Word2003、长篇文档排版技巧（indoc整理）.doc

Word2003、2007长篇文档排版技巧第1章 Word长篇文档排版技巧8单面打印的简单报告8设置纸张和文档网格8设置样式9查看和修改文章的层次结构10对文章的不同部分分节10为不同的节添加不同的页眉10在指定位置添加页码10插入目录10小结10第2章 格式化文档技巧102.1 格式化字符技巧102.1.1 随意地选择字号102.1.2 选择字形效果102.1.3 调整字符的宽与高102.1.4 调整字符的间距102.1.5 更改英文大小写字母10（1）快捷键Ctrl+Shift+K：设置为小型大写字母，如，ActiveWindow102.1.6 设置文档的度量单位102.2 格式化段落技巧102.2.1 让段落首行缩进102.2.2 设置首字下沉102.2.3 页面垂直对齐方式102.2.4 设置文本对齐方式102.2.5 控制段落的自动分页102.2.6 给段落硬分页102.2.7 取消后台重新分页功能102.2.8 控制字符的断行102.3 设置制表位技巧102.3.1 设置制表位的对齐方式102.3.2 设置制表位前导符102.3.3 手动给目录添加制表符102.3.4 快速格式化文档的技巧102.4 中文版式设置技巧102.4.1 给汉语加注拼音102.4.2 创建带圈字符102.4.3 双行合一102.4.4 汉字简繁体转换10第3章 版式设置技巧103.1 版式设置技巧103.1.1 利用【页面设置】对话框设置页边距103.1.2 使用鼠标设置页边距103.1.3 显示绘图网格103.1.4 在文档中使用行号103.1.5 添加“艺术”页面边框103.1.6 设置文档的默认版式103.1.7 更改部分文档的页边距103.1.8 设置大页面文档103.1.9 按照发排单设置版心103.2 分栏技巧103.2.1 创建版面的分栏103.2.2 制作跨栏标题103.2.3 平衡各栏文字长度103.2.4 快速更改分栏的宽度103.2.5 为目录分栏103.2.6 为分栏的版面插入页码103.3 分节技巧103.3.1 文档中节的作用103.3.2 使用分节符103.3.3 使用分隔符103.3.4 分节后的页面设置103.3.5 分节后页码编号103.3.6 分节后页眉与页脚的设置103.3.7 保留文档原来的版式和分页103.3.8 在同一页中使用多种版式103.4 制作页眉和页脚技巧103.4.1 创建页眉和页脚103.4.2 设置页眉或页脚高度103.4.3 设置页眉或页脚首页、奇偶页不同103.4.4 插入页码103.4.5 修改页眉分隔线103.4.6 使用域插入页码103.4.7 扩展页码格式103.4.8 利用章节号设置页码103.4.9 设置特殊页眉和页脚103.4.10 编辑复杂页码103.4.11 制作文档背景图案103.4.12 制作另类水印效果103.4.13 制作字典式页眉103.4.14 制作“出血”的版面103.4.15 综合运用制作公文模板10第4章 处理长文档的技巧104.1 使用各种视图方式浏览长文档104.2 在长文档中定位104.2.1 使用快捷键定位文档104.2.2 使用菜单定位文档104.2.3 选择浏览对象进行定位104.3 合并文档104.3.1 使用粘贴方法合并文档104.3.2 使用【插入文件】的方法合并文档104.4 使用样式技巧104.4.1 什么是样式104.4.2 样式的类型104.4.3 如何使用样式104.4.4 新建样式104.4.5 先定义后应用样式104.4.6 先排版后定义样式104.4.7 在文档与模板间互相复制样式104.4.8 保存当前文档的样式104.4.9 更改模板的正文样式104.4.10 快速创建标题样式104.5 创建目录技巧104.5.1 从标题样式创建目录104.5.2 从其他样式创建目录104.5.3 由目录域创建目录104.5.4 创建图表目录104.5.5 创建引文目录104.5.6 更新目录104.5.7 解决创建目录后出现的打印错误104.5.8 更改目录中的字体104.6 插入脚注和尾注104.6.1 插入脚注和尾注104.6.2 编辑脚注和尾注104.7 插入题注104.7.1 手动添加题注104.7.2 自动添加题注104.7.3 修改题注104.8 在长文档中查找和替换104.8.1 查找和替换的选项104.8.2 查找和替换英文文本104.8.3 查找和替换文本格式104.8.4 查找并替换多种格式文本104.8.5 把目录的制表位替换为居中104.8.6 查找和替换特殊字符104.8.7 替换文字间的空格符104.8.8 使用通配符查找并替换104.8.9 使用宏替换有规则图表题号10For a = 1 To 3510Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll10For a = 1 To 3510第5章 处理表格和图表的技巧105.1 表格处理技巧105.1.1 使用多种方法创建表格105.1.2 插入、删除行、列单元格105.1.3 合并和拆分表格或单元格105.1.4 利用表格边框拆分表格105.1.5 设置文字至表格线的距离105.1.6 表格的表头跨页设置105.1.7 防止表格跨页断行105.1.8 根据内容或窗口调整表格105.1.9 表格在页面中的对齐位置和环绕方式105.1.10 表格中特殊文字的排版105.1.11 表格的边框与底纹105.1.12 绘制表格斜线表头105.1.13 设置表格列宽和行高105.1.14 