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模块二秘书办会模块课题二 会中服务工作知识目标 掌握接站工作的程序、接站的工具准备 掌握引导与会代表报到的程序与注意事项能力目标能够按要求接站能够按要求签到任务一 接站报到工作 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。会议时间：2008年12月23、24日，两天2008年12月23日上午9：0011：00 表彰先进个人和先进集体 下午14：3017：00 2009年工作部署12月24日上午9：0011：00 会议分组讨论 下午14：3016：00 参观新型、新款家电产品的生产线地点：北京与会人数：1500人左右受表彰人数：40人左右会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请做好相关的会中的接站报到工作。 要做好相关的接站报到工作，首先要弄清会议的内容、会议的时间、与会的领导与嘉宾、与会代表的人数；其次要掌握接站工作的程序、接站的工具准备，了解引导与会代表报到的程序与注意事项；最后，作为职业秘书，接站报到工作要做到有条不紊，任何细节的疏忽都会影响到会议的效果和本企业的形象。会议的接站报到工作是会议中期重要的工作，会议工作人员的言谈举止，能否使与会人员在接站和报到地点得到及时、热情、友好的接待，是否了解本次表彰大会的概况，对会议的效果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会议的接站报到工作，尤其是一些重大的会议，更是要注重会议的接站报到工作。一、接站工作接站工作的主要步骤如下：1、要有统一的指挥调度系统，掌握与会代表的名单以及飞机、火车、轮船的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并要掌握与会代表的联络方式，拟定会议代表接站安排表，注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达（出发）时间、随行人数、接站司机和车号、接站工作人员、接站领导、接站出发地点和时间。将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中，由接站的工作人员负责联系。（见表11）姓名性别单位职务民族联系方式车次/航班出发时间到达时间随行人数接站司机接站车号接站工作人员接站领导接站出发时间接站出发地点表11会议代表接站安排表2、要备有足够的车辆和接站人员,接站人员每人要有一份与会代表抵达的准确时间表，按分工的线路和时间去接。3、对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。4、在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌（见图片1-2）或接站条幅，如“天地公司接待处” （见图片1-3）。天地公司接站处图片12 接站牌天 地 公 司 接 待 处图片13 接站条幅二、接站的工具准备先准备好车辆和会议代表到达接站回执（见表2-1、表2-2），带好接待计划、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，还要有一张急救电话号码表，应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码。姓 名性别年龄职 务民族电 话单位名称到达北京时 间12月 日 时 分航班号始发城市车 次自行驾车前往北京市（在 内划） 注：请在12月20日前将此回执传真至北京市天地公司秘书处，联系电话：010-66095312传真：010-66095342 单位盖章：表21会议代表到达接站回执单 位接站人数 人联系人姓名联系人手机到 达12月22日 航班 时 分抵北京12月22日 车次 时 分抵北京返程方式12月 日 车次北京 张12月 日 航班北京 张 注：请务必于12月20日前传真至北京市天地公司秘书处。联系电话：010-66095312传真：010-66095342 单位盖章：表22会议接站回执三、引导与会代表报到报到是指与会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。热情迎接与会人员、现场运作、合理安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要，现场报到是大家露面的时候，前来报到的与会人员都是有备而来，每个代表都应该得到最热情周到的服务。