法律事务管理制度.docx

法律事务管理制度第一章总贝Il第一条为依法调整集团对内、对外的各种关系，加强和完善集团法律事务管理，维护集团合法利益，根据国家有关法律、法规，结合集团实际，特制定本制度。第二条集团设立法律事务岗位并实施外聘法律顾问制度。法律事务岗位是负责集团总部及下属公司法律事务管理的职能岗位；法律顾问在集团重要法律事务的决策中提供法律意见，参加集团重要诉讼、仲裁案件。第三条法律事务工作以维护集团利益，促进集团发展，防范法律风险和解决经营中遇到的法律问题为基本任务。第四条法律事务工作应遵循维护集团最大利益原则；早期介入、预防为主原则；独立工作、不受干扰原则。第五条本制度适用于集团总部及下属公司。第二章法律事务岗位及法律事务专员第六条集团总部总裁办下设法律事务岗位，法律事务专员在集团法定代表人的授权下负责集团总部及下属公司的法律工作，处理集团总部和下属公司涉及法律的业务工作。第七条集团法律事务岗位的工作范围和职责：（一）提出集团法律事务工作范畴，负责集团法律事务工作的制度建设并组织实施；（二）组织与建设集团法律事务工作体系，协调并配合集团外聘律师工作，负责集团与外部法律服务机构的联系与往来；（三）研究与集团总部及下属公司经营活动相关的法律、法规，就新出台的法律、法规对集团经营活动的影响作全面及时的分析与报告；（四）负责为集团经营管理和决策提供法律意见，设计法律方案，解决法律障碍；（五）必要时参与集团重大的对外项目的谈判与前期法律工作;（六）负责制定并实行经营业务合同范本，降低交易中法律风险和信用风险;（七）审查集团对外签订的各种合同；（A）负责集团诉讼和非诉讼案件的处理；（九）负责集团的知识产权保护工作；（+）组织开展普法教育、法律培训工作；（十一）办理领导交办的其它法律事务。第八条法律事务专员应具有高等院校本科以上学历，需参加国家司法考试（律师资格考试）或企业法律顾问考试，取得相应法律职业资格证书，以较高的专业水平为集团提供法律服务。第九条法律事务专员享有下列权利：（一）对集团或集团有关人员在生产经营管理活动中违反国家法律、法规的行为，提出纠正；（二）为履行职务之需要，按规定向有关人员调查、了解情况，查阅有关文件、记录及各类统计、财务报表等；（三）视需要列席集团或有关单位的相关会议；（四）依据其岗位职责应当享有的其他权利。第十条法律事务专员的义务包括：（一）遵守国家法律、法规和集团规章制度，恪守职业道德；（二）认真学习、自觉更新专业知识，不断提高自身素质；（三）忠于职守，维护集团合法权益，为集团提供优质法律服务；（四）对在办理业务时获取的有关信息，负有保密义务；（五）对所提供的法律意见、起草的法律文书以及办理的其他法律事务的合法性负责；（六）未经主管领导授权，不得承办集团以外的法律事务；（七）依据其岗位职责应当承担的其他义务。第三章集团合同管理制度第一节合同的订立第十一条集团各下属公司是签订合同的主体，各部门不得以自己的名义对外签订合同。第十二条各下属公司对外签订合同，须遵守国家的法律、法规，应当在平等、自愿、诚实信用的基础上进行。第十三条集团法律事务专员对集团总部和下属公司的合同事务，实施法律方面的指导、监督和检查等职能。第十四条集团总部及下属公司的对外重大谈判应尽量安排集团法律事务专员参加，合同文本争取由我方提供。第十五条合同的订立应遵循“谈判参与合同起草合同审批合同签署”的先后顺序，未经上述程序的合同，一律不准签订。第十六条签订合同，如涉及集团内部其他部门的，应事先在部门间进行协商，统一内部意见后，再与合作方谈判并签约。第十七条签约人在签订合同之前，合同的承办部门或者经办人应当先进行可行性和合理性审查，并对合同的可行性和合理性负责。可行性审查具体包括：合同的商业利润风险、合同的技术风险；合理性审查具体包括：合同双方的资信状况、年检情况、有无法定的资质等级、合同各方的议价是否合理、履约回款能力、签约人的签约资格等。第十八条合同除即时结清者，必须采用书面格式，禁止采用口头、电话、电子邮件形式订立合同。属于第一次交易、重大合同或者交易风险不明时，不得使用传真件合同。法律规定应当以招标等法定方式缔结合同的，应当以法定的方式订立合同。第十九条各下属公司对外签订合同应优先使用集团制定的格式合同或国家、地区政府主管部门推荐使用的行业标准（示范）文本合同。第二十条自行拟定或与合同相对方协定的非格式合同一般包括以下条款：（一）合同主体各方的详细情况。包括合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、代理人姓名和职务、联系方式。（二）合同标的。是指合同权利义务指向的对象，包括交付的财产、提供的服务或工作成果等。（三）数量和质量。包括合同标的数量的多少、规格、性能，检测标准和方式。（四）价款或酬金。是指取得合同标的物、获得服务或工作成果所应支付的代价，包括支付方式。（五）履行期限、地点和方式，包括履行联系人以及联系方式。（六）违约责任。应当分别明确预期违约、延迟履行、履行不适当和完全不履行的违约金的数额或计算方式。（七）解决争议的方法。（A）合同变更或解除的条件。（九）生效的时间和条件。（+）合同有附件的列出附件名称。（十一）各方签约的地点、日期。（十二）签约各方开户银行及账号。（十三）法定代表人、委托代理人的签章。第二十一条各下属公司对外签订合同时，应力争因合同纠纷而提起诉讼时由本公司所在地或合同履行地所在地人民法院管辖。