02办公物品管理制度.doc

办公物品管理制度1.0 办公物品的购买1.1办公物品购买细则 1.1.1原则：为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买，都应由办公用品管理员统一负责，并注意以下几点：（1） 部门助理将本周部门所需办公文具进行统计，报至人力资源部，根据各部门要求，人力资源部制定下周所需文具；（2） 购前要摸清情况，即了解各类办公用品的基本使用方法及产品功能，最好选择一家固定的信誉度较高的供应商进行长期合作，从而保障办公用品、办公设备等的质量和售后服务，能接受相关的培训和维护服务。（3） 则上，文具每周只能领取一次，紧急情况下可由部门助理申请；（紧急情况包括：本部门有新入职员工、某项办公用品有计划外的大量消耗或突发情使用、办公用品损坏）（4） 办理个人领取；（5） 对于大件公共办公用品或特殊用途，由人力资源部门统一保管，不做各部门订购项目。大件或特殊用途办公用品包括：各式装订机、大型号订书机（装订100张以上）、打印式计算器、封箱胶带座、白板本、白板笔等会议室专用用品及其他；（6） 每月文具储备必备用品有：各种仪器的耗材（指硒鼓、墨粉等）必须预留一份备用；会议室用接线插座、白板本、白板笔等；（7） 对于员工个人用非损耗性办公用品，如计算器、胶带座、打孔器、订书器、稿纸架、多层文件盘、资料匣、台式文件柜等，在非损坏情况下，不可做重复领取。1.1.2办公物品的订购：根据办公用品库存量情况以及消耗水平， 向办公用品管理人员通报，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向管理人员提出。 调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经行政主管审核确定大致的规格、纸张质地与数量，然后到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。1.1.3采购办法：在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或者订购的方式。1.1.4订购单：在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。1.1.5跟踪：按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品，以及在预定日期送到与否。1.1.6验货：所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上作好登记，写明到货日期、数量等等。1.1.7付款：收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字盖章，作好登记，转交财务部负责支付或结算。1.1.8分发：办公用品原则上由公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“购买申请书”的前提下进行采购。在这种情况下，行政部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。 1.2办公物品的申请、分发、使用及报废处理 1.2.1申请办法： 各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公用品；另一份用于分发领用用品台 账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。 1.2.2分发办法： （1）接到各部门的申请书(两份)之后，有关人员要进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送人员。（2）发送人员在进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。 （3）用品分发后作好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交人力资源部记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。 1.2.3报废处理： 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 2.0办公物品的保管 公司办公资产属个人办公区域内未计入公司固定资产范围内的个人用办公资产，包括员工的工作台、附台、角桌、工作椅、电话机、保险柜、文件柜、门卡等； 2.1 填写清单： 所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。 2.2 保管： 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。 2.3盘存： 公司办公用品由于细锁繁杂，应由人力资源部门每六个月进行一次资产盘点核查工作，盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。2.4 印刷品与纸张管理：印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。如果消耗品用完，立即填写办公用品购买申请书给人力资源部门。2.5持有量调查：必须对总公司各部门所拥有的办公用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品做出调查。调查方式是，定期对每月领用量、使用量以及余量(未用量)做出统计，向上报告。行政部对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。2.6离职资产员工在离职时，除必要的手续外，还应对个人使用的办公资产进行交接，交接人可为公司人力资源人员，也可为部门内部的下任工作人员，交接时，应注意以下几点：2.6.1所有办公资产的完好性及完整性；2.6.2所有带锁的办公资产的钥匙及密码；2.6.3门卡；2.6.4其他相关资产。3.0对办公物品使用的监督与调查3.1 调查内容对公司各部门进行调查，调查内容包括：3.1.1核对用品领用单据与用品清单。3.2.2核对用品申请书与实际使用情况。3.2.3核对用品领用清单与实际用品清单。3.2行政主管职责3.2.1核对收支传票与用品实物清单。3.2.2核对支付支票与送货单据。