欢迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。（一）引导与会代表报到的注意事项如下表所示：报到的注意事项负责人联系方式处理结果备注查验有效证件报到小组成员业务要熟练报到人员的分配要合理指示牌要醒目备好会议报到须知食宿安排要留有余地其它事项（二）引导与会代表报到的程序如下：1、在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。2、接待人员将预先准备好的文件袋（包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。3、向每位代表发放会议指南，会议指南包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、宾馆服务、注意事项等，要尽可能详细、清楚，使与会代表一目了然。会议指南的主要内容:(1)会议日程安排，包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。(2)住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话，是女性代表、少数民族代表的需注明。(3)会议分组名单，包括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。(4)会议秘书处的组成，包括备会务小组成员名单、住房号及电话。(5)会议注意事项、作息时间表等。 4、随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执（见下表）和与会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作，直到外地与会人员全部离开。姓名 性别联系电话到达地点返程时间 返程方式车次/航班软 /硬卧/座数量（张）注：(1)请加盖单位公章。 (2)请务将此回执于2008年12月20日之前用快件或传真给北京天地公司秘书处。电话010-66095312传真：010-66095342表31预定返程票回执5、随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。6、报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。总之，会务工作人员在引导参会人员报到并发放证件、文件、材料、安排食宿之后。同时还应掌握报到情况,及时催促有关单位按时报到。对于未按时报到的单位要问明原因，并及时向组委会领导报告报到情况，向会务组提供报到名单。四、做好签到工作签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续，会务组组织会议签到，可以及时准确地掌握到会人数，也可有效地保证会议安全，某些会议如党代会、人民代表大会对到会人数要求较严，必须达到法定人数才能进行选举和表决。有些会议不用签到，与会人员可凭会议通知、出席证、列席证或入场券进入正式会场，一些小型的内部会议可由秘书直接在名单上划掉。常用的签到方式有：1、簿式签到，与会人员可在会议记录簿或签到簿上签名，这种签到方法相对简单，仅仅是名录登记，适合小型会议。 （签到簿见表41）与会人员编号姓名性别职务民族单位通讯地址电话电子邮箱邮编表41 会 议 签 到 簿2、签到证（卡）签到，与会人员进入会场时，将会前发给的写着自己姓名的签到证（卡）交给工作人员，这种签到方法适合人数较多的大、中型会议，可以有效地避免因等候签到而造成的拥挤现象。3、电子签到卡签到，这种签到方法适合大型会议或者展览，会议签到系统是为了实现各政府、机关、企事业单位召开会议时签到的数据采集、数据统计和信息查询过程的自动化，实现会议管理的自动化而专门研制的非接触射频卡会议签到系统。本系统采用了目前最先进的非接触RFID技术，与会人员只需通过会议签到机区域，便可快速同时完成多人会议签到的操作。它方便了参会人员的出席签到、会议管理人员的统计和查询；为有效地掌握、管理参会人员出入和出席情况提供了轻松的解决方案。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议须知、会议详细日程、考察线路及参观方式、酒店功能的说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。如果人员较多，规模较大，最好使用专门的会议签到系统，尤其是租赁使用，能兼顾到方便性和节省成本的目的。