制作具有单元格间距的表格105.1.15 数据排序105.1.16 将表格转换为文本105.1.17 让表格中的文字分散对齐105.1.18 解决表格文字分散对齐的问题105.1.19 在表格中按小数点对齐105.1.20 为何指定表格宽度不起作用105.1.21 给并列表格添加双细线105.1.22 解决表格线超出了页面的问题105.1.23 表格公式的使用105.1.24 对一行或一列单元格求和105.1.25 表格的复杂计算105.1.26 在表格外计算表格内的数据105.4.27 单元格的引用105.4.28 使用表格公式应注意的事项105.1.29 将Word表格拷贝到Excel中去105.1.30 表格的行列互换105.1.31 WPS与Word的表格转换105.2 图表处理技巧105.2.1 制作数据表及图表105.2.2 使用已有的数据创建图表105.2.3 导入其他文件创建图表105.2.4 更改图表类型105.2.5 自定义图表类型105.2.6 设置柱形图表数据标志105.2.7 设置饼图图表的数据标志105.2.8 图表在文档中排版10第9章 公式编辑器和域的使用技巧109.1 公式编辑器的使用技巧109.1.1 排版公式时出现安装界面109.1.2 在编辑公式中使用空格键109.1.3 在公式中键入文字109.1.4 公式中的字符变成了非法字符109.1.5 为何更改的格式没有应用109.1.6 更改公式中的字号109.1.7 不显示公式或图片109.1.8 为什么不能打开公式109.2 域的使用技巧109.2.1 理解域的功能109.2.2 域的典型应用10错误！页面文档引用中未指定文件名。186错误！无法打开页面上引用的文件。186错误！页面文档引用中未指定文件名。186错误！页面文档引用中未指定文件名。186错误！无法打开页面上引用的文件。1869.2.3 多面手的EQ域10第10章 常见问题解决方案1010.1 安装类问题10ÿ1 如何安装Word或Office的其他组件10ÿ2 Word 2002与前一版本相比有哪些更改的菜单命令和功能10（6）“工具”菜单10（7）“表格”菜单10（8）“帮助”菜单10ÿ如何安装向导和模板1010.2 排版编辑类问题10ÿ1 文档中出现的异常字符10ÿ2 状态栏中显示的项目表示什么10ÿ3 为什么样式发生意外变化？1010.3 管理文档类问题10ÿ1 为什么无法打开文件10ÿ2 在【打开】对话框无法找到要打开的文件10ÿ3 无法打开受密码保护的文件10ÿ4 指向文件的快捷方式停止工作10ÿ5 保存文档后，更改丢失10ÿ6 试图保存文档时，得到文件太大的提示信息10ÿ7 试图保存对文档的更改时，得到文档为只读的信息10ÿ8 当要以其他文件格式保存文档时，在【保存类型】列表框中未显示所需的文件格式类型10ÿ9 以带格式文本方式保存文档时，表格中的制表符丢失10ÿ10 以 RTF 格式保存文档时，位图图标丢失10ÿ11 恢复文件中未包含所作的更改10ÿ12 保存文档时，文件名中增加了一个额外的扩展名10ÿ13 已保存文件的文件名中包含两个句号10ÿ14 保存文档时，出现“重名”错误10ÿ15 如何在Word 2002中打开在早期Word版本创建的文档10ÿ16 如何在Word 95/97 中打开 Word 2002 文件10ÿ17 无法将文件保存为 Word 97 或 Word 2000 格式10ÿ18 文档中的文字可以正确转换，但图形消失10ÿ19 转换后文档中的字体发生变化1010.4 查找和替换类问题10ÿ1 找不到要搜索的项目10ÿ2 使用通配符时，无法查找特定的项目1010.5 图形对象类问题10ÿ1 为何看不到创建的文本框？10ÿ2 为什么无法使图形对象与相关文本在同一页上10ÿ3 为何图形对象总随段落移动10ÿ4 为什么文字没有环绕在图形对象周围10ÿ5 创建的水印掩盖了文档正文10ÿ6 对齐了的图形对象相互层叠10ÿ7 由于选定文字不能保持选定状态而无法使用施放式文本编辑10ÿ8 在文档中看不见图形对象10ÿ9 手绘图形时难于控制10ÿ10 改变页面设置或对文档进行修改后，原来的一组图形和文本框变得四分五裂。10ÿ11 在试图插入、编辑扫描图片或公式时出现“程序无法启动”的提示信息。10ÿ12 出现的是EMBED OrgChart或EMBED Equation而不是图片、公式。10ÿ13 打开文档时，插入的公式、图片或组织结构图突然无法显示与编辑，代之出现的是一个大红“X”。10ÿ14 无论如何改变设置，打印出的图片始终有暗的底纹1010.6 编辑表格类问题10ÿ1 键入文字时表格列宽发生变化10ÿ2 部分文字隐藏在表格单元格中10ÿ4 表格显示不打印的灰色边框10ÿ5 表格在页面末尾被切断10ÿ6 不能在表格单元格中插入制表位。1010.7 页眉和页脚类问题10ÿ1 页眉和页脚消失了。10ÿ2 首页上未显示页眉或页脚。10ÿ3当更改某节的页眉或页脚时，其他所有节的页眉或页脚也变了10ÿ4 未打印或只打印了部分页眉或页脚10ÿ5 “前一项”和“下一项”按钮不起作用。10ÿ6 显示“同前”的按钮不起作用10ÿ7 页眉或页脚中未显示正确的日期、时间10ÿ8 为只有一页文本的模板设置奇偶页不同的页眉或页脚。