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论档案收集工作图书与档案2011年第03期I轻一工一设一计论档案收集工作王紫红(1,吐哈油田鄯善采油厂,新疆鄯善838202罗秀丽2,吐哈油田档案中心,新疆哈密839009)摘要:档案收集是贮存档案信息资源的重要途径,是实现档案集中统一管理的基本手段,是档案管理其他业务环节的基础,是决定档案存在和发展的前提条件.关键词:档案;收集曾经有人说过一个企业的辉煌是当代的,但再过三十年,回过头来看这个企业的辉煌,那是档案人员创造的.我很受这句话的启发.从这句话中足以看出档案工作的重要性.档案工作的最基础的砖石那就是档案收集.只有将各方位的档案收集齐全才能达到最终的目标.1档案收集的含意档案的收集是指接收与征集档案及有关文献活动.具体而言,即将分散形成或保存在各机关,单位或个人手中的档案及散失在外的档案,按照国家的有关规定,通过例行的接收制度和专门的征集办法,有依据地分别集中到有关档案管理部门的活动.2档案收集的途径档案的收集包括档案馆向各档案管理部门收存档案的活动,它是整个档案收集工作的中心内容,也是档案馆取得和积累档案的主要渠道;其次是档案管理部门向社会行政机构或个人进行档案征集.对于我们油田来说,主要收集渠道是由各单位档案管理部门通过资料形成单位或部门进行收集.3档案收集的意义档案收集是贮存档案信息资源的重要途径,是实现档案集中统一管理的基本手段,是档案管理其他业务环节的基础,是决定档案存在和发展的前提条件.总之,档案收集是档案业务管理工作的首要环节.新时期档案已成为重要的信息资源,收集工作是档案部门获得和积累各类档案丰富馆藏的手段,是档案工作的起点,有其重要性,与其他各个环节的工作相比,它处于一种特殊地位.特别是在简化档案整理工作,强化档案利用工作,突出馆藏特色的今天,档案的收集工作已变得越来越重要.由此可见档案收集工作是当前档案管理工作的重中之重.做好这项工作对整个档案管理_T作具有重要意义.3.1档案收集工作是档案馆,档案室取得和积累档案的一种手段,它为档案工作提供了实际的物质对象,是档案业务工作的起点.3.2档案收集工作质量的高低,直接影响到档案业务工作其他环节的工作质量.档案收集及时并能反映出本单位特点,档案材料完整,系统,鉴定得当,则为档案管理的其他环节创造良好条件.如果档案收集不及时,档案材料残缺不全,整理工作就不能顺利进行,没有完整系统的档案,就会给以后的保管,鉴定,统计和利用等各项工作造成困难.3.3档案收集工作是实现贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和重要的具体措施.只有通过收集工作,才能把油田勘探开发,生产经营的全部档案集中到各级档案管理部门,形成统一的档案材料基地,实行统一的科学管理.3.4档案收集工作直接关系到档案工作的信誉问题,体现着油田企业的各项政策.档案收集工作是档案部门与外界各方面发生联系的重要环节之一,这是一项政策性强,接触面广,工作方法要求较高的工作.4制定规范的,行之有效的收集档案制度档案收集部门应制定出一套符合本单位工作性质有特点的档案收集工作的制度规范,以保证各类档案收集工作制度化,规范化.4.I制定符合油田生产建设的各类档案归档制度,明确各档案形成部门的归档范围,归档内容,归档时间,归档程序.4.2档案收集工作应遵循纳”三纳入”原则,将档案工作纳入单位工作计划,纳入领导工作议事日程,纳入相关岗位员工的业绩考核和岗位责任制中.4.3”四参加”应制度化.档案人员要参加本单位科研成果鉴定会,基建工程竣工验收会,设备仪器开箱验收会和产品定型会.”三纳入”,”四参加”是保证文件材料收集齐全,归档完整,准确,系统的有效控制措施,是做好档案管理工作的重要手段.4.4制定规范的档案接收程序,执行标准化各类档案收集清单,明确清单填写项目,包括纸质清单与电子清单.5档案收集范围5.1凡是本油田在生产,生活活动中形成或使用的具有查考利用价值的文字,图表,簿册,实物,照片,锦旗,牌匾,重大活动记录,录音带,录像带,新闻图片,光盘,磁盘等各种载体的文件材料及相关电子文件均应列入收集范围.5.2各档案管理部门在收集过程中,重点收集反映本单位(部门)主要职能活动和基本文件材料,包括单位(部门)自己产生的有价值的文件材料,同时还有相关的上下级机关,同级平行机关及其他针对本单位(部门)主管业务和密切联系的各类文件.各类别档案的收集按照各专门档案的收集范围规定执行.6档案收集途径6.1根据本油田OA办公自动化收发文登记进行时时归档,并将相关电子文件进行逻辑归档,做到随时处理完毕,随时归档.这是文件收集最常用,最有效,最直接的途径.6.2根据油田各部门下发的文件所提供的线索进行跟踪式收集.例如:科研档案可根据油田下发年度科研计划;建设工程可依据建设项目批复文件进行收集.6.3根据与自已各部门网员进行沟通,了解提供的线索进行收集.6.4根据工程建设,重要设备开箱等实际情况,深入现场进行收集.6.5通过走访领导,承办人或当事人提供的线索进行收集.6.6通过油田内部网所提供的线索进行收集.7从被动收集转向主动收集原来的档案收集工作都是档案产生部门向档案管理部门交什么,档案管理部门只是被动的接收什么,档案收集人员就如何转向主动收集应做到以下几点:7.1全面系统的了解各类档案产生部门的情况,针对各产生档案部门制定相配套的档案收集归档制度.建立起自己的档案收集网络,及时向各网员传达不同时期档案管理工作的新动态,新要求.以便网员们准确掌握各类档案收集归档的范围,程序和要求,并对各类档案要害部门,重点工程,重点项目随时跟踪进行现场指导,做到前端控制,以保证收集归档制度的全面实施.7.2要求档案收集人员具有良好的心理素质,要做到随时与有关人员保持沟通,联系,从而取得各方面的大力支持和协作,为档案收集的齐全打好基础,调节好各环节之间的工作矛盾,以便更好的发挥各专业部门的协作精神.7.3档案收集人员要有敏锐的观察与判断能力.因为在档案收集工作中,有一些并非由本单位工作中形成的或者在本单位工作中难以直接形成的文件,图片,但却对记录和反映本油田历史和现实面貌具有重要价值的文件,图片,档案收集人员应当及时的进行收集或有意识保护.7.4收集工作应采取多元化,即集中收集与零星收集相结合;内部收集与外部收集相结合;卡当案部门收集与现场收集相结合.从而保证档案收集的齐全完整.参考文献1】全国高等教育自学考试档案学专业.五门课程应试必读2现代档案业务百科.378.