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人工作时间应该根据会议参与人员抵达时间合理分配。 如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。 入场完毕，会议工作人员要根据签到迅速统计到会人数，并将应到人数、实到人数和缺席人数报告会议主持人。2008年天地公司年终表彰大会的接站报到工作可按照如下步骤进行： 一、接站工作此次表彰大会的与会人员1500人左右，会议的规模较大，属大型会议，应成立专门的接待组负责接站工作。接站人员应在30人左右，他们应训练有素，对待与会人员应自始至终态度谦和、彬彬有礼、服务到位，对与会人员咨询的问题要尽可能地给予明确、具体的回答。根据工作需要和接待计划的安排，这些接站人员应分别分批次地被派往火车站、机场、码头，并准备好车辆，带上会议代表接站安排表、手提式扩音器、桌椅、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，还要有一张急救电话号码表，应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码。2008年度表彰大会接站工作安排(12月22日)领导小组：组长：办公室主任副组长：办公室副主任组员：秘书高山、施林等28人（一）集中报到时间：12月22日一天（二）接站（办公室副主任负责）1、火车站（1）白天接站：12月22日（早6：3018：00）车辆安排：接站车六辆（要有接站牌和条幅），12月20日前落实。接站人员：办公室副主任等12人（4男、8女）。（2）夜间接站：12月22日（晚18：0024：00）车辆安排：接站车四辆（要有接站牌和条幅），由秘书高山带领8人（4男、4女）备品：桌椅、条幅、接站牌、矿泉水4箱。2、机场（办公室主任负责）（1）白天接站：12月22日（早7：3018：00）车辆安排：接站车四辆（要有接站牌和条幅），12月20日前落实。接站人员：办公室主任等8人（3男、5女）。（2）夜间接站：12月22日（晚18：0023：00）车辆安排：接站车两辆（要有接站牌和条幅），由秘书施林带领4人（2男、2女）备品：桌椅、条幅、接站牌、矿泉水2箱。二、报到工作会议是年终表彰大会，邀请了众多省市领导和业内同行代表，规模较大，报到工作应准备充分，尽量做到井井有条，具体做法如下：1、在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。2、接待人员将预先准备好的文件袋（包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。3、向每位代表发放会议指南，会议指南包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、宾馆服务、注意事项等，要尽可能详细、清楚，使与会代表一目了然。4、随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执（见下表）和与会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作，直到外地与会人员全部离开。5、随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。6、报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。三、签到工作此次表彰大会的规模较大，属大型会议，所以与会人员签到时最好使用电子签到卡签到，这要求会议秘书处提前根据与会人员的信息，在会前制作好电子签到卡。这样，与会人员进入会场时，用磁卡插入（接触式）专用机，或靠近（非接触式）签到机，与此相连的电脑就会自动记录和显示与会者的姓名、性别、年龄、单位、职务、代表的性质、组别、代表证编号等信息。此外，电子签到机在与会人员签到结束后还能立即统计出出席人数和缺席人数，并能随时调出这些与会人员的相关信息。由于购买电子签到机费用昂贵，而且也不经常使用，所以可以临时租用技术先进的电子签到机更为经济实用。一、案例分析1、案例：志诚公司定于2008年3月4、5日在北京召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员，技术人员近百人参加。秘书高叶负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找报到地点，因而损害了企业的良好形象。思考与分析：秘书高叶负责的接站工作有哪些不妥之处？