1010.8 项目符号和编号类问题10ÿ1 修改项目符号时，不是所有的项目符号都被修改10ÿ2 同一种项目符号当选择不同的字体时，其形状不同10ÿ3 每一行都带有项目符号或编号，而不仅是首行10ÿ4 对文字与项目符号或编号应用不同的格式10ÿ5 添加或删除项目符号后，自定义制表符消失10ÿ6 添加或删除项目符号或编号后，段落缩进消失10ÿ7 进行自定义列表格式的更改消失10ÿ8 已设置了多级符号，但标题没有编号10ÿ9 看到 LISTNUM S 5，而不是项目编号10ÿ10 应用标题样式之后，LISTNUM域的编号级别发生了变化1010.9 打印疑难解答类问题10ÿ1 试图打印时，系统没有任何反应10ÿ2 打印到最后出现一张空白页10ÿ3 无法打印多篇文档的属性信息10ÿ4 没有打印机所需的纸型10ÿ5 打印出的文字与屏幕上的显示不同10ÿ6 文本超出页面边界10ÿ7 打印出的页面版式不正确10ÿ8 插入分页符后，页面无法打印10ÿ9 打印主控文档时，每节的开头都显示错误的页码和页眉10ÿ10 打印文档时某些文本被裁掉了。10ÿ11 无法打印部分页面边框10ÿ12 打印文档时无法打印图形10ÿ13 无法打印文档背景10第1章 Word长篇文档排版技巧市场部经常要出各种分析报告，一写就是洋洋洒洒几十页。文字功底深厚的小王写东西自然不在话下，然而每每困扰他的却是排版的问题，每次都要花大量的时间修改格式、制作目录和页眉页脚。最头疼的是上司看完报告后让他修改，整篇文档的排版弄不好就要重来一遍。制作目录也是出力不讨好的事，尽管小王知道Word中有插入目录的功能，可是尝试了几次就弃之不用了，原因是系统总是提示有错误。现在只能手工输入目录，加班加点数页码居然成了家常便饭。为了让自己有时间下班后享受生活，小王花了半天的时间学习了一下长篇文档的排版技巧，这才发现，这半天的时间，可以让他享受无数个闲暇的傍晚和周末。小王把自己的体会重点总结为两点：制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页 下面就看看他是怎样用新学的技巧制作一篇几十页的长文档的。单面打印的简单报告这份报告要求的格式是：A4纸；要有封面和目录；单面打印；除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。设置纸张和文档网格写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡，如图1所示。图1 选择纸张通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。考虑到阅读报告的领导年龄都比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡，如图2所示。图2 用“文档网格”调整字距和行距选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。设置样式现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式，如图3所示。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，在图3中，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“有效样式”，则显示如图4所示的内容。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。 图3 有效格式 图4 有效样式“正文”样式是文档中的默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式都是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。“标题1”“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别19。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在如图4所示的样式列表中，只显示了“标题1”“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”“标题9”样式。现在，规划一下文章中可能用到的样式。对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”“标题4”样式。 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。 文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。 规划结束之后，即可录入文字了。首先，录入文章第一部分的大标题，如图5所示。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式，如图6所示。 图5 录入标题图6 应用“标题1”样式后的格式用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在如图3所示的“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。文章的部分内容录入和排版之后的效果如图7所示。为了方便对照，图中左侧列出了对应文章段落所用的样式。图7 用样式排版后的效果在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。 图8 修改样式图9 “修改样式”对话框单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框，如图10所示。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。 