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时间管理,2003年4月,课程总纲,一、时间管理的基本概念二、时间陷阱三、时间盘点四、时间管理原则五、时间管理方法六、时间管理工具,价值25000美元的点子,某公司总裁某企业顾问,一、时间管理的基本概念,最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间。在日常工作中始终如一地、有的放矢地使用已被实践证明行之有效的工作方法，以便组织管理好自己的工作和生活。,时间的意义,您有足够的时间吗？时间对您意味着什么？您如何对待时间？您还有多少时间？,您有足够的时间吗？,经理调研结果有足够的时间（1%）需加班，加班时间占总工时的10%（10%）同上，25%（40%）50%（49%）,您的情况？,您永远都没有时间，除非自己去找。,课堂问卷自我评估,A、NEVER 从不 B、SOMETIMES 有时 C、OFTEN 经常D、ALWAYS 总是,课堂问卷自我评估,1、每个工作日之前，我都能为计划中的 工作做些准备。2、凡是可让下属做的事，我都交派下去。3、我用工作进度时间表来书面规定各种 任务与目标。4、每份文件我会尽量一次性处理完毕。5、我每天列出一个应办事项清单，按优先 排列，先办最重要的事情。,课堂问卷自我评估,6、我尽量回避干扰电话、不速之客来访和 突如其来的会谈。7、我按照生理成绩曲线图表来安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，能应付突发事件。9、我重视自己的活动安排，集中精力首先处理 少数重要的事情。10、我在必须处理更重要事情时，遇到别人想占 用我的时间，我会说“不”。,课堂问卷自我评估,015分 无时间规划1620分 试图掌握自己的时间，但不能持之以恒。2125分 您的时间管理良好2630分 时间管理榜样,时间对您意味着什么？,您如何对待时间？,善于利用时间也是决定您人生成败的一个因素。时间是最紧俏的资本，如果您连时间都不会管理，何谈会管理其他资本呢？,您还有多少时间？（课堂练习）,您还有多少时间？,您一生中最重要的东西说来说去最后还是您的时间,时间盘点,你的软尺还剩下40厘米人每天平均睡眠8小时，一年的平均睡眠时间是2920小时，40年就是11.68万小时，即13年。现在，请你将软尺剪去13厘米，剩下的只有27厘米。,时间盘点,一般人每天三餐，平均需要2.5小时，一年大约用去912小时，40年便是36480小时，相当于4年时间，所以，请你把软尺剪去4厘米，现在的软尺应该剩下23厘米。,时间盘点,现在你问一问自己每天用在交通方面的时间有多少？如果答案是1.5小时，40年便是2.19万小时，等于两年半请你在软尺上剪去2.5厘米，现在软尺剩下20.5厘米了。,时间盘点,如果你每天用于与亲友或同事聊天、打电话的时间是1小时，40年就是1.46万小时，等于一年半，那么现在你的软尺应该剩下19厘米。,时间盘点,假设你每天平均看电视的时间为3小时，40年你所用去的时间就是4.38万小时，亦即等于5年时间。请你在软尺上剪去5厘米，现在它剩下14厘米。,时间盘点,你是否计算过自己每星期用于娱乐、锻炼身体的时间有多少？如果你周六、日全都花在娱乐方面，平均每天花去3小时，40年就用去4.38万小时，等于5年。剪去5厘米，它现在是9厘米。,时间盘点,还有，每人每天必做的三件大事：刷牙洗脸、大小便及洗澡，还有女士的化妆、男士用来看报纸的时间。以上各项如果你每天用去 1小时，40年就是1.46万小时，即1年半。那么，你手上的软尺只有7.5厘米。,时间盘点,如果你一年有7天休假，40年等于0.672万小时；如果你每天都做白日梦或浑噩1小时，40年就是1.46万小时；如果你每天因为闹情绪，无法集中精力工作1小时（一般超过2小时），40年便是1.46万小时。把以上各项相加，虚度时间的总数为3.59万小时，等于4.1年。,时间盘点,请你将软尺上剩下的7.5厘米减去4.1厘米，剩下的只有3.4厘米，也就是说三年四个月时间！