文件管理制度.docx

文件管理制度第一章总则第一条为使公司的文件管理进一步规范化、制度化，使公文处理准确与及时，提高公文处理的工作效率和文件质量，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于全公司范围。第二章管理职责第三条行政人事部是公司文件运转的归口管理部门，负责确定文件管理标准，规范文件运转程序。第四条文件拟稿部门即文件主办部门，是对文件报批内容确定及批准后的执行部门。第三章文件类别、格式及编号第五条公司各类文件，是指公司在管理过程中形成的具有特定格式的文字材料（包含纸质载体材料和电子载体材料），它是传递指令、沟通信息、档案管理的重要见证材料，是实现公司管理的重要工具和手段之一。第六条公司文件包含以下类别：请示、报告、签呈、通知、通报、纪要、决定（决议）、合同（协议）、制度、流程、函件、证明、授权委托以及制式表单等。第七条公司所有文件应按照公司文件格式规定进行排版，文件格式包括：上行文、平行文、下行文三种，上行文主要包括请示、报告，以及需要上级部门审批下发的通报、通知、制度流程等;平行文包括发给管理架构中平行的部门的通知、纪要、流程、函件等；下行文则包括上级部门对下级部门的决议、授权书、制度等文件。签呈则主要用于下级部门针对某事项向上级部门发出请示或申请。签呈的流转按照签呈所涉及领导逐级传递，审批。第八条公司文件应按文件编号规定予以编号，各类文件编号应确保其唯一性和易识别性，不得混淆。根据公司的管理架构的实际情况，各发文单位采用相应的缩写，并进行单独编号，具体如下：总经办：“力总字2010第XXX号”财务部：“力财字2010第XXX号”行政人事部：“力行字2010第XXX号”货场部：“力专字2010第XXX号”客服部：“力客字2010第XXX号”综合业务部：“力综字2010第XXX号”第四章发文程序第九条发文的程序为：拟搞、审核、签发、下发、存档。第十条拟稿各部门撰文要做到内容准确，格式正确，符合文件行文要求。第十一条审核各部门将拟好的文件初稿交行政人事部对内容进行审查核对，审核以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。对文档中存在的语句不通或措辞不当需修改时,应与原告拟定人商议确定后方可修改。审核完毕后送总经理签批。第十二条签发总经理对文件批注签发的意见并签署姓名及日期。所有文件均应由公司总经理或其指定职务代理人（总经理外出或出差时指定）签字方可生效，指定职务代理人在签批文件时应电话告知总经理文件内容，并附注“XX总电同"字样，签署“XX代”，明确文件的发受范围、阅读范围；标注文件的紧急性、保密等级；规定印刷份数、印刷和发出时限。第十三条下发签发后文件，根据总经理批示确定的收文部门，发文范围，及时将文件下发到指定部门或单位，并履行收文签字手续。行政人事部负责公文的鉴别、清点、核对、检查，部门收文时应履行签字手续。对于较重要事物需各部门负责人在文件上签字确认的，在签收文件的同时应在文件原稿背面进行背书。对于距离较远的门市、货场，除发送电子邮件外，仍需递送纸质文档，由送货驾驶员负责递送，门市、货场在收到纸质文件后，应立即于收到文件后一个工作日结束前在QQ群上回复确认。第十四条存档公文办理完毕后，公文原件要及时送交行政人事部行政专员整理存档，个人不得私自保存文件。已签批文件原稿由行政人事部统一保存，下发文件均为复印件。各部门需要借用文件原稿时，须经行政人事经理确认后。并履行相关手续方可借用。借用完毕后应立即归还。流程图：附图1、纸质文件发文流程附图2：电子文件发文流程同居门tjt¾VM人中，第五章文件整理第十五条各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由经办人收集齐全，于次年一月内送交行政人事部档案室归档，各部门、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。各部门收到的文件复本应妥善保存，以备检查。第十六条文书基本分类，根据文书的性质不同来进行基本分类，同时对于文书保密级别进行特殊处理，若文书为机密时，应将文书单独存档，在文件袋上贴条注明密级程度，并锁入文件柜中。A类：公司内部需做保密处理的决策性文件，如：机密性的通知、通告、薪酬改革方案、年终奖金分配方案、高层决议、会议机要、高层人员异动令等（存档期在2年以上）；B类：普通的通知、通告性文书，会议记录等（存档期1年）；C类：签呈类文件（根据签呈文件的种类而定，一般为6个月）；D类：照片、图表、录音带、录像带、视频光碟等音像制品类文件（做永久性保存）。第十七条机密文件，需贴封条；公司下发的文件、通告，保存期为一年，要定期检查；没有存档价值和复查必要的公文，由行政人事部、总经理鉴别、登记后，在保存期超过6个月后集中统一销毁。第六章附则第十八条行政人事部负责对本制度进行解释。第十九条本制度自公司审议通过后施行。