秘书工作的组织及管理.ppt

第六章 秘书工作的组织及管理,第一节秘书工作系统的组织 第二节 秘书工作的运行和管理,第一节秘书工作系统的组织一、秘书工作机构秘书工作机构是指在组织内部设立的专门承担秘书工作职能的所有机构的统称。它是领导工作不可缺少的组成部分，是科学管理机关工作，保证各方面工作正常运转并实现领导职能的组织保证。（一）秘书机构的设置 由于机关的管理职能和级别层次不同，秘书机构的名称和设置情况也有所区别。中央和省、部级领导机关一般设置办公厅。中下层的领导机关（地、县级机关），多数不设办公厅，而设办公室。,（二）秘书机构设置要求秘书机构是实现机关管理职能的重要条件，是实施科学管理的组织保障。具体说来，应该符合下述要求：、因事设岗，讲究精简 设置机构必须考虑工作需要和便于高速运转。首先，从领导工作实际需要和机关的具体情况出发，就是因事设岗，而不是因人设岗。其次，要简化层次，特别是减少不必要的中间层次，避免机构重叠、人浮于事、效率低下的现象。2、合理分工、职责明确 设置机构要体现有利于统一的领导，又要体现机构本身应有的职能权限。3、注重高效，精干务实，强兵为主 追求高效运转，是秘书工作的职责决定的。综上所述，秘书机构的设置要求，实际上包括对秘书机构和人员素质、数量、职能、效率四个不同角度的要求。只要当这些因素都处于服务、高效运转的基本要求。,二、秘书人员秘书人员，包括被冠以“秘书”职务和无此职务而从事秘书性工作的人员。他们是秘书工作系统中最具主动性和最活泼的因素，对秘书工作的正常运行起着决定性作用。（一）秘书人员的分类、从职业等级划分，劳动和社会保障部2003年修订的国家秘书职业标准，将秘书职业从低到高划分为四个等级：五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。秘书等级不同，其工作内容、能力要求以及应掌握的相关知识分别有不同的规定。2、从工作性质和职责划分，有党务秘书、行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书、文字秘书、法律秘书、医学秘书、科研秘书、新闻秘书、外事秘书、教学秘书等。,秘书学,第十三讲,主讲教师：娄淑华学时：32,3、从秘书的来源和服务对象划分，有公务秘书和私人秘书。4、从秘书所任职务划分，有秘书长、办公厅主任、秘书局长、秘书处长、秘书科长、办公室主任、办事员、文书等。秘书长有中央、省、市级机关的秘书长之分；办公厅主任也有中央、省（部）级之分；办公室也有市（局）、县级机关的办公室主任之分。5、驻外使馆的秘书人员分为一等秘书、二等秘书、三等秘书。一等秘书：使馆中职位仅次于参赞的外交官，派遣国外交部派出。一等秘书掌握机要文件，从事外交活动，协助使馆大使参与外交事务活动，享有外交特权和豁免。可以被介绍给驻在在国外交部长，通常也被介绍给驻在国的国家元首；二等秘书：使馆中职位词语参赞的外交官；三等秘书：使馆中职位在随员之上的外交官。,（二）秘书人员的配置 这是秘书工作正常运行的基本条件。1、智能结构比例要合理2、专业结构比例要合理3、年龄结构比例要合理（三）配置秘书实行的原则、适应性原则 2、职能性原则 3、类型性原则,三、秘书机构责任人的配置符合以下条件：（一）符合领导干部的“四化”要求党中央提出了培养和选拔领导干部，必须实行“四化”要求，即领导干部必须符合“革命化、年轻化、知识化、专业化”的原则。（二）应当与秘书机构层次相适应在省、部级以上领导机关，秘书机构负责人的配备分为两种情况。一种是设办公厅主任和副主任，领导办公厅的工作；另一种是设办公厅秘书长和副秘书长领导办公厅工作。在中、下层领导机关，秘书机构负责人的配置均与秘书机构层次和名称相适应。