上述计算方法，对某些人而言并没有夸大其词。试问，以这三年四个月的时间去养活自己80年的人生，可能吗？,时间价值时间足迹,因此可以说，人生就是时间。时间是不存在的，只有经历（即时间足迹）是存在的；能够把握时间的经历价值，就是把握人生存在的价值。你的时间足迹在哪里？它们的价值如何？这些问题的确值得我们经常玩味与深思。,你的时间足迹在哪里？,搜寻自己的时间足迹，搜寻那些曾经令自己激动不已、骄傲万分，也受到自己周围的亲友和同事真诚赞许的事情。这种足迹越多，就表明我们过去的生命价值越多。“有价值的人是使自己留下时间足迹的人。”,你的时间足迹在哪里？,18岁以前的3件事18岁以后的3件事,时间管理的8个好处,工作更有条理更好的工作成果更大的成就感获得更高级任务的资格花费较少的时间把事情办好工作中较少失误承受较少的压力（身心、工作、绩效）更快达到事业和人生目标,二、时间陷阱（失控原因）,课堂练习,时间陷阱（30个，请您选5个）,目的不明确次序无优先总想一口气做太多的事对任务与活动缺乏了解每日时间安排不当个人安排混乱/文件堆积如山废纸杂物过多，读物过多文件存放系统混乱翻查笔记、通讯本的时间太多缺乏动机/工作态度有惰性,时间陷阱（30个，请您选5个）,11、缺乏协调和团队精神12、常常被电话打断工作13、不速之客的干扰14、怯于拒绝他人15、信息不完全或信息来得太迟16、缺乏自律17、做事不能善始善终18、注意力被转移或喧闹干扰19、马拉松会谈20、对会谈与谈判缺乏准备,时间陷阱（30个，请您选5个）,21、没有沟通或沟通不准确22、闲谈私事过多23、通讯过多24、过多文书记录25、做事拖拉26、什么都想知道27、约会等待时间过长28、办事急躁、缺乏耐性29、很少交派下属办事30、对交派下去的工作很少检查,三、时间盘点,不知道把时间花到什么方面去了不知道完成任务需要花费多少时间不知道自己的工作作风优缺点何在不知道哪些人或哪些因素促进/妨碍自己的工作效率和效果,“肖经理的一天”,8：30 部门例会9：00 看资料、文件9：15 接听和打了几个电话9：30 下属来请示工作9：45 与财务部经理讨论费用问题10：20 替上司营销总监去开会10：55 给外地办事处打电话11：10 与行政部经理聊天11：30 替下属修改销售报告12：00 吃饭,“肖经理的一天”,13：00 接待一个客户13：30 准备向营销总监汇报的资料14：00 向营销总监汇报工作14：30 下属来谈其工作中的困难14：50 与人事经理谈某下属的奖金问题15：20 接到顾客投诉电话、很恼火15：30 打电话询问投诉之事、教训下属15：50 老总找去16：20 下属又来请示工作16：30 撰写招聘计划,“肖经理的一天”,17：00 发现招聘计划中有好几个问题 需要与人事经理协商，去找人事 经理17：30 与人事经理协商18：00 与人事经理协商,“肖经理的一天”,他的重要工作是在快下班时才做的；他被分心和干扰的事项较多，有来自于下属、同级、外部等，时间大概是2小时左右；他完全不被干扰的时间很少，只有30分钟；他最有效率时间应是9：00左右，却没有得到充分利用；在工作效率低的时间向上司汇报工作，由于准备不充分和精力不集中，效果不令人满意。,低效使用时间意味着,1、过度紧张如果你持续保持神经紧张，那么很快你就会感到疲倦无论在身体上还是精神上，结果你不能持续有效的工作了。2、依赖借口对过去发生的事情你无可挽回。找借口和对失败寻求解释不能达到任何实际效果并且浪费时间和精力。,低效使用时间意味着,3、犹豫不决总是从一件事情转移到另一件事情，并且在应该立即着手开始干的工作上拖延耽搁。4、追求完美如果你太追求事情的完美而深陷其中，那么你永远不可能完成工作。,低效使用时间意味着,5、抵触情绪对工作的厌恶、敌视、挫折感和焦虑会消耗你的精力，使你无法完成在不带有这些情绪时你能完成的工作量。6、不确信如果你对自己的能力没有信心，你会花费大量的时间来建立自我并尽力给别人留下深刻印象7、工作狂即使在家和假期中也每分每秒保持工作，意味着你的时间管理失效。