供应部工作手册.doc

一、供应部的岗位设置供应部一般设置供应经理、业务员和统计员（助理）3种岗位；根据本公司定员和供应部实际工作需求，供应部暂设定以下人员：经理1名；业务员2名；统计员1名，共4名。二、供应部组织结构职责供应部经理岗位说明书职位名称供应经理直属上级总经理所属部门供应部直接下级采购员、统计员职位概要制定企业的采购计划，指导和监督采购人员按采购制度进行采购作业，满足企业的物料需求工作内容1.设计采购制度、手册、流程、表单等2.编制采购计划与预算3.管理供应商，与技术、生产、化验管理等部门人员共同选择供应商4.审查采购计划单5.进行采购，包括询价、比价、议价和订购6.监督与协调控制交货7.处理物料退货与索赔8.开发物料来源，调查价格岗位职责1.负责拟定供应部门的工作方针与目标，递交上级领导审批2.负责编制年度采购计划和采购预算，建立并不断调整改善采购制度和流程3.负责及时提供有效的市场信息4.负责管理和监督控制供应部门的工作负担5.负责主持与参与采购部门的会议，协调沟通本部门的各种关系6.负责规划和配置组织供应部门的人员需求7.负责培训、开发和考核采购人员，推动采购人员的晋升、调迁和职业发展8.负责监控采购人员的作业进度9.负责与供应商建立良好的关系，掌握供应商物料供应制造与供应能力10.负责约束和规范检查采购人员的道德行为规范11.负责审核订购单与采购合约，核查采购作业发包、验收和付款流程12.负责分析评估所采购物料成本和产品成本、分析竞争情况13.负责审核采购案件项目与供应商的付款、运送条件14.负责监督采购物料到位情况，监督进料品质，协调物料供应管理流程15.负责建立并维持紧急需求物料的采购物料渠道岗位职权1.有权即时处理采购过程中出现的各种问题2.有权管理供应部所属员工和各项工作3.有权调配直接下级的岗位和任用提名岗位人员4.有权监督、检查所属下级的工作情况5.有权裁决所属下级的工作争议6.有权考核直接下级的管理水平、业务水平和业绩7.有权建议奖惩直接下级管辖范围1.供应部所属员工2.供应部所属办公场所及卫生责任区3.供应部办公设备设施，采购工具任职资格1.教育背景理工类或相关专业专科以上学历2.经验5年以上采购管理经验3.培训经历受过采购管理、管理学、管理技能开发、项目管理等方面的培训4.技能技巧具有良好的分析能力、预测能力和表达能力掌握相关产品的知识，具备采购经验熟练使用办公软件熟悉供应商评估、考核，懂 IS09000运作熟悉 （与产品有关）物料行情5.态度具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力工作条件工作场所办公室及工作场所6.环境状况舒适7.危险性基本无危险，无职业病危险采购员岗位说明书职位名称采购员直属上级供应经理所属部门供应部职位概要实施专项采购计划，根据采购制度进行采购作业，完成采购任务工作内容1.下达订购单2.物料交期的控制3.材料市场行情的调查4.查证进料的品质和数量5.进料品质和数量异常的处理6.与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调7.询价、比价、议价及订购作业8.交期的进度控制9.进料品质、数量异常的处理10.主要原材料的估价11.供应商材料样板的品质初步确认12.替代材料的搜寻13.采购部门有关技术、品质文件的拟制14.与技术、生产、化验部门针对技术、品质问题的沟通与协调15.与供应商针对技术、品质问题的沟通与协调岗位职责1.负责一般性物料采购2.负责查访厂商的供应情况3.负责与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等4.负责核查供应商提供的物料质量5.负责确认交货日期6.负责处理一般索赔案件7.负责退货8.负责收集价格情报、替代品资料、最新产品信息及供应商信息岗位职权1.有权力即时处理采购过程中出现的各种问题2.有权处理与供应商的关系3.有权开发并联系新的供应商4.有权处理退货5.有权与供应商谈判价格，确定交货日期6.有权考察供应商的物料质量任职资格1.教育背景相关专业大专或高中以上学历2.经验1年以上采购经验3.技能技巧掌握相关产品的知识、具备采购经验熟练使用办公软件懂 IS09000及采购相关程序了解相关产品材料市场4.态度具有良好的从业品德和敬业、拼搏精神，能够带领团队，具有较好的团队合作精神具有严谨的行为规范，懂得理性决策，坚持采购原则，能够承受高强度的工作压力工作条件1.工作场所办公室或户外（如仓库、供应商生产部等）2.环境状况一般3.危险性基本无危险统计员岗位说明书职位名称统计员直属上级供应经理所属部门供应部职位概要编写采购合同等文件，整理采购资料，负责供应部门的日常事务，保证供应部门顺利开展工作工作内容1.编写采购合同等文件2.编制采购部门的周报表或月报表3.收集、整理与统计各种采购单据与报表4.采购品质记录的保管与维护5.采购事务的传达6.整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等7.协助采购员完成价格谈判等工作8.管理日常采购文件，记录采购进度9.付款整理、审查岗位职责1.