受控文件管理制度(附表单).docx

主题：受控文件管理制度共1页第1页编号：版本号：A/0生效期：1.目的:为了更好控制受控文件的使用和保管，维护公司受控文件体系，特设立此制度。2 .使用范围：公司各部门所有受控文件。3 .规定3.1 凡盖有红色“受控文件”印章的文件，均纳入公司受控文件的管理范畴。3. 2公司ISO中心根据文件涉及的部门，统一复印、发放受控文件。其它部门私自复印、发放受控文件的，处以TOo元/次的罚款。4. 3需要更改的受控文件，由编制部门负责更改，更改后由公司ISO中心统一更换、回收所有旧版文件，并将旧版文件的正本作废，副本销毁。其它部门私自更改、涂改受控文件的，对文件管理员处以-20元/处的罚款，部门负责人处以-10元/处罚款；私自销毁受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50元/份罚款。5. 4各部门在收到受控文件后，须把受控文件的情况登记在受控文件汇总表上，并在部门内对所有相关人员进行宣贯（含隶属部门管辖的下属部门/车间），宣贯记录须附在该文件上一并存档。若部门有新进人员时，文件管理员应在两周内将所有的受控文件对新进人员进行宣贯。受控文件未登记到位的，对文件管理员处以TO元/份的罚款；宣贯不到位的，对文件管理员处以-10元/份的罚款。6. 5受控文件应与其它文件隔离保存，根据文件的类型，条理化、系统化地妥善保管。7. 6各部门/车间文件管理员辞职时，应办理好受控文件交接手续，未办好文件交接手续的，不得办理离职手续。8. 7若受控文件被损坏或丢失，应申请补发，损坏的的文件须交回公司ISO中心处理；丢失的文件若事后被找回，亦须交回公司ISO中心处理。受控文件缺页的，对文件管理员处以-20元/份的罚款，部门负责人处以TO元/份的罚款；丢失受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50/份元的罚款。9. 8公司ISO中心每季度对公司各部门/车间受控文件的保管、使用情况至少检查一次,包括文件的完整性、是否宣贯到位等，各部门/车间需做好配合工作。附：受控文件汇总表受控文件宣贯单XXX受控文件汇总表表号：生效日期：序号文件类型文件编号文件主题份数生效日期接收日期备注XX受控文件宣贯单表号：生效日期：本文件编号为：本文件主题为:本文件类型为：本文件于年月日生效执行本文件属于：口更改条款；口以旧换新；口新增本文件主要变动之处为:部门领导及相关人员传阅签名（含隶属部门管辖的下属部门/车间）：注：传阅、宣贯到位后方可归入受控文件中保存