,计算你的时间价值,你的时间值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间对你、对公司意味着什么？成本价值法。用你的年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比计算。收入价值法。用你的销售目标（年销售额或年利润额）与工作时间之比计算。,成本价值法,用你的年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比计算。年薪（人工成本）每天的价值每小时的价值每分钟的价值,收入价值法,用你的销售目标（年销售额或年利润额）与工作时间之比计算。销售额（万元）每天的价值（万元）每小时的价值（万元）每分钟的价值（万元）,时间管理的启示,启示一：你的每一天、每一小时，每一分钟都有很大价值。时间就是金钱，如果你浪费了这一段时间，就意味这你增加了公司的成本，或者减少了收入或利润。你是人，不是神，你浪费了时间，是无论如何也祢补不了的损失。启示二：钱是一分一分挣来的，是在每一分钟、每一小时、每一天的努力工作中挣来的。当你一天中浪费（不管什么原因）1-2小时的时候，就意味着其他时间中挣钱的效率要提高10%-30%，显然，这是十分困难的。,时间管理的启示,启示三：你一定要用上面的两种表计算一下自己的时间价值，并牢牢的记住，当你浪费了多少时间时，你浪费了多少钱。启示四：规划你的时间，以便使你将宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。,时间分析（课堂练习）,时间清单分析（昨天）工作清单分析（本周）,按月估算,请将您的主要工作按模块分类并给出各类工作所占用的大致时间,时间损失分类清单（七大类50问）,一、设定目标（6问）我是否对工作范围内的所有任务有系统的了解？我对工作与整个企业的情况之间的关系是否有足够的认识？我一定要完成许多不同的工作任务吗？我是否被过多的事物缠身？我是否给我的部署预先规定工作指标（目标管理）？我在工作中是否不断有新的创意，是否扩展自己的知识和能力？,时间损失分类清单,二、制定计划（6问）1、我了解可预见工作的大概分配比例吗？2、我对完成任务过程中可能会出现的困难（危机）做好准备了吗？3、我是否为不可预见的情况、危机和干扰 预留了时间？4、为使自己不间断地全力投入工作，我是 否对可能的干扰采取了预防措施？5、我是否值班过多或者出差过多？6、我是否把约定的日程、任务和活动都记录 在时间计划本上？,时间损失分类清单,三、作出决定（8问）1、我开始做一项工作时，是否对这项工作做了考察？2、我是否对各项工作按轻重缓急来排顺序？3、我对各项工作是否按其意义（重要/紧迫性）使用正确的时间分配尺度？4、我是否把过多的时间花费在毫无意义或用处不大的电话、访客和会议上面？5、我是否力图把细小的工作、无关紧要的事情做得尽善尽美？6、我是否在事务性工作上花费过多的时间？7、我虽然知道哪件事情最重要，但在处理任务时仍然是眉毛胡子一把抓。8、在每个活动之间我是否进行了过多的私人谈话？,时间损失分类清单,四、工作组织（7问）1、我是否在某个问题上花了过多时间以至于 事倍功半？2、我是否喜欢事无巨细一人包办？3、我有无可以交派工作的同事或帮手？4、我的办公桌是否经常堆满文件？5、我是否利用口述录音机、自动拨号机、表格、检查清单等辅助手段来减轻自己的工作？6、我考虑过对工作范围内的事进行系统性简化？7、在一定的状况中是否一再出现同样的困难？,时间损失分类清单,五、工作开始（10问）1、我是否前一天晚上就规划好次日的工作？2、我开始工作前是否与同事交谈一下？3、我是否先处理一些个人的事情？4、我是否先阅读报纸或刚收到的信件？5、我需要较长的时间才能进入工作状态？6、我会否未经深思熟虑就动手干？7、我是否对要办的事进行充分的工作准备？8、我是否经常把重要的事情向后推延？9、在处理棘手事务时，我是中途介入还是最后介入？10、我开始做某些工作后，是否很快就又放下而不是把工作做完？,时间损失分类清单,六、每日安排（5问）1、我是否了解个人的工作节奏和功效节奏？