数码照片档案的规范整理.ppt
数码照片档案的规范整理,数码照片档案的规范整理,一、数码照片的收集二、数码照片的分类三、数码照片的鉴定四、数码照片的排列五、数码照片的编号六、数码照片的编目七、数码照片的装盒 八、数码照片的存储,数码照片档案的规范整理,两个基本概念：数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案：指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和该照片的文字说明两部分组成。,一、数码照片的收集,收集范围：凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T118212002照片档案管理规范收集。,二、数码照片的分类,在同一全宗内，数码照片按“保管期限形成年度”分类。形成数码照片比较多的单位也可按“保管期限形成年度问题”分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。,三、数码照片的鉴定,没有保存价值的或重复的数码照片不得归档。反映同一场景的数码照片一般只保存一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限。依据海南省数码照片档案管理暂行规定，数码照片档案保管期限有永久和定期两种，其中定期为30年。数码照片档案保管期限划分按照国家档案局2006年8号令即机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定执行（其中10年期限合并为30年）。,四、数码照片的排列,在光盘根目录下建立一个命名为“DATA”的文件夹。DATA文件夹下存放同一年度同一保管期限的数码照片。数码照片按形成时间(或重要程度)先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。,五、数码照片的编号,数码照片档号格式为：全宗号-保管期限代字-数码照片号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号保管期限代字：永久、定期分别用Y、D代表标注,B098Y000220110011,五、数码照片的编号,B098Y000220110011B098Y000220110012,数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。形成年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。,20110012.JPG,六、数码照片的编目,（一）数码照片光盘目录的编制（二）盘内数码照片文件目录的编制（三）数码照片档案基本目录封面的填写,（一）数码照片光盘目录的编制,数码照片光盘目录应逐张光盘编制。数码照片光盘目录项目包括：全宗号、光盘号、题名、起止年月、张数、保管期限、备注,（一）数码照片光盘目录的编制,全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号；光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号；题名：全宗名称+年度+内容+数码照片文件；,数码照片光盘目录,全宗号：,起止年月：指光盘内数码照片的最早拍摄年月和最晚拍摄年月，用12位阿拉伯数字表示，如“201101-201112”；张数：光盘内数码照片文件数；保管期限：根据划定情况填写“永久”或“30年”；备注：注释需要补充和说明的情况。,数码照片光盘目录,全宗号：B098,（一）数码照片光盘目录的编制,（二）盘内数码照片文件目录的编制,盘内数码照片文件目录应逐张照片编制。盘内数码照片文件目录项目包括：全宗号、保管期限、光盘号、数码照片号、题名、拍摄时间、拍摄者、备注。,（二）盘内数码照片文件目录的编制,全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号；保管期限：根据划定情况填写“Y”或“永久”、“D”或“30年”；光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号；,盘内数码照片文件目录光盘档号：（全宗号保管期限光盘号）,（二）盘内数码照片文件目录的编制,数码照片号：是指在同一保管期限同一年度（光盘根目录文件夹“DATA”）内数码照片的排列顺序号，由“形成年度+流水号”构成。题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包括时间、地点、人物（要标明主要人物的具体位置）、事由、背景等要素；,盘内数码照片文件目录光盘档号：B098-Y-0002,（二）盘内数码照片文件目录的编制,拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如20110104；拍摄者：一般填写个人，必要时可加填单位；备注：注释需要补充和说明的情况。,盘内数码照片文件目录光盘档号：B098-Y-0002,（三）数码照片档案基本目录封面的填写,数码照片档案基本目录,数码照片档案基本目录,全宗名称 海口市爱卫办 全 宗 号B098 保管期限 永久 起止盘号00010002,全宗名称 全 宗 号 保管期限 起止盘号,光盘刻制后应装入光盘专用包装盒，并在光盘的包装盒上加贴数码照片光盘封面。封面内容包括：全宗号、保管期限、光盘号、全宗名称、题名、形成时间、照片张数、制作时间、制作人、套别、审核人等。,七、数码照片的装盒,七、数码照片的装盒,全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号；保管期限：根据划定情况填写“永久”或“30年”；光盘号：在同一全宗同一保管期限内，按形成时间从“0001”开始编制流水号；张数：光盘内数码照片文件数；,七、数码照片的装盒,套别：填写A、B、C。其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存；制作人：制作数码照片光盘的人员姓名；审核人：负责检查数码照片光盘质量的人员姓名；制作时间：制作数码照片光盘的时间。,八、数码照片的存储,（一）数码照片归档后，其内容组织结构为：1.说明文件命名为SM.TXT，文件存储格式为文本文件，主要说明本张光盘的各类信息。内容包括存储数码照片档案的全宗名称、全宗号、归档年度、保管期限、照片数量、照片反映的主要内容、摄影者等。,八、数码照片的存储,2.数码照片文件目录命名为ML,其内容是盘内数码照片文件目录的电子版本。,八、数码照片的存储,（二）同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张光盘中。不同年度不同保管期限的数码照片档案不应存储在同一张光盘中。（三）永久保存的数码照片档案光盘应刻制一式三套，分别用A、B、C标注：A套封存保管，B套供查阅使用，C套异地保管。定期保存的刻制一式二套,即A套和B套。,八、数码照片的存储,（四）推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式，光盘刻制完成后做防写处理装入光盘盒，并填写封面内容。（五）光盘应分保管期限编制顺序号，采用油性笔在光盘背面标注光盘档号（全宗号保管期限代号光盘号）。,八、数码照片的存储,谢谢大家！,
