办公室5S推行组织计划.docx

关于办公室开展5S推行计划方案、目的：通过5S活动的有效开展办公室办公环境，提升办公室人员的工作效率， 改善办公场所的环境，提高办公人员的整体素质，能够有效提高办事效率，提升部 门的整体形象。二、适用范围：本推行方案适用于本部门办公人员。三、行业术语：1.5S的起源5S起源于日本，指的是在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生 产要素进行有效管理，是日式企业独特的一种管理方法。2.5S的含义5S 指的是日文 SEIRI（整理）、SEITON （整顿）、SEISO（清扫），SEIKETSU（清洁）、SHITSUKE（修养）这五个单词，因为五个单词前面发音都是“S”， 所以统称为“ 5S”。其中：整理 区分必需品和非必需品，现场不放置非必需品；整顿 将寻找必需品的时间减少为零；清扫 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态；清洁将整理、整顿、清洁进行到底，并且制度化；修养 对于公司管理制度事项，大家都要遵守执行。四、办公室5S要求：（一）、整理1、每月考勤文件和日常所有文件（包括电子文档），把文件分为必要（有效）和不 要（无效）的。必要员工资料和工资考勤保存在文件柜归档，不要的全部销毁。2、每月日常考勤和请教单记录，审批后的有效表单、记录统一保存文件夹并归 档。3、本部门所辖区域的设备、物品、空间，并区分“要”和“不要”，并分类如下（1）、设备：电脑、打印机、电话、传真机、文具和书籍等。（2）、物品：公共办公用品、个人用品和装饰品。（3）、空间：柜架、桌椅、抽屉和储物柜等。4、“不要”物品经各部门主管判定后，集中处理。（二八整顿1、文件资料的管理整顿（1）、档案管理依据公司文件档案管理制度执行。（2）、将文件按待处理、处理中和已处理分类放置。（3）、机密类文件根据应用情况分为每日必用、常用和常不用 3种，常不用的 机密类文件尽快处置。（4）、电子文档资料分类必须条理清晰，需要永久或长期保存的，应打印成纸制 文件并同时将电子文档存储到电脑硬盘或 U盘进行妥善保存。2、办公室的整顿（1）、办公室桌面除文件盒、笔筒、文件、电脑外无其他物品。（2）、电脑：桌面呈45度角贴墙放置，竖式主机置桌面下。（3）、抽屉：所有物品分类放置，办公用品放上层，个人用品放下层。（4）、桌椅：桌面物品摆放整齐有序，桌面清洁、干净，椅子摆放整齐。（5）、垃圾筒：置于桌后或办公桌右下角。（6）、公司报刊：放置在报架上，或阅完后放入办公桌内。（三八清扫1、办公区域（如通道、地面）不需清扫，由专门的保洁人员负责2、清扫的对象主要是个人办公区域，具体清扫基准如下：清扫对象清扫要求周期清扫时间个人区域桌面干净、整洁，桌洞内无垃圾、杂物每天一次每天下班后办公设备电脑主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢每周一次每周五下班后文件资料桌面、电脑中无失效文件；超过保管期限的及时销毁；保管期限内的在文件资料柜归档；无破旧的卡片、册子、档案、报刊等每月一次每月最后一天（四八清洁1、彻底落实前面的整理、整顿、清扫工作。2、利用本部门推行小组巡查，提高办公区域 5S活动意识（五八素养1、遵守公司员工手册有关规定。2、遵守公司员工日常行为管理规定（六）、安全1、正确使用办公室各种电器设备。2、定期检查办公区域各种电源、线路的安全状况 3、保持安全通道、出口的畅通。（七八节约1、最大限度地利用各种办公用品。2、设置各类办公用品分类回收箱。3、对不能再使用的办公设备进行相关回收处理。五、办公室5S推行小组成员组织结构和职责如下:组长：部门经理办公室5S推行小组成员职责：1、组长的职责：总体把握5S推行小组的工作方向，监督检查本部门 5S活动效果。批准5S推行计划书、评价5S推行、改善成果、在办公区域 5S活动推行中拥有最高裁决权。2、副组长的职责：决定5S活动重点、活动时间，负责活动推行项目提案，改善办公区域工作环境。准备小组会议召开工作，组织部门 5S稽查员对本部门检查、统计和评估5S活动效果、并上报组长。定期做推行情况报告，协助办公区域5S推行小组组 长处理事务，同时，组长不在时，代行其职责。3、5S稽查员的职责：对办公区域成员进行5S检查和监督，对5S检查结果公布到办公区域人员。上报给副组长办公区域5S推行情况，跟进推行小组会议决定事项。4、组员的职责：参与本部门开展5S活动方案，具体落实实施部门推行工作，执行上级的各种工作指示，参与5S活动的评比、评价、确定开展 5S活动效果。六、办公室5S实施标准要求：1、桌面：物品方面，将公司用品和个人用品区分开来；公司用品放在明显处，私人物品放在不明显处；企业用品放在抽屉的上层，私人物品放在抽屉的下层；办公桌 椅应设置姓名标牌。2、文件柜：A. 文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门、以及责任人等；B. 柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图；C. 