第二十二条合同应由合同各方的法定代表人或者经过合法授权的委托代理人签字（手签），并且同时加盖合格的印章（公章或合同专用章），不得使用财务或业务章等不合格印章。合同对方为自然人的，由其签字并加盖手印。第二十三条委托代理人在签订合同时需持有集团法定代表人签发并加盖公司公章的法定代表人授权委托书。法定代表人授权委托书应载明委托事项、权限和有效期限。第二十四条任何人对外签订合同，都必须以维护本集团合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。第二节格式合同制度笫二十五条为方便工作，提高效率，对工业品买卖合同、加工承揽合同、建设工程施工合同、建筑安装工程承包合同等使用频繁的合同实行格式合同制度。第二十六条法律事务专员和相关业务部门应当根据国家相关法律法规、行业标准（示范）文本合同、集团的实际情况制定集团内部的格式合同，报集团领导批准后使用。第二十七条集团对外签约，应尽量统一使用格式合同。在使用格式合同的过程中，业务部门认为实际业务已发生变化，原有格式合同已不能适应实务需要，应当及时提请法律事务专员对格式合同进行针对性的修改，使之更符合实际。第二十八条法律事务专员认为需要对格式合同进行修改时，可以在向业务部门征求意见后，在业务部门的配合下对格式合同进行必要调整。第二十九条随着集团业务的发展，如果需要制定新的格式合同，业务部门应当根据实际工作需要，提出格式合同的种类和主要内容，法律事务专员应在15个工作日内确定格式合同文本，经集团领导批准后使用。笫三节合同的审核批准和履行第三十条为规范集团的签约行为，保护集团的合法利益，实行合同审核批准制度。各下属公司在合同签订前，必须按规定程序报各级审核批准后，方能正式签订。第三十一条合同由经办人自行拟稿，合同拟稿完毕后，经办人填写合同流转单，并将合同稿按合同流转单上所列的步躲或程序逐项审核。第三十二条法律事务专员根据法律要求对合同稿审核并签署意见。除特殊情况外，法律事务专员应当在收到合同稿3日内完成审核。第三十三条法律事务专员对合同稿予以否决的，由部门负责人根据情况组织相关人员进行修改。承办部门不接受法律事务专员审核意见的，可以在法律事务专员保留否决意见的情况下要求继续流转合同稿，由集团主管副总裁裁定合同条款是否妥当。第三十四条下属公司董事长对合同进行最终审核，但下属公司总经理依董事长的授权可以在权限范围内行使最终审核权，具体审核权限标准依集团其他实施细则、规定执行。第三十五条下属公司董事长或总经理对合同稿进行审核后签署意见，同意则交印章保管人用印，否决则退回法律事务专员。合同稿一经退回，法律事务专员应协同合同经办人对合同进行修改或与合同相对方另行商谈合同条件。笫三十六条审核意见签署在合同流转单上，作为印章保管人用印的依据。合同流转单作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。审核意见应当列明如下事项：（一）对合同的审查意见；（二）如无意见，应在意见栏中写明无意见；（三）审核人署名以及审核时间。第三十七条合同审查的要点是：（一）签约对方的主体资格：包括是否具有法人资格、营业执照是否过期、是否超出经营范围、特种行业是否具有资质证书、注册资本的大小等；（二）授权委托书，包括：受托人的姓名、性别、年龄、所在单位及其职务、受托事项、授权权限以及授权委托书的有效期等；（三）签约对方的履约能力，重点审查其以前有无违约记录、银行信誉、股东背景等；（四）合同条款的完备性和严谨性。第三十八条对外订立的合同原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须经集团董事长特批。第三十九条单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。第四十条根据法律、法规或实际需要，合同需进行登记、备案的，应当办理相应手续；需要进行公证的，应当办理公证手续。第四十一条合同文本原则上我方至少应持有正本一份，副本两份。合同正本经集团法律事务专员登记后送档案室统一保存，副本一份送财务部门作为收、付款凭证，一份作为业务部门执行合同使用。对于工程领域的合同，可根据需要增加合同副本份数。集团法律事务专员和法律顾问可以根据需要从档案室调取和查看合同文本。第四十二条业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。第四十三条财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务,应当拒绝付款:（一）应当订立书面合同而未订立书面合同；（二）收款单位与合同对方当事人名称不一致的。第四十四条合同依法成立，即具有法律约束力。经办人和部门领导应当做好合同履行工作。在合同履行过程中，要注意收集整理与履行相关的一切材料，并归档存查。涉及到物资采购的合同，要注意对标的物的质量、数量的检查、验收，发现问题，及时向对方提出书面质询并要求对方答复。涉及到支付货款的，如果对方没有按合同规定的时间付款，应当及时书面通知并要求对方作出答复。涉及到工程劳务的，要记载工程状况和劳务情况，并请对方签字确认。涉及到时效中断的，应当要求对方作出复函。第四十五条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。