图10 指定快捷键用同样的方法为其他样式指定快捷键。现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，如图8所示，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框，如图9所示。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。选中采用了“标题1”样式的某段文字，例如“一、中国互联网络宏观状况”，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。查看和修改文章的层次结构文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构，如图11所示。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。 图11 文档结构图如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏，如图12所示。在“大纲”工具栏中选择“显示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题，如图13所示。 图12 “大纲”工具栏图13 在大纲视图中显示的标题如果要将“用户职业”部分的内容移动到“用户年龄”之后，可将鼠标指针移动到“用户职业”前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至“用户年龄”下方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。对文章的不同部分分节文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉和页脚，这种做法就无法实现了。正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框，如图14所示。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。用同样的方法对文章的其他部分分节。图14 插入分节符对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录，如图15所示，然后分别在“目录”文字前和“一、中国互联网络宏观状况”文字前插入分节符。 图15 在文章最前面加入文章大标题和目录如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ，即可查看隐藏的编辑标记。在如图16和图17所示中，分别显示了不同节末尾的分节符。图16 完整显示的分节符图17 部分显示的分节符在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。为不同的节添加不同的页眉利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。 图18 页眉编辑状态注意在页眉的左上角显示有“页眉 第1节 ”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页眉。第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页眉如图19所示，注意页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。 图19 设置不同节的不同页眉在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页眉右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题“中国互联网络发展状况”作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。在指定位置添加页码通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态，如图18所示。在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮 ，显示页脚区域，如图20所示。图20 页脚编辑状态注意在页脚的左上角显示有“页脚 第1节 ”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮 ，显示并设置下一节的页脚。第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页脚如图21所示，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。 图21 设置不同节的不同页脚在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮 ，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框，如图22所示。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框，如图23所示。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这样就与前面节是否有页码无关了。 