负责登记验收单2.负责登记订购单与合约3.负责记录和监督交货4.负责安排与接待来访客人5.负责申请与报支采购费用6.负责电脑作业与档案管理岗位职权1.有权提醒采购员遵守日常规范2.有权监督采购员的工作进度3.有权安排上级领导的活动日程4.有权联系并接待供应商任职资格1.教育背景中专以上学历2.经验1年以上采购助理经验3.技能技巧电脑操作熟练，了解 MRP懂 ISO9000运作，熟悉培训和有关文件编写有一定的报表统计知识能读懂一般英文函件4.态度具有良好的从业品德和积极、认真的工作态度具有严谨的工作规范，能够完成采购助理的日常工作工作条件1.工作场所办公室及工作场所2.环境状况一般3.危险性基本无危险三、供应部工作标准和程序工作标准1坚决执行公司下达的各项工作指令，并且圆满地完成。2根据生产需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、 按量地供应企业生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供物资保障。3严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。4与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调处理。5根据各部门需求计划，实行定期采购和定量采购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固可靠，对物资供应的信息工作及物资供应档案资料管理均达到规范要求。7对采购人员的日常管理严格，工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高，效果好。9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。工作程序1接收计划：供应部仅接受由使用单位申报、材料库核实及总经理签批或总裁特批的材料或设备采购计划表。2审核计划：供应部审核申报计划表的申报数量、规格等情况，审核无异议后进行市场落实。3确定供应商：供应部负责进行市场调查，确定供应商。市场调查中对于不同的情况作相应的处理，具体如下：3.1对于金额较大、价值较高且不是从常供户处购入的，需公开招标签订合同。3.2经过市场调查，发现需购辅材价格未变化，确定供户后直接进货即可。3.3经过市场调查，发现需购辅材价格下调，确定供户后填写：工作联系单，内容为“发出单位（供应部）、发出单位负责人签字、接收单位（材料库）、 接收单位负责人签字、联系单主要内容（即价格下调情况说明）、接收部门意见（由财务部负责人和材料库负责人签署）”。工作联系单一式四份，供应部留存一份、材料库一份、财务部一份、报总裁一份。3.4经过市场调查，发现需购辅材价格上涨，确定供户形成工作请示将价格上调情况写明，报告人签字、供应部负责人、总经理签字后，报总裁签批，签批后复印给材料库一份、财务部一份。3.5对于新开发的客户（价格低、质量好或其他原因）,先与生产单位沟通试用样品，若能满足生产需要，则视情况填写工作联系单（价格不变或下调）或形成工作请示（价格较以前购价高），上报批准后通知客户供货。4确定供货时间及供货量：供货量由供应部依据申报表通知供户，必要时给供户发传真或复印申报表给供户。根据申报表上注明的缓急程度，决定供户送料时间。四、供应部管理制度供应商管理制度第一章 总则 第一条 目的 为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。 第二条 适用范围 本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。 第二章 管理原则和体制 第三条 公司供应部或配套部主管供应商，生产制造、财务、研发等部门予以协助。 第四条 对选定的供应商，公司与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、互惠条件。 第五条 公司可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。 第六条 公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。 第七条 公司可向零部件供应企业颁发生产配套许可证。 第三章 供应商的筛选与评级 第八条 公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系。 1.质量水平包括物料来件的优良品率、质量保证体系、样品质量、对质量问题的处理等。 2.交货能力包括交货的及时性、扩大供货的弹性、样品的及时性、增减订货的能力等。3.价格水平包括优惠程度、消化涨价的能力、成本下降空间。 4.技术能力包括工艺技术的先进性、后续研发能力、产品设计能力、技术问题的反应能力。 5.后援服务包括零星订货保证、配套售后服务能力。 6.人力资源包括经营团队、员工素质。 7.现有合作状况包括合同履约率、年均供货额外负担和所占比例、合作年限、合作融洽关系等。 