第四十六条合同经办人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题或隐患应及时向部门负责人、法律事务专员反映情况，否则，因合同不能履行或不能完全履行而给集团造成经济损失的，将追究有关人员的责任。第四节合同的变更和解除第四十七条依法成立的合同受法律保护，合同双方在合同履行过程中碰到困难的，应尽力保障合同的履行。第四十八条如确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定的或合理的期限内与对方当事人进行协商。对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护集团合法权益出发，从严控制。第四十九条如下属公司主动要求变更或解除合同的，应当事先与法律事务专员商议，说明变更或解除理由，征询法律意见；合同相对方要求变更或解除合同的，经办人接到对方通知后应即时告知法律事务专员，并会同法律事务专员提出是否同意变更或解除以及如何补救的措施。第五十条变更、解除合同的手续，应按签订合同时规定的审批权限和程序执行。经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证。第五十一条变更、解除合同，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、传真等），口头形式一律无效。第五十二条变更、解除合同的协议在未生效之前，原合同仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。第五节合同纠纷的处理第五十三条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按中华人民共和国合同法、民事诉讼法、中华人民共和国仲裁法等法律、法规和本制度的规定妥善处理。第五十四条合同纠纷发生后，合同经办人应即时向部门负责人汇报，确立处理方案，与对方协商解决。协商解决纠纷时，应结合法律中关于诉讼时效的规定，从保护合同利益的角度出发，确定调解方案和进程。第五十五条涉及集团内部相关部门的，合同承办部门负责协商相关部门处理纠纷。第五十六条合同纠纷复杂时，或者有可能进入诉讼或仲裁程序的，可交由集团法律事务专员处理，凡由法律事务专员处理的合同纠纷，有关部门必须提供下列证据材料：（一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；（二）交货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；（三）付款、托收凭证，有关财务账目；（四）物品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；（五）有关违约的证据材料；（六）其他与处理纠纷有关的材料。第五十七条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。笫五十八条各下属公司对合同双方已经签署的解决合同纠纷的协议书正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专门的承办人负责该文书执行的了解、跟踪或履行。第五十九条对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律事务专员汇报。第六十条合同纠纷处理或执行完毕的，承办人和法律事务专员应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。第四章诉讼及仲裁案件管理第六十一条下属公司主动起诉或仲裁的，应在决定起诉前将案件详细情况（包括案由、案件事实、案件分析报告）、相关证据上报集团法律事务专员。由法律事务专员、法律顾问在相关部门的配合下共同制定诉讼或者仲裁方案，报集团领导批准后，开展诉讼或者仲裁活动。第六十二条下属公司被动应诉的，应在接到法院应诉通知书后5日内将案件详细情况（包括起诉状副本复印件、案件分析报告）及相关证据报法律事务专员。第六十三条因诉讼事务外聘律师进行代理的，律师费支付方式及金额等事项须报经集团总裁批准后实施。第六十四条集团法律事务专员掌握整个诉讼的进展情况，在每季度最后一个工作日前报集团总裁；案件终结（指执行程序终结）后15日内应将结案报告上报集团总裁。第六十五条有关司法机关、执法机关及其工作人员，因诉讼案件及相关法律事务向集团总部或下属公司的有关部门或职员调查、取证时，未经集团法律事务专员以及集团法定代表人批准的，有关部门或职员不得擅自出具有关证明、证人证言等书面材料。第六十六条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、裁决书或判决书的，由法律事务专员配合各下属公司向人民法院申请执行。在向人民法院提交申请执行书之前，有关下属公司应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。第五章附则第六十七条各下属公司出资经营的企业、非企业单位的法律事务管理参照本制度执行。第六十八条本制度由集团总裁办负责解释和修订，自颁布之日起实施。