单位档案管理制度.docx

单位档案管理制度第一章：总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理，推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。本制度的制定和实施，遵循中华人民共和国档案法及其他相关法律法规和管理制度的要求，并参考行业标准和内部管理实践。第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。第三条术语和定义1、文书档案：指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录，包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。2、档案保管期限:各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。第二章：文书档案管理的组织与职责第四条职责分工1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存；2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件；3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。第三章：文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。4、文件审核完成后，应及时移交至归档室或其他保管单位,并在“文件归档业务登记表”上进行登记。第六条文书档案的保管与修整1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放。2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整，更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况。3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。第七条文书档案采送流程1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保使用权限及时授权，并避免因去处不清而引起的各种问题。2、采访文件须注明办公室、起止时间、经办人签字等信息,移交确认单位留一份、借阅者留一份，以证明借阅时间、数量和用途；3、序列号或档案号码与文件的实际位置一致，确保借出的文件不受损失或延迟返回，使新的借入者能够使用旧有的文书档案。第八条文书档案的保密管理1、涉密的文书档案应按照“分级管理、分级保护、分级审查”的原则，采取适当的加密措施，确定相应的保密级别和访问权限；2、借阅人未经授权，不得查看和使用涉密的文书档案。第九条文书档案的销毁处理根据公司内部规定，将不具备继续保管价值的文书档案，按照要求及流程彻底销毁。第十条案卷遗失与责任追究1、若因档案保管不善所造成的文书档案遗失，相关责任人应立即报告上级部门，并且必须配合协助进行查找和调查；2、若因保管不善所造成的文书档案遗失，依法依规进行相应的惩处；同时重修旧电公文文件财产损失来源分别由各部门自己承担。第四章：附则第十一条本制度解释权和修改本制度的解释权和修改权属于企业所有。如出现不确定问题,由有关单位协商解决；涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更，应征请合法备案授权之后，指定有草同意后才能任意调整相应内容。第十二条生效日期此文件经签订并按照规定程序公布后30日起施行。