第九条 对供应商进行具体筛选与评级，应根据形成的指标体系，给出各指标的权重和打分标准。 第十条 筛选程序1.对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出510家候选供应商名单； 2.公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组； 3.评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家，双方协调填写调查表； 4.对各候选厂家逐条对照打分，计算出总分排序后决定取舍。 第十一条 核准为供应商的，始得采购；没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格。 第十二条 每年对供应商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。 第十三条 公司可给供应商划定不同信用等级进行管理。评级过程参照如上供应商筛选办法。 第十四条 对最高信用的供应商，公司可提供物料免检、优先支付贷款等优惠待遇。 第四章 管理措施 第十五条 公司可向重要的供应商派遣专职驻厂员，或经常对供应商进行质量检查。 第十六条 公司定期或不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。 第十七条 公司减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。 第十八条 公司制定各采购件的验收标准、与供应商的验收交接规程。 第十九条 公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。 采购价格管理制度第一章 总则第一条 目的为确保材料高品质低价格，从而达成降低成本的目的，规范采购价格审核管理，特制定本制度。第二条 适用范围适用于各项原物料采购时，价格的审核、确认。第二章 价格审核规定第三条 报价依据生产技术等部门提供材料规格书，作为供应部成本分析的基础，也作为供应商报价的依据。第四条 价格审核（1）供应商接到规格书后，在规定期限内提出报价单。（2）供应部一般应挑选3家以上供应商询价，以作比价、议价依据。（3）供应部经理审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。（4）供应经理审核价格，呈分管副总审核，并呈总经理、总裁确认批准。（5）副总、总经理、总裁均可视需要再行议价或要求供应部进一步议价。第五条 价格调查（1）已核定的材料，供应部必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据。（2）本公司各有关单位，均有义务协助提供价格信息，以利采购部比价参考。（3）已核定的物料采购单价如需上涨，应以价格工作请示单形式重新报批，且附上书面说明原因。（4）单价涨跌审核流程，应与新价格审核流程相同。（5）采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降低单价。第三章 采购成本分析第六条 成本分析项目成本分析是就供应商提供的报价的成本估计，逐项作审查、评估，以保证成本合理性。一般包括以下内容：（1）直接及间接材料成本。（2）工艺方法。（3）直接及间接人工成本。（4）制造费用或外包费用。（5）税金。第七条 成本分析的运用出现以下情形，应进行成本分析：（1）新材料无采购经验时。（2）底价难以确认时。（3）无法确认供应商报价的合理性时。（4）为提高议价效率时。第八条 成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有两种：（1）由供应商提供。（2）由供应部编制标准报价单或成本分析表，交给供应商填写。第九条 成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格，其步骤如下：（1）确认设计是否超过规格要求。（2）提出改善建议并检讨。（3）检讨加工方法、加工工程。（4）选定最合适的设备、工具。（5）就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。第十条 成本分析注意事项（1）利用自己或他人的经验。（2）应用会计查核手段。（3）提高议价技巧。采购交期管理制度第一章 总则第一条 目的为了确保所购物料的交货期限，使交期管理更为顺畅，特制定本制度。第二条 适用范围适用于本公司采购物料的交期管理。第二章 交期管理规定第三条 确保交期的重要性交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是保障生产并达成合理生产成本目标。第四条 交期延迟的影响交期延迟造成的不良影响有以下方面：（1）导致制造部门断料，从而影响效率。（2）由于物料交期延迟，间接导致成品交期延迟。（3）由于效率受影响，需要增加工作时间，导致制造费用的增加。（4）由于物料交期延误，采取替代品导致成本增加或品质降低。（5）断料频繁，易导致互相配合的各部门人员士气受挫。