2、我在早上效率高还是晚上效率高？3、我的工作日是否与我的功效节奏合拍？4、我是否把一天中最有利的时段用于处理 最重要的任务？5、我在工作效率最高的时段处理熟知的工作，还是忙于处理次要和不重要的问题？,时间损失分类清单,七、信息和沟通（8问）1、我是否依照重要性、用途和使用价值来选择阅读材料？2、我在浏览阅读材料时，是否先抓住中心思想，再仔细 研读有关的重要段落？3、当与主题无关的话语出现时，我是否结束我的通话、交谈或谈判？4、我对每次谈判是否进行充分的准备？5、为避免浪费精力和时间，我是否考虑别人和我自己的 会谈目的性？6、致函他人时，我是否先拟一份简单的草稿？7、我是否对看似不重要但事后又出事的东西不做笔记？8、对于熟悉的工作，我是否利用表格？,读与做（限时3分钟）,说开始后，统一答题答题时请保持安静做完后请举手示意完全答对、速度最快的前三名有奖（4月份的考核加5分）,休息10分钟,四、时间管理原则,工作分类二八原则区分优先制订计划养成习惯,四、时间管理原则,工作分类1=必须做2=应该做3=可做可不做,1准备资料向营销总监汇报撰写招聘计划计划和讨论费用预算2核定文件和资料处理紧急事项（替总监开会、解决顾客投诉）少量辅导下属3会见不重要的客户替下属修改报告等,四、时间管理原则,二八原则1、工作价值分类2、时间和精力分配,1、工作价值分类,价值80%的工作 价值20%的工作审阅文件 例会准备工作总结并汇报 辅导下属撰写计划、预算费用 部门会议报告 会见客户处理重要紧急事项 谈奖金问题 接听和打出不重要的 电话,2、时间和精力分配,价值80%的工作 价值20%的工作文件审阅30分钟 例会无必要可取消9-11点准备预算报告 辅导下属可在下午 短时间处理11-12点准备工作总结 客户不重要让下属 会见留出1小时处理紧急事项 让助理过滤电话 奖金推到另外的时间或让 人事部门确定 让下属提供资料,课堂练习,将过去一天和一周的活动按二八原则 进行工作分类2.每个小组自评，并选出最佳习作各一3.向邻近的小组按顺时针方向传递习作小组集体为习作打分宣布最高得分，评分者解释理由。,四、时间管理原则,区分优先1、重要性2、紧急性,四、时间管理原则,制订计划,课堂练习,运用优先原则为您5月份的工作制订一个简要的计划（10分钟）请写上小组的编号，不要写名字小组交流各自的计划并选出最佳习作将小组最佳习作按顺时针方向传递至下一组打分,制定计划的基本要点,目前情况前进方向行动要做什么才能达到人员责任谁来做开始时间结束时间预算成本突发事件紧急处理程序及方法阶段性反馈,好计划的九大特征,详尽、清晰，不存在疑问。完整不脱节符合实际，以现有资源能做到。有弹性列出优先顺序明确界定，希望做到的和一定要做到的。有衡量计划成功的标准事先同合作者充分沟通有具体日期，定期检查计划的进展情况。,四、时间管理原则,养成习惯1、坏习惯2、好习惯,1、坏习惯,工作效率低、办事拖拉时间观念差、工作时磨蹭工作时眉毛胡子一把抓，找不到主次经常被电话、不速之客干扰不会说不喜欢推迟和延误工作上班时间不紧凑，晚上加班干认为自己很忙才好，什么事都愿意管喜欢下属多请示、多汇报不会利用零碎时间,2、好习惯,每天花30分钟作计划使用书面的待办单、日计划、周计划和月计划下属了解你的工作习惯和时间习惯每周将工作排出优先顺序在高效的时间里做重要工作授权并形成工作风格和管理方式养成对付干扰的工作作风有明确的生活和各种目标保证一天内有一段时间不受干扰,2、好习惯,有效利用零星时间有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备文件柜或办公桌整洁、条理清楚在固定的时间里处理往来的函件尽量将无用的文件处理掉能使每件工作善始善终常年使用工作效率手册不开无目的、无结果的会议,时间规划的原则与规则,6：2：2书写成文现实灵活时间预定优先权（重要程度）重结果而不是活动委派安静时间干扰预留时间,课堂练习,请您按时间规划原则和规则对下周一（28号）的工作做一个规划小组交流并评选出最佳习作按逆时针方向传递习作打分,五、时间管理方法,消除无效会议消除不速之客消除电话干扰有效授权,五、时间管理方法,克服条理不清克服经常救火有效计划克服想干太多的事,五、时间管理方法,有效沟通克服拖延明确职责学会说不,五、时间管理方法,克服文件杂陈自律,A、会议管理,调查结果：经理工作时间的50-70%挥霍会议的成本：100，000 年收入/人 100，000 附加人事开支 200，000 X 10个参加者 2，000，000：250（每年中有效工作日）8，000 每个工作日的成本（10个人）1，000 每个小时的成本（10个人）,1、是否有必要开会？