图22 插入页码图23 设置页码格式第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。插入目录最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡，如图24所示。 图24 插入目录在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”“标题9”样式的，它们分别对应级别19。如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框，如图25所示。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。 图25 更新目录小结至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式和分节的重要性。采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式，并且易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法。下一篇文章将会看到更为精彩和美妙的应用。第2章 格式化文档技巧不论是用笔还是用电脑撰写文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了内容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，写作过程也难以顺畅，影响工作效率。2.1 格式化字符技巧字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、大小、粗细、字符间距及各种表现形式。简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作，如，设置字体加粗，可以单击工具栏上的按钮来实现、设置字体字号，可以单击工具栏上的【字号】下拉列表按钮来选择字号等；也可以通过快捷键来完成，如，选择字体下划线，可以单击【下划线】按钮或在下拉列表中选择下划线的线型。但是，一些特殊的字体必须通过【字体】对话框才能完成设置。如果要制作出更具有艺术性的字符效果，如，变形字体、旋转字等，可以通过艺术字来完成。使用【格式】工具栏格式化字符可以设置一些简单的字符格式。2.1.1 随意地选择字号选择字号方法很简单，单击常用工具栏上的下拉列表按钮，在字号列表中选择或输入字号。字号的表示方法有两种，一种是中文数字，数字越小，对应的字号越大；另一种是阿拉伯数字，字号越小，字符也就越小。字号的单位为磅，用毫米换算的方法为：1毫米=2.83磅；磅与号的换算单位是：1磅=1/72英寸，1英寸=21.4毫米。在Word中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、4.5、10、12、48、72等。中文字号中，“数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。1磅有多大呢？2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号字。在Word环境下，也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。事实上，Word中最大字体可达“1638磅”！说到“磅”值，在这里就有必要说说中文Word中汉字字体的计量问题。 中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为11638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。中文Word对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位，其中一种是我们常说的以“字号”为计量单位，如常用的“初号、小初、一号七号、八号”等；另外一种则是以国际上通用的“磅”为计量单位，如“5、55、648、72”等。“字号”与“磅”的对应关系见表2-1所示。 表2-1 “字号”与“磅”的对应关系字号初号小初一号小一二号小二三号小三四号小四五号小五六号小六七号八号磅4236262422181615141210.597.56.55.55一般用户都认为中文Word中的字体，有“初号、小初、一号七号、八号”和“5、55、648、72”等，“大”与“小”共16种之多。其实不然，Word文档中字体的“磅”值，是“数字必须介于1和1638之间”。而且，我们在工具栏上的字号栏内能够输入整数和小数点后为“0”或“5”的数值。因此，从理论上讲，Word中字体的“大”与“小”共有（16381637=3275）种之多。 A4幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为630左右。“自定义”（5587cm×5587cm）幅面的纸张，也包不住大于1181磅的字。因此，在使用Word时，可以根据实际需要利用“磅”来设置字体的任意“大”、“小”，而不必埋怨Word中无“特大”字了。 其实在任何一个版本的Word中都能随意设定字号，且操作简单。其操作方法是：（1）将需设定字号的文字选中后。（2）单击【格式】工具栏的【字号】下拉列表框。（3）在列表框中选中所需要的字号，或者键入所需的字号磅值（如300），然后按回车即可。 用上述方法设定的字号，只能在1至163