第五条 交期提前太多的影响交期提前太多也有不良的影响，主要有：（1）导致库存成本增加。（2）导致流动资金周转率下降。（3）由于交期经常提前，导致库存囤积、空间不足。第六条 交期延迟的原因1.供应商责任：因供应商责任导致交期延误的状况。（1）接单量超过供应商的产能。（2）供应商技术、工艺能力不足。（3）供应商对时间估计错误。（4）供应商品质管理不当。（5）供应商经营者的顾客服务理念不佳。（6）供应商欠缺交期管理能力。2.供应部责任：因供应部责任导致交期延误的状况。（1）供应商选定错误。（2）业务手续不完整或耽误。（3）价格决定不合理或勉强。（4）下单量超过供应商的产能。（5）更换供应商所致。（6）付款条件过于严苛或未能及时付款。（7）其他因采购原因所致的情形。3.其他部门责任：因采购以外部门导致交期延误的状况：（1）请购前置时间不足。（2）技术资料不齐备。（3）设计变更或标准调整。（4）订货数量太少。（5）供应商品质辅导不足。（6）点收、检验等工作延误。4.沟通不良所致的原因：因本公司与供应商双方沟通不良导致交期延误的状况。（1） 未能掌握一方或双方的产能变化。（2） 指示、联络不确实。（3） 技术资料交接不充分。（4） 品质标准沟通不一致。（5） 单方面确定交期，缺少沟通。（6） 首次合作出现偏差。第七条 确保交期要点1.事前规划（1）制订合理的购运时间。（2）确定交货日期及数量。（3）了解供应商生产设备利用率。（4）请供应商提供生产进度计划及交货计划。（5）准备替代来源。采购品质管理制度第一章 总则第一条 目的规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。第二条 适用范围适用于本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理。第三条 权责单位（1）技术部门负责本规章制定、修改、废止及起草工作。（2）总经理负责本规章制定、修改、废止及核准。第二章 采购品质管理规定第四条 文件资料要求物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：（1） 订购物料的规格、图纸、技术要求等。（2） 产品技术精度、等级要求。（3） 各种检验规范、标准或适用规格。第五条 品质保证协定物料之采购，应由供应商承负品质保证责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：（1） 供应商品质管理体系需符合本公司指定的品质保证系统，如ISO9000或QS9000体系等。（2） 供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。（3） 供应商产品出厂前应逐批作抽样检验。（4） 供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。（5） 接受本公司必要的供应商调查、评鉴及辅导。第六条 进货验收规定供应商提供的物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：（1） 确认订购单。（2） 确认供应商。（3） 确认送到日期。（4） 确认物料的名称与规格。（5） 清点数量。（6） 品质检验。（7） 处理短损。（8） 退还不合格品。对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质的可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员、等级等，以便追溯、区分、使用）。第八条 品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况的处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：1.处置依据以双方事先约定的品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司的要求为依据。2.国内采购物料退货与索赔（1）拟退回的采购物料应由仓管员清点整理后，通知供应部。（2）供应部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。（3）订制品退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。（4）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。（5）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。3.国内采购其他索赔规定（1）由供应商原因造成的交货延迟，以实际造成本公司损失向供应商索赔。（2）破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司损失，依实际发生状况索赔。（3）因供应商原因导致物料在使用或销售中出现问题，造成本公司损失，依实际发生状况索赔。