,分析问题解决问题寻求决定获取信息多方协调,2、有无会议以外的其他选择？,由负责的经理自行决定多个单独电话或一场电话会议与其他会议合并,3、您自己是否一定要参加？,您可以不参加会议而不耽误任何事情吗？您可以派代表替您参加会议吗？,4、限定您参加会议的时间！,5、将会议的规模控制到最小,与会议的决定直接相关能够提供相应的专业见解能执行决定在类似的问题上富有经验对于会议涉及的决定，负管理责任或法律责任被认为是有经验的顾问或解决问题的专家,6、选择一个合适的开会时间,7、选择一个合适的开会地点,尽可能没有干扰的房间必要的可视媒体设备,8、明确会议议题所要达到的 具体目标,决定决定前的准备解决问题信息其他,9、编制一个包括每一具体议题的讨论时间和议程表。,按照讨论题的意义大小，为它们分配相应的时间。（注意优先权),10、尽可能提前一个星期通知会议的具体主题和目的,课堂练习编写会议准备清单,分析问题解决问题寻求决定获取信息多方协调,课堂练习编写会议准备清单,备选内容（可多选，也可自拟）公司内有员工被发现染上“非典”公司内有传言，各部门都要裁员顾客投诉升级，可能会对簿公堂公司业绩滑坡公司新项目准备上马，急需从各部门抽调人手,会议计划清单,日期 预计时间地点 参加者 主题 目标主题 目标必要资料编号 讨论点/时间 决定/结果/措施 责任人,课堂练习编写会议准备清单,小组交流、评出最佳按逆时针方向传递习作打分,休息,热身运动,一对夫妇买了一套房子赚2万赚1万不赚不赔赔2万赔1万,共有多少个正方形？,会议中,1、准时开始2、公布会议的分钟成本和您合理进行会谈的愿望。3、发言时间限定4、选一人负责控制时间和会议记录5、使会议的中断处于控制下，防止“我们从来不这么做！”之类的杀手言论。,会议中,6、注意并识别讨论中的关键点7、会议中随时检查预先设定的目标是否达到（分析问题、寻求决定、获取信息、多方协调）8、重复已作出的决定和措施，确定全部参会者都已取得一致意见，消除误解。,会议中,9、结束前归纳总的成果，并解释：什么由谁实施到什么时候为止10、在预定的时间准时结束会议。,课堂练习分小组开会,分析问题解决问题寻求决定获取信息多方协调,会议后,1、通过向与会者进行询问等方式考察会议的 进程和成果会议的动机和目标明确否是否参会者及时拿到议程表和资料是否准时开始是否遵守议程安排是否达到会议目的任务是否分配好，并规定了相应的期限会议中有多大比例的时间是缺乏效率的。,会议后,2、会后24-48小时内完成并分发清晰、归纳性的会议纪要3、检查会议布置的各项工作是否由相关人员落实。4、未完成的任务和问题作为下次会议的首要议题。,课堂练习形成会议纪要,会议中的参加者类型（1）,争吵者保持客观、冷静。促使团队否决他的发言。积极者让他总结会议成果，有意识将其引入讨论。万事通要求团队对他的发言表态。发言癖有策略地打断其发言。规定发言时间。胆怯者提出容易、直接的问题。加强他的自信心。,会议中的参加者类型（2）,拒绝者认可他的学识和经验。不感兴趣者向他的工作领域提问。给出符合他兴趣范围的例子。大人物通过“是的，不过”的技巧进行不直接的批评。盘问者将他的问题提给团队。,B、来访管理,研究结果：领导层耗费在访客（多数情况是员工）身上的时间平均达到每天3.5小时！来访动因：对信息的需求要求帮助或咨询汇报消息答复您的邀请或要求（如果您来到附近，不妨顺便来看看！）