2、案例：某企业要召开经验交流大会，李秘书负责去火车站接站，在接到客人回单位的途中，李秘书向客人详细地介绍了本地的旅游胜地和风土人情，并谈到了自己的家庭和收入情况，同时又询问客人这方面的情况。思考与分析：李秘书从火车站接到客人后的谈吐如何？二、实战演习某学院将于2008 年10月23、24日召开建校50周年庆典大会，邀请了省里、市里的有关领导、各兄弟院校的领导、各赞助企业的领导、校友等，与会人数300人左右，如何做好会议的接站报到工作？并将方案做成ppt演示文档。知识目标 掌握会议期间值班工作和值班日志的主要内容 掌握会议值班安排表、值班电话记录、交接班记录的格式和内容能力目标能够编制值班安排表能够按要求填写值班日志能够正确处理值班期间的电话接待和来访接待任务二 安排会议值班工作 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。会议时间：2008年12月23、24日，两天2008年12月23日上午9：0011：00 表彰先进个人和先进集体 下午14：3017：00 2009年工作部署12月24日上午9：0011：00 会议分组讨论 下午14：3016：00 参观新型、新款家电产品的生产线地点：北京与会人数：1500人左右受表彰人数：40人左右会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请安排好会议期间相关的值班工作。要做好相关的会议期间的值班工作，首先要弄清值班工作的主要内容和值班日志的主要内容，其次要会编制值班安排表，掌握会议期间值班电话记录、交接班记录的格式和内容以及值班工作的注意事项；最后，作为职业秘书，会议期间的值班工作要做到有条不紊，任何环节的纰漏都会影响到会议的质量。会议期间的值班工作是会议中期重要的工作，会议值班人员的工作态度和工作能力，对会议的效果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会议的值班工作，尤其是一些重大的会议，更是要注重会议的值班工作。一、会议期间值班工作的主要内容会议值班，指从与会人员报到当日开始到代表全部离会期间，实行24小时值班，及时联系并解决各种可能出现的问题。(一) 值班工作的主要内容见下表值班的主要内容值班人员联系方式处理时间处理结果备注电话、通知和传真的转达来访接待重要紧急事项的报告突发性事务的处理信息传递工作领导临时交办的事项安全工作（二）秘书值班工作的要求 1、要坚守岗位，不得擅自离岗 2、要善于随机应变，不要手忙脚乱 3、要言行谨慎，不得有损形象 4、要请示汇报，不可越俎代庖 5、要规范高效，不得推托扯皮总之，会议值班室应实行昼夜值班，应在会议秘书处的领导下，负责好会议期间信息的承上启下，各部门、各环节的左右联系、互相沟通和平衡协调的工作。二、编制会议值班安排表会议值班表是根据会议工作的需要，在不同的时间里需要不同的人进行同样的工作，这就要编排一个班次表，标明由谁在什么时间或日期上班或休息等。（见表31）时间部门姓名联系方式负责人联系方式12月22日6：0014：0012月22日14：0022：0012月22日-23日22：006：0012月23日6：0014：0012月23日14：0022：0012月23日-24日22：006：0012月24日6：0014：0012月24日14：0022：00表31会议值班表说明：l 值班时间,请注意保持会议值班室的安静整洁。l 与会人成员若有问题，欢迎前往会议室询问。l 值班人员请注意接待来访人员。l 值班人员请保证离开时会议值班室整洁。 天地公司秘书处 2008-12-20会议值班表也可以这样制作：12月22日09:00 接到办公室主任电话 09：20 接待自驾车前来报到人员 09：40接到客户电话，反映产品售后服务方面的问题10：15 会务组通知值班人员小张，务必做好值班室与会务组的及时沟通与联系 10：30 协调生产部门与技术研发部门会议室使用时间雷同的问题 10：50接待外地来访人员11：10 认真解答顾客咨询的产品质量问题 11：30引导与会人员报到，办理相关的手续三、会议期间值班记录的编写（一）值班日志的主要内容（见表2-1）时 间值班领导值班人员内容外来的信函、电报、电话反映情况 值班人签名：备 注表21值班日志（二）外来人员来访接待登记表（见表2-2）外来人员来访接待登记表的内容有来访人员的姓名、单位、来访时间、来访事由、访问对象、联系方法、处理结果、值班人等。来访人员姓名单位来访时间来访事由访问对象联系方法处理结果值班人签字表22外来人员来访接待登记表 （三）值班电话记录表（见表2-3）值班电话记录表的内容有来电时间，来电人员姓名，来电单位，来电内容、找寻对象、联系方法、处理结果、值班人等。 