有限公司成立于1992年8月30日，公司所发行的A股和B股分别于1993年6月28日和1994年11月22日在上海交易所上市交易；目前公司的总股本为1,867,684,000股，其中A股为1,358,084,000，B股为509,600,000股。公司经营范围：房地产开发、经营、销售、出租和中介；市政公用基础设施的开发建设。根据对佳兆业项目建设“整体规划，分步实施”规划策略，对未来建设的管理信息系统采用分三步的策略，整个信息化建设的实施周期计划如下：n 第一阶段目标：建立房地产项目成本管控系统内容：合同管理（包括：合同、变更、付款等管理）、成本管理（包括：动态成本、成本分析等）、成本数据库、协同管理（费用管理）、OA系统（信息发布、公文管理、会议管理、车辆管理、计划管理等）、管理门户 （Portal）等；周期：5个月（包括：需求调研、实施方案、系统初始化（包括：项目历史数据导入）、培训、试运行、系统交付等）；说明：此阶段建设除建立成本管控系统，还要实现基础信息管理软件平台的搭建；后期建设内容是在其基础上进行拓展应用。n 第二阶段目标：基础业务系统建设 内容：第一阶段系统建设成果完善，进行财务系统（金蝶K/3财务系统）升级、采购招投标管理（包括：采购管理、供应商管理、招投标管理）、进度管理等； 周期：3个月(包括：需求调研、实施方案、系统初始化（财务历史数据升级迁移等）、试运行、系统交付等)；说明：此阶段是业务拓展，财务系统升级到新系统，原有数据迁移到新系统，实现项目成本业务系统与财务系统的一体化（如实现合同-付款-财务业务处理的一体化和数据共享等）；n 第三阶段目标：全面信息管理平台建设内容：前期系统建设成果完善，实现对前期的财务、成本、OA、门户等业务数据和信息的全面整合和优化；周期：3个月（(包括：需求调研、优化方案（涉及界面、数据、信息）、系统初始化、试运行、系统交付等)；说明：此阶段主要完善和优化前两阶段成果，并实现对整个公司业务管理系统数据整合（包括对佳兆业现有的售楼管理系统数据整合），形成公司全面的信息管控平台；实施风险及保障措施根据对佳兆业信息化现状的初步了解，结合金蝶为房地产企业信息化建设的经验，对未来项目实施过程中可能出现的风险内容和保障措施做如下说明：n 风险一：工作习惯适应性说明：未来采用规范化和标准化的软件系统，势必会员工作习惯、工作方式进行改变，而业务人员是否能够按要求通过软件系统进行相关的业务管理将成为未来系统应用是否成功的关键；保障措施：金蝶加强培训、佳兆业制度约束（如业务管理制度、考核制度等）n 风险二：基础数据准备说明：由于当前采用EXCEL和手工进行业务处理，大量业务数据的规范性和标准化程度低，因此，项目实施的前期的基础数据的准备将是整个项目实施中最为重要内容，将涉及到后期的初始化数据导入；保障措施：提供整理模板、培训n 风险三：配套的制度建设说明：由于目前东莞佳兆业正在建立和完善成本管控体系和制度建设，系统实施的过程就是形成和完善内部制度、规范的过程；保障措施：金蝶提供其它项目实施的经验，如成本科目体系、合同编码体系、变更分类体系等，协助东莞佳兆业进行相关的规范建设；n 风险四：项目组织说明：信息化项目的实施需要业主和服务商双方协作共同进行，并通过项目经理制模式加强沟通与交流。保障措施：金蝶成立专门的项目团队来实施项目，要求佳兆业成立对应的团队来保障实施和沟通；n 风险五：项目建设的阶段性说明：项目建设采用分阶段方式，因此，在项目开始之初需要明确项目的范围和目标；保障措施：双方在项目之初，明确项目范围和实现的目标作为未来项目实施的指导。培训服务n 金蝶公司采取集中培训的方式，由培训导师对贵公司相关人员进行标准培训，让客户了解软件的整体架构和流程，客户掌握软件操作和使用技能。n 实施服务过程中提供相关培训，碰到问题解决问题，通过实际操作帮助客户提高软件应用能力。实施服务n 由资深的房地产行业实施顾问结合贵公司的实际管理为贵公司提供实施指导上线。图 - 1. 金额实施方法图解n 实施顾问严格按照标准实施流程进行实施，包含项：实施步骤 实施工作主要内容 实施文档例示项目准备阶段项目组织、制定项目方案计划项目公约、项目组织建议书、项目花名册、ERP实施调研提纲、ERP项目调研报告、ERP项目实施方案、ERP项目实施总体计划、软件安装确认单、项目启动大会蓝图设计阶段标准产品培训、业务匹配、蓝图确认基础资料准备说明书、基础资料完成确认单、标准培训教材、标准培训大纲、培训计划、培训结果确认书、培训签到表、标准业务流程库、业务蓝图、业务蓝图确认单、编码原则指导书、基础资料编码规则、编码规则确认书 系统实现阶段系统上线、最终用户培训、基础资料准备系统上线确认单、ERP资料指导说明书、初始化完成确认书、系统切换确认书、系统培训总结报告、项目确认单验收交付阶段服务交接、项目验收服务交接备忘录、项目验收确认单、项目总结报告售后服务n 实行双客户代表制：项目实施完毕后由服务专员和客户经理共同进行售后服务跟踪，服务专员专职负责解决客户应用中的具体问题，客户经理负责服务过程中各种资源的协调，确保客户的服务需求得到及时的解决；n 现场支持服务：可享受的金蝶公司的现场支持服务；专职客户服务代表24小时响应：专职中级以上职称客户服务工程师不分工作日和节假日,每天24小时响应CSP订户的金蝶产品应用支持需求，并提供一年的保固期；n 热线支持服务：可获得金蝶本地技术支持中心或金蝶总部技术支持中心客户热线电话（或传真）支持服务，解答金蝶产品应用问题；n 版本升级服务：可享受金蝶软件版本升级服务；n INTERNET 网络服务：金蝶公司现已在网站上开辟客户服务专栏，包括服务指南、在线技术支持、在线培训、金蝶认证、客户关系处理、E-mail群发、服务论坛等栏目。客户经金蝶公司授权，可在网站上享受金蝶公司提供的网络服务；n 资料修复服务：在金蝶产品使用过程中由于某种原因导致资料出现问题，可享受资料整体打包发送给金蝶本地技术中心或金蝶总部技术支持中心，由技术资深专家帮助修复资料的服务；n 信息服务：金蝶公司定期推出服务通讯及刊物，向客户介绍使用金蝶软件过程中可能遇到的问题和应用技巧，提升客户的金蝶软件应用水平，加强与广大客户的交流；n 客户交流大会：金蝶公司将分地区、分行业召开客户应用交流大会，听取客户应用体会和意见，增进客户与业界专家、客户与客户之间的交流，进一步提高客户的金蝶软件应用水平。金蝶软件（中国）有限公司东莞分公司 二九年七月十六日第16页，共16页