培养业务关系或私人友情,来访管理,1、回避来访者的屏障2、约定来访者的规划和准备3、如何与未约定的来访者交往4、结束谈话10大技巧,回避来访者的屏障（12招）,让秘书事先安排好您的活动日程用秘书的书桌做障碍设立“安静时段”，任何人无法见到您设立固定的接待/谈话时间，让秘书询问 访问者的来访目的，以便准备。5、为您的员工设立一定的“谈话时间”（2-3点）6、到员工的办公室去。（走出自己的办公室，比请来访者离开要容易！）,回避来访者的屏障（12招）,7、保持站姿，在问候的同时就讲清楚来访的优先性或必要性。（一旦来访者坐下，您在心理上就处于劣势了。）8、早点到办公室，不要晚上推迟离开。9、把自己藏在密室，只有秘书知道您在哪里。10、通过其他机会，而不是办公室会谈来维持您 的私人交往。11、把您的办公桌放在门开时也无法看到的位置，以免无形中鼓舞了某些潜在的来访者。12、不要相信“开门办公的神话”。,约定来访者的规划和准备（1）,询问您想接待或邀请的来访者，不管是内部还是外部的，他希望这次来访会谈达到什么目的。尽可能在会谈开始就与来访者达成共识，“这次谈话的目的是什么？”预先设置好来访的时间限制。尽可能将私人消息放到谈话结束前再说。让秘书或同事注意并提醒来访时间。,约定来访者的规划和准备（2）,6、尽可能对谈话内容进行准备（问题背景、以前的讨论、决定和步骤等）。把必要的资料准备好。7、作好与您的谈话对象争论和抗辩的准备。8、考察这次谈话是否确实非谈不可，有无其他取代方式，如电话或工作午餐等。9、按清单准备面谈。,面谈准备清单,规划 日期 主题 持续时间 准备 资料开场 简短问候 直奔主题过程 紧贴主题 积极倾听结束 具体任务分配（跟踪）遵守时间限制 简短归纳 富有人情味的结束语,系统性会谈准备清单,我的目标设定必要资料谈话开场可能的障碍是什么？我的解决建议期望什么？反对什么？我的反驳优势（底线）备注/分析/评价立即安排,课堂练习面谈准备清单,为最近将要举行的工作面谈准备一份清单,与未约定的来访者交往（1）,1、前提是否有足够的时间来访者的要求相对于您的时间是否合理与来访者的关系您和他/他们过去的交往中，经验如何,与未约定的来访者交往（2）,2、处理方式询问来访者的要求（5W2H），根据重要性而定。将谈话转给您的员工或其他部门同事代为处理。如果能用很少时间立刻解决，马上开始谈话已经开始的干扰，将很快结束。（或者和来人商定一个会面时间，然后送客。）请来访者习惯“谈话时间”和“非谈话时间”，并在合适的时间来访！,结束谈话十大技巧（1）,1、进行一段总结性或结束性说明。2、结束谈话的业务部分，转入无关紧要的闲聊。3、看手表，或者让事先设定的信号声响起。4、询问对方，我们没有什么遗漏的吧？5、起立。,结束谈话十大技巧（2）,6、将来访者送到门口。7、接入或打出电话，即使来访者还在说话。8、与您的秘书或同事约定，可以在预定时间到后打断并提醒您下一个日程。9、在讨论中更有冲劲，更匆忙。10、在会谈结束前和即将结束时告诉来访者，您还在等待下一位客人，并且您的时间有限。或者简单明了地说，我希望这次谈话到此为止！,课堂练习用清单和技巧进行面谈,在现场找到面谈对象并向其告知清单内容为大家演示请大家点评,休息10分钟,C、电话管理,使用最广泛，最多被滥用的联络方式。交往中最频繁的干扰源10个经理中有9个每天至少花1个小时打电话，其中有4个每天花在电话上的时间超过2小时！光靠打电话无法生存，完全不打电话也一样。强行进入他人的空间。,打电话的十大过失（1）,1、目的设定不明确2、只有即兴准备3、不合适的时间4、寻找电话号码5、没有必要的资料,打电话的十大过失（2）,6、没有（事先）记录关键词7、没有谈话意图的说明8、不是发问和倾听，自说自话居多。9、没有电话记录10、没有具体协议,为什么打电话？,无可奈何、虚荣心、找关系、显得很忙、装腔作势、摆脱气愤、因无聊而闲聊首先应该是合理进行信息沟通的工具。电话悖论电话是节约时间最有效的 手段，同时也是蚕食时间 最多的东西。