地产建筑公司综合管理部行政管理岗管理工作手册.docx

*地产建筑公司综合管理部行政管理岗管理工作手册职位名称行政管理岗职位级别直属上级综合管理部经理直属下级无所管理的主要设备办公电脑一、岗位工作职责1、履行接待管理相关手续：（1）公司来访客人食宿安排。（2）公司出差人员交通用票（火车、飞机）的订购安排）。2、车辆管理：（1）办公车辆调配管理。（2）公司车辆维修管理。（3）公司车辆用油管理。3、编制年度计划：（1）根据办公需求，编制公司年度固定资产。（2）办公设备及办公耗材等购置计划。 4、办公设备与办公低值易耗品管理：（1）审核各部门提报的办公设备与购置计划。（2）各项办公低值易耗品饮用水、打印机硒鼓、纸张、保洁用品、办公座椅柜、电话、网络及缴纳办公水电等的购置、保管与发放。（3）办公设备的维护管理，建立并完善办公设备台帐。5、负责相关文件的起草；办公文件的上传、下达、通知的发放。6、负责办公秩序、环境卫生及安全管理，并履行相关手续。7、负责节假日值班管理工作。8、负责公司报刊、书籍年度征订工作。9、通讯录编制及每年更新。10、负责信息管理：（1）企业网站内容更新。（2）员工oa申报、变更；网络问题对接集团信息部。11、负责组织、实施公司各项重大活动。12、管理费用统计、结算管理：（1）每月统计部门发生的各项管理费用金额。（2）每日统计各部门各项费用票据款项及报销金额，统一交财务部。（3）办理各项借款、报销等票据手续事宜。12、修订完善本岗位相关管理制度。13、编制综合管理部日报告并汇总*地产建筑公司经营工作日报告。14、及时办理领导交办工作。二、工作标准、工作流程（一）会议管理1、根据会议时间、参加会议人员确定会议地点，通知参会人员；2、做好会议记录，会后形成会议纪要；3、对决议事项进行跟踪，在工作时限内将完成结果向总经理反馈。4、会议管理流程详见下流程图总经理办公会：专题会：（二）公文管理规定1、各种文件、来电、函件的收发、传阅、整理、保管；2、起草各种公文，编写公司大事记，编制各种应用表格，并组织人员对公司新人新事、企业动态等编写新闻稿件，投稿工作。（三）办公设备管理1、建立办公设备台帐；2、配合综合管理部主任对公司所有办公设备的保管、使用、保养、维护进行管理。（四）日常工作1、公司电话的接听、通知及反馈工作；2、外来人员的接待工作；3、公司的环境卫生管理，定期组织人员进行卫生清扫；4、公司阅览室的书籍购买登记入库，建立借阅登记，实行借阅登记管理，建立阅览室书籍台帐，并不断更新；5、各种报刊资料发放及文字复印、下发等工作；6、领导交办的临时性工作；7、公司的后勤服务工作；8、配合部门主任对公司员工的日常规范进行管理；9、配合综合管理部主任做好集团内及公司的各项组织协调联络工作。（五）接待工作1、接待前工作：了解对方来访的目的、基本情况、日程安排及要求，向总办主任汇报后1个工作日内形成接待工作方案，报总办主任1个工作日内审核完毕后报相关老总和部门。2、接待中工作：按照接待工作方案，以“热情周到、耐心细致、规范有序”为标准，做好接待工作。（六）及时办理领导交办工作领导交办工作，及时处理完毕，并及时向领导反馈工作落实情况。三、年度工作计划1、每周完成总经理办公会会务组织工作。2、及时办理领导交办工作。3、3月末完成会议管理制度、公文管理制度修订工作。4、按时完成岗位日报告。5、及时更新办公设备管理台账。6、每日统计各部门各项费用票据款项及报销金额，统一交财务部，每月统计部门发生的各项管理费用金额。7、根据各部门年度计划3月前购买办公耗材。8、及时更新通讯录。9、按月提报节假日值班表。10、负责公司年度报刊、书籍年度征订工作。11、每日进行办公秩序、环境卫生及安全管理，并履行相关手续。12、及时办理领导交办工作。四、主要对接工作职责主要对接岗位对接事项工作标准及流程1、部门经理及内业岗位；企业各部门经理会议决议落实反馈及时督办会议纪要落实情况，组织各职能部门反馈决议落实情况。2、部门经理及内业岗位；企业各部门经理各部门费用报销每日统计各部门各项费用票据款项及报销金额，统一交财务部，每月统计部门发生的各项管理费用金额。3、部门经理及内业岗位；企业各部门经理日常工作及时提报企业值班表、即使更新企业通讯录、及时办理领导交办工作并及时向领导反馈工作落实情况。部门负责人人力资源部主管副总经理企业总经理尹中山刘欣彦无李建军