来电时间来电人员姓名来电单位来电内容找寻对象联系方法处理结果值班人签字表23值班电话记录表（四）交接班记录表的格式和内容（见表2-4）接班时间值班人员交接内容备注交班时间接班时间值班人员交接内容交班时间接班时间值班人员交接内容交班时间接班时间值班人员交接内容交班时间接班时间值班人员交接内容交班时间接班时间值班人员交接内容交班时间接班时间值班人员交接内容交班时间 年 月 日 值班领导签字： 办公室主任签字：表24 交接班记录表的格式2008年天地公司年终表彰大会的值班工作可按照如下步骤进行：一、 安排值班人员做好2008年12月22-24日三天的值班工作，主要做好如下工作：值班的主要内容值班人员联系方式处理时间处理结果备注电话、通知和传真的转达来访接待重要紧急事项的报告突发性事务的处理信息传递工作领导临时交办的事项安全工作二、编写好会议期间的值班记录表（一）值班日志的主要内容（见表2-1）（二）外来人员来访接待登记表（见表2-2）（三）值班电话记录表（见表2-3）（四）交接班记录表的格式和内容（见表2-4）一、案例分析1、案例：某企业办公室王秘书负责会议期间的值班工作，下午5点，接到一个紧急电话。电话内容是：本单位的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内五人重伤，车损严重，不能开动，特请求单位急速处理，秘书做好了电话记录，思考四种处理办法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报 。思考与分析：试问上面案例中谢秘书的哪种做法妥当？具体应当怎么做？应注意什么？2、案例：毒药掉进河里之后 2008年的一天深夜，某市政府值班秘书小刘接到市交通部门打来的紧急电话，告知一家装卸公司在某码头装卸化学物品时，不慎将一桶剧毒化学物品落入水中。若毒药扩散到水中，人畜饮用后会造成死亡。此时刘秘书脑海中掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机关，请求指示，然后依照领导的指示去执行，如果找不到领导，再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场指挥打捞。 思考与分析：如果你是值班秘书，应当采取什么措施? 二、实战演习某企业将于2008年9月23、24日召开全国知名企业家经验交流大会，邀请了省里、市里的有关领导和全国知名企业家代表，与会人数200人左右，如何做好会议期间的值班工作？并将方案做成ppt演示文档。知识目标 了解会议突发事件的种类 掌握会议突发事件处理方案的内容和具体措施能力目标能够拟订会议突发事件的处理方案；能够正确处理会议中的突发事件任务三 会议突发事件处理 天地公司是一家中外合资企业，主要生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。会议时间：2008年12月23、24日，两天2008年12月23日上午9：0011：00 表彰先进个人和先进集体 下午14：3017：00 2009年工作部署12月24日上午9：0011：00 会议分组讨论 下午14：3016：00 参观新型、新款家电产品的生产线地点：北京与会人数：1500人左右受表彰人数：40人左右会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请做好相关的会中突发事件的处理工作。要做好相关的会中突发事件的处理工作，首先要弄清会议的内容、性质以及与会代表的人数，了解会议突发事件的种类；其次要掌握会中突发事件的处理方案的内容和具体措施；最后，作为职业秘书，会中突发事件的处理工作事关重大，稍有不慎就会影响到整个会场的秩序和会议的效果。会中突发事件的处理工作是会议中期重要的工作，会议工作人员办事是否果断，直接影响到单位的整体形象，对整个会场的秩序和会议的效果都会产生严重的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会中突发事件的处理工作，尤其是一些重大的会议，更是要注重会中突发事件的处理工作。一、会中突发事件的种类常见的会议突发事件有以下六类：1、人员问题，会中常见的人员问题是发言人、参加者或关键代表的缺席或无法按时到会，致使登记参会的代表数量不足，从而影响会议的规模、财务收支和公共关系等。