实验室仪器设备档案管理办法.docx

实验室仪器设备档案管理办法仪器设备档案是实验室档案的重要组成部分。仪器设备作为固定资产管理的性质，使仪器设备档案的管理形成了自己的特点，可以独立地形成一个体系。为建立健全本实验室物资档案管理工作，充分发挥物资档案在教学科研工作中的重要作用，特制订此管理办法。凡是作为固定资产管理的仪器、设备，在其可行性论证、购置、调试、运行、维修、报废、转移等全部活动中形成的具有备考利用价值的文字、图纸、声像等不同载体的文件材料，以及随机文件资料均属于实验仪器设备档案。实验仪器设备档案的具体内容如下：1、实验仪器、设备申购报告，可行性分析或论证报告，本单位的请示及设备管理部门意见和上级部门的有关批复。2、实验仪器设备订购合同和洽谈纪要、记录。3、实验仪器设备开箱记录及装箱单。4、实验仪器设备安装、调试记录和移交文件、保修单、验收报告及文件材料。5、实验仪器设备说明书、图纸及随机不同载体的文件资料。6、实验仪器设备使用、检修、故障、事故记录，重大事故调查分析及处理意见，实验仪器设备技术改造及开发过程中形成的技术文件材料等。考察文件资料是否应该归档，关键在于文件本身是否具有备考利用价值。因此在确定归档范围时,应根据实际情况的变化具体地分析,有价值的一定要归档。实验仪器设备的档案管理实行统一管理，由实验教学中心和各功能室共同保管，并指定专人负责此项工作。在实验教学中心主任的领导下，实验教学中心的仪器设备档案建档、归档工作由资产管理人员具体负责，各功能室仪器设备档案资料的建档、归档工作由功能室责任人负责。各功能室的管理职责是：1、负责本室新购仪器设备的资料收集、整理工作。2、经验收合格后的仪器设备的档案资料本室留存一份备用，其余档案资料在三日内移交资产管理员。对于单台仪器设备，应将所有档案资料原件移交资产管理员存档，功能室留存复印件。3、负责本室所用仪器设备的档案的收集、立卷、检查等工作。4、掌握了解仪器设备的动态信息，并做好记录。5、仪器设备使用者应做好各种仪器设备技术资料的填写、积累等工作。立卷归档的要求：凡属建档的仪器设备，一律按归档范围及自然形成的先后顺序立卷，填写卷内目录，备考表及档案编号。凡属大型精密贵重仪器设备（达到或超过5万元）的随机资料，均应将原件存档。复制本借阅使用。若复制确实困难，经实验室立卷、功能室办理档案借阅手续后，由功能室负责保管。实验室建立档案的借阅制度。单台仪器设备的原件一律不借，只能借阅复印件。凡归档的文件材料，要字迹工整、图样清晰。文字不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写，以利长期保存。在本办法实施前购置的属建档范围的仪器设备应按本办法补充建档。仪器设备的调拨、报废时应随同该仪器设备的档案资料一同移交。本办法自公布之日起执行。