文件柜内分层分类，用分隔线和标签区分3、文件资料：将所有文件资料有效分类，运用形迹管理的方法使文件能够马上被拿取， 如下图示为经过分类整理后的文件资料放置图例：文件柜（X域WflAiXX管丹箱* 悄色=畳弄.貳它晝- «&< tie.拆）t、NIM«.咐握亦SV 捲容户沙裝+ 抵席式廿熨”It -帼贞件対養.按主JKSHt-擅标感仲英+HLJUL.JN-f&机料涉11后3平4、抽屉:粗内盛示标餐.-朶子轰示后瞿-.虫姙.A.清除不用或不用物品，留下必需品;B.所有物品应分类，并进行标识;C.办公用品放置在上层，个人用品放置在下层5、墙壁不随意张贴纸张:使用使用胶水、胶纸将纸张贴在墙上时，一旦揭除会留下难看的斑迹，从而影 响办公室整体形象。6、办公室标识管理：6.1、办公桌区域标识根据办公人员的数量，将办公桌划分为不同员工的作业区域，其标识的内容包括以下3个部分。1）区域名称；2）区域所属人姓名；3）区域人职务。6.2、区域物品放置标识各区域所属人根据本人办公用品以及其他物品的多少，标识不同物品的放置位 置。有时，并不用具体地标识出物品放置位置， 也可以将所有办公桌上的物品整齐放置到所属区域，如下图所示r件架井类、际鉛一心瞿丄j方6.3、文件夹标识管理文件夹外部标识主要是指侧面标识和正面标识。其中，侧面标识主要包括以下5个要素。1）文件夹编号；2）文件夹名称；3）文件夹内文件内容简述；4）文件夹管理部门；5）文件夹管理责任人。文件夹标识的注意事项：1）无论文件的厚薄，文件夹标识的长度、宽度都应保持一致;2）若将文件夹放入文件盒内，文件盒也应有相应的标识；3）在文件夹侧面加上斜线或三角形，以形成目视管理标准；4）统一文件夹标识的规格和字体。5）如下图所示：I'；飞，X子*1枪Il Wi邪=r.9R胃甲，排“圧童JT卄七、办公室5S活动检查表:办公室5S活动检查表活动检查内容配分得分问题点描述整桌面及抽屉内均无多余物品，且摆放整齐4理有无档案规定，并保存归档3办公区域是否有不用或不急用的物品、工具4办公区域是否有明确的区域标识 ，且标识清楚4小计15分整顿定位明确，使用目视管理，任何人可随时使用4文件柜、办公用品是否有管理责任人3购置品和各部门快递包裹有无规疋放置处4文件等是否实施定位化（颜色、斜线）管理4小计15分清扫地面、桌面是否杂乱3电脑和办公设备线路是否杂乱3个人区域墙壁、地面是否保持干净3办公区域文件、工具、办公用品是否有灰尘2办公区域死角是否有灰尘4小计15分清洁办公设备是否保持干净3抽屉内是否杂乱3私人物品有无依规定放置3下班时桌面上是否整齐3办公区域人员是按照前 3S是否规范化、标准化3小计15分素是否遵照规定统一佩戴好厂牌3养待人接物态度好，语言礼貌，举止文明3有无迟到、早退、旷工现象3坚持上班前开展5S活动五分钟，下班后开展5S活动五分钟3办公人员仪容端正、着装整洁得体315分安全办公设备电源开关、线路是否有定期检查5办公区域通道是否堆放有个人物品5每天下班后，办公设备电源是否及时关闭5小计15分节约报废的办公室设备是否及时回收处理3办公用品是否合理使用2过期的办公文件废纸是否及时清理3是否节约办公用纸、电2小计10分评语八、办公区域5S检查考核方法:方法说明定期巡查方法每周至少巡查一次，由部门5S推行小组制定检查时间到现场巡查和督导，发现问题，及时做好记录。不定期巡查方法不疋期到现场进行巡查和督导，随时发现 5S活动推行中 的问题，以便迅速采取措施解决。1、5S推行小组检查工作的步骤：（1）、确定时间和地点开展巡查工作前，确定巡查的时间和地点。（2）、开展巡查工作到办公区域现场巡查，并多与现场人员沟通、交流，以便发现问题。（3）、发现问题在开展巡查工作的过程中，通过仔细观察和询问，发现5S活动推行中存在的问题。（4）、发出改善通知向存在问题的单位或责任区由邮件形式通知区域责任人，要求其立即改善。（5）、跟踪监督改善及时跟踪问题改善的进度，监督改善情况，必要时适当进行指导。2、检查考核程序：（1 ）、由5S推行小组制订计划检查时间，由于本部门涉及其他部门（秘书部、人 力资源部、ISO部）可以制订分组到各区域进行 5S活动检查，记录相关结果，然后 在办公室根据评分标准评分。当天下午 5:30前将有关检查记录发以邮件形式发 布到每个办公人员的邮箱。（2） 、推行小组成绩后由每个月底 30日于次日早晨9:30前公布成绩。（3）、推行小组于成绩公布当日下午2:30召开总结会议，办公检查结果和指导问题改善。（4）、每月3日公布上月结果并由部门经理颁发奖励激励员工积极参与5S活动3、评比方法：（1 ）、实行分组制，并选出一名区域负责人。（2 ）、按照少数服从多数的原则，决定是否问题点.4、申诉制度：对5S活动检查评比结果，若有任何认为与实际情况不符或不合理情况，可以邮件形式或会议提出，由5S活动推行小组成员表决裁决问题决策权。申诉人申诉前，必须核对最新检查标准，确定评比有误，并与相关检查人员 协商。