2、健康与安全问题，会议中有时会出现意想不到的情况，如突发性的火灾（见图片11）、地震（见图片12）等各种灾害的发生，安全通道和消防通道不畅通，或某位与会代表患有严重或高度传染的疾病，或由于天气等原因导致某位与会代表休克（见图片13）、突发心脏病、脑溢血等病，或因某种原因导致与会人员出现食物中毒（见图片14）等。图片11突发性的火灾 图片来源于图片12突发性的地震 图片来源于图片13突发性的休克 图片来源于图片14突发性的食物中毒 图片来源于3、行为问题，会议中偶尔会出现发言人行为不当或某些与会人员行为不当等。4、设备问题，会中常见的设备问题是会场的扩音设备、灯光、投影机或录音录像设备等缺少或出现故障。5、场地问题，会中常见的场地问题是会场的制冷、取暖设备或通风系统出现故障，有时会议场所会因某种原因不可使用，这就需要临时找替代的场所。6、资料问题，有的会议由于与会人员超出既定人数，或是由于会议资料印刷质量欠佳可能造成会议资料不足的问题，有时由于各种原因，可能致使会议资料无法按时送到会议地点。二、处理会中突发事件的方法1、处理人员问题，如果会中某位发言人不能按时到会，可以考虑替代者，如果会中某位发言人实在无法替代，可以临时修改会议议程。会议主持人可以临时额外给每位发言人10分钟自由提问时间，以弥补发言人的缺席。2、处理健康与安全问题，要加强会前的检查，必要时要组织应对突发性的火灾、地震等各种灾害的演习，要派专门人员负责把守安全通道，有条件的单位应充分利用会场的监控摄像系统，以便随时掌握会场的方方面面和各种突发情况。此外，各种大中型会议事先应安排好医术一流的医护人员在会场应急,同时还要加强会议的值班工作。3、处理行为问题，要防止会议中偶尔会出现的发言人行为不当或某些与会人员行为不当等问题，首先要审核发言人以往的情况，并在发言前加强与发言人的沟通与交流。其次，会议组织者提前要做好多方面的准备以避免这种情况出现，比如请某些行为不当的与会人员暂时离开会场等。4、处理设备问题，要防止会场设备出现问题，应加强会前检查与调试。一些对外的大中型会议要想及时处理会中常见的会场的扩音设备、灯光、投影机或录音录像设备等出现的故障，最好备用紧急维修师的姓名、电话和地址，并及时与之联系。同时，还应详细了解本地可以租到或购买相应设备的公司的名称、电话和具体地址。5、处理场地问题，若会场的制冷、取暖设备或通风系统出现故障，最好备用紧急维修师的姓名、电话和地址，并及时与之联系。如果会议场所因某种原因不可使用，这就需要临时找附近的大礼堂、电影院、剧院和报告厅等。6、处理资料问题，如果会议中出现会议资料不够或印刷质量欠佳等问题，这就需要秘书随身带着一份会议活动安排及会议需要使用文件的原稿，以便在会场附近随时复印。若会议资料无法按时送到会议地点，需秘书及时通知并催促相应的工作人员。三、会议应急方案的内容和应对措施由于一些重大的会议会前准备事项繁杂，涉及的会议工作人员众多，因此，出现会中突发事件的情况在所难免。这就需要启用会议的应急方案，会议应急方案的内容和应对措施如下表31所示：预测情况应对措施负责人联系方式备注人员问题若会中某位发言人不能按时到会，可以替代，甚至临时修改会议议程，还可临时额外给每位发言人10分钟自由提问时间，以弥补发言人的缺席健康与安全问题加强会前检查，组织应对各种灾害的演习，派专人把守安全和消防通道，安排医护人员在会场应急,同时加强会议值班工作行为问题审核发言人以往的情况，并在发言前加强与其沟通与交流，必要时请某些行为不当者暂时离开会场设备问题加强会前检查与调试，备用紧急维修师的姓名、电话和地址，还应详细了解本地可以租到或购买相应设备的公司的名称、电话和具体地址场地问题若会场的制冷、取暖设备或通风系统出现故障，最好及时联系紧急维修师。有时需要临时找附近的大礼堂、电影院、剧院和报告厅资料问题秘书要随身带一份会议活动安排及会议需要使用文件的原稿，以便在会场附近随时复印，若会议资料无法按时送到会场，秘书应及时通知并催促相应的工作人员应急组织和人员的到位情况会前和会中提醒应急组织和人员随时做好工作准备，并备有其联系方式应急车辆准备情况加强会前检查，备有足够的应急车辆，提醒司机随时做好准备，并备有其联系方式会议指挥沟通系统是否灵敏会前进行适当的突发事件演练和模拟，检验会议指挥沟通系统的灵敏性表31 会议应急方案的内容和应对措施四、会议突发事件处理方案的内容和具体措施（一）会议突发事件处理方案的内容1、会议进行过程中可能出现的突发事件（1）人员问题（2）场地问题（3）设备问题（4）资料问题（5）健康与安全问题（6）行为问题2、出现问题时负责解决的会议工作人员在会议突发事件处理方案中，应明确指出会议各小组的成员组成情况，同时注明各个工作人员的职责，如果出现各种紧急或意外情况，会前准备阶段就应落实责任到具体哪些人负责。（二）会议突发事件处理方案的具体措施1、及时报告上述突发