区烟草专卖分局机关档案管理工作自查报告.doc

区烟草专卖分局机关档案管理工作自查报告区烟草专卖局(公司)严格对照烟草行业企业优秀档案室考核标准，从档案的组织管理、设施建设、基础业务、现代化管理、开发利用五个方面开展自查工作。现将自查情况报告如下：一、组织管理（一）领导重视。我局党总支一贯重视档案管理工作，认真执行国家档案法、湖北省档案管理条例和上级档案部门、上级机关关于档案工作的规定和要求。档案管理工作列入党总支议事日程，由一名党总支成员，副局长分管档案工作，办公室主任主抓，责任十分明确，做到年初有计划，年中有检查，年底有总结，并规定纳入局绩效管理考核，档案管理工作人员是在编人员且全部达到连续在档案室工作5年以上。（二）机构人员。我局档案管理工作实行了以专职档案员为主，以各部门兼职档案员为辅，以综合档案室为中心的管理网络，对专职、兼职档案员的工作职责规定明确，加强档案管理知识的学习与培训，专职档案员全部达到持证上岗、全部达大专以上文化程度。（三）法规建设。我局严格遵照国家档案法和湖北省档案管理条例的规定，一是定期组织专、兼职档案管理人员学习有关档案法规；二是积极参加档案部门组织的档案业务知识培训，不断提高档案管理工作的整体水平。（四）制度建设。随着形势的不断变化与发展，我局在档案制度建设方面也在不断地规范与完善、先后修订了档案保管制度，保密制度、利用制度、统计制度、移交制度及档案工作职责等档案管理制度，并将制度上墙，随时对照，随时学习。同时编制了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，制定了区烟草专卖局档案安全保管突发事件的应急预案，并作过演练。（五）管理措施。我局综合档案室成立后，各门类、各载体的档案收集、整理实行统一管理，综合档案室一名主任负责对各部门收集、整理的档案实行有效监督和业务指导，并适时组织和参加有关档案工作的活动，对专卖档案要求每年五月份之前归档，其它门类档案按规定归档。二、设施建设（一）档案库房。综合档案室库房面积30平方米，安装新密集架6列，能满足未来10年库房容量，另设有办公室、阅览室、陈列室，做到了设施先进。（二）防护措施。库房等重要地方均安装了防盗网、防盗门,档案室配有电脑、复印机、除湿机、防磁柜、空调机、温湿度表、数码照相机、扫描仪等，达到了防护措施先进严密，“八防”措施到位。（三）装具设备。我局档案室各门类档案装具严格按照档案部门规定的标准定制，库房密集架足够满足未来10年以上所需，还购置了电脑、复印机、除湿机、防磁柜、空调机、温湿度表、数码照相机、扫描仪等设备。三、业务建设（一）收集归档。对归档文件的制作材料和书写要求我局统一按照国家标准执行、无“三色笔”现象存在，计算机起草的文件保存领导签批件，各门类的纸质材料按时归档，无漏件、缺页、破损等现象，并建立年度发文汇编。对上级领导来局视察、检查、指导工作，本局开展的有关业务、会议形成的声像、电子档案及获得荣誉的实物档案均及时收集，并按照文件材料归档范围和文书档案保管期限表分类、组卷、编目工作，统一整理入库。目前照片已达到 张，录像带达到10小时以上，实物档案达到 件。（二）整理工作。各门类纸质归档文件组卷科学，保管期限划分准确，排列、编号有序，目录和备考表填写完整，装订、装盒规范，整齐美观，同时声像档案、电子档案整理规范。（三）档案保管。保管档案的目的之一是开发利用。为便于查找利用，我局档案室编制了科学、规范的目录索引，标示醒目，建立了全宗卷。同时做到库房清洁卫生，禁止无杂物堆放，在库房不做与档案无关的事情。档案工作目标管理领导小组每年重大节日前对库房检查并形成了记录，坚持温湿度记录，温湿度控制基本上在省有关规定的标准之内。（四）统计鉴定。机关综合档案室对各门类的档案及其专用设备均建立了台帐，严格按照制度规定，统计、登记档案的收进、移出工作，并完善审批手续。及时准确完成档案行政部门要求的各类统计报表、对本局各部门的档案工作适时指导与监督检查，以利改进工作。（五）移交销毁。按规定向综合档案室移交各门类和各载体的档案。为了充分合理利用档案，我局根据工作需要调整了档案鉴定领导小组，定期开展档案鉴定工作，对已到保管期限没有利用价值的档案，登记清册、销毁，销毁后，清册进盒。四、现代化管理（一）工作条件。配备了性能先进的档案管理专用计算机和应用软件，档案人员会操作计算机和档案管理应用软件，开始了电子档案与纸质档案的同步生成、管理与利用。（二）数据管理。建立了全部文书档案文件级和其它档案案卷级的目录数据库，目录数据库符合湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则的要求，近5年重要和利用频繁的档案按规定格式要求进行了扫描，本单位专卖档案目录能实行网络检索，符合保密要求。五、开发利用 （一）检索工具。档案入库并没有完成历史使命，还肩负着开发利用的任务，为便于利用，我局所有门类的档案全部编制完成了纸质档案目录和电子目录，达到查找准确、检索便捷。 （二）日常利用。按规定开展了机关内部档案查借阅及系统或有关单位的来函来电待查、出具档案证明等利用工作，采取多种形式，积极、主动、及时提供档案资料为领导决策和各机关各项工作服务，档案利用及其效果登记全面、具体。 （三）编研开发。在档案工作管理中，我局积极开展编研工作，编制的发文汇集、专题汇集、全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、年鉴、专题概要等资料规范，具有连续性，使用价值较高。（四）利用效果。利用档案为本单位、本系统或其它有关部门各项工作服务，产生了明显效果，编写了档案利用效果实例，并向当地档案局及上级主管部门报送。