,电话的五大优势,时间优势传送速度对话优势直接的信息交流接触优势个人联系能耗优势无需笔墨费用优势节省金钱,被动电话（接进来的谈话）,屏障秘书手中的电话屏障清单1、来电者有什么要求2、哪些来电应该直接转给其他同事或部门3、哪些主题可以直接由秘书向您说明4、什么时间您原则上不希望被打扰5、哪些人是您不想接待的,被动电话（接进来的谈话）,6、哪些人只能在特定的时间联络到您7、哪些人可以在任何时间联络到您8、什么时候可以把私人电话转接进来，哪些人9、哪些时间您最适合回复电话10、什么时间最适合给来电者回复电话,被动电话（接进来的谈话）,立即回复立即回复的电话清单1、您的电话伙伴是谁，来自哪个公司，负责什么职能。2、他的要求是关于什么的3、其他事件的紧迫性和重要性如何4、到什么时候您可以回复5、如何能联络到您的电话伙伴,被动电话（接进来的谈话）,回复即使选定的回话时间对来电者并不十分适合，但这是时间管理的基本原则。为什么人们总认为他人的谈话理由比自己继续工作的理由更重要，并且接受他人的请求呢？,奇怪的不公平,没有人希望医生在进行检查或是做手术的时候去接电话。没有人希望律师在法庭审理的时候去接电话。没有人希望教授在讲课的时候去接电话。为什么当电话铃声响起的时候，我就必须随时恭候呢？,主动电话（打出去的电话）,电话时段（批量处理）,主动电话（打出去的电话）,准备电话准备清单,电话准备清单（1）,目标我想达到什么目标？（设定谈话目标、起码是部分目标）我想和谁通话？（姓名、部门、职务、直拨号码）我想什么时候打电话？（应考虑邮件时间、书桌时间、随行时间和下班时间）我想提些什么问题？（记录问题要点）,电话准备清单（2）,资料我需要哪些资料？（客户卡片、通信、进度表）我的谈话对象需要哪些资料？（通信资料、说明手册、文档）,电话准备清单（3）,争论和分歧我的谈话对象的目标是什么？我怎样才能动员谈话对象？我应该怎样辩论？我可以使用哪些证明、参考材料或者范例？我的谈话对象会向我提出哪些问题？我应该预料到哪些分歧？,电话准备清单（4）,争论和分歧7、我如何消除这些分歧？8、什么是我不可以说的？9、我的谈话对象向我隐瞒了什么？10、我在这些方面如何进展？11、我可以作出哪些妥协和让步？12、怎样才能在利益冲突的时候各退一步，皆大欢喜？,电话准备清单（5）,结果我达到了什么目标？哪些还需要推动？由谁？何时？何处？,课堂作业电话清单准备,合理打电话,进行对话对话检查清单（1）1、缩短接触步骤2、首先说明事情要旨3、不要因为其他来电而中断谈话4、避免和第三方的附带谈话5、经对方允许后对电话免提或录音,合理打电话,对话检查清单（2）6、最后对成果和措施做总结7、考虑做一个书面证明8、记录重要细节9、遵循谈话时间等于金钱的原则10、由您主动结束谈话,合理打电话,事后收获（评估）电话记录表日期 事由时间 接收人来电自何人 电话号码来电原因 需要推进的,系统时间管理技巧一览表,设定目标,规划,作出决定,实现和组织,检查,信息和沟通,六、时间管理的工具,每周计划七问,1、本周应把精力集中在什么事情上？（重点）2、什么是本周最花费时间的任务？3、哪些工作本周必须完成或开始进行？（硬性）4、为应付例行事务，我该做什么？5、哪些棘手的工作应该着手进行？（可能）6、什么是有用的、值得期望的或适当的？7、哪些未曾预见的事件可以事先进行安排？,课堂练习周计划,每日计划重要原则,书面表达减少人脑记忆的工作量自我激励的心理效应专注,每日计划五步骤,1、列出任务2、估计工作需要的时间3、预留机动时间给意外事情4、决定优先、删减和委派5、及时检查将未完成的任务转移,1、列出任务,活动清单、周计划或月计划列明的任务前一日未完成的转移任务新下达的日常工作需要应付的约会周期性重复的任务,2、估计工作需要的时间,一件工作需要的时间往往与拥有的时间正好一样一旦确定了完成任务的时间，无形中就 迫使你不得不按照这个时间完成任务如果您为某项工作确定了明确的任务和时间，就会全身心投入，排除各种干扰。实验10天看效果！,3、预留机动时间给意外事情,60:20:20,4、决定优先、删减和委派,通过ABC分析方法确定优先任务，并排序。检查任务所需时间，尽量缩短每个过程，安排时间要实事求是。根据委派及合理化的可能性来掂量每件工作。,5、及时检查并将未完成的任务转移,每日回顾（自我检查）,是什么人、什么事阻碍我发挥应有的水平？