（三）机关领导成员兼任秘书机构的主要领导为了加强对秘书工作的领导，确保领导意图和科学决策能够得到贯彻执行，在一些高层领导机关，秘书机构的主要领导人，大都由直接领导机关的某位领导人兼任。,第二节 秘书工作的运行和管理,一、秘书工作的组织形式与工作方式（一）秘书工作的组织形式集中形式与分工形式两种类型。1、集中形式即秘书工作的各项内容全部集中到办公室来进行。2、分工形式即将秘书工作的内容按照工作环节和工作性质划分为若干部分，分别交给有关部门运作完成。,秘书学,第十四讲,主讲教师：娄淑华学时：32,（二）秘书工作的方式,1、专项分工制,3、专项分工与值班混合,4、临时交办制,2、值班制,二、秘书工作的管理体制我国秘书工作的管理体制，实行块块领导为主，条条指导为辅，条块结合的形式。这样的管理体制与其他很多方面的领导与管理体制是不同的。,（一）以块块领导为主所谓块块领导，是指秘书工作要接受所属单位的领导。为什么要以块块领导为主呢？主要理由如下：第一，秘书工作于本单位领导工作密切相关。第二，秘书工作是为领导工作服务的，服务质量只有本单位领导最清楚。第三，古今中外，秘书机构和秘书人员都从属于它所服务的机关。（二）以条条指导为辅所谓条条指导，是指上级领导机关的秘书机构对下级机关的秘书机构实行业务上的指导。但是，这种指导作用与块块领导相比是出于辅助地位的。有了块块领导，为什么还要实行条条指导呢？我们知道，秘书机构尽管在级别、规模上有很大的区别，但是，无论什么样的机关，秘书工作性质、内容、职能基本上是相同的。总之，我国秘书工作的领导与管理体制，实行块块领导为主，条条指导为辅，条块结合的形式，从根本上说，实行这种体制，有利于充分发挥秘书工作的作用和体现秘书工作的价值，能够保证秘书工作更好地为领导工作服务。,秘书学,第十五讲,主讲教师：娄淑华学时：32,三、秘书工作的管理措施与制度（一）秘书工作的管理措施秘书工作事关领导工作活动的正常运转，对领导工作影响很大。机关领导人员必须在宏观方面加强对秘书工作的领导与指导，确保秘书工作按照领导工作的目标运行而不发生偏差。在微观方面，应当采取必要的管理措施，以便高质量、高效率地为领导工作服务。、对秘书宏观方面的管理要求（1）坚持正确的政治方向，在思想上、政治上同党中央保持高度一致。（）遵守工作纪律，全心全意为人民服务。（）树立谦虚谨慎的优良作风（）严守党和国家的机密。（）严格秘书人员的调配制度。（）加强对秘书人员的领导和管理。,2、对秘书微观方面的管理要求（1）分级管理与直接领导相结合。（2）实行严格的岗位责任制。（3）实行明确的目标管理。（4）实行交接班制度。（5）把好人才素质关。,（二）秘书工作的管理制度 秘书工作的管理制度是指秘书人员应当遵守的所有的行为规范和工作准则的统称。这是保证秘书工作正常运行的不可缺少的条件。秘书工作管理制度可以分为以下几类：1、具有强制执行性质的法规。例如：中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法、中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法以及信访、印章管理方面的规章制度。2、工作程序性质的规章制度。例如：打字员工作程序等,3、工作标准类的规章制度。例如：打字员工作标准4、岗位责任制度。例如：秘书处处长职责、保密室工作守则等。5、工作环境操作规范。例如：收发文登记制度、文件校对制度6、奖惩类的制度。例如：省委办公厅的机要通信人员奖惩制度等。制定秘书规章制度过程中，要注意一下问题：1、主义规章制度的系统一致性，符合有关方针政策、法规精神和上级有关的有关规定，与之保持一致。2、主义制度的严密可行，要认真推敲制度内容和文字表达质量，确保周密严谨，行之有效。3、主义制度的简明精确、条理清晰、便于理解和执行。4、维护制度的稳定性。已经颁布就要在一定时间内保持稳定，避免朝定夕改，频繁变化。,