今天我是否给周围的人带来了价值？哪些琐碎的小事占用了我的时间和精力？在什么场合，我表现出有活力的形象？在什么地方对某些人提出了批评？在什么地方作出了不必要的让步？在什么地方对别人提出了苛刻的要求？,每日回顾（自我检查）,公司有权要求我做什么？我的下属、同事和上司会怎样评价我？我是否对有些工作说不？我今天有哪些收获？是否把想法和灵感记录下来？今天什么人和什么事带给我快乐？今天是否离目标又靠近了点？我今天是否可以做得更好一点？,五指法（快速检查）,大拇指思维结果 今天我得到了哪些知识和经验？食 指达到目标 今天我干了些什么？取得了哪些成绩？中 指精神状态 今天我的情绪和心情怎样？无名指建议和帮助 今天我给别人提供了什么帮助和服务，是否给他带来欢乐和鼓舞？小手指身体状态 今天身体状况怎样，为健康做了些什么？,每日评价（打分法）,特别开心的一天开心的一天还算满意倒霉的一天（情绪低落、没有成就感、易发怒、忧虑）,时间管理清单,清单来源？清单按确切顺序排列、可供勾画的列表。（做、放弃、再检查、修改）,时间管理清单的10大优点,将工作个别拆解，使注意力更好地集中到重要的项目上。,时间管理清单的10大优点,2、每项活动都加速进行，因而能留出额外能量。,时间管理清单的10大优点,3、常规步骤不必每次都重新思考。,时间管理清单的10大优点,4、害怕忘记某一步骤的恐惧从此消除。最大程度保障了安全，费用低廉。,时间管理清单的10大优点,5、清单可作为将来总结经验和进行改善的参照。,时间管理清单的10大优点,6、通过清单使工作按步骤有条不紊地进行。,时间管理清单的10大优点,7、列清单可以作为个人工作准备的工具。,时间管理清单的10大优点,8、列清单能建立以后可不断改正和完善的基本结构。,时间管理清单的10大优点,9、通过对相同或相似的工作进程实行更好自动化管理，清单带来诸多成功的经验。,时间管理清单的10大优点,10、清单是持久的经验收集器，为我们的大脑减负。,时间管理清单的用途,调控信息、思考、发表意见和最终决定等步骤。特别适合分析、观察、检查、处理、谈话、作报告、旅游,课堂练习即将离任履新的您,任务：交接工作,列清单五步法（1）,1、选择工作或活动不断重复的完成过程相似的,列清单五步法（2）,2、将总过程分解成工作步骤或阶段什么是要做的？什么是要重视的？什么是要发问和接洽的？什么是要通知的？,列清单五步法（3）,3、排列合乎逻辑的顺序？哪些活动互相关联？必须符合什么时间条件？这些活动是按什么客观逻辑建立的？哪里需要部分结果？,列清单五步法（4）,4、预先分组哪些活动是自我重复？哪里需要停顿？哪些地方需要同样的辅助手段？,列清单五步法（5）,5、检查临时的清单列表错误分析批评步骤代理的可能性实验运行最后修正完整的清单,赢得时间的10个锦囊妙计,1、为重要任务或同类任务建立工作时段 6个10分钟=60分钟？,赢得时间的10个锦囊妙计,2、有针对性地回避设立安静时间,赢得时间的10个锦囊妙计,3、在会议和个人约会中设立时间限制（预算）60,赢得时间的10个锦囊妙计,4、把优先权作为所有工作的基本原则,赢得时间的10个锦囊妙计,5、尽可能只做确实关键的工作（帕雷托）,赢得时间的10个锦囊妙计,6、充分利用代理完成服务性工作,赢得时间的10个锦囊妙计,7、将较大的任务拆分为小部分进行（蚕食）,赢得时间的10个锦囊妙计,8、与自己约定并遵守完成A级任务的期限（数目、日期、事件）,赢得时间的10个锦囊妙计,9、尽早完成重点任务（成就感）,赢得时间的10个锦囊妙计,10、按效率高低波动，有针对性地规划,凡事先四问,问题 措施为什么？删除为什么是我？委派为什么现在？押后为什么以这种方式？合理化,让我们共勉,管理好自己的时间并讲究方法！,播种思想 收获行为播种行为 收获习惯播种习惯 收获品德播种品德 收获人生,重要备忘给自己写一封信,收信人：发信人：主题：与自己的合约日期：在本次培训中，我学到的/认识到的/听到的最重要的观念是：受此观念影响，在此后的30天里，我决